"E - PROCUREMENT"

1. Cari dan sebutkanlah sebanyak mungkin perusahaan-perusahaan di Indonesia yang telah

melakukan e-procurement dalam proses pengadaan barang dan jasanya. Pilihlah satu dari
perusahaan perusahaan tersebut, kemudian bahaslah manfaat dan tantangan yang terjadi
atas penggunaan e-procurement tersebut!
 Perusahaan di Indonesia Yang Telah Melakukan E-procurement
a) PT. Gagas Energi Indonesia
b) Yayasan Dompet Dhuafa
c) Indonesia Tourism Development Corporation
d) PT Vale Indonesia
e) PT. PLN (Persero)
f) PT. MRT Jakarta
g) PT. Adhi Karya (Persero)
h) PT. Petrokimia Gresik
i) PT. Len Industri (Persero)
j) PT. Telkom Indonesia
 Manfaat dan tantangan yang terjadi atas penggunaan e-procurement pada PT.
Perusahaan Listrik Negara (Persero)
a) Manfaat E-procurement Bagi PT. PLN
E-Procurement PLN (eProc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan
implementasi dari IT Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya
aplikasi tersebut merupakan hasil kebijakan Manajemen PT. PLN (Persero)
tahun 2000 terkait dengan Informasi Stok Material PLN, Penyusunan HPS,
dan Monitoring Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun
2003 menetapkan agar PLN mengoptimalkan eProc yang sudah
dikembangkan untuk tercapainya harga pembelian yang optimal dan
tercapainya inventori PLN yang efisien. Proses pengadaan secara manual
dapat mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di
internal PLN, perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia
 Barang/Jasa (CPBJ), dan lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses
pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian hari.
Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan
sulitnya mencapai sasaran stok optimal. Aplikasi eProc mampu membawa
manfaat bagi Perusahaan yakni adanya standardisasi proses pengadaan,
terwujudnya transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik,
tersedianya informasi harga satuan khusus di internal PLN, serta
mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. Beberapa kendala
dalam implementasi eProc dapat teratasi dengan adanya komitmen pada
seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan untuk menggunakan
eProc sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di PLN, dan melakukan
sosialisasi secara bertahap serta melakukan penyederhanaan proses
pengadaan, memanfaatkan teknologi dan pengembangan aplikasi yang
bersifat fleksibel. Selain itu, manfaat lainnya adalah
Meningkatkan integritas antar unit PLN, transparansi, kecepatan proses,
efisiensi waktu dan biaya, akuntablitas, memudahkan pengendalian dan
pengawasan, dan mengoptimalkan pemanfaatan material di gudang (baik
material fast moving mapun material slow moving). E-procurement
memberikan output yang positif terhadap pengadaan barang/jasa.
b) Tantangan E-procurement Bagi PT. PLN
 Sumber Daya Manusia (SDM) Eksternal
Kendala utama yang berasal dari calon penyedia barang/jasa (CPBJ)
adalah SDM. SDM yang ada masih sedikit yang memahami e-
procurement, serta SDM yang ada juga mengalami kebingungan pada
saat penjelasan pekerjaan yang dilakukan oleh pihak PLN. Tidaklah
cukup hanya dengan jumlah pelaksana yang memadai untuk
melaksanakan suatu kebijakan, para pelaksana harus memiliki
keterampilan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan. Kurangnya personil yang terlatih dengan baik akan dapat
menghambat pelaksanaan kebijakan kebijakan.
 Faktor Ketidaklancaran Sistem Eksternal
 Implementasi e-procurement menggunakan jaringan internet yang
menghubungkan calon penyedia barang/jasa (CPBJ) dengan server pusat
PLN. Terkadang terjadi gangguan jaringan internet yang menyebabkan
CPBJ tidak dapat melakukan kegiatan e-procurement sehingga tidak
dapat memasukkan data yang dibutuhkan. Adanya gangguan jaringan
ini menyebabkan proses e procurement terhambat dan tidak dapat
berjalan sesuai yang diinginkan. Salah satu faktor penghambat
implementasi kebijakan adalah fasilitas-fasilitas yang diperlukan untuk
menjalankan implementasi kebijakan.
 Sumber Daya Manusia (SDM) Internal
Pada awal implementasi e-procurement di PT. PLN (Persero) mengalami
kendala sumber daya manusia (SDM). Panitia pengadaan barang/jasa
harus mempunyai kompetensi dalam pengadaan. barang/jasa, akan
tetapi SDM yang ada pada saat implementasi e-procurement masih
sedikit yang benar-benar memahami e procurement. Salah satu faktor
penghambat implementasi kebijakan adalah staf. Tidaklah cukup hanya
dengan jumlah pelaksana yang memadai untuk melaksanakan suatu
kebijakan, para pelaksana harus memiliki keterampilan-keterampilan
yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Kurangnya personil
yang terlatih dengan baik akan dapat menghambat pelaksanaan
kebijakan kebijakan.
 Adanya Ketidaklancaran Sistem (Koneksi)
Proses e-procurement di PT. PLN (Persero) sangat memungkinkan
munculnya. ketidaklancaran sistem. Ketidaklancaran sistem dapat
disebabkan karena terjadi gangguan pada jaringan internet dari pusat.
Dengan adanya gangguan pada jaringan internet dapat mengganggu
kerja panitia pengadaan barang/jasa menjadi terhambat. Salah satu
faktor penghambat implementasi kebijakan adalah fasilitas fasilitas yang
diperlukan untuk menjalankan implementasi kebijakan.
2. Buatlah satu contoh surat RFQ dan jawaban atas surat tersebut atas suatu jasa pelatihan
yang Saudara butuhkan!
 Surat Permintaan
Bandung, 19 April 2022
Kepada,
Yth. Staff Marketing Be Professional The Club
Jalan Raya Bhayangkara Ciwidey

