library.uns.ac.id digilib.uns.ac.

id

BAB IV

PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN

A. Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement di PT. PLN

(Persero) UP3 Surakarta.
Pengadaan barang/jasa menduduki posisi yang penting dalam suatu organisasi
karena di dalam pelaksanaanya terdapat penggunaan anggaran dalam jumlah yang
signifikan untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan bagi kegiatan
operasional suatu organisasi. Penggunaan sistem informasi teknologi pada proses
pengadaan barang dan jasa secara elektronik dengan sistem E-Procurement telah
diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 bahwa pengadaan
barang/jasa Pemerintah wajib dilakukan secara elektronik. PT. PLN (Persero) UP3
Surakarta merupakan salah satu perusahaan BUMN yang menerapkan sistem E-
Procurement. PLN telah menggunakan sistem E-Procurement sejak tahun 2016
hingga sekarang ini. Penyedia barang/jasa yang berminat untuk mengikuti lelang
pengadaan barang/jasa dapat melakukan registrasi di aplikasi E-Procurement dan
mendatangi kantor induk PLN yang tersebar di 7 daerah di Indonesia. Sebelum
adanya sistem E-Procurement, pengadaan barang/jasa di PLN dilakukan secara
konvensional dimana proses pengadaan barang/jasa masih memerlukan banyak
tatap muka mulai dari pendaftaran hingga pengumuman pemenang sehingga
menjadi kurang efektif dan efisen.
Menurut Sutedi (2012), pengadaan barang dan jasa mencakup perencanaan,
persiapan, perizinan, proses administrasi dan pelaksanaan hingga penentuan
pemenang. Semua proses tersebut menjadi lebih singkat dengan diterapkannya
sistem E-Procurement. Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan Pejabat
Pelaksana Pengadaan di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta, tahapan-tahapan yang
semula dilakukan dengan tatap muka kini bisa dilakukan ditempat masing-masing.
Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pengadaan secara pelelangan di PT. PLN
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

(Persero) UP3 Surakarta yang diimplementasikan dengan pengertian yang

dikemukakan oleh Sutedi (2012) antara lain sebagai berikut:

Tahapan Pengadaan Barang/Jasa Tahapan Pengadaan Barang/Jasa di

Menurut Sutedi (2012) PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta
Perencanaan a. Dokumen Pelelangan/RKS
b. Harga Perkiraan Sendiri
Perizinian Izin Prinsip Direksi
Persiapan Pengumuman Pengadaan
Proses Administrasi a. Pendaftaran
dan Pelaksanaan b. Aanwijzing
b. Pembukaan & Evaluasi
Dokumen Penawaran Sampul 1
c. Pembukaan & Evaluasi
Dokumen Penawaran Sampul 2
d. Pembuktian Kualifikasi
e. Klarifikasi & Negosiasi Harga

Penentuan Pemenang a. Usulan Calon Pemenang

b. Pengunggahan Berita Acara
Hasil Pengadaan
c. Penetapan Pemenang
d. Pengumuman Pemenang
e. Sanggah
f. Surat Penunjukan Pemenang

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

g. Kontrak
Tabel 4.1 Tahapan Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pelelangan
Terbuka (Pascakualifikasi).

Sumber: Jadwal Pengadaan pada Aplikasi E-Procurement PLN UP3 Surakarta.

Metode Pengadaan dengan Pelelangan Terbuka dipilih untuk pekerjaan yang
sifatnya memerlukan kompetisi didalamnya dan terbuka bagi penyedia yang telah
menjadi DPT maupun penyedia yang belum menjadi DPT baik lokal maupun
internasional. Terdapat 2 jenis Pelelangan Terbuka yaitu Pelelangan Terbuka
Pascakualifikasi dan Pelelangan Terbuka Prakualifikasi. Perbedaan dari metode
Pelelangan Terbuka Pascakualifikasi dan Pelelangan Terbuka Prakualifikasi adalah
Prakualifikasi merupakan proses penilaian kompetensi, kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan lainnya dari Penyedia Barang/Jasa dilakukan sebelum
memasukkan dokumen penawaran. Sedangkan Pascakualifikasi merupakan proses
penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan lainnya
dari Penyedia Barang/Jasa dilakukan setelah memasukkan dokumen penawaran.
Dari kedua macam metode penawaran pelelangan terbuka tersebut, metode
pelelangan terbuka dengan pascakualifikasi adalah metode yang sering digunakan
di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta.

B. Komponen Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement.

Sistem informasi terdiri dari komponen - komponen yang disebut dengan istilah
Building Block yang terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model
block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis
data (database block) dan blok kendali (control block). Keenam komponen ini
saling berinteraksi antara satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk
menjalankan fungsinya yaitu mengolah data untuk kemudian menghasilkan
informasi yang relevan dan akurat. Keenam komponen tersebut dapat

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

diimplementasikan sesuai dengan tahapan-tahapan dalam kegiatan pengadaan

barang/jasa di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta.
1. Blok Masukan (Input Block)
Blok masukan merupakan blok yang bertugas dalam proses input data ke
dalam sistem informasi. Blok masukan bertugas dalam merekam data yang
akan dimasukkan, biasanya berupa dokumen-dokumen dasar. Tahapan
pengadaan barang/jasa yang termasuk dalam Blok Masukan adalah tahap
Perencanaan, Persiapan dan Perizinan. Tahap Perencanaan adalah proses
perumusan kegiatan pengadaan yang meliputi Perencanaan Dokumen
Pelelangan/RKS dan Perencanaan HPS (Harga Perkiraan Sendiri). Tahap
persiapan adalah proses dilakukannya pengumuman pengadaan secara meluas
baik melalui website E-Procurement maupun media cetak. Sedangkan Tahap
Perizinan adalah proses mendapatkan izin untuk melaksanakan pengadaan yang
berupa Izin Prinsip Direksi. Dokumen RKS, HPS dan Izin Prinsip Direksi
merupakan dasar dari pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa. Pengadaan
barang/jasa tidak akan dapat terealisasi apabila tidak memiliki dasar yang
dijadikan sebagai pedoman untuk pelaksanaan dan pengambilan keputusan
kegiatan pengadaan barang/jasa.

