AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

A. KEGIATAN DAN TEKNOLOGI SIKLUS PENGELUARAN

Bagian ini membahas teknologi informasi alternatif yang digunakan untuk mendukung kegiatan siklus
pengeluaran. Yang pertama adalah sistem pembelian dan pengeluaran kas yang menggunakan
pemrosesan batch dan menggunakan file berurutan untuk menyimpan data akuntansi. Jenis sistem ini
adalah contoh dari sistem warisan awal. Pendekatan ini mencirikan era kepemilikan data di mana file
dirancang secara eksklusif untuk digunakan oleh satu pengguna. Berbagi data hampir tidak mungkin
dalam pengaturan ini dan menghasilkan banyak redundansi data dan keusangan data. Kedua, kami
meninjau fitur operasional sistem modern yang menggunakan pemrosesan waktu nyata dan
menggunakan file atau database akses langsung. Contoh terakhir menggambarkan sistem penggajian
modern yang menggunakan pemrosesan waktu nyata dan teknologi basis data.
1. Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas Menggunakan Teknologi Batch Processing
Bagian berikut menjelaskan urutan peristiwa yang terjadi dalam sistem Batch :
a. Departemen Pemrosesan Data : Langkah 1
Proses pembelian dimulai di departemen pemrosesan data, di mana fungsi
pengendalian persediaan dilakukan. Siklus pendapatan (di perusahaan ritel) atau siklus
konversi (di perusahaan manufaktur) sebenarnya memulai aktivitas ini. Ketika persediaan
dikurangi dengan penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem
menentukan apakah item yang terpengaruh dalam file anak perusahaan persediaan telah jatuh
ke titik pemesanan ulang. Jika demikian, catatan dibuat dalam file permintaan terbuka. Setiap
catatan dalam file permintaan terbuka menentukan item inventaris terpisah untuk diisi ulang.
Catatan tersebut berisi nomor item persediaan, deskripsi item, jumlah yang akan dipesan,
harga satuan standar, dan nomor vendor dari pemasok utama. Informasi yang diperlukan untuk
membuat catatan permintaan dipilih dari catatan anak perusahaan persediaan. Catatan anak
perusahaan inventaris kemudian ditandai "Sesuai Pesanan" untuk mencegah item dipesan lagi
sebelum tiba.
Pada akhirnya, sistem mengurutkan file permintaan terbuka berdasarkan nomor vendor
dan mengkonsolidasikan beberapa item dari vendor yang sama ke dalam satu daftar
permintaan. Selanjutnya, informasi pengiriman vendor diambil dari file vendor yang valid untuk
menghasilkan dokumen permintaan pembelian. Salinan dokumen-dokumen ini masuk ke
prosedur manual di departemen pembelian dan hutang dagang (AP).
Bagian pembelian. Setelah menerima permintaan pembelian, departemen pembelian
menyiapkan pesanan pembelian lima bagian. Salinan pergi ke vendor, pembayaran,
penerimaan, pemrosesan data, dan file milik departemen pembelian.

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

1
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

b. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 2

Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan
untuk mentransfer catatan terkait dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan
pembelian tertutup.
Departemen Penerimaan. Ketika barang tiba dari vendor, petugas penerimaan
menyiapkan laporan penerimaan. Salinan digunakan untuk pembelian, hutang dagang, dan
pemrosesan data.
c. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 3
Departemen pemrosesan data menjalankan tugas batch (Langkah 3) yang
memutakhirkan file pembantu inventaris dari laporan penerimaan dan menghapus bendera
"Sesuai Pesanan" dari catatan inventaris. Sistem menghitung batch total tanda terima
persediaan untuk prosedur pembaruan buku besar dan kemudian menutup catatan terkait
dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.
Ketika pegawai bagian hutang menerima faktur pemasok, dia merekonsiliasinya
dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan di file pending hutang dagang.
Petugas kemudian menyiapkan voucher, mengarsipkannya di file voucher yang terbuka, dan
mengirimkan salinan voucher ke pemrosesan data.
d. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 4
Program batch memvalidasi catatan voucher terhadap file vendor yang valid,
menambahkannya ke daftar voucher (atau membuka file pembantu AP), dan menyiapkan total
batch untuk diposting ke akun kontrol AP di buku besar umum.
Pengeluaran Kas: Departemen Pengolahan Data. Setiap hari, sistem memindai bidang
Tanggal Jatuh Tempo dari daftar voucher untuk item jatuh tempo. Cek dicetak untuk item-item
ini, dan setiap cek dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam
daftar voucher untuk menutup voucher dan mentransfer item ke file AP yang ditutup. Cek,
bersama dengan daftar transaksi, dikirim ke departemen pengeluaran kas. Terakhir, jumlah
total utang usaha tertutup dan pengeluaran kas disiapkan untuk prosedur pembaruan buku
besar umum.
Pengeluaran Kas: Departemen Pengeluaran Kas Petugas pengeluaran kas
merekonsiliasi cek dengan daftar transaksi dan mengirimkan bagian cek yang dapat
dinegosiasikan kepada manajemen untuk ditandatangani. Cek tersebut kemudian dikirim ke
pemasok. Satu salinan dari setiap cek masuk ke hutang, dan salinan lainnya diajukan dalam
pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi.

