IDENTIFIKASI KEBUTUHAN

& PENGADAAN

PIP OK
Profesional, Menjaga Integritas, Patuh pada Peraturan,
1
Berorientasi pada Stakeholder, Kerja Tim
 “IF YOU FAIL TO
PLAN, YOU PLAN
Fokus
TO FAIL” perhatian
Yang pada yg
#
__ Planning p
Gam ng
a n g Gampang Susah
ampa
dipermudah
G ! ! automasi
s a h
BENJAMIN FRANKLIN Su Sistem
 Perencanaan Pengadaan
• Pelaksanaan Pekerjaan
• Pemilihan Penyedia
• B/PK/JL/JK 1. Swakelola 1. Biaya B/J
• Persiapan
• KBKI/KBLI 2. Penyedia • Perencanaan 2. Biaya Pendukung

Identifikasi Penetapan Cara Jadwal Anggaran

Barang/Jasa RUP
Pengadaan Pengadaan Pengadaan Pengadaan

Penetapan Perencanaan Pengadaan

Perencanaan Swakelola meliputi : dgn melampirkan:
Identifikasi Pengadaan pada prinsip nya • Penetapan Tipe Swakelola 1. Form Identifikasi Kebutuhan
dengan melihat kegiatan mana yang • Spek Tek/KAK 2. Form Perencanaan pengadaan
memerlukan pengadaan dan mana yang • Perkiraan Biaya/RAB 3. Dokumen Pendukung lainnya.
tidak memerlukan pengadaan. melalui Penyedia meliputi kegiatan :
• spesifikasi teknis/KAK; Penetapan Perencanaan
Pengadaan – Non Pengadaan
• perkiraan biaya/RAB; Pengadaan, dapat menggunakan
• Pemaketan; Surat Penetapan, Nodin, Surat
• konsolidasi; dan Keluar & Dok Lainnya.
• biaya pendukung. Diumumkan pada SIRUP
Peraturan LKPP Nomor 11 tahun 2021 & KepDep II Nomor 10 tahun 2019
 Perencanaan Pengadaan Halaman - 4

Peningkatan Kualitas
PA/KPA dan PPK dalam melakukan
Perencanaan Pengadaan penyusunan perencanaan pengadaan
mempertimbangkan:
PA dalam melakukan penyusunan RKA mempertimbangkan:

• Hasil monitoring evaluasi tahun

• Identifikasi kebutuhan barang/jasa sesuai sebelumnya
Rencana Kerja • Analisis pasar; dan/atau
• Penyusunan spesifikasi teknis/KAK sesuai kebutuhan • Rekomendasi strategi pengadaan
• Ketersediaan barang/jasa dan/atau penyedia di pasar
• Ketersediaan barang/jasa yang dibutuhkan dalam bentuk Yang bersumber dari: laporan evaluasi
produk/jasa dalam negeri pengadaan oleh UKPBJ dan APIP,
• Penyusunan RAB sesuai spesifikasi teknis/KAK sebagai rekomendasi LKPP atau BPKP.
dasar pengusulan anggaran
• Melibatkan para pihak dalam ekosistem pengadaan
(UKPBJ, pengelola pengadaan barang/jasa, personel
lainnya, agen pengadaan, APIP)
 Identifikasi kebutuhan
barang/jasa
Peraturan Presiden No 12 Tahun 2021

Merupakan tahapan awal dari

Perencanaan Pengadaan yang
dilakukan pada tahun anggaran
berjalan untuk kegiatan di tahun
anggaran berikutnya.

Proses identifikasi kebutuhan

barang/jasa dilakukan berdasarkan
rencana kegiatan yang ada dalam
Renja-K/L atau Renja-SKPD.
5
 Identifikasi kebutuhan dalam
Pengadaan Barang/Jasa.
Peraturan Presiden No 12 Tahun 2021

Perlem 11
Tahun 2021

Kegiatan mencari, mengumpulkan, meneliti, serta mencatat data dan informasi akan
kebutuhan barang/jasa yang bertujuan untuk mendukung pencapaian indikator kinerja
yang terdapat pada Renja-K/L atau Renja-SKPD.