2. Blok Model (Model Block)

Blok model merupakan kombinasi dari prosedur dan logika yang akan
memproses data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara
tertentu untuk menghasilkan output/keluaran yang diinginkan. Tahapan
pengadaan barang/jasa yang termasuk dalam blok model adalah tahap
pelaksanaan dan proses administrasi, karena pada tahap ini terdapat kombinasi
antara prosedur pengadaan dan logika (penjelasan dari pejabat pelaksana
pengadaan). Di tahap ini ada pemrosesan data input atau dokumen dasar yang
tersimpan di basis data atau aplikasi E-Procurement dengan cara-cara seperti
evaluasi dokumen, pembutkian kualifikasi, klarifikasi dan negosiasi harga yang
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

kemudian menghasilkan output/keluaran berupa Berita Acara Evaluasi Teknis

& Administrasi, Berita Acara Harga, Berita Acara Evaluasi Kualifikasi, Berita
Acara Pembuktian Kualifikasi dan hasil atas negosiasi harga yang dicantumkan
dalam Laporan Evaluasi.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Blok keluaran bertugas menghasilkan keluaran dalam bentuk informasi dan
dokumentasi yang berkualitas dan berguna untuk tingkatan manajemen atau
semua pemakai sistem. Tahapan pengadaan barang/jasa yang termasuk dalam
blok keluaran adalah tahap penentuan pemenang. Output dari tahap penentuan
pemenang berupa Berita Acara Hasil Pengadaan dan Berita Acara Penetapan
Pemenang. Output ini berisi informasi yang berguna untuk tingkatan
manajemen seperti Pengguna Barang/Jasa dan Wakil Pengguna untuk
mengetahui bagaimanakah hasil dari pelelangan, apakah terdapat kendala yang
perlu diantisipasi untuk pelelangan yang akan datang, apakah ada evaluasi atas
pelaksanaan pelelangan dan dari hasil ini dapat menjadi sarana bagi manajemen
untuk menambah daftar Penyedia (apabila yang memenangkan pelelangan
adalah Penyedia baru yang belum terdaftar DPT). Selain bagi manajemen,
output ini juga berguna bagi semua pemakai sistem informasi E-Procurement
yaitu penyedia barang/jasa lainnya agar semakin kompetitif dan meningkatkan
kualitas barang/jasa untuk dapat bersaing.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses
data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran berupa informasi dan membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh. Tahap Pelaksanaan dan Proses
Administrasi adalah tahap yang termasuk dalam Blok Teknologi selain menjadi
bagian dari Blok Keluaran karena pada tahap pelaksanaan dan proses
administrasi terjadi penerimaan input kedalam aplikasi E-Procurement yang
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

telah ter-install dalam perangkat keras berupa komputer. Input tersebut berupa
data-data seperti Dokumen Kualifikasi, Dokumen Penawaran, RKS dan HPS.
Data-data tersebut dapat diakses dan disimpan pada suatu perangkat lunak
(aplikasi E-Procurement) dan keluarannya adalah berupa informasi mengenai
hasil pengadaan dan pengumuman pemenang. Teknisi/manusia yang
menjalankan sistem ini secara keseluruhan memiliki tanggung jawab untuk
mengendalikan sistem agar kegiatan pengadaan barang/jasa dapat berjalan
dengan lancar tanpa hambatan. Blok teknologi terdiri dari tiga unsur:

a) Perangkat lunak (software) : Aplikasi E-Procurement

b) Perangkat keras (hardware) : Komputer
c) Teknisi (brainware atau human ware) :Pejabat Pelaksana Pengadaan

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data merupukan sekumpulan data yang berkaitan dan berhubungan
satu dengan yang lainnya yang tersimpan dalam hardware komputer. Blok basis
data berguna untuk menghubungkan data yang tersimpan dalam perangkat
keras dan memprosesnya dengan perangkat lunak. Tahapan pengadaan yang
termasuk dalam Blok Basis Data adalah Pelaksanaan dan Proses Administrasi
karena pada tahap ini data-data dikumpulkan dan disimpan didalam hardware
(computer) dan diproses dengan perangkat lunak yaitu Aplikasi E-
Procurement.

6. Blok Kendali (Control Block)

Blok kendali berguna untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem
informasi baik yang disebabkan oleh faktor eksternal maupun faktor internal.
Pengendalian perlu diterapkan untuk menanggulangi gangguan-gangguan
terhadap sistem informasi, apabila terlanjur terjadi kesalahan maka dapat
langsung diantisipasi atau diatasi. Dalam kegiatan pengadan barang/jasa, yang
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

bertanggung jawab atas pendendalian adalah Pejabat Pelaksana Pengadaan.

Pejabat Pelaksana Pengadaan harus dapat mencegah dan menanggulangi
gangguan pada sistem informasi, apabila gangguan disebabkan oleh faktor
eksternal maupun internal yang berada diluar kemampuan Pejabat Pelaksana
Pengadaan maka Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat meminta bantuan pada
teknisi komputer.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

C. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement di PT. PLN (Persero)

UP3 Surakarta dengan Metode Pelelangan Terbuka Pascakuafikasi.
1. Perencanaan dan Perizinan Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Procurement di
PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta.
Tabel 4.2 Flowchart Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement.
Pejabat Perencana dan Pejabat Perencana Pengadaan Penyedia Barang/Jasa
Evaluasi

Mulai Perencanaan Mengikuti

HPS
Aanwijzing

Perencanaan Persetujuan
RKS Mengirimkan Dokumen
Pengguna
Penawaran Sampul 1

Pengumuman
Pengadaan di E-Proc Data Administrasi, Data
Teknis & Jaminan
Penawaran Asli
Aanwijzing/Pemberian
Penjelasan Mengirimkan Dokumen
Penawaran Sampul 2

Evaluasi
Dokumen
Penawaran 1 Surat Penawaran Harga
& Bill of Quantity

Evaluasi
Dokumen
Penawaran 2 Penyedia Mengajukan
Sanggah

Penetapan &
Pengumuman
Pemenang
Pemenang Pelelangan
Ya
Ada sanggah?

Selesai
Tidak

Surat Penunjukan
Pemenang

commit
Tanda to user
Tangan
Kontrak
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Sumber: Wawancara dengan Pejabat Pelaksana Pengadaan PLN UP3 Surakarta.

Alur pengadaan barang/jasa melalui E-Procurement dengan metode
pelelangan Terbuka Pascakualifikasi dilakukan seperti pada flowchart diatas.
Berikut adalah penjelasan untuk setiap tahapan dari flowchart diatas:

a. Perencanaan Dokumen Pelelangan/RKS

Dokumen Pelelangan/RKS (Rencana Kerja Syarat) adalah dokumen
yang disiapkan oleh Pejabat Perencana dan Evaluasi bekerjasama dengan
Wakil Pengguna Barang/Jasa sebagai pedoman dalam proses pembuatan
dan penyampaian penawaran oleh Calon Penyedia Barang/Jasa serta
pedoman evaluasi dokumen penawaran oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
Dalam menyiapkan RKS, Pejabat Perencana dan Evaluasi mendasarkan
pada Rencana Pengadaan yang sebelumnya telah disahkan oleh Pengguna
Barang/Jasa yaitu General Manager PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta.
Rencana Pengadaan adalah dokumen yang disusun oleh Pejabat
Perencana dan Evaluasi bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa
dari Divisi yang bersangkutan. Rencana Pengadaan berisi daftar kebutuhan
kantor UP3 atas barang dan jasa lengkap dengan kuantitas/volume, waktu
kebutuhan, estimasi anggaran dan metode pengadaan. Proses penyusunan
RKS membutuhkan waktu kurang lebih selama 1 bulan. RKS yang telah
selesai kemudian akan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

