PENERAPAN APLIKASI E-PROCUREMENT TERHADAP PROSES

PENGADAAN DI PERUSAHAAN

Oleh : Info Article :

Yanuar Pribadi Dawam 1*
Diterima :
Email : yanuar.pd@student.esaunggul.ac.id Direview :
Agus Munandar2 Disetujui :
Email : agus.munandar@esaunggul.ac.id

Co-Author* : yanuar.pd@student.esaunggul.ac.id

ABSTRACT
The process of procuring goods and/or services in BUMN, especially PT X by using an
electronic procurement application, is interesting to conduct research that aims to find out in
detail. Library methods and field research methods through observation and interviews as
research methods. The results of the study show that electronic procurement is more
profitable than conventional procurement. The use of electronic procurement is more effective
from a budget perspective, bearing in mind that BUMN need to improve their operations in
order to improve company performance. Companies can save costs in the procurement
process and increase the speed and efficiency of the procurement process.
Keyword : procurement, electronic procurement, application

ABSTRAK
Pengadaan barang dan atau jasa di BUMN khususnya PT X menggunakan aplikasi pengadaan
secara elektronik menarik untuk dilakukan penelitian yang bertujuan untuk mengetahui secara
rinci. Metode penelitian lapangan dan metode kepustakaan melalui observasi dan wawancara
sebagai metode penelitian. Hasil penelitian menunjukkan pengadaan elektronik lebih
menguntungkan daripada pengadaan konvensional. Penggunaan pengadaan secara elektronik
lebih efektif dari sisi anggaran, mengingat BUMN perlu meningkatkan operasionalnya agar
dapat memberikan kinerja perusahaan. Perusahaan dapat menghemat biaya dalam proses
pengadaan dan meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses pengadaan.
Kata Kunci: pengadaan, pengadaan elektronik, aplikasi

PENDAHULUAN
Selama perusahaan beroperasi dan
melakukan usaha yang berkelanjutan maka
dibutuhkan adanya kegiatan operasional
yang mendukung keberlangsungan jalannya
perusahaan. Salah satunya adalah kegiatan
pengadaan kebutuhan barang dan atau jasa.
Dengan kemajuan dan kecanggihan
teknologi saat ini, maka perusahaan dituntut
untuk dapat menerapkan teknologi pada
seluruh kegiatan operasional usahanya, tidak
terkecuali proses pengadaan barang dan
atau jasa. Penerapan teknologi pada setiap
lini dukungan usaha di perusahaan akan
memberikan dampak yang baik dan
signifikan terhadap efisiensi biaya dan
keefektifan proses kegiatan baik dari segi
kebutuhan dan waktu yang digunakan dalam
hal ini adalah proses pengadaan barang dan
atau jasa.
TINJAUAN PUSTAKA
Proses pengadaan adalah proses untuk
memenuhi kebutuhan. Menurut KBBI,
“pengadaan” adalah “proses, cara,
perolehan, penyerahan, dan lain - lain”. Jadi
dapat disimpulkan “pengadaan adalah suatu
proses pembuatan sesuatu yang sebelumnya
tidak ada”. KBBI juga membahas bahwa
pengadaan barang dan atau jasa mengacu
pada penawaran untuk memberikan harga
untuk penyerahan barang dan atau jasa.
Pengadaan barang dan atau jasa secara
umum adalah kegiatan pengadaan barang
dan atau jasa yang prosesnya diawali dari
perencanaan kebutuhan sampai dengan
selesai segala kegiatan yang berkaitan
dengan pengadaan barang atau jasa.
Dalam melakukan proses pengadaan barang
dan atau jasa, suatu instansi harus mengikuti
prinsip dasar pengadaan barang dan atau
jasa. Prinsip dasar adalah pedoman atau
dasar dalam pengadaan barang dan atau
jasa. Beberapa petunjuk pengadaan barang
dan atau jasa:
 Efektif, Pengadaan barang dan atau jasa
harus memenuhi persyaratan yang
ditentukan.
 Efisien, Pengadaan barang dan atau jasa
diupayakan dengan sumber keuangan
yang terbatas untuk mencapai tujuan
yang layak dan terukur dalam waktu
Yanuar Pribadi Dawam, Agus
Munandar
singkat.
 Transparan, Pihak yang terlibat dalam
perolehan barang dan atau jasa dapat
melihat dengan jelas barang dan atau jasa
yang diperoleh dan dapat mengontrol
prosesnya dengan lebih tepat.
 Terbuka, Setiap orang yang memenuhi
persyaratan yang berlaku dapat mengikuti
pengadaan yang sedang berlangsung
sebagai calon penyedia barang dan atau
jasa.
 Kompetitif, Pemilihan penyedia barang dan
atau jasa ditentukan berdasarkan
penawaran yang adil antar penyedia.
 Adil/tidak diskriminatif, Penyedia barang
dan atau jasa dapat mengikuti Lelang
tanpa khawatir akan penipuan dan
memperlakukan semua calon penyedia
secara setara dan menghindari
keberpihakan pada pihak tertentu.
 Akuntabel, Proses pengadaan secara
keuangan dapat ditelusuri dengan jelas
dan dapat ditagih ke berbagai pihak.
Hal tersebut menunjukkan bahwa pengadaan
barang dan atau jasa adalah kegiatan untuk
mendapatkan barang dan atau jasa yang
diinginkan dengan cara yang dapat memenuhi
kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan
peraturan yang berlaku, serta dilakukan oleh
organisasi yang mengetahui pelaksanaan
barang dan atau jasa.
Pengadaan diperlukan guna mendukung
kegiatan operasional perusahaan, dengan
adanya kemajuan teknologi untuk memenuhi
proses kegiatan pengadaan barang dan atau
jasa maka dibutuhkan aplikasi e-procurement.
Proses pembelian, penjualan barang,
perlengkapan, jasa pekerjaan dan jasa melalui
antarmuka web atau aplikasi disebut e-
procurement. Sistem pengadaan daring ini
dirancang untuk memusatkan dan
mengotomatisasi hubungan timbal balik antara
perusahaan dan pihak penyedia untuk
meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam
proses pengadaan barang dan atau jasa.
Proses pengadaan secara elektronik ini
disebut sebagai e-procurement di perusahaan.
Perusahaan yang mengadaptasi teknologi
mulai menggunakan proses pengadaan dalam
jaringan karena lebih efisien dalam biaya,
tenaga dan waktu.
Dari pemaparan tersebut disimpulkan e-