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

2
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

Pengeluaran Kas: Hutang. Setelah menerima salinan cek, petugas menghitung hutang
mencocokkannya dengan voucher terbuka dan mentransfer item tertutup ini ke file voucher
tertutup. Proses siklus pengeluaran diakhiri dengan langkah ini.
2. Merekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pencairan Tunai
Sistem otomatis yang baru saja dijelaskan hanya mereplikasi banyak prosedur dalam sistem
manual. Khususnya, tugas utang dagang untuk merekonsiliasi dokumen pendukung dengan faktur
pemasok padat karya dan mahal. Contoh berikut menunjukkan bagaimana merekayasa ulang proses
ini dapat menghasilkan penghematan yang cukup besar.
Ford Motor Company mempekerjakan lebih dari 500 juru tulis di departemen hutang dagang
Amerika Utara. Analisis fungsi menunjukkan bahwa sebagian besar waktu juru tulis utang dagang
Ford dicurahkan untuk merekonsiliasi perbedaan antara faktur pemasok, laporan penerimaan, dan
pesanan pembelian. Langkah pertama dalam memecahkan masalah adalah membawa perubahan
mendasar dalam lingkungan bisnis. Ford memprakarsai perjanjian mitra dagang dengan pemasok di
mana mereka menyetujui terlebih dahulu persyaratan perdagangan seperti harga, jumlah yang akan
dikirim, diskon, dan waktu tunggu. Dengan dihilangkannya sumber perbedaan ini, Ford merekayasa
ulang alur kerja untuk memanfaatkan lingkungan baru.
a. Pemrosesan Data
Tugas-tugas berikut dilakukan secara otomatis :
1) File inventaris mencari item yang telah jatuh ke titik pemesanan ulang.
2) Catatan dimasukkan dalam file permintaan pembelian untuk setiap item yang akan diisi
ulang.
3) Permintaan kemudian dikonsolidasikan menurut nomor vendor.
4) Informasi pengiriman vendor diambil dari file vendor yang valid.
5) Pesanan pembelian disiapkan dan dikirim ke vendor. Atau, ini dapat ditransmisikan
menggunakan teknologi EDI.
6) Catatan setiap transaksi ditambahkan ke file pesanan pembelian terbuka.
7) Daftar transaksi pesanan pembelian dikirim ke departemen pembelian untuk tinjauan.
Pada Departemen Penerimaan, Saat barang tiba, petugas penerima mengakses file
pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian
yang diambil dari slip pengepakan.
b. Pengolahan data
Tugas-tugas berikut dilakukan secara otomatis oleh sistem:

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

3
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

1) Kuantitas barang yang diterima dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka,
dan nilai "Y" ditempatkan di bidang logis untuk menunjukkan penerimaan persediaan.
2) Catatan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
3) Catatan pembantu inventaris diperbarui untuk mencerminkan penerimaan inventaris
item.
4) Akun pengendalian persediaan buku besar diperbarui.
5) Catatan dihapus dari file pesanan pembelian terbuka dan ditambahkan ke AP terbuka
file, dan tanggal jatuh tempo pembayaran ditetapkan.
Setiap hari, bidang Tanggal Jatuh Tempo dari catatan hutang dagang diperiksa untuk
item karena harus dibayar. Prosedur berikut dilakukan untuk item yang dipilih:
1) Cek dicetak, ditandatangani, dan didistribusikan ke ruang surat untuk dikirim ke vendor.
Vendor EDI menerima pembayaran secara elektronik.
2) Pembayaran dicatat dalam file register cek.
3) Item yang dibayar ditransfer dari file hutang terbuka ke file AP tertutup.
4) Buku besar utang dagang dan akun kas diperbarui.
5) Laporan yang merinci transaksi ini dikirimkan melalui terminal ke departemen hutang
dagang dan pengeluaran kas untuk tinjauan dan pengarsipan manajemen.
c. Implikasi Kontrol Masalah
Kontrol teknologi (yaitu, yang berkaitan dengan penggunaan file berurutan versus file
akses langsung) bersifat umum. Poin-poin yang dibuat di bab sebelumnya juga berlaku untuk
siklus pengeluaran. Oleh karena itu, mari kita periksa hanya masalah khusus untuk siklus ini
dengan berfokus pada perbedaan antara sistem otomatis versus sistem yang direkayasa ulang.
Sistem Otomatis
a. Kontrol Inventaris yang Ditingkatkan. Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch)
dibandingkan sistem manualnya adalah peningkatan kemampuannya untuk mengelola
kebutuhan inventaris. Persyaratan inventaris terdeteksi saat muncul dan diproses secara
otomatis. Akibatnya, risiko akumulasi persediaan yang berlebihan atau kehabisan stok
berkurang. Namun, dengan keunggulan ini muncul masalah kontrol. Aturan otorisasi yang
mengatur transaksi pembelian dikonsolidasikan dalam program komputer. Kesalahan program
atau model inventaris yang cacat dapat menyebabkan perusahaan tiba-tiba dibanjiri inventaris
atau sangat kekurangan stok.
b. Manajemen Kas yang Lebih Baik. Jenis sistem ini mempromosikan manajemen kas yang efektif
dengan memindai file voucher setiap hari untuk item yang jatuh tempo, sehingga menghindari

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

4
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

pembayaran lebih awal dan tanggal jatuh tempo yang terlewatkan. Selain itu, dengan menulis
cek secara otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu
pemrosesan, dan meningkatkan akurasi. Sebagai kontrol terhadap pembayaran yang tidak sah,
membandingkan nomor vendor pada voucher dengan file vendor yang valid memvalidasi
semua entri dalam file voucher. Jika nomor vendor tidak ada di file, catatan dianggap tidak valid
dan dialihkan ke file kesalahan untuk tinjauan manajemen.
c. Kurang Jeda Waktu. Ada jeda antara kedatangan barang di departemen penerimaan dan
mencatat penerimaan persediaan dalam file persediaan. Bergantung pada jenis sistem
pesanan penjualan yang diterapkan, kelambatan ini dapat memengaruhi penjualan secara
negatif. Karena jeda waktu ini, petugas penjualan tidak akan mengetahui status persediaan
saat ini, dan penjualan mungkin akan hilang.
d. Manajemen Waktu Pembelian yang Lebih Baik. Dalam sistem batch hipotetis ini, departemen
pengejaran terlibat langsung dengan semua keputusan pembelian. Bagi banyak perusahaan,
ini menciptakan pekerjaan tambahan yang memperpanjang jeda waktu dalam proses
pemesanan. Sejumlah besar pembelian rutin dapat dilakukan secara otomatis. Dengan
membebaskan agen pembelian dari pekerjaan rutin, seperti menyiapkan pesanan pembelian
dan mengirimkannya ke vendor, perhatian dapat difokuskan pada pesanan yang bermasalah
(seperti barang khusus atau persediaan yang terbatas), dan staf pembelian dapat dikurangi.
e. Pengurangan Dokumen Kertas. Sistem batch dasar sarat dengan dokumen kertas. Semua
departemen operasi membuat dokumen, yang dikirim ke pemrosesan data dan pemrosesan
data mana yang kemudian harus diubah menjadi media magnetik. Sejumlah biaya terkait
dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli dan dokumen diajukan, disimpan, ditangani
oleh pembawa surat internal, dan diubah oleh personel pengolah data.
Organisasi dengan volume transaksi yang tinggi sangat diuntungkan dengan pengurangan atau
penghapusan dokumen kertas dalam sistem mereka.
a. Sistem yang Direkayasa Ulang
Sistem ini mengatasi banyak kelemahan operasional yang ditemukan dalam sistem batch
dasar. Secara khusus, perbaikan pada sistem ini adalah (1) menggunakan prosedur waktu
nyata dan file akses langsung untuk mempersingkat jeda waktu dalam pencatatan; (2)
menghilangkan prosedur manual rutin melalui otomatisasi; dan (3) mencapai pengurangan
yang signifikan dalam dokumen kertas dengan menggunakan komunikasi elektronik antar
departemen dan dengan menyimpan catatan pada media akses langsung. Peningkatan
operasional ini, bagaimanapun, membawa implikasi kontrol.