Tabel 4. 3 Isi Dokumen Pelelangan/RKS

Jenis Dokumen Pelelangan/RKS Isi Dokumen Pelelangan/RKS

1. Dokumen Pelelangan 1. Instruksi kepada Calon
Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Penyedia Barang/Jasa, yang
Lainnya sekurang-kurangnya terdiri
dari:

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

• Gambaran Umum.
• Persyaratan administrasi
yang harus dipenuhi.
• Hal-hal yang dapat
menggugurkan penawaran.
• Kerangka penyusunan
penawaran teknis berikut
uraian singkat.
• Kerangka dan format
penyusunan penawaran biaya.
• Tata cara penilaian
administrasi, penawaran
teknis dan penawaran biaya.
• Jadwal Pengadaan.
2. Data Pengadaan (Dokumen
Penawaran).
3. Surat Penawaran.
4. Jenis Perjanjian/Kontrak.
5. Syarat-syarat umum
Perjanjian/Kontrak.
6. Syarat-syarat khusus
Perjanjian/Kontrak.
7. Spesifikasi teknis.
8. Gambar-gambar (apabila
diperlukan).
9. Daftar kuantitas volume
pekerjaan/Bill of Quantity
(BoQ).
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

10. Jaminan Penawaran, Jaminan

Pelaksanaan (apabila
dipersyaratkan).
2. Dokumen Pelelangan Jasa 1. Instruksi kepada Calon
Konsultansi. Penyedia Barang/Jasa, yang
sekurang-kurangnya terdiri
dari:
• Gambaran Umum.
• Persyaratan administrasi yang
harus dipenuhi.
• Hal-hal yang dapat
menggugurkan penawaran.
• Kerangka penyusunan
penawaran teknis berikut
uraian singkat.
• Kerangka dan format
penyusunan penawaran biaya.
• Tata cara penilaian
administrasi, penawaran
teknis dan penawaran biaya.
• Jadwal Pengadaan.
2. Data Pendukung (apabila
diperlukan).
3. Surat Penawaran.
4. Jenis Perjanjian/Kontrak.
5. Syarat-syarat umum
Perjanjian/Kontrak.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

6. Syarat-syarat khusus
Perjanjian/Kontrak.

Sumber: RKS Pengadaan Barang/Jasa PLN UP3 Surakarta Tahun 2014.

b. Perencanaan HPS (Harga Perkiraan Sendiri)

Setelah penyusunan Dokumen Pelelangan/RKS, maka tahap selanjutnya
adalah Perencanaan HPS. Pada dasarnya HPS merupakan alat untuk
mengetahui kewajaran harga penawaran dari segi biaya produksi yang
disusun secara internal. HPS adalah perhitungan harga perkiraan dari suatu
barang/jasa yang dihitung berdasarkan estimasi biaya pokok produksi atau
estimasi biaya pokok pekerjaan yang disesuaikan dengan kondisi ekonomi
terkini dan faktor-faktor lain (harga pasar) yang berfungsi untuk melihat
kewajaran harga penawaran.
HPS dibuat oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan disahkan oleh
Pengguna Barang/Jasa. HPS disusun dengan cermat dan professional
dengan menggunakan referensi, antara lain:
a. HPE (Harga Perkiraan Engineering)
b. RKS (Rencana Kerja dan Syarat-Syarat)
c. Harga pasar setempat
d. Harga perjanjian barang sejenis yang telah dilaksanakan
e. Daftar harga barang/jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan
f. Perhitungan fluktuasi nilai tukar mata uang asing

c. Izin Prinsip Direksi

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Sebelum kegiatan pengadaan barang/jasa diadakan, General Manager

terlebih dahulu meminta izin prinsip dari direksi. Direksi berkedudukan di
kantor pusat PLN. Izin disampaikan dalam bentuk surat atau dapat langsung
menemui direksi apabila diperlukan. Perizinan ini tidak wajib dilakukan
dan hanya diperlukan untuk barang/jasa dengan sifat seperti dibawah ini:
a. Pengadaan barang/jasa memiliki kekhususan seperti menggunakan
teknologi baru yang belum pernah digunakan PLN.
b. Pengadaan barang/jasa yang bernilai diatas batas kewenangannya
c. Pengadaan barang/jasa yang pembayaraan menggunakan valuta
asing.

2. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Procurement di PT. PLN

(Persero) UP3 Surakarta.
a. Akses Awal E-Procurement
Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa, Pejabat Pelaksana
Pengadaan melakukan Log-In di Aplikasi E-Procurement yang ada pada
komputer dengan memasukan username, password dan kode captcha.
Aplikasi ini hanya dapat diakses oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan yang
memiliki kewenangan atas kegiatan pengadaan barang/jasa.

Gambar 4.1 Laman Log-In E-Procurement

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.2 Laman Tampilan Awal E-Procurement

b. Pengumuman Pengadaan
Pengumuman pengadaan atau inisiasi pengadaan dilakukan secara online
oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan. Pengumuman pengadaan ini memuat
informasi-informasi seperti nomor pengadaan, nomor RKS, nama
pengadaan, tahapan pengadaan, jadwal pengadaan, kategori pengadaan,
jenis pengadaan, jenis kontrak, metode pengadaan, metode penawaran
ambang nilai, kualifikasi penyedia, biaya dan keterangan RKS.
Pengumuman pengadaan dilakukan pada hari yang sama dengan
pengunggahan dokumen pelelangan/RKS dan dokumen penawaran yang
nanti akan diunduh oleh Penyedia Barang/Jasa setelah melakukan
pendaftaran. Pengunggahan dokumen pelelangan/RKS dilakukan dengan
cara masuk ke menu “Pejabat Pelaksana” lalu pilih “Buat Pengadaan” lalu
klik “browse” untuk mencari dokumen pelelangan/RKS yang akan
diunggah, lalu klik “lanjut” untuk mengunggah dokumen tersebut.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.3 Laman Unggah Dokumen RKS.

Setelah dokumen RKS dan dokumen penawaran diunggah, maka

Pengumuman Pengadaan sudah dapat dilihat di website E-Procurement
PLN dan tinggal menunggu adanya pendaftaran lelang dari Penyedia
Barang/Jasa. Penyedia Barang/Jasa yang sudah terdaftar dapat mengakses
website E-Procurement PLN lalu pilih menu “Pengumuman Pengadaan”
dan pilih pengadaan mana yang ingin diikuti.

Gambar 4.4 Pengumuman Pengadaan.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.5 Laman Informasi Pengadaan.

3. Pelaksanaan dan Proses Administrasi Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-

Procurement di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta.

a. Pendaftaran E-Procurement oleh Penyedia Barang/Jasa.