procurement pada perusahaan adalah proses
pengadaan barang dan atau jasa yang
dilakukan dengan memakai unsur media
teknologi informasi dan didasari oleh d.
ketentuan yang diberlakukan di perusahaan.
METODE
Metode kepustakaan dan metode penelitian e.
lapangan dilakukan dalam penelitian ini, yaitu
dengan mempelajari serta menggunakan
perbandingan antara beberapa sumber
tertulis yang didapat. Metode kepustakaan
memiliki tujuan untuk mendapatkan landasan
teori masalah yang akan diteliti. Metode
selanjutnya adalah dengan melaksanakan f.
pengamatan dan wawancara, pengamatan
dilakukan dengan cara mengamati kegiatan
di lapangan yaitu di bagian pengadaan PT X
untuk memperoleh data yang dibutuhkan.
Wawancara dilakukan secara tatap muka
melalui tanya jawab dengan narasumber g.
yaitu pejabat berwenang terkait pengadaan di
fungsi pengadaan barang dan atau jasa.
PEMBAHASAN
h.
Proses pengadaan barang dan atau jasa
dengan konvensional dan melalui aplikasi e-
procurement adalah sama, pembedanya
adalah pelaksanaan e-procurement dilakukan
secara elektronik. Adapun tahapan prosedur
i.
proses pengadaan barang dan atau jasa
melalui e-procurement tetap mengacu
kepada prosedur proses pengadaan secara
konvensional. Berikut pemaparan tahapan
prosedur dalam proses pengadaan barang
dan atau jasa di PT X melalui aplikasi e-
procurement.
a. Penerimaan Pengajuan Pengadaan
j.
Pemeriksaan rinci terhadap pengajuan
pengadaan barang dan atau jasa yang
diterima dan apabila tidak sesuai dengan
persyaratan persetujuan, maka akan
dikembalikan kepada pemohon.
b. Pengumuman Lelang
k.
Dokumen Lelang yaitu persyaratan
administrasi dan teknis disiapkan sebagai
dasar pembuatan pengumuman Lelang
pengadaan secara daring.
c. Penyedia Eksternal yang Mendaftar
Penyedia eksternal yang telah mendaftar
l.
dana memenuhi persyaratan dengan
pembatasan jumlah minimal peserta
Yanuar Pribadi Dawam, Agus
Munandar
Lelang harus dipastikan. Memperpanjang
waktu pengumuman jika jumlah peserta
kurang dari yang telah ditentukan.
Verifikasi Administrasi dan Teknis
Memastikan dan melakukan pemilihan
terhadap penyedia yang terdaftar dan
memasukkan data teknis dan administrasi
di aplikasi.
Memastikan Penyedia Eksternal yang
Lolos Seleksi
Dilakukan pemastian terhadap penyedia
eksternal yang telah lolos seleksi teknis
dan administrasi sesuai dengan
persyaratan jumlah peserta yang
ditentukan.
Lelang Ulang
Menginformasikan dengan mengumumkan
ulang Lelang, apabila jumlah peserta yang
lulus seleksi teknis dan administrasi
kurang dari yang telah ditentukan melalui
aplikasi.
Pelaksanaan Bidding
Menjelaskan syarat lelang dan rencana
kerja, perincian barang dan atau jasa yang
dibutuhkan, jadwal memasukkan dan
pembukaan penawaran.
Penilaian Transaksi Pengadaan
Melaksanakan penilaian atas data
administrasi, teknis, harga untuk
pengadaan barang dan atau yang
disampaikan oleh penyedia eksternal.
Penetapan Penyedia
Penyedia eksternal yang terpilih ditetapkan
untuk melaksanakan pengadaan sesuai
hasil penilaian kegiatan transaksi untuk
persetujuan penetapan pemenang. Jika
tidak disetujui oleh bagian pengadaan
maka akan dikembalikan ke proses
sebelumnya untuk diproses ulang.
Pengumuman Pemenang
Pemenang lelang diumumkan kepada
seluruh peserta dengan mengumumkan
pemenang di aplikasi. Menyerahkan
dokumen proses lelang pekerjaan kepada
bagian pengadaan.
Pelaksanaan dan Penunjukan Pengadaan
Memastikan waktu pemenuhan barang
dan atau jasa sesuai hasil negosiasi di
aplikasi. Menerbitkan Surat Perintah Kerja
jika dipersyaratkan dalam penyelesaian
kontrak.
Penyedia Eksternal dipastikan tidak
melakukan wanprestasi

