No SOP 013/SOP/HRGA/VIII/23

Tgl Pembuatan 18 Agustus 2023

Revisi 1
Tgl Efektif
Disposisi Dibuat oleh Disahkan oleh
PT BINTANG MILENIAL WAHANA
PT GRAHA INTERFOOD BOSEVI

Standar Operasional Prosedur HRGA Manager Direktur

Departemen HRGA
Nama SOP PURCHASED REQUEST (Cash Before Delivery)

TUJUAN KETERKAITAN
Menjelaskan tata cara dan arahan dalam proses purchased request di SOP Purchased request (Transfer Before Delivery)
lingkungan United gym & Bosevi yang melalui General Affair SOP Purchased request (Klaim)

DEFENISI PERALATAN / PERLENGKAPAN

Adalah proses permintaan barang / jasa dari divisi terkait kepada General Perangkat komputer
Affair sesuai dengan kebutuhan yang ada dengan metode pembayaran Cash Form terkait
Before Delivery Alat Tulis Kantor
Handphone Office
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
HRGA DEPARTEMEN
Pelaksana
No Waktu Lampiran Dokumen
Karyawan ybs GA Staff User HRGA Manager Finance Manager

1 Mulai Mulai

Menganalisa Menganalisa
adanya Menyiapkan form adanya
2 purchased request kebutuhan
kebutuhan

Mengisi form yang TTD Form pengajuan purchased

3 disediakan Approval request No :
HR/XV/...../BMW/GIB/2023

Cek
4 kelengkapan

request tidak lengkap / jelas

request lengkap / jelas
Membantu
5 memberikan Proses pencarian
referensi vendor dan
perbandingan harga

Maksimal 1 hari
Negosiasi harga

Menemukan vendor dan

harga terbaik

Pengecekan Ya Pengecekan
7 Maksimal 1 hari

Tidak / Re-Check
Ya

Maksimal 1 hari
 Koordinasi perihal harga,
8 Melakukan kekurangan / kelebihan dana Memberikan
pembelian sejumlah Cash
barang / jasa sesuai PR
Maksimal 1 hari

Barang dibeli /
9 request jasa
selesai

10 Perbaharui database,
proses selesai
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
HRGA DEPARTEMEN

KETERANGAN
KETERANGAN FLOW CHART
1 Karyawan yang bersangkutan maupun User dapat memulai proses ini sebagai pihak pengaju. Karyawan ybs disini mencakup seluruh karyawan,dan User mencakup semua Manager / User
2 Pihak pengaju menganalisa adanya kebutuhan request sesuai dengan kebutuhan yang ada di departemen masing-masing, dan menyampaikan ke GA Staff agar disediakan form PR
3 Karyawan yang bersangkutan mengisi form PR dari GA Staff, termasuk TTD approval dari User terkait
4 GA Staff cek kelengkapan data form PR, termasuk memperjelas perihal request, baik dari segi harga, spesifikasi yang diminta, serta tujuan pengajuan
5 Jika request dianggap kurang jelas, maka GA Staff harus menginformasikan perihal tersebut kepada pihak pengaju agar dilakukan koreksi. Jika request telah dianggap cukup jelas, maka GA Staff melanjutkan proses
PR dengan mencari vendor dan harga terbaik sesuai request, dibantu oleh pihak pengaju. Karena biasanya dalam case CBD, pihak pengaju sudah mempunyai reverensi vendor dan harga yang tepat
6 Setelah menemukan beberapa vendor, GA Staff melakukan perbandingan harga dan negosiasi dengan vendor. Melalui beberapa negosiasi dan perbandingan tersebut, GA Staff akan menemukan vendor dengan harga terbaik
7 Setelah itu GA Staff mengajukan PR kepada HRGA Manager. Jika HRGA Manager tidak menyetujui atau mengoreksi, maka GA Staff kembali lagi ke poin 4 atau bahkan tidak berlanjut ke proses berikutnya.
Jika disetujui, maka GA Staff meminta approval dari Finance Manager. Jika HRGA Manager tidak menyetujui atau mengoreksi, maka GA Staff kembali lagi ke poin 4 atau bahkan tidak berlanjut ke proses berikutnya.
8 Jika disetujui oleh Finance Manager, maka pihak finance akan memberikan sejumlah cash kepada GA Staff sesuai dengan PR yang diajukan. Selanjutnya GA Staff akan melakukan pembelian barang / jasa
9 Proses pembelian telah selesai
10 GA Staff memperbaharui database dan proses telah selesai

WAKTU DAN DOKUMEN :

Untuk tenggat waktu sudah dijelaskan di dalam flowchart dan GA Staff harus berpatokan pada deadline yang diberikan oleh pengaju, dan aktif komunikasi jika mengalami kendala perihal waktu
Dokumen yang diperlukan telah di jelaskan di dalam flowchart