Alur pendaftaran Penyedia Barang/Jasa untuk menjadi DPT dan
sekaligus mengikuti pelelangan dilakukan seperti pada flowchart dibawah
ini:

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Tabel 4.4 Flowchart Pendaftaran Penyedia Barang/Jasa menjadi DPT.

Sumber: Wawancara dengan Pejabat Pelaksana Pengadaan PLN UP3

Surakarta.

1) Registrasi Penyedia Barang/Jasa secara Online melalui Website E-

Procurement.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Penyedia Barang/Jasa yang sudah melihat pengumuman

pengadaan di website E-Procurement PLN dan berminat untuk
mengikuti pelelangan tersebut dapat melakukan pendaftaran Penyedia
Barang/Jasa melalui Website E-Procurement sesuai dengan jadwal
yang telah ditetapkan dalam pengumuman pengadaan. Pendaftaran
yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa dilakukan dengan cara
membuka laman E-Procurement PLN
(https://eproc.pln.co.id/portal/home) lalu pilih menu “Registration”.

Gambar 4.6 Laman Utama Website E-Procurement

Lalu Penyedia mengisikan alamat email perusahaan dan menjawab

pertanyaan hitungan. Setelah itu download dan isi Formulir
Pendaftaran (dalam format excel). Lalu klik “Register” untuk
melanjutkan ke tahap selanjutnya, tetapi apabila kode registrasi tidak
kunjung dikirim ke email penyedia, maka klik “Resend Email”

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.7 Laman Registrasi E-Procurement

2) Pengisian Formulir Pendaftaran oleh Penyedia Barang/Jasa

Penyedia mengisi formulir pendaftaran dengan menyebutkan Nama
Perusahaan, Alamat Perusahaan, Email Perusahaan, Nama
Penanggung Jawab dan Jabatan. Lalu print formulir untuk mengisi
tanda tangan. Kemudian scan formulir yang telah diisi dengan lengkap
dan telah ditandatangani.

Gambar 4.8 Laman Formulir Pendaftaran.

3) Konfirmasi Registrasi oleh Penyedia Barang/Jasa melalu Email.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Setelah mengisi formulir pendaftaran, maka tahap selanjutnya

adalah membuka email penyedia untuk melakukan konfirmasi
registrasi. Klik pada email yang dikirimkan oleh PLN lalu klik tulisan
“silakan klik link ini untuk melanjutkan pendaftaran” selambat-
lambatnya 30 hari setelah penyedia mendapatkan email.

Gambar 4.9 Laman Konfirmasi Registrasi.

4) Pengisian Form Registrasi E-Procurement PLN oleh Penyedia

Barang/Jasa.
Link yang telah diklik akan membawa Penyedia ke laman formulir
registrasi E-Procurement. Disini Penyedia perlu mengisikan beberapa
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

data yaitu ID Registrasi, User ID (ID dapat dilihat dari email

konfirmasi registrasi), Password, NPWP, Nomor Pengukuhan PKP,
Bentuk Usaha, Bidang, Alamat, Provinsi, Kabupaten/Kota, Telegram,
Faximile, Kode Pos, Email, Website dan Status Kantor. Untuk
pengisian Bidang dan Subbidang dengan cara klik tombol “tambah”
maka akan mucul pop-up Bidang-Subbidang yang diisi sesuai dengan
bidang perusahaan penyedia dan berikan centang pada kolom “aksi”
lalu klik “lanjut” (Gambar 4.11). Perlu diperhatikan dibagian kanan
terdapat kolom “Kebutuhan Dokumen” yang perlu disiapkan oleh
Penyedia guna melakukan verifikasi langsung ke kantor Unit Induk
PLN.

Gambar 4.10 Laman Formulir Registrasi E-Procurement.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.11 Pop-up Bidang-Subbidang.

Gambar 4.12 Tampilan Bidang-Subbidang yang telah terisi.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Setelah semua data pada Formulir Registrasi E-Procurement terisi

dengan lengkap dan benar maka klik “simpan” dan akan muncul Pop-
up (Gambar 4.13) lalu klik “OK” untuk mengakhiri proses
pendaftaran secara online E-Procurement PLN.

Gambar 4.13 Pop-up Registrasi E-Procurement Berhasil.

Tahap selanjutnya adalah Penyedia dapat mendatangi Kantor

Pusat/Kantor Distribusi/Kantor Wilayah/Kantor Induk PLN terdekat
untuk melakukan verifikasi dengan membawa berkas yang tercantum
pada kolom “Kebutuhan Dokumen” (Gambar 4.10). Dokumen yang
perlu dibawa antara lain:

a) Fotocopy KTP pemilik perusahaan

b) Fotocopy NPWP
c) Fotocopy SIUP ata SIUJK (sesuai bidang usaha masing-
masing)
d) Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
e) Fotocopy Akta Pendirian Perusahaan dan Akta Perubahan
terakhir
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

f) Print formulir pendaftaran (Print_Formulir.xls)

Masukan semua dokumen tersebut ke amplop tertutup. Khusus

untuk konsultan individu tidak perlu membawa persyaratan c, d dan
e. Setelah proses pendaftaran selesai dilakukan, Penyedia Barang/Jasa
dapat membayar Dokumen Pelelangan/RKS secara transfer.
Kemudian Penyedia Barang/Jasa melakukan konfirmasi kepada
Kantor PLN tempatnya mendaftar dan menunggu selama 2-3 hari
sampai terdapat pengumuman bahwa Penyedia Barang/Jasa telah
terdaftar menjadi DPT PLN. Pengumuman ini dikirimkan ke alamat
email Penyedia Barang/Jasa dan nama perusahaan Penyedia
Barang/Jasa sudah tercantum dalam list DPT PLN di website E-
Procurement PLN. Setelah itu Penyedia Barang/Jasa dapat mengikuti
pelelangan dengan mengunduh dokumen pelelangan/RKS di website
E-Procurement PLN.

Gambar 4.14 Hasil Daftar Penyedia Terdaftar (DPT).

b. Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) secara online melalui Aplikasi E-