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

5
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

b. Pemisahan tugas
Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara otorisasi dan pemrosesan
transaksi. Di sini, program komputer mengotorisasi dan memproses pesanan pembelian dan
mengesahkan serta mengeluarkan cek ke vendor. Untuk mengkompensasi paparan ini, sistem
perlu menyediakan daftar transaksi terperinci dan laporan ringkasan kepada manajemen.
Dokumen-dokumen ini menjelaskan tindakan otomatis yang diambil oleh sistem dan
memungkinkan manajemen menemukan kesalahan dan kejadian tidak biasa yang memerlukan
penyelidikan.
c. Catatan Akuntansi dan Kontrol Akses
Sistem ini menyimpan catatan akuntansi secara eksklusif pada disk magnetik. Untuk
menjaga integritas catatan ini, organisasi harus menerapkan kontrol yang membatasi akses ke
disk. Akses tidak sah ke kabel magnetik membawa konsekuensi yang sama seperti akses ke
dokumen sumber, jurnal, dan buku besar di lingkungan manual. Organisasi dapat
menggunakan sejumlah teknik fisik dan perangkat lunak untuk menyediakan kontrol akses yang
memadai. Namun, perlu diingat bahwa beberapa teknik mahal, dan manajemen harus
membenarkan biaya ini terhadap manfaat.
3. Gambaran Umum Prosedur Penggajian
Pemrosesan penggajian sebenarnya adalah sistem pengeluaran khusus. Secara teori, cek
penggajian dapat diproses melalui sistem hutang dagang dan pengeluaran kas reguler. Namun,
secara praktis, pendekatan ini memiliki beberapa kekurangan :
a. Prosedur pengeluaran umum yang berlaku untuk semua vendor tidak akan berlaku untuk
karyawan. Prosedur penggajian sangat berbeda di antara kelas karyawan. Misalnya, prosedur
yang berbeda digunakan untuk karyawan per jam, karyawan bergaji, pekerja borongan, dan
karyawan yang ditugaskan. Juga, proses penggajian memerlukan prosedur akuntansi khusus
untuk pemotongan karyawan dan pemotongan pajak. Pengeluaran tunai untuk akun
perdagangan tidak memerlukan pemrosesan khusus. Oleh karena itu, sistem pengeluaran
umum tidak dirancang untuk mengatasi komplikasi ini.
b. Menulis cek kepada karyawan membutuhkan kontrol khusus. Lebih mudah untuk
menyembunyikan penipuan penggajian saat cek penggajian digabungkan dengan cek akun
perdagangan.
c. Prosedur pengeluaran umum dirancang untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif
lancar. Perusahaan bisnis terus-menerus membeli inventaris dan mengeluarkan dana ke
vendor. Secara alami, mereka merancang sistem untuk menangani tingkat aktivitas transaksi

