NO : PR-001-HRGA-140609a

PROSEDUR
PENERIMAAN KARYAWAN BARU Halaman : 1 Ke 6

ISI
1. TUJUAN
2. RUANG LINGKUP
3. DEFINISI
4. TANGGUNGJAWAB
5. DIAGRAM ALIR
6. URAIAN
7. DOKUMEN TERKAIT
8. REFERENSI

Riwayat Revisi

No. Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan

Kolom pengesahan

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

BAMBANG RUDIANTO FAJAR SATRIO P SAPARI

Staff HR&GA SAFETY OFFICER Project Manager
 NO : PR-001-HRGA-140609a
PROSEDUR
PENERIMAAN KARYAWAN BARU Halaman : 2 Ke 6

1. TUJUAN
Sebagai acuan kerja dalam proses pemenuhan tenaga kerja yang dilaksanakan secara
obyektif dan memenuhi standard pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang
memadai.

1. RUANG LINGKUP
Berlaku untuk proses penerimaan karyawan baik dari internal maupun eksternal PT.
Malindo Mandiri Makmur.

2. DEFINISI
2.1 FPPK singkatan dari Form Permintaan Penambahan Karyawan, Form FPPK
dipergunakan untuk mengajukan permintaan tenaga kerja secara resmi
kepada Departement HRD.
2.2 PAF singkatan dari Personal Action Form. Form PAF dipergunakan untuk
melakukan perubahan status karyawan, baik promosi, transfer, perpanjangan
kontrak, pengukuhan permanen dan pemutusan hunbungan kerja.
2.3 Standar Seleksi Penerimaan Karyawan adalah acuan kerja dalam
pelaksanaan seleksi penerimaan calon tenaga kerja yang dilaksanakan secara
obyektif dan memenuhi standar pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja
yang memadai
2.4 Refrensi Check adalah proses klarifikasi kebenaran data kandidat dari orang
yang mengenal atau menreferensikan kandidat tersebut.
2.5 Kontrak Kerja adalah bentuk status hubungan kerja karyawan dengan pihak
perusahaan yang terdiri dari PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) dan
PKWTT (Perjanjian kerja Waktu Tidak Tertentu).
2.6 On Boarding Proses adalah mekanisme dimana karyawan baru akan
diberikan perlengkapan kerja diperkenalkan kepada organisasi, budaya,
peraturan, dan keselamatan kerja yang berlaku di PT. Malindo Mandiri
Makmur.

3. TANGGUNGJAWAB
3.1 HRD Site Bertanggungjawab :
3.1.1 Pelaksanaan Publikasi lowongan
3.1.2 Mengumpulkan dan memilih applikasi yang sesuai spesifikasi
3.1.3 Mengkoordinir pelaksanaan test & interview
 3.1.4 Melakukan Check Reference
3.1.5 Mengkoordinir pelaksanaan MCU
3.1.6 Membuat surat pemberitahuan bagi kandidat yang dinyatakan tidak
lulus tahap selanjutnya.

NO : PR-001-HRGA-140609a
PROSEDUR
PENERIMAAN KARYAWAN BARU Halaman : 3 Ke 6

3.1.7 Membuat kontrak kerja dan proses penandatanganan-nya.

3.1.8 Memfasilitasi proses On-Boarding hingga selesai.
3.2 User (Pimpinan Departement Terkait) Bertanggung jawab atas:
3.2.1 Pembuatan FPPK sampai pada proses Approval
3.2.2 Mereview kandidat sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan
3.2.3 Wawancara dengan calon karyawan dan memberikan hasilnya
kembali kepada HRD Departement.
3.2.4 Mengusulkan materi seleksi tambahan lainnya jika di perlukan,
dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan HRD Departemen.
3.2.5 Membuat PAF untuk kandidat yang beraal dari internal.
3.3 General Affair Departement Bertanggung jawab atas :
3.3.1 Penyediaan transportasi dan akomodasi kandidat dari luar kota/site,
mupun karyawan berkoordinasi dengan HRD Departemen.
3.4 HRD Adm. Departemen bertanggung jawab atas :
3.4.1 Penerimaan dan pengelolaan dokumen lengkap karyawan baru dari
Departemen terkait dan melakukan pencatatan data dan pengarsipan
dengan baik dan benar.
 NO : PR-001-HRGA-140609a
PROSEDUR
PENERIMAAN KARYAWAN BARU Halaman : 4 Ke 6

4. DIAGRAM ALIR

FLOW CHART PROSES PENERIMAAN KARYAWAN

User HRD Site General Affair Kandidat Document
 Mulai
FPPK
Menerima FPPk yang disetujui

Pubikasi lowongan

Mengumpulkan aaplikasi pelamar

 Syarat lamaran
Memilih aplikasi yang sesuai  Cv
permintaan  f/c Ijazah
 dokumen
Review Kandidat pendukung
Pemesanan tiket &
Menjadwalkan test & interview
penginapan