Procurement.
Aanwijzing adalah proses penjelasan dan tanya jawab oleh Pejabat
Pelaksana Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa yang baru saja mendaftar
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

dan mengunduh dokumen pelelangan/RKS. Tahap ini bertujuan untuk

memberikan penjelasan mengenai pekerjaan yang akan dilelangkan secara
rinci dan detail. Aanwijzing dapat dilakukan secara online melalui E-
Procurement maupun secara online-offline melalui E-Procurement dan
tatap muka yang dilaksanakan di kantor PLN dimana Penyedia mengikuti
pelelangan. Pelaksanaan aanwijzing secara online wajib dilakukan agar
semua pertanyaan dan jawaban dapat terdokumentasi dengan baik.
Aanwijzing dilakukan selama 1 hari, setelah proses Aanwijzing berakhir,
Pejabat Pelaksana Pengadaan masih memiliki waktu 3 jam untuk menjawab
pertanyaan yang mungkin belum terjawab. Apabila dirasa perlu untuk
penjelasan lanjutan maka Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan
peninjauan lapangan. Pemberian penjelasan ini dituangkan dalam Berita
Acara Penjelasan dan diunggah di E-Procurement. Apabila terjadi
perubahan dalam Dokumen Pelelangan/RKS sebagai hasil dari penjelasan
atau tanya jawab dengan penyedia, maka harus dituangkan dalam
Addendum Dokumen Pelelangan/RKS dan diunggah melalui E-
Procurement. Penyedia barang/jasa yang tidak menghadiri Aanwijzing
dianggap sudah mengetahui dan menyetujui hasil penjelasan yang tertuang
didalam Berita Acara Penjelasan.
Kemudian Pejabat Pelaksana Pengadaan menjawab pertanyaan yang
ada pada kolom “Pertanyaan Peserta” dengan klik “Jawab” yang ada pada
sub-kolom Aksi (Gambar 4.15). Untuk melihat pertanyaan yang baru
masuk, maka dapat dilihat dengan klik “Refresh” pada kolom “Pertanyaan
Terhadaap Dokumen Pelelangan”. Setelah pertanyaan selesai dijawab,
klik “Kirim” maka semua pertanyaan yang sudah dijawab akan terkirim
ke Penyedia Barang/Jasa yang mengajukan pertanyaan. Selanjutnya
Pejabat Pelaksana Pengadaan akan membuat Berita Acara Penjelasan
yang berisi tentang hasil penjelasan dan tanya jawab. Addendum
Dokumen Pelelangan/RKS hanya dibuat dan diunggah kedalam aplikasi
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

E-Procurement apabila terjadi perubahan pada Dokumen

Pelelangan/RKS.
Gambar 4.15 Laman Aaanwijzing.

Gambar 4.16 Laman Unggah Berita Acara (Penjelasan).

c. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran Sampul 1

Setelah proses Aanwijzing selesai, tahap selanjutnya adalah Pembukaan
Dokumen Penawaran yang dilakukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan
dengan dibantu oleh Wakil Pengguna Barang/Jasa yang bersangkutan.
Metode penyampaian penawaran yang digunakan disebut dengan metode
“Satu Tahap Dua Sampul” dimana Penyedia Barang/Jasa mengajukan
penawaran yang dimasukkan ke dalam dua sampul dan diserahkan secara
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

bersamaan. Sampul Satu berisi kelengkapan Data Administrasi dan Data

Teknis serta Jaminan Penawaran Asli yang dipersyaratkan. Pada sampulnya
ditulis “Data Administrasi dan Teknis”. Penyedia mengunggah Dokumen
Penawaran Sampul Satu dan Sampul Dua ke website E-Procurement PLN
dan juga mengirimkan hardfile Dokumen Penawaran Sampul Satu dan
Sampul Dua yang dimasukan kedalam satu Sampul Penutup yang
dikirimkan ke kantor PLN UP3 Surakarta.
Evaluasi ini dilakukan secara offline oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan
dengan membuka Sampul Satu, sedangkan Sampul Dua disimpan dalam
keadaan tertutup. Evaluasi terhadap data kualifikasi disebut juga dengan
“Evaluasi Kualifikasi”. Evaluasi Kualifikasi hanya diikuti oleh Penyedia
Barang/Jasa yang baru saja mendaftar dan belum menjadi DPT (Daftar
Penyedia Terseleksi). Sehingga untuk DPT, yang dievaluasi adalah Kriteria
Keuangan dan Data Pengadaan yang meliputi Data Administrasi dan Data
Teknis. Dokumen penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan
administrasi dan teknis apabila:
1) Syarat-syarat yang diminta sudah lengkap dan isi setiap dokumen
benar serta dokumen penawaran telah ditandatangani oleh orang yang
berwenang serta sesuai dengan contoh pada lampiran
2) Jaminan penawaran memenuhi syarat-syarat sesuai ketentuan
Dokumen Pelelangan/RKS. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas
dalam jaminan penawaran maka perlu diklarifikasi dengan pihak yang
terkait tanpa ada perubahan substansi pada jaminan penawaran.
3) Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis apabila
spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam
Dokumen Pelelangan/RKS.

Jika tidak dipenuhi salah satu syarat maka dapat dinyatakan gugur dan
sampul dua tidak dibuka dan dikembalikan kepada Penyedia Barang/Jasa.
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Tabel 4.5 Data Dokumen Penawaran Sampul Satu.

Data Kualifikasi Data Pengadaan

A. Kriteria Administrasi, terdiri dari: A. Data Administrasi, terdiri dari:
1) Copy Akta Pendirian 1) Asli Pengantar Penawaran
Perusahaan. Administrasi dan Teknik
2) Copy Izin Usaha Penunjang bermaterai.
Tenaga Listrik (IUJPTL). 2) Asli Pakta Integritas.
3) Sertifikat Badan Usaha (SBU). 3) Asli Surat Pernyataan Minat.
4) Copy SK Pengukuhan 4) Daftar Isian Kualifikasi.
Pengusaha Kena Pajak/PKP. 5) Asli Surat Pernyataan
5) Copy NPWP. Kebenaran Informasi.
6) Pernyataan tidak dalam 6) Asli Surat Pernyataan
pengawasan Pengadilan dan Tunduk/Tidak Menuntut.
tidak bangkrut. 7) Asli Surat Pernyataan Tidak
7) Copy Bukti tanda terima Masuk Daftar Hitam dari PT.
SPT/PPh. PLN atau instansi manapun.
8) Copy Surat Setoran Pajak (SSP) 8) Asli Surat Jaminan Penawaran
PPh Pasal 29/25 atau Pajak 9) Asli Surat Pernyataan Bersedia
Pertambahan Nilai (PPN) Mematuhi K2K3.
sekurang-kurangnya 3 bulan 10) Asli Surat Pernyataan Kualitas
terakhir. Barang.
11) Asli Surat Kesanggupan
menyediakan fasilitas, sarana,
peralatan kerja dan peralatan
keselamatan kerja.
12) Struktur Organisasi Perusahaan
dan Struktur Organisasi
Operasional Lapangan.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

B. Kriteria Keuangan, terdiri dari: B. Data Teknik, terdiri dari:

1) Asli Surat Keterangan/Refrensi Memiliki sarana dan peralatan kerja
dari Bank. dan dibuat daftarnya, berpa:
2) Asli Surat Keterangan 1) Daftar sarana dan peralatan
Dukungan Keuangan dari Bank kerja yang disyaratkan sesuai
Umum (tidak termasuk BPR) dengan RKS.
atau Bank Asing yang 2) Daftar merek dan spesifikasi
beroperasi di Indonesia. peralatan kerja dan peralatan
3) Laporan Keuangan yang keselamatan kerja yang akan
diaudit akuntan publik minimal digunakan.
meliputi Neraca & Laporan 3) Copy Surat Perjanjian
Laba/Rugi. Pekerjaan Sejenis dalam 2
tahun terakhir untuk Pengadaan
Barang, Jasa Konsultansi dan
Jasa Lainnya. Sedangkan untuk
Pekerjaan Konstruksi dalam 5
tahun terakhir.
Sumber: Dokumen Pengadaan (Formulir Kosong) milik PLN UP3 Surakarta.