Hasil identifikasi kebutuhan antara lain mencakup nama barang/jasa, kriteria barang/jasa,
kriteria pelaku usaha, uraian pekerjaan, dan lokasi pekerjaan
IDENTIFIKASI Pasa
l7
KEBUTUHAN
• Dilakukan berdasarkan rencana kegiatan yang ada di dalam Rencana Kerja

• Identifikasi kebutuhan T.A. berikutnya dilakukan pada T.A. berjalan

• Dilakukan dengan memperhatikan :

a) prinsip efisien dan efektif
b) aspek pengadaan berkelanjutan • database Barang
c) penilaian prioritas kebutuhan
d) katalog elektronik Milik Negara/Daerah
e) konsolidasi (BMN/BMD); dan/atau
f) barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/ dikuasai • riwayat rencana
kebutuhan
• Bertujuan untuk menunjang tusi organisasi, maka jumlah kebutuhan B/J mempertimbangkan :
a) besaran organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi barang/jasa dari
b) beban tugas serta tanggungjawabnya masing-masing
c) barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai
unit/satker K/L/PD.
Peraturan Presiden No 12 Tahun 2021

Efisien Efektif
Prinsip menggunakan dana dan daya yang harus sesuai dengan
Efektif & Efisien. minimum untuk mencapai kualitas dan
sasaran dalam waktu yang ditetapkan
kebutuhan dan sasaran yang telah
ditetapkan serta memberikan manfaat
atau menggunakan dana yang telah yang sebesar-besarnya
Perpres 16/2018
ditetapkan untuk mencapai hasil dan
sasaran dengan kualitas yang
maksimum sebagaimana yang
direncanakan
Perencanaan Pengadaan Halaman -
Perencanaan Pengadaan Halaman -
 Aspek
pengadaan
berkelanjutan

Aspek sosial meliputi

Aspek ekonomi pemberdayaan Aspek lingkungan hidup
meliputi biaya usaha kecil, jaminan meliputi pengurangan
produksi kondisi kerja yang dampak negatif terhadap
barang/jasa adil, pemberdayaan kesehatan, kualitas
sepanjang usia komunitas/usaha udara, kualitas tanah,
barang/jasa tersebut lokal, kesetaraan, kualitas air, dan
dan keberagaman. menggunakan sumber
daya alam sesuai dengan
ketentuan peraturan
perundang-undangan
 Aspek pengadaan berkelanjutan
dalam Pengadaan Barang/Jasa

Contoh pengadaan berkelanjutan:

● Pengadaan penerangan jalan umum dengan pemilihan

spesifikasi teknis menggunakan teknologi light-emitting diode
(LED) tenaga surya yang bertujuan untuk meningkatkan
efisiensi dalam penggunaan energi.

● Pengadaan kertas yang telah memenuhi standar kriteria

Ekolabel dengan tujuan penggunaan produk ramah lingkungan
dalam rangka mendorong perbaikan lingkungan.
 Penilaian
Prioritas Kebutuhan
Penilaian prioritas kebutuhan terkait dengan penentuan barang/jasa yang karena
sifat kebutuhannya perlu didahulukan proses pengadaannya, sehingga barang/jasa
yang dibutuhkan tersedia tepat waktu.
Peraturan Presiden No 12 Tahun 2021

Aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan penilaian prioritas

kebutuhan antara lain:

ORGANISASI Tujuan, dampak, dan risiko organisasi

Tingkat urgensi kebutuhan mana yang harus dipilih dan yang

URGENSI
harus didahulukan

ANGGARAN
Ketersediaan anggaran untuk memperoleh barang/jasa yang
dibutuhkan
PEMANFAATAN
Pemanfaatan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan
jangka panjang
Kemampuan untuk menggunakan dan mengelola barang yang
KEBERLANJUTAN
dibutuhkan
 Supply Positioning Model
(Peta Kebutuhan B/J)
RO T Bottleneck Critical
VMS - Kontrak Payung
(khusus) (Kritikal)

Resiko
terhadap
S

Turunkan Risiko
Turunkan Risiko
Kegiatan
Organisasi/
Instansi Konsolidasi
Tender Cepat
RL
Leverage
Routine (Umum) PASAR
Bela Pengadaan (Rutin) Naikkan nilai
E-Pengadaan Langsung
E-Purchasing D
Konsolidasi ke Leverage
Ekat Lokal/Sektoral 80% of items = 20% of value 20% of items = 80% of value

