PT.

PETRO NAGA JAYA

PROSEDUR
SUB PENGADAAN 3
(LELANG TERBATAS DAN TERBUKA)
No.Dokumen Revisi Tanggal Efektif Halaman
PNJ-SOP- Rev.0 0 Mei 2019 1 dari 6

LEMBAR PENGESAHAN

JABATAN NAMA TANDA TANGAN

Dibuat Oleh

Disetujui

Disahkan Oleh DIREKTUR UTAMA

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya

Riwayat Perubahan
Nomor Status
Bagian Detail Perubahan Tanggal
Perubahan Revisi

1
 PT.PETRO NAGA JAYA
PROSEDUR
SUB PENGADAAN 3
(LELANG TERBATAS DAN TERBUKA)
No.Dokumen Revisi Tanggal Efektif Halaman
PNJ-SOP- Rev.0 0 Mei 2019 2 dari 6

Daftar isi …………………………………………………………………………………………………………………………………

1. Lelang Terbatas………..…………….…………………………………………………………………………….……….. 3
2. Prosedur Lelang Terbatas………………………….……………………………………………………………..…… 3
3. Lelang Terbuka ……………………………………………………………………………………………………………. 4
4. Prosedur Lelang Terbuka……………………………………………………………………………………………… 4
5. FlowChart ……………………………………………………………………………………………………………………… 5

2
 PT.PETRO NAGA JAYA
PROSEDUR
SUB PENGADAAN 3
(LELANG TERBATAS DAN TERBUKA)
No.Dokumen Revisi Tanggal Efektif Halaman
PNJ-SOP- Rev.0 0 Mei 2019 3 dari 6

A. Lelang Terbatas
PT. Petro Naga Jaya dapat menentukan perusahaan mana dan berapa perusahaan yang
dapat diundang sebagai peserta lelang.
Lelang Terbatas hanya dilakukan di HO.

B. Prosedur Lelang Terbatas:

1) MR diajukan oleh User ke Divisi Logistik. Divisi Logistik meyakinkan bahwa
barang tidak ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau tidak pernah stock (non
stock).
2) Kemudian MR dikirim ke Divisi Keuangan guna pengecekan anggaran. Jika
anggaran tersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan dikembalikan
ke Divisi Logistik.
3) Divisi Logistik mengajukan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke
Direktur Utama untuk persetujuan proses lelang.
4) Kemudian dilakukan tender oleh Tim Lelang, minimal terdiri dari unsur-unsur
Logistik,Keuangan, Legal, dan User.
5) Panitia / Tim Lelang mengirimkan SPPH kepada para Peserta Lelang
Terbatas,menentukan tanggal akhir pengajuan Penawaran Harga, dan tanggal
pembukaanPenawaran Harga yang dapat dihadiri oleh peserta Lelang Terbatas,
jika dianggap perlu.
6) Pada tanggal yang dijadwalkan, Panitia akan membuka penawaran yang
masuk.Penawaran yang dinyatakan lulus akan dievaluasi.
7) Tim Lelang menandatangani Berita Acara Lelang Terbatas.
8) Lembar evaluasi akan diajukan ke Direktur / Dirut untuk keputusan pemenang
lelang.
9) Pemenang Lelang akan diumumkan atau lewat pemberitahuan.
10) Penerbitan Purchase Order.
11) PO dikirimkan ke Vendor. Kemudian Vendor menyiapkan barang beserta
dokumen pendukung.
12) Barang beserta dokumen pendukung di kirimkan ke Divisi Logistik.
13) Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung diberikan ke
User(Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung klasifikasi
pembebanannya.

3
 PT.PETRO NAGA JAYA
PROSEDUR
SUB PENGADAAN 3
(LELANG TERBATAS DAN TERBUKA)
No.Dokumen Revisi Tanggal Efektif Halaman
PNJ-SOP- Rev.0 0 Mei 2019 4 dari 6

C. Lelang Terbuka
Lelang Terbuka dapat diumumkan secara luas melalui media elektronik dan/atau
mediacetak. Lelang Terbuka hanya dapat di lakukan di Head Office.

D. Prosedur Lelang Terbuka:

1) MR diajukan oleh User ke Divisi Logistik. Divisi Logistik meyakinkan bahwa
barangtidak ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau tidak pernah stock (non stock).
2) Kemudian MR dikirim ke Divisi Keuangan guna pengecekan anggaran. Jika
anggarantersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan dikembalikan
ke DivisiLogistik.
3) Divisi Logistik mengajukan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke
Direktur Utama untuk persetujuan proses lelang.
4) Kemudian dilakukan tender oleh Tim Lelang, minimal terdiri dari unsur-unsur
Logistik,Keuangan, Legal, dan User.
5) Panitia / Tim Lelang mengirimkan SPPH kepada para Peserta Lelang
Terbuka,menentukan tanggal akhir pengajuan Penawaran Harga, dan tanggal
pembukaanPenawaran Harga yang dapat dihadiri oleh peserta Lelang Terbuka.
6) Pada tanggal yang dijadwalkan, Panitia akan membuka penawaran yang
masuk.Penawaran yang dinyatakan lulus akan dievaluasi.
7) Tim Lelang menandatangani Berita Acara Lelang Terbatas.
8) Lembar evaluasi akan diajukan ke Direktur / Dirut untuk keputusan pemenang
lelang.
9) Pemenang Lelang akan diumumkan atau lewat pemberitahuan.
10) Penerbitan Purchase Order.
11) PO dikirimkan ke Vendor. Kemudian Vendor menyiapkan barang beserta
dokumenpendukung.
12) Barang beserta dokumen pendukung di kirimkan ke Divisi Logistik.
13) Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung diberikan ke
User(Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung
klasifikasipembebanannya.

4
 PT.PETRO NAGA JAYA
PROSEDUR
SUB PENGADAAN 3
(LELANG TERBATAS DAN TERBUKA)
No.Dokumen Revisi Tanggal Efektif Halaman
PNJ-SOP- Rev.0 0 Mei 2019 5 dari 6

5
 PT.PETRO NAGA JAYA
PROSEDUR
SUB PENGADAAN 3
(LELANG TERBATAS DAN TERBUKA)
No.Dokumen Revisi Tanggal Efektif Halaman
PNJ-SOP- Rev.0 0 Mei 2019 6 dari 6