Pejabat Pelaksana Pengadaan mengunduh dokumen penawaran yang masuk

melalui E-Procurement PLN pada laman “Peserta Pengadaan” lalu klik link file
“Dokumen penawaran administrasi, teknis”. Proses evaluasi membutuhkan
waktu selama 2 (dua) hari. Setelah proses evaluasi selesai, Pejabat Pelaksana
Pengadaan akan mengunggah hasilnya melalui E-Procurement PLN (Gambar
4.18) yang berupa Berita Acara Teknis, Berita Acara Kualifikasi dan Berita
Acara Pembukaan Penawaran, lalu klik “Upload”. Berita Acara tersebut berisi
tentang hasil dari proses Evaluasi Dokumen Penawaran Sampul Satu.
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.17 Laman Pengunduhan Dokumen Penawaran.

Gambar 4.18 Laman Unggah Berita Acara (Hasil Evaluasi Sampul Satu).

d. Pembukaan & Evaluasi Dokumen Penawaran Sampul 2

Setelah evaluasi dokumen penawaran sampul satu selesai dan telah
diumumkan maka tahap selanjutnya adalah evaluasi dokumen penawaran
sampul dua. Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran Sampul Dua
hanya dilakukan kepada Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus Evaluasi
Dokumen Penawaran Sampul Satu. Dokumen Sampul Dua berisi Data
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Harga yang terdiri dari Surat Penawaran Harga dan Rincian Harga
Penawaran/Bill of Quantity (BOQ). Dokumen Penawaran Sampul Dua
dapat diunduh pada laman “Peserta Pengadaan” lalu klik link file
“Dokumen Penawaran Harga”. Evaluasi Dokumen Penawaran Sampul Dua
dilakukan selama 1 (satu) hari. Pada proses evaluasi ini, Pejabat Pelaksana
Pengadaan dapat melakukan koreksi artimatik terhadap penawaran yang
masuk. Koreksi aritmatik yang dilakukan, antara lain:
1) Volume pekerjaan yang tertulis dalam dokumen penawaran
disesuaikan dengan yang tertulis dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
2) Melakukan pembetulan apabila terdapat kesalahan hasil perkalian
volume dengan harga satuan pekerjaan.
3) Hasil koreksi aritmatik dapat mengubah nilai penawaran menjadi lebih
tinggi atau lebih rendah daripada sebelumnya.

Penyedia yang dinyatakan lolos adalah Penyedia yang memberikan

penawaran dengan harga terendah. Total harga yang ditawarkan oleh
Penyedia akan menjadi penentu calon pemenang pertama, kedua, ketiga dan
seterusnya. Namun apabila dalam tahap evaluasi harga ini tidak ditemukan
kesepakatan dengan Penyedia maka akan dilakukan Negosiasi Harga.
Setelah evaluasi selesai, maka selanjutnya perlu dibuat Berita Acara
Evaluasi Harga (Gambar 4.20) lalu klik “upload”. Berita acara tersebut
berisi tentang hasil dari evaluasi penawaran harga.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.19 Laman Pengunduhan Dokumen Penawaran.

Gambar 4.20 Laman Unggah Berita Acara (Hasil Evaluasi Sampul Dua)

e. Pembuktian Kualifikasi
Pembuktian kualifikasi adalah tahap wawancara dengan Penyedia
Barang/Jasa yang lulus Evaluasi Dokumen Penawaran Sampul Dua. Selain
wawancara, pembuktian kualifikasi dapat juga dilakukan dengan site visit
ke lokasi Penyedia Barang/Jasa untuk melihat keadaan nyata di lapangan.
Tujuan dari pembuktian kualifikasi adalah untuk memastikan bahwa
Dokumen Kualifikasi yang disampaikan oleh Penyedia Barang/Jasa adalah
benar dan sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya di lapangan.
Pembuktian kualifikasi dilakukan selama 1 hari hingga maksimal 3 hari
oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan apabila diperlukan dapat dibantu
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

oleh Pejabat Perencana dan Evaluasi. Pembuktian kualifikasi tidak wajib

dilakukan pada setiap kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dan hanya
dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang memiliki risiko tinggi seperti
pembelian tenaga listrik. Tahap Pembuktian Kualifikasi diikuti dengan
tahap Klarifikasi Harga.

f. Klarifikasi & Negosiasi Harga

Setelah dilakukan Pembuktian Kualifikasi maka kemudian dilanjutkan
dengan Klarifikasi Harga yaitu tahap yang dilakukan untuk memperjelas
substansi penawaran teknis atau harga dan sifatnya rahasia. Klarifikasi
Harga dilakukan dengan cara Penyedia Barang/Jasa mendatangi Kantor
PLN dan memberikan presentasi atau secara teleconference dihadapan
Wakil Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Pelaksana Pengadaan. Sama
halnya dengan Pembuktian Kualifikasi, Klarifikasi Harga hanya dilakukan
untuk Pengadaan Barang/Jasa yang memiliki risiko tinggi.
Klarifikasi Harga dilanjutkan dengan negosiasi harga yang bertujuan
untuk mencari kesepakatan antara PLN dengan Penyedia Barang/Jasa
dalam hal meningkatkan kualitas teknis dan harga terbaik. Negosiasi harga
juga dilakukan untuk penawaran yang melebih HPS (Harga Perkiraan
Sendiri) sehingga apabila pada tahap Evaluasi Dokumen Penawaran
Sampul Dua sudah ditemukan penawaran dengan harga terendah dan telah
terjadi kesepakatan maka tidak perlu Negosiasi Harga dan dapat langsung
dilakukan Usulan Calon Pemenang. Apabila dengan Negosiasi Harga masih
tidak mencapai sebuah kesepakatan maka Pelelangan dapat dinyatakan
gagal.

4. Penentuan Pemenang Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement di PT.

PLN (Persero) UP3 Surakarta.
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

a. Usulan Calon Pemenang

Setelah mencapai kesepakatan harga dengan Penyedia Barang/Jasa,
Pejabat Pelaksana Pengadaan akan membuat Laporan Evaluasi yang
meliputi:
1) Nama semua Penyedia Barang/Jasa dan harga penawaran yang telah
dikoreksi.
2) Metode evaluasi yang digunakan.
3) Unsur-unsur yang dievaluasi
4) Berita acara terkait pengadaan barang/jasa.