Nilai Pengadaan pertahun

ITC
M4:U2:2.2-4
 “Perjanjian tertulis antara
Kontrak
Pasal 1 angka 44 Perpres 16/2018
PA/KPA/PPK
dengan Penyedia Barang/Jasa
atau
pelaksana Swakelola.”
 Barang/Jasa dalam
Katalog Elektronik
Peraturan Presiden No 12 Tahun 2021

Konsolidasi
Identifikasi Pengadaan
Kebutuhan Barang/Jasa.
Memperhatikan juga
Barang/jasa yang
telah
tersedia/dimiliki/dik
uasai.
• Katalog elektronik
Memanfaatkan produk yang tayang dalam katalog elektronik dalam melakukan
Perencanaan Pengadaan sebagai bahan masukan untuk menyusun kebutuhan dalam hal
ada atau tidaknya ketersediaan barang/jasa dan pelaku usaha yang mampu.

• Konsolidasi Pengadaan
Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa adalah strategi Pengadaan Barang/Jasa yang
menggabungkan beberapa paket Pengadaan Barang/Jasa sejenis pada tahap
Perencanaan Pengadaan. Konsolidasi pengadaan pada tahap identifikasi kebutuhan
dilakukan dengan menganalisis kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa terhadap potensi
untuk dilaksanakan secara konsolidasi berdasarkan komoditas serta kesatuan sistem
barang/jasa.

• Barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai.

Menggunakan database Barang Milik Negara/Daerah (BMN/BMD) dan/atau daftar
riwayat kebutuhan Barang/Jasa sebagai sumber data dan informasi yang diperlukan
Identifikasi kebutuhan barang/jasa dapat memanfaatkan data historis
pengadaan atau pembelian pada periode sebelumnya, melalui
proses Spend Analysis.

Proses Spend Analysis

• tahap input dengan mengumpulkan data belanja pengadaan periode sebelumnya
• pemrosesan terhadap data belanja pengadaan periode sebelumnya yang dilakukan dengan
analisis yang tepat dan menyeluruh untuk mendapatkan informasi lengkap yang mendukung
penyusunan strategi dan rencana pengadaan.
• Data-data tersebut dapat diperoleh dari data RUP, data pemilihan data kontrak dan data
lainnya yang terkait.
• Pengelompokan data (klasifikasi) kebutuhan barang/jasa juga diperlukan dalam melakukan
identifikasi kebutuhan. Hal tersebut untuk mengetahui data pembelanjaan berdasarkan
pengelompokkan tertentu. Pengelompokkan yang tepat bermanfaat untuk menentukan fokus
area dalam menyusun kebutuhan dan strategi pengadaan yang lebih tepat serta memperoleh
peluang penurunan biaya yang dapat dioptimalkan. Pengelompokkan data dapat dilakukan
berdasarkan belanja operasional/rutin dan belanja berdasarkan proyek/investasi.
IDENTIFIKASI Pasal 8
dan
KEBUTUHAN Pasal 9
BARANG

a. Jenis, fungsi/kegunaan, ukuran/kapasitas, serta

Dengan memperhatikan
jumlah Barang yang diperlukan pasokan (supply) Barang
b. Status kelayakan Barang seperti :
a. Kemudahan mendapatkan
c. Dapat segera digunakan Barang di pasaran
d. Pihak yang memerlukan (pengelola/pengguna) Indonesia
b. TKDN
e. Persyaratan lain, namun tidak terbatas pada : c. Jumlah produsen dan/atau
- Cara pengangkutan jumlah Pelaku Usaha
d. Produk dalam negeri atau
- Penimbunan/penyimpanan barang impor, pabrikan
- Pengoperasian/penggunaan atau produk kerajinan
tangan
- Pemeliharaan dan pelatihan
IDENTIFIKASI Pasa
KEBUTUHAN l 10
PEKERJAAN KONSTRUKSI
a. Jenis, fungsi/kegunaan, target/sasaran h. Apabila kontrak tahun jamak :
yang akan dicapai • Penyelesaian pekerjaan lebih dari 12
b. Dapat dilaksanakan oleh Usaha Kecil bulan/lebih dari 1 Tahun Anggaran
c. Waktu penyelesaian • Pekerjaan yang memberikan manfaat lebih
d. Barang/material dari dalam negeri atau apabila dikontrakkan untuk jangka waktu 1-3
luar negeri Tahun Anggaran
e. Persentase bagian/komponen dalam • Dimulai setelah mendapat persetujuan dari
negeri pejabat berwenang
f. Studi kelayakan sebelum pelaksanaan i. Apabila memerlukan lahan, sebelum SPPBJ
desain diterbitkan harus menyelesaikan :
g. Pelaksanaan desain paling lambat 1 • Pembebasan lahan
(satu) tahun sebelum pelaksanaan • Pengurusan ijin pemanfaatan tanah
IDENTIFIKASI Pasa
KEBUTUHAN l 11
JASA KONSULTANSI