Penyedia eksternal dipastikan harus
sanggup memenuhi barang dan atau jasa
yang disepakati.
m. Kontrak/Perjanjian Diputus
Jangka waktu pemenuhan dan
penyelesaian pengadaan barang dan
atau jasa dari pengguna sesuai
kesepakatan kontrak dimonitor.
Pemberitahuan pemutusan kontrak atau
perjanjian diterbitkan berdasarkan surat
teguran yang disampaikan.
n. Penerimaan dan Pengeluaran Barang
dan atau Jasa
Kegiatan penerimaan barang/jasa sesuai
prosedur penerimaan barang/jasa yang
berlaku.
Penerapan Kebijakan E-procurement
Divisi Umum dan Manajemen Aset adalah
salah satu divisi di PT X yang menangani
proses pengadaan barang dan atau jasa
guna memenuhi kebutuhan operasional
perusahaan, sedangkan di Kantor
Cabang perusahaan, proses pengadaan
dilaksanakan oleh fungsi umum di bawah
Bidang Dukungan Bisnis. Kebijakan yang
diterapkan oleh manajemen perusahaan
terhadap proses pengadaan barang dan
atau jasa dengan membagi 2 (dua)
kewenangan yaitu di Kantor Pusat melalui
Divisi Umum & Manajemen Aset dan di
Kantor Cabang melalui fungsi umum
Kantor Cabang antara lain untuk
percepatan proses pengadaan. Dengan
adanya kebijakan kewenangan tersebut
dapat mempercepat pengajuan
permintaan pihak internal perusahaan
kepada fungsi pengadaan dan pihak
ketiga yaitu penyedia barang dan atau
jasa dalam memenuhi permintaan
perusahaan, namun tentunya bersaing
secara adil dan sehat. Pihak penyedia
barang dan atau jasa secara aktif sering
mengakses laman e-procurement
perusahaan, mengingat fungsi
pengadaan memberikan pengumuman
Lelang pengadaan barang dana jasa
melalui laman e-procurement perusahaan
tersebut.
Faktor yang Mempengaruhi Penerapan
Kebijakan E-Procurement
Penyesuaian Uraian Kerja Staf Pelaksana
Bagian pengadaan di Divisi Umum &
Yanuar Pribadi Dawam, Agus
Munandar
Manajemen Aset dan fungsi pengadaan di
Kantor Cabang terkadang menghadapi
kendala keterbatasan dari jumlah staf
pelaksana, sehingga diperlukan penambahan
tenaga staf pelaksana proses pengadaan.
Namun seiring dengan adanya e-procurement,
bagian pengadaan dan fungsi pengadaan
dapat mengoptimalkan tenaga staf pelaksana,
sehingga hal tersebut dapat mempengaruhi
efisiensi dari sisi pengeluaran biaya pegawai
dan keefektifan pengadaan perusahaan. Staf
pelaksana cukup memantau dari aplikasi e-
procurement dan menjalankan prosedur
pengadaan yang berlaku di perusahaan agar
proses pengadaan barang dan atau jasa
berfungsi maksimal, pengadaan lebih
terintegrasi, terpadu dan lebih terkendali.
Pemutakhiran uraian kerja dan tugas staf
pelaksana salah satunya adalah agar
menjamin hak penyedia barang dan atau jasa,
akses dan persamaan kesempatan serta
kemudahan informasi bagi bagian pengadaan.
Aturan Pelaksanaan
Dalam pelaksanaan pengadaan agar tidak
menyimpang dari kebijakan yang telah
ditentukan oleh manajemen, maka perlu
diterbitkan prosedur pada seluruh proses
penyelenggaraan operasional perusahaan
termasuk prosedur dalam mengikuti Lelang
secara elektronik:
a. Penyedia yang akan mengikuti pengadaan
barang dan atau jasa secara elektronik di
laman e-procurement PT X:
1. Penyedia melakukan pendaftaran pada
menu “Registrasi”
2. Memilih “Tipe Supplier” yaitu “Badan
Usaha” atau “Perseorangan”
3. Mengisi data perusahaan yaitu “Identitas
Perusahaan dan Kontak”, “Produk dan
Jasa”, “Lokasi Kantor” dan “Lampiran
Wajib”. Untuk menu “Lampiran Wajib”
hanya diperlukan mengunggah NPWP
dan KTP penanggung jawab badan
usaha atau perseorangan.
4. Apabila terdapat data ganda pada
sistem data rekanan perusahaan atau
data penyedia telah menjadi rekanan
perusahaan maka penyedia dapat
melakukan penggantian username dan
password di laman e-procurement PT X.