Kemudian Laporan Evaluasi ini disampakan kepada Value for Money

Committee untuk dikaji dan dibuat rekomendasi. Kajian yang dilakukan
Value for Money Committee meliputi beberapa hal yaitu:

1) Memberikan kajian independen yang tidak bias atas usulan calon

pemenang dari Pejabat Pelaksana Pengadaan.
2) Memberikan konfirmasi bahwa proses pengadaan dilakukan dengan
adil, wajar dan mengikuti prosedur yang berlaku.
3) Memberikan konfirmasi atas ketersediaan anggaran untuk
perjanjian/kontrak.
4) Memberikan konfirmasi bahwa harga penawaran yang dipilih adalah
yang terbaik untuk PLN dan tidak selalu merupakan harga terendah.
5) Membuat rekomendasi kepada Pengguna Barang/Jasa sebagai
otoritas dalam penandatanganan perjanjian/kontrak.

Pengguna Barang/Jasa dapat menerima atau menolak rekomendasi dari

Value for Money Committee. Jika menolak, maka alasannya dapat
disampaikan secara tertulis kepada Value for Money Committee.

b. Pengunggahan Berita Acara Hasil Pengadaan

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Laporan Evaluasi yang telah dikaji oleh Value for Money Committee
kemudian diunggah melalui aplikasi E-Procurement PLN sebagai Berita
Acara Hasil Pengadaan. Berita acara dapat diakses oleh Penyedia
Barang/Jasa untuk mengetahui bagaimana hasil pengadaan dan dapat
digunakan untuk membandingkan harga penawaran setiap Penyedia
Barang/Jasa yang mengikuti pelelangan. Berita acara ini bukan merupakan
pengumuman pemenang pengadaan.

Gambar 4.21 Laman Unggah Berita Acara (Hasil Pengadaan)

c. Penetapan dan Pengumuman Pemenang

Pemenang pengadaan ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa berdasarkan
laporan evaluasi dari Pejabat Pelaksana Pengadaan dan rekomendasi dari
Value for Money Committee. Penetapan pemenang dilakukan bersama
dengan Pejabat Pelaksana Pengadaan. Data pendukung yang diperlukan
dalam menetapkan pemenang pengadaan yaitu:
1) Dokumen Pelelangan/RKS
2) Berita Acara Pembukaan Penawaran
3) Berita Acara Laporan Hasil Evaluasi/Hasil Pengadaan
4) Dokumen penawaran dari pemenang pengadaan

Setelah menetapkan pemenang, kemudian dibuat Berita Acara Penetapan

Pemenang lalu diunggah ke aplikasi E-Procurement PLN. Pada berita acara
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ini, Penyedia Barang/Jasa dapat mengetahui siapakah Penyedia yang

menjadi pemenang pengadaan.

Gambar 4.22 Laman Unggah Berita Acara (Penetapan Pemenang)

Pejabat Pelaksana Pengadaan kemudian membuat pengumuman

pemenang setelah diterimanya Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa dari
Pengguna Barang/Jasa. Pengumuman pemenang diunggah ke aplikasi E-
Procurement PLN yang dapat dilihat oleh semua Penyedia Barang/Jasa dan
masyarakat umum melalui website E-Procurement PLN dengan cara
membuka www.eproc.pln.co.id lalu pilih menu “Hasil Pengadaan”.
Pengumuman hasil pengadaan yang paling terkini akan muncul dibaris atas
atau dapat pula dicari dengan menggunakan fitur pencarian. Pengadaan
dengan kontrak KHS berada disebelah kanan, sedangkan pengadaan dengan
kontrak Non-KHS berada disebelah kiri.

Gambar 4.23 Menu Hasil Pengadaan.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.24 Fitur Pencarian dan Hasil Pengadaan KHS & Non KHS

d. Sanggah
Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama dalam
kegiatan pengadaan barang/jasa, maka Penyedia Barang/Jasa yang merasa
keberatan atas pengumuman pemenang pengadaan berhak mengajukan
sanggahan dalam bentuk tertulis disertai dengan bukti-bukti dan diserahkan
kepada Pejabat Pelaksana Pengadaan. Sanggahan yang dimaksud hanyalah
sanggahan yang berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan pengadaan
barang/jasa dengan prosedur pengadaan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan sanggahan maksimal 3 hari setelah
pengumuman pemenang pengadaan. Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib
menjawab sanggahan tersebut paling lambat 7 hari setelah diajukannya
sanggahan. Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat menolak atau menerima
sanggahan tersebut. Sanggahan dapat diterima dengan ketentuan sebagai
berikut:

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

1) Apabila pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan prosedur dalam

Dokumen Pelelangan/RKS, maka dilakukan pemasukan ulang
dokumen penawaran dari Penyedia Barang/Jasa yang melakukan
sanggah.
2) Apabila terjadi rekayasa antara Penyedia Barang/Jasa dengan internal
PLN yang merugikan Penyedia Barang/Jasa lainnya maka diambil
tindakan sesuai dengan Peraturan Disiplin Pegawai dan Penyedia
Barang/Jasa dinyatakan gugur dan dimasukkan ke dalam Daftar
Hitam (Blacklist) PLN.

Apabila sanggahan ditolak, Penyedia Barang/Jasa dapat mengajukan

sanggah banding kepada Pengguna Barang/Jasa selambat-lambatnya 3 hari
setelah menerima jawaban sanggah dari Pejabat Pelaksana Pengadaan.
Pengguna Barang/Jasa wajib menjawab sanggah banding selambat-
lambatnya 7 hari setelah sanggah banding diajukan. Jawaban sanggah
banding oleh Pengguna Barang/Jasa bersifat final. Sanggahan yang tidak
benar akan menjadi catatan itikad tidak baik atas kinerja penyanggah.

e. Surat Penunjukan Pemenang

Pengguna barang/jasa mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia

Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Award (LoA), dengan ketentuan:

1) Tidak ada sanggahan dari Penyedia Barang/Jasa

2) Sanggahan yang diterima dinyatakan tidak benar
3) Sanggahan sudah melewati masa sanggah

Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa akan disampaikan melalui E-

Procurement PLN dan email Penyedia Barang/Jasa. Penyedia Barang/Jasa
wajib menerima keputusan tersebut, apabila mengundurkan diri maka akan

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

dimasukan ke dalam Daftar Hitam dan dikenakan sanksi sesuai peraturan

perundang-undangan yang berlaku. Apabila Penyedia Barang/Jasa
mengundurkan diri, makan PLN akan menunjuk Penyedia Barang/Jasa
urutan kedua (apabila ada) sesuai dengan harga penawarannya, namun
apabila Penyedia Barang/Jasa urutan kedua mengundurkan diri maka akan
ditunjuk Penyedia Barang/Jasa urutan ketiga. Jika Penyedia Barang/Jasa
urutan ketiga mengundurkan diri, maka pengadaan dapat dinyatakan gagal.
Hal-hal yang dapat menyebabkan pengadaan gagal, antara lain:

1) Negosiasi harga tidak mencapai kesepakatan.