a. Jenis, fungsi/manfaat, target yang diharapkan

b. Pihak yang akan menggunakan
c. Waktu pelaksanaan
d. Ketersediaan Pelaku Usaha yang sesuai
e. Apabila desain konstruksi dan Pekerjaan Konstruksi dilaksanakan pada tahun tunggal :
• Desain bersifat standar, risiko kecil, tidak memerlukan waktu yang lama, tidak memerlukan
penelitian laboratorium yang memerlukan waktu lama
• Desain bersifat mendesak dan biaya sudah dialokasikan
i. Apabila jasa pengawasan pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi :
• Waktu mulai dan penyelesaian Pekerjaan Konstruksi
• Jumlah tenaga ahli pengawasan sesuai bidang keahlian
IDENTIFIKASI Pasa
KEBUTUHAN l 12
JASA LAINNYA

a. Jenis, fungsi/manfaat, target yang diharapkan

b. Waktu pelaksanaan
c. Apabila bersifat rutin, maka dapat ditetapkan sebagai kebutuhan prioritas yang harus
diadakan setiap Tahun Anggaran
d. Apabila bersifat rutin dan tidak ada peningkatan jumlah/volume/kapasitas/waktu
pengadaan, maka dapat ditetapkan besarnya kebutuhan sama dengan tahun
sebelumnya.
IDENTIFIKASI Pasa
KEBUTUHAN l 13
PEKERJAAN TERINTEGRASI

a. Jenis pengadaan yang akan dilaksanakan

b. Jenis, fungsi/manfaat, target/sasaran yang akan dicapai
c. Waktu penyelesaian pekerjaan
d. Barang/material dari dalam negeri atau luar negeri
e. Persentase bagian/komponen dalam negeri
 IDENTIFIKASI Apabila dibutuhkan analisis lebih detil
terhadap suatu kebutuhan barang/jasa, maka
KEBUTUHAN PPK dapat menggunakan:

Formulir Pertanyaan Tabel Identifikasi

01 Identifikasi Kebutuhan 02 Kebutuhan

Peta Identifikasi Dokumen lain (Dokumen

03 Kebutuhan 04 SKB, RKBMN/D dll)

Keluaran dari proses Identifikasi Kebutuhan : Nama Barang/Jasa, Jenis Barang/Jasa, Kriteria Pelaku Usaha,
Uraian Pekerjaan dan Lokasi Pekerjaan
 Perencanaan Pengadaan Halaman - 25

Identifikasi Pengadaan Barang/Jasa

Kementerian/Lembaga Pemerintah Daerah

Level Komponen/Sub komponen pada RKA K/L Level Sub Kegiatan pada RKA PD

Akun belanja yang terasosiasi dengan pengadaan Akun belanja yang terasosiasi dengan pengadaan
barang/jasa: barang/jasa:

• Belanja Barang/Jasa • Belanja Operasional (Belanja Barang dan Jasa)

• Belanja Modal • Belanja Modal

• Akun belanja lain (Belanja Bansos atau Belanja • Akun belanja lain (Belanja Tidak Terduga, Belanja
Hibah dalam bentuk pengadaan barang/jasa) Bansos atau Belanja Hibah dalam bentuk
pengadaan barang/jasa)
Perencanaan Pengadaan Halaman -

Contoh NON Pengadaan

• Belanja Hibah Uang.
• Belanja Transfer.
• Belanja Pegawai
• Bansos Uang.

Belanja yg membutuhkan eksekusi Pengadaan – diumumkan di SIRUP

• Kegiatan melalui penyedia.
• Hotel, listrik, PDAM termasuk pengadaan yang dikecualikan.
• Belanja Barang
• Dsb