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

6
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

normal mereka secara memadai. Kegiatan penggajian bersifat diskrit daripada berkelanjutan.
Pembayaran kepada karyawan terjadi mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Untuk secara
berkala memaksakan beban pemrosesan ini pada sistem umum mungkin memiliki efek beban
puncak yang berlebihan.
Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana yang dijelaskan sebelumnya dengan cara
berikut: (1) departemen operasi mengirimkan transaksi ke pemrosesan data melalui terminal, (2) file
akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan (3) banyak proses sekarang dilakukan di
waktu sebenarnya. Kami membahas fitur operasi utama dari sistem ini sebagai berikut:
a. Personil
Departemen personalia membuat perubahan pada file karyawan secara real time melalui
terminal. Perubahan tersebut meliputi penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan
yang diberhentikan, perubahan tanggungan, perubahan pemotongan, dan perubahan status
pekerjaan (tingkat gaji)
b. Akuntansi biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (waktu nyata atau
harian) untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.
c. Ketepatan waktu
Setelah menerima kartu waktu yang disetujui dari penyelia pada akhir minggu,
departemen ketepatan waktu membuat file kehadiran saat ini.
d. Pengolahan data
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam proses batch :
1) Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai barang dalam proses, overhead, dan biaya
akun.
2) File ringkasan distribusi tenaga kerja online dibuat. Salinan file masuk ke biaya
departemen akuntansi dan buku besar.
3) Daftar gaji online dibuat dari file kehadiran dan file karyawan. Salinan file masuk ke
departemen hutang dagang dan pengeluaran kas.
4) File catatan karyawan diperbarui.
5) Cek gaji disiapkan dan ditandatangani. Mereka dikirim ke bendahara untuk diperiksa dan
direkonsiliasi dengan daftar gaji. Gaji kemudian dibagikan kepada karyawan.
6) File voucher pencairan diperbarui dan cek disiapkan untuk transfer dana ke rekening gaji
pegawai. Cek dan hard copy voucher pencairan masuk ke pengeluaran kas. Satu salinan

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

7
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

voucher masuk ke departemen buku besar umum, dan salinan terakhir masuk ke hutang
dagang.
7) Pada akhir pemrosesan, sistem mengambil file ringkasan distribusi tenaga kerja dan file
voucher pengeluaran dan memperbarui file buku besar.

B. SIKLUS PENGELUARAN TUJUAN AUDIT, PENGENDALIAN, DAN PENGUJIAN KONTROL

Hubungan Antara Asersi Manajemen dan Tujuan Audit Siklus Pengeluaran
Asersi Manajemen Tujuan Audit Siklus Pengeluaran
1. Keberadaan atau Kejadian
Verifikasi bahwa saldo hutang usaha mewakili jumlah yang benar-benar terutang oleh
organisasi pada tanggal neraca. Tetapkan bahwa transaksi pembelian mewakili barang dan
jasa yang benarbenar diterima selama periode yang dicakup oleh laporan keuangan
pernyataan. Tentukan bahwa transaksi penggajian mewakili upah untuk layanan yang
sebenarnya dilakukan selama periode yang dicakup oleh laporan keuangan pernyataan.
2. Kelengkapan
Tentukan bahwa hutang dagang mewakili semua jumlah yang harus dibayar oleh
organisasi untuk pembelian barang dan jasa pada tanggal neraca. Pastikan bahwa laporan
keuangan mencerminkan semua barang dan jasa yang diterima oleh organisasi, dikurangi
pengembalian, untuk periode yang dicakup. Verifikasi bahwa laporan keuangan mencerminkan
semua upah untuk layanan yang dilakukan selama periode yang dicakup.
3. Ketepatan
Tetapkan bahwa transaksi pembelian dihitung secara akurat dan berdasarkan harga yang
benar dan jumlah yang benar. Pastikan bahwa buku besar pembantu utang usaha benar
secara matematis dan sesuai dengan akun buku besar umum. Verifikasi bahwa jumlah
penggajian didasarkan pada tingkat pembayaran dan jam kerja yang benar dan dihitung secara
akurat.
4. Hak dan kewajiban
Tetapkan bahwa hutang usaha dan gaji yang masih harus dibayar yang dicatat pada
tanggal neraca adalah kewajiban hukum organisasi.
5. Penilaian atau Alokasi
Verifikasi bahwa hutang usaha dinyatakan dengan jumlah hutang yang benar.
6. Presentasi dan Pengungkapan