2) Tidak ada dokumen penawaran yang memenuhi persyaratan teknis.
3) Negosiasi harga tidak berhasil menurukan harga penawaran
maksimal sama dengan HPS.
4) Adanya indikasi terjadi persaingan yang tidak sehat dan adanya
indikasi korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN).
5) Sanggahan dari Penyedia Barang/Jasa ternyata benar.
6) Berdasarkan rekomendasi Value for Money Committee yang
disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

Pengadaan yang gagal wajib disampaikan kepada Pengguna Barang/Jasa

yang akan memberikan keputusan untuk melakukan pengadaan ulang
dengan revisi atau tanpa revisi terhadap Dokumen Pelelangan/RKS.

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.25 Laman Unggah Berita Acara (Surat Penunjukan Pemenang)

f. Kontrak
Sebelum penandatangan kontrak, Pejabat Pelaksana Pengadaan dan
Penyedia Barang/Jasa melakukan Contract Discussion Agreement (CDA)
khusus untuk pengadaan pekerjaan konstruksi, pembangkit, transmisi dan
gardu induk dengan tujuan untuk membuat konsep kontrak yang mutakhir
tanpa merubah hasil evaluasi pengadaan. CDA dilakukan setelah
diterbitkannya SPPBJ dan sebelum ditandatanganinya kontrak. CDA
bersifat final dan akan dituangkan ke dalam kontrak.
Kontrak adalah perjanjian yang dibuat oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan
sebagai pihak kesatu dan Penyedia Barang/Jasa sebagai pemenang
pengadaan yang selanjutnya disebut sebagai pihak kedua. Penandatangan
kontrak dilakukan di kantor PLN. Di dalam kontrak, terdapat dokumen-
dokumen sebagia berikut:
1) Surat Kontrak
2) Berita Acara Klarifikasi Kontrak (bila ada)
3) Berita Acara Aanwijzing
4) Dokumen penawaran dan lampirannya
5) Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

6) Addendum (bila ada)

Jenis perjanjian kontrak yang digunakan dalam kegiatan pengadaan

barang/jasa di PLN, antara lain:
1) Harga Borongan (Lumpsum)
Harga Borongan adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas
selesainya seluruh pekerjaan dalam batas waktu yang ditentukan
dengan jumlah harga tetap dan semua risiko pekerjaan menjadi
tanggungan Penyedia Barang/Jasa. Jenis kontrak ini lebih tepat
digunakan untuk pekerjaan borongan karena volume pekerjaan
sudah diketahui dengan pasti.
2) Harga Satuan (Unit Price)
Harga Satuan adalah kontrak untuk pengadaan barang/jasa
atas selesainya pekerjaan dalam batas waktu tertentu berdasarkan
harga satuan untuk setiap satuan pekerjaan dimana volume
pekerjaan masih bersifat perkiraan pada saat kontrak dintandangani.
3) Gabungan Lumpsum dan Unit Price
Kontrak yang merupakan Gabungan Lumpsum dan Unit
Price dalam satu pekerjaan yang dikontrakan/diperjanjikan.
4) Terima Jadi
Terima Jadi adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas
selesainya pekerjaan secara keseluruhan dalam waktu tertentu
dengan harga yang pasti sampai seluruh pekerjaan selesai
dilaksanakan. Jenis kontrak ini cocok digunakan untuk pengadaan
barang yang hanya diperlukan sekali saja
5) Kesepakatan Harga Satuan (KHS)
KHS adalah kontrak pengadaan barang/jasa yang memuat
kesepakatan harga satuan barang/jasa dalam kurun waktu yang
sudah ditentukan dan ditindaklanjuti dengan penerbitan Surat
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Pemesanan Barang/Jasa. Kontrak ini cocok digunakan untuk

pengadaan barang/jasa yang bersifat rutin dan kebutuhan
barang/jasa bersifat tepat waktu.

D. Kendala dalam Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement di PT.

PLN (Persero) UP3 Surakarta.
Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement di PT. PLN
(Persero) UP3 Surakarta tidak selalu berjalan dengan lancar tanpa ada kendala.
Pengadaan barang/jasa secara elektronik perlu menggunakan jaringan internet,
sistem informasi dan teknologi perangkat keras berupa komputer yang memadai.
Kemajuan teknologi ini tidak selalu disertai dengan kemampuan dalam
mengoperasikan teknologi tersebut sehingga menimbulkan kendala-kendala
dalam kegiatan pengadaan barang/jasa. Berikut beberapa kendala yang seringkali
terjadi dalam kegiatan pengadaan barang/jasa secara elektronik di PT. PLN
(Persero) UP3 Surakarta:
1. Keterbatasan kemampuan Penyedia Barang/Jasa dalam mengikuti
pelelangan secara elektronik sehingga menghambat proses berjalannya
pelelangan. Misalnya Penyedia mengalami kesulitan dalam proses upload
dokumen penawaran, hal ini dapat disebabkan oleh jaringan internet di
lokasi Penyedia yang kurang memadai atau keterbatasan kemampuan
Penyedia dalam mengoperasikan teknologi.
2. Pada tahap Aanwijzing, terdapat Penyedia barang/jasa yang tidak mengikuti
tahapan tersebut dikarenakan anggapan bahwa pengadaan barang/jasa
selalu dilakukan seperti biasanya sehingga Penyedia barang/jasa tidak
merasa perlu mengikuti penjelasan dari Pejabat Pelaksana Pengadaan,
meskipun absen dari tahap Aanwijzing tidak membuat Penyedia
barang/jasa terdiskualifikasi, namun tahapan ini adalah tahap yang penting
karena dapat terjadi perubahan kapan saja baik perubahan pada dokumen

commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

pelelangan/RKS atau perubahan jadwal pelelangan yang akan disampaikan

pada tahap Aanwijzing.
3. Apabila terjadi perubahan jadwal, Pejabat Pelaksana Pengadaan di PT PLN
(Persero) UP3 Surakarta harus meminta izin kepada PLN pusat untuk
melakukan perubahan. Izin tidak bisa langsung diterima, melainkan
membutuhkan waktu beberapa hari sehingga dapat memperlambat kegiatan
pengadaan barang/jasa.
4. Pada saat pengamatan ini dilakukan, jaringan internet di PT PLN (Persero)
UP3 Surakarta seringkali mengalami error sehingga menghambat berbagai
kegiatan yang membutuhkan akses internet, tidak terkecuali kegiatan
pengadaaan barang/jasa secara elektronik yang harus menggunakan
jaringan internet.
5. Dokumen penawaran, RKS dan berita acara kegiatan pengadaan
barang/jasa yang telah dibuat akan diarsipkan secara manual dengan
dimasukan ke dalam ordner atau business file. Pengarsipan yang dilakukan
secara manual ini dapat menghabiskan banyak tempat untuk menyimpan
ordner-ordner tersebut dan dapat menyulitkan dalam penemuan kembali
terutama untuk arsip yang sudah lama.

commit to user