Mengkoordinir pelaksanaan test

& interview
Standar seleksi
penerimaan karyawan
Check Reference

Lulus/Tidak
Offering letter

Membuat PAF Ext/internal

external

 Surat
Offering pengantar
Setuju/Tidak
MCU
Medical Check up (Proses)  Hasil MCU

Lulus/Tidak
Doc. kontrak kerja
Menandatangani
Membuat kontrak kerja kontrak kerja
 Cv
Menandatangani
kontrak keja  Form data
OnBoarding proses (Mobilisasi site) pelamar
 Ol
 Agreement, dd
Selesai
SN, PP< fasilitas kerja,
workstation

NO : PR-001-HRGA-140609a
PROSEDUR
PENERIMAAN KARYAWAN BARU Halaman : 5 Ke 6
5. URAIAN
5.1 HRD Site menerima FPPK yang telah disetujui dan ditindaklanjuti denagan
mebuat publikasi lowongan.
5.2 Publikasi lowongan akan dilakukan dengan dua cara :
5.2.1 Publikasi External : Melalui Media Cetak, Internet dll.
5.2.2 Publikasi Internal : Melalui email
5.3 Aplikasi lamarannya yang masuk akan dilakukan pengumpulan data oleh bagian HRD
Site.
5.3.1 Jika kandidat dari internal, kandidat wajib mendapatkan persetujuan dari
Dept Head dan wajib melampirkan hasil assesment terakhir.
5.3.2 Jika kandidat dari external maka wajib menyampaikan applikasi lamaran dan
CV lengkap dengan dokument pendukung.
5.4 Aplikasi lamaran yang sudah di kumpulkan akan dipilih sesuai dengan spesifikasi
yang dibutuhkan. Hanya lamaran yang sesuai dengan spesifikasi yang akan diajukan
user.
5.5 User akan mereview kandidat dari HRD untuk diajukan ke tahap test & interview
5.6 Aplikasi lamaran yang lolos tahapan seleksi berkas dan User akan dijadwalkan untuk
test dan interview, HRD akan berkoordinasi dengan GA untuk menyediakan Ticket &
Akomodasi bagi kandidat dengan ketentuan sbb :
5.6.1 Kandidat yang di tanggung akomodasi tiket dan penginapan adalah kandidat
staff level yang berpengalaman yang lokasi test dan interview-nya diluar
kota, Regional dan Site Project.
5.7 GA akan melakukan pemesana ticket & akomodasi sesuai permintaan dari bagian
HRD
5.8 HRD mengkoordinir proses test dan interview kandidat, sesuai dengan standar
seleksi yang telah di tetapkan.
5.9 HRD melakukan check reference bagi kandidat yang lulus test & interview.
5.10 Kandidat yang lulus test dan interview akan dilanjutkan dengan proses oftering
(penwaran gaji) bagi kandidat external. Bagi kandidat internal akan dibuatkan PAF
oleh user. Selanjutnya kandidat yang tidak lulus akan diberikan surat pengantar tidak
lulus tahap selanjutnya.
5.11 Kandidat external yang menyetujui penawaran / oftering, akan dilanjutkan dengan
tahapan Medical Check Up (MCU) di klinik rujukan perusahaan yang dikoordinir oleh
bagian HRD.
5.12 Kandidat external yang lulus MCU akan diberikan kontrak kerja untuk ditandatangani
bersama dengan bagian HRD departemen. Bagi yang tidak lulus MCU akan diberikan
surat pemberitahuan lulus tahap selanjutnya.
5.12.1 Kontrak kerja untuk levelnNon Staff di site project ditandatangani oleh
Project Manager setempat.
5.12.2 Kontrak kerja untuk level Non Staff Regional ditandatangani oleh HRD
Regional
5.12.3 Kontrak kerja untuk level Non Staff HO, officer – coordinator, dan peserta
magang ditandatangani oleh HRD HO Manager.
 NO : PR-001-HRGA-140609a
PROSEDUR
PENERIMAAN KARYAWAN BARU Halaman : 6 Ke 6
5.12.4 Kontrak kerja untuk level Supervisor – Superintendent dan konsultan
ditandatangani oleh GM HRD, dan level Manager oleh Direktur.
5.12.5 Setelah penandatangnan kontrak kerja selesai, waktu yang dibutuhkan untuk
dapat bergabung di perusahaan adalah sbb :
5.12.5.1 Experience atau sedang bekerja, maksimal 10 (sepulu) hari kerja dari
akhir proses seleksi.

6. DOKUMEN TERKAIT
6.1 Form PAF
6.2 Standar Seleksi Penerimaan karyawan
6.3 Standar On Boarding Process
6.4 Formulir Lamaran Kerja
6.5 Form Interview
6.6 Kontrak Kerja

7. REFRENSI
7.1 UU Ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia
7.2 Peraturan Perusahaan PT. Malindo Mandiri Makmur