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan iklan berupa pamflet yang Anda tawarkan di instagram
BPRO Master mengenai pelatihan "Cost Reduction in Manufacturing
Operation" Saya sangat tertarik dengan pelatihan tersebut.
Terkait dengan itu, dapatkah saya memiliki detail informasi pelatihan tersebut
berupa waktu, tempat, dan benefit yang akan diberikan?. Jika informasi yang
diberikan memuaskan, Saya akan mendaftar pelatihan tersebut sesegera
mungkin.

Kami berharap untuk menerima balasan Anda segera.

Salam Hormat,
Dimas Arsyil Shiddiq

 Surat Jawaban
BE PROFESSIONAL THE CLUB
Jalan Raya Bhayangkara Ciwidey

Bandung, 20 April 2022

Kepada,
Yth. Dimas Arsyil Shiddiq
Di Tempat

Dengan Hormat,
Terima kasih atas pertanyaan surat Anda dan telah tertarik dengan pelatihan
kami. Sesuai permintaan Anda, dengan ini kami sampaikan informasi detail
mengenai waktu, tempat dan benefit yang akan diberikan.
Hari : Senin - Rabu
 Tanggal : 25 - 27 April 2022
Waktu : 07.00 - 12.00
Tempat : Pusat Pelatihan BPRO Master

Benefit yang akan anda dapatkan berupa, sertifikat pelatihan, relasi, serta
bahan materi yang disampaikan. Demikian, telah kami sampaikan untuk
informasi terbaru Anda akan mendapatkannya setelah melakukan pendaftaran.
Kami sangat menantikan pendaftaran Anda Segera.

Salam Hormat,
Staff Marketing BPRO Master

3. Bacalah artikel yang dilampirkan dengan seksama. Berdasarkan artikel tersebut sebutkan
dan jelaskan variabilitas dari fenomena release order seperti yang ditunjukkan pada
Gambar. 1.

Artikel tersebut berfokus pada peran e-procurement dalam rantai pasokan yang
menunjukkan, melalui simulasi, keuntungan dan kesulitan menerapkan
penggunaan Internet secara sistematis dan mendefinisikan struktur dasar rantai
pasokan elektronik. Variabilitas dari fenomena release order tersebut diantaranya
adalah :
 Demand
Demand merupakan permintaan yang masuk dari konsumen.
 Processing/shipping time
Merupakan waktu yang diperlukan pemasok untuk memproduksi dan
mengirimkan barang
 Processing/shipping variability
Merupakan variabel yang didistribusikan dalam rentang tertentu dan berbeda
untuk setiap langkah.
 Time required for order release
Merupakan waktu rilis pesanan mencakup definisi pesanan, otorisasi tanda
tangan, dan konfirmasi pemasok.
 Order release variability
Merupakan variabel aleatory yang mensimulasikan variabilitas rilis pesanan.
 Input flow
Merupakan aliran input material untuk memasok pergudangan.
 Warehouse
Warehouse merupakan tempat untuk menyimpan pesanan. Serta mengelola
tingkat material atau bahan baku.
 Output flow
Merupakan tingkat pengambilan terkait dengan emisi pesanan.
 Lead time picking stock from the warehouse
Lead time picking merupakan lead time atau waktu tunggu pengambilan
persediaan dari gudang.
 Picking time variability
Variabel Aleatory yang mempertimbangkan kemungkinan variabilitas dalam
pengambilan stok dari proses gudang.
 Materialspicked from warehouse
Merupakan Jumlah potongan atau material yang diambil dari gudang
 Production flow
Merupakan Aliran Work In Process Produk.
 Finish products warehouse
Merupakan produk jadi yang siap untuk pengiriman kepada pelanggan.
 Condition: orders subject (or not) to Change board
Merupakan perubahan papan fenomena kondisi.
 Change board
Merupakan perubahan level aliran input papan.
 Orders release time with Change board
Merupakan Lead time untuk Perubahan papan fenomena.
 Change board variability
Merupakan Aleatory Variabel.
 Orders subject to Change board
Meeupakan Pesanan yang memerlukan modifikasi/rilis baru yang menyebabkan
perubahan papan.