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

8
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

Pastikan bahwa hutang usaha, gaji yang masih harus dibayar, dan biaya yang dilaporkan
untuk periode tersebut dijelaskan dan diklasifikasikan dengan benar dalam laporan keuangan.
1. Kontrol Masukan
Kontrol input dirancang untuk memastikan bahwa transaksi valid, akurat, dan lengkap. Teknik
kontrol sangat bervariasi antara sistem batch dan real-time. Kontrol input berikut berhubungan
dengan operasi siklus pengeluaran.
a. Kontrol Validasi Data
Kontrol validasi input dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan transkripsi dalam data
transaksi sebelum diproses. Karena kesalahan yang terdeteksi lebih awal kecil
kemungkinannya untuk menyusup catatan akuntansi, prosedur validasi paling efektif bila
dilakukan sedekat mungkin dengan sumber transaksi.
Pemeriksaan data yang hilang digunakan untuk memeriksa isi bidang untuk mengetahui
adanya ruang kosong. Nomor karyawan yang hilang dari catatan kehadiran, nilai kuantitas yang
diterima hilang dari laporan penerimaan, atau alamat surat yang tidak lengkap dalam catatan
pesanan pembelian akan menyebabkan transaksi ditolak. Saat program validasi mendeteksi
blanko di mana diharapkan untuk melihat nilai data, situasi ini akan ditafsirkan sebagai
kesalahan. Pemeriksaan data abjad numerik menentukan apakah bentuk data yang benar ada
di suatu bidang. Pemeriksaan rentang menetapkan batas atas dan bawah untuk nilai data yang
dapat diterima. Teknik ini dapat digunakan untuk mengontrol pesanan yang dilakukan dengan
vendor.
Pemeriksaan validitas membandingkan nilai aktual dalam bidang dengan nilai yang dapat
diterima yang diketahui. Kontrol ini digunakan untuk memverifikasi hal-hal seperti singkatan
negara bagian atau kode keterampilan kerja karyawan. Jika nilai dalam bidang tidak cocok
dengan salah satu nilai yang dapat diterima, catatan ditentukan salah. Periksa kontrol digit
mengidentifikasi kesalahan penekanan tombol di bidang kunci dengan menguji validitas
internalnya. Digit cek dapat digunakan untuk memverifikasi nomor vendor pada catatan
pesanan pembelian.
b. Menguji Kontrol Validasi
Kesalahan entri data yang lolos dari program edit tidak terdeteksi dapat menyebabkan
jumlah piutang dagang dan jumlah pengeluaran yang dicatat menjadi salah saji secara material.
Prosedur audit berikut memberikan bukti tentang asersi akurasi. Masalah audit pusat adalah
apakah program validasi dalam sistem pengeditan data berfungsi dengan benar dan berfungsi
sebagaimana mestinya selama periode tersebut. Menguji logika program validasi,

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

9
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

bagaimanapun, merupakan usaha yang signifikan. Auditor dapat memutuskan untuk

mengandalkan kualitas pengendalian lain untuk memberikan jaminan yang diperlukan untuk
mengurangi pengujian substantif.
c. Kontrol Batch
Kontrol batch digunakan untuk mengelola volume data transaksi yang tinggi melalui
sistem. Tujuan dari pengendalian batch adalah untuk merekonsiliasi keluaran yang dihasilkan
oleh sistem dengan masukan yang awalnya dimasukkan ke dalam sistem. Kontrol batch dimulai
pada tahap input data dan berlanjut melalui semua fase pemrosesan data.
Informasi yang terkandung dalam lembar pengiriman dimasukkan sebagai catatan kontrol
terpisah yang digunakan sistem untuk memverifikasi integritas bets. Rekonsiliasi berkala antara
data dalam catatan pengiriman dan hasil pemrosesan aktual memberikan jaminan berikut ini :
1) Semua faktur yang dimasukkan ke dalam sistem telah diproses.
2) Tidak ada invoice yang diproses dan dibayar lebih dari satu kali.
3) Semua tagihan yang dimasukkan ke dalam sistem dianggap berhasil diproses atau ditolak
karena kesalahan.
d. Menguji Kontrol Batch
Kegagalan kontrol batch untuk berfungsi dengan baik dapat menyebabkan arsip hilang
atau diproses berkali-kali. Pengujian pengendalian kelompok memberikan bukti yang berkaitan
dengan asersi kelengkapan dan akurasi kepada auditor. Pengujian kontrol batch melibatkan
peninjauan catatan pengiriman batch yang diproses sepanjang periode dan merekonsiliasinya
ke log kontrol batch. kebutuhan auditor untuk menyelidiki kondisi tidak seimbang untuk
menentukan penyebabnya.
e. Kontrol Otorisasi Pembelian
Otorisasi pembelian sebenarnya terjadi dalam siklus pendapatan ketika barang dijual ke
pelanggan. Pada saat itu, sistem membandingkan kuantitas yang ada dengan titik pemesanan
ulang untuk menentukan apakah persediaan perlu dipesan ulang. Jika demikian, daftar
permintaan pembelian untuk jumlah pesanan standar dibuat dan barang tersebut ditandai
"Sesuai Pesanan" untuk mencegah pesanan berikutnya dilakukan. Dalam siklus pengeluaran,
file permintaan pembelian diurutkan berdasarkan nomor vendor dan pesanan pembelian
kemudian disiapkan.
f. Menguji Kontrol Otorisasi Pembelian
Kontrol otorisasi pembelian yang tidak berfungsi dengan benar dapat menyebabkan
pesanan yang tidak perlu dan benar ditempatkan pada vendor. Pengujian pengendalian berikut