b. Penyedia eksternal yang telah sudah
mempunyai user ID dan password yang
terdaftar pada aplikasi e-procurement PT
X dan terhubung dengan sistem data
rekanan Enterprise Resource Planning
(ERP) perusahaan:
1. Penyedia harus rutin memeriksa
lelang yang terdapat pada aplikasi
pengadaan elektronik.
2. Apabila terdapat pengumuman lelang,
dapat langsung mengikuti proses
Lelang dengan memenuhi
persyaratan dan ketentuan dalam
lelang tersebut.
Dengan mematuhi prosedur, staf pelaksana
dapat memanfaatkan waktu yang tersedia
dan menyeragamkan tindakan - tindakan
yang harus diambil sesuai prosedur yang
telah ditentukan.
Ketercapaian Manfaat
Manfaat dari e-procurement dapat dirasakan
oleh penyedia barang dan atau jasa sebagai
rekanan dan juga bagi perusahaan. Bagi
rekanan tidak diperlukan lagi memberikan
kelengkapan dokumen berupa salinan atau
fotokopi sehingga menghemat penggunaan
kertas dan mengurangi biaya memperbanyak
salinan dokumen hanya dengan mengunggah
hasil pemindaian dokumen yang diminta oleh
sistem e-procurement. Apabila rekanan atau
penyedia mengalami masalah atau kendala
pada saat dilakukan proses pengadaan dapat
menghubungi staf pelaksana bagian atau
fungsi pengadaan baik melalui perpesanan
singkat, surat elektronik maupun media
telekomunikasi lainnya. Rekanan badan
usaha atau perseorangan hanya dapat
mendaftarkan satu kali lembaganya untuk
mendapatkan akses yang akan digunakan
mengikuti Lelang, sedangkan manfaat untuk
perusahaan adalah dapat mendapatkan
barang dan atau jasa dengan harga yang
bersaing dan berkualitas. Perusahaan juga
mendapatkan keuntungan terkait praktik
keterbukaan sebagai salah satu nilai – nilai
organisasi perusahaan. Di satu sisi masih
adanya kendala antara lain aplikasi yang
masih perlu dilakukan penyempurnaan akibat
masih adanya bug pada aplikasi, stabilitas
dari jaringan internet baik perusahaan dan
dari pihak rekanan, penawaran harga barang
dan atau jasa dari rekanan yang melebihi
Yanuar Pribadi Dawam, Agus
Munandar
pagu anggaran atau melebihi harga perkiraan
sendiri yang ditetapkan oleh perusahaan
mengingat barang atau jasa yang diminta
mengalami kenaikan harga salah satunya
karena barang harus diimpor dari luar negeri,
sehingga terkadang rekanan tidak mengikuti
Lelang yang ditawarkan.
KESIMPULAN
Aplikasi e-procurement layak untuk diterapkan
oleh PT X untuk mendukung proses
pengadaan barang dan atau jasa dalam
rangka memenuhi kebutuhan operasional
perusahaan. Hasil pengujian penerapan
proses pengadaan barang dan atau jasa
dengan sistem pengadaan elektronik
menunjukkan bahwa aplikasi pengadaan
barang dan atau jasa dengan sistem e-
procurement sesuai dengan yang diharapkan
dan dapat berjalan baik. Dengan adanya
penggunaan aplikasi e-procurement ini pihak
pengadaan barang dan atau jasa lebih efektif
dan dipermudah untuk melaksanakan Lelang
penawaran barang kepada rekanan yang
sudah ditentukan dan dikelompokkan
sebelumnya dibandingkan sebelumnya yang
mereka masih menggunakan media
konvensional yaitu faximile atau surat
elektronik dengan mengirimkan satu – persatu
surat penawaran harga dari bagian atau fungsi
pengadaan kepada penyedia sebagai
rekanan.
DAFTAR PUSTAKA
Supraba, Retno Maryam., Bandiyono, Agus.
(2016). Penerapan E-Procurement Dalam
Proses Pengadaan Barang dan atau jasa.
Jurnal Demokrasi dan Otonomi Daerah,
14(3), 157-236.
Mokoginta, Rahfan., Karamoy, Herman.,
Manossoh, Hendrik. (2017). Analisis
Implementasi Kebijakan E-Procurement
Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pada
Pemerintah Kota Kotamobagu, 343-354.
Sartika, Dewi., Yuliani, Febri. (2013).
Implementasi E-Procurement Dalam
Pengadaan Barang dan atau jasa. Jurnal
 Yanuar Pribadi Dawam, Agus
Munandar
Kebijakan Publik, 4(2), 119-218.

Auliandri, Tuwanku Aria., Wulandari, Rossy.

(2013). Penerapan Sistem E-Procurement
Pada Proses Pengadaan PT Petrokimia
Gresik, 253-258.

Teresa, Ona Delang., Munandar, Agus. (2021).

Kualitas Situs Website Pemerintahan
Daerah Kabupaten Di Pulau Flores Nusa
Tenggara Timur. Jurnal Akuntansi dan
Bisnis, 7(1), 44-52.

Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa,

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan,
Riset, dan Teknologi Republik Indonesia.
(2016). Kamus Besar Bahasa Indonesia.

Pengadaan, Software. (2021) Pengertian

Pengadaan Barang dan atau jasa.
Diunduh pada 15 Oktober 2022.
[Online]. di https://eprocurement-
indonesia.com/ pengertian-
pengadaan-barang-dan-jasa/.

Yudhistira. (2022). Pengertian e-Procurement

dan Kelebihannya untuk Usaha Anda.
Diunduh pada 15 Oktober 2022. [Online].
di
https://www.bhinneka.com/blog/penge
rtian-e-procurement/.

Setiawan, Samhis. (2022). Studi Kepustakaan

adalah. Diunduh pada 19 Oktober 2022.
[Online]. di
https://www.gurupendidikan.co.id/studi
-kepustakaan/.

Abdhul, Yusuf. (2021). Studi Pustaka:

Pengertian, Tujuan dan Metode. Diunduh
pada 15 Oktober 2022. [Online]. di
https://deepublishstore.com/studi-
pustaka/.