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

10
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

memberikan bukti yang berkaitan dengan akurasi dan asersi penilaian. Karena daftar
permintaan pembelian dihasilkan secara internal, maka harus bebas dari kesalahan klerikal dan
tidak perlu divalidasi. Namun, kesalahan logika komputer dalam prosedur ini dapat
menyebabkan konsekuensi operasional dan keuangan negatif yang mungkin tidak terdeteksi.
g. Otorisasi Karyawan
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan formulir tindakan personalia ke
departemen penggajian. Dokumendokumen ini digunakan untuk mempengaruhi perubahan tarif
gaji per jam, pemotongan gaji, dan klasifikasi pekerjaan. Mereka juga mengidentifikasi
karyawan yang diberi wewenang untuk menerima gaji. Informasi ini memainkan peran penting
dalam mencegah kesalahan dan penipuan penggajian. Bentuk penipuan yang umum adalah
menyerahkan kartu waktu atas nama karyawan yang tidak dipekerjakan oleh perusahaan.
Untuk mencegah penipuan semacam ini, seseorang di departemen penggajian harus ditunjuk
untuk membandingkan kartu waktu dengan daftar karyawan resmi yang dikirim dari personalia.
Penipuan umum lainnya adalah membuat cek untuk karyawan "hantu". Otorisasi karyawan
harus dilakukan sedemikian rupa untuk membantu mencegah penipuan semacam ini.
h. Menguji Prosedur Otorisasi Karyawan
Kegagalan untuk menerapkan prosedur otorisasi karyawan dapat mengakibatkan
distribusi gaji kepada individu yang tidak berwenang. Pengujian pengendalian berikut
memberikan bukti yang berkaitan dengan asersi keberadaan, akurasi, penilaian, dan hak dan
kewajiban.
Auditor perlu menentukan bahwa prosedur yang efektif ada di departemen personalia
untuk mengidentifikasi karyawan saat ini, mengomunikasikan status mereka secara lengkap
dan benar fungsi penggajian, dan memantau kepatuhan terhadap prosedur otorisasi karyawan.
Menggunakan baik data pengujian atau pendekatan fasilitas pengujian terpadu (ITF), auditor
dapat menilai kebenaran prosedur terprogram yang memvalidasi keaslian karyawan. Pengujian
ini melibatkan pembuatan file karyawan resmi tiruan dan file kehadiran yang sesuai berisi
kedua catatan yang cocok dan beberapa yang tidak. Auditor dapat menganalisis hasil
pemrosesan untuk menentukan apakah aplikasi penggajian diidentifikasi dan ditolak dengan
benar transaksi yang tidak sah.
2. Kontrol Proses
Kontrol proses mencakup prosedur terkomputerisasi untuk memperbarui file dan membatasi
akses ke data. Tergantung pada tingkat teknologi komputer yang ada, kontrol proses juga dapat

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

11
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

mencakup kontrol fisik yang terkait dengan aktivitas manual. Akses dan kontrol fisik adalah diperiksa
kemudian.
a. Kontrol Pembaruan File
Kontrol run-to-run menggunakan data kontrol batch yang dibahas di bagian sebelumnya
untuk memantau batch saat berpindah dari satu prosedur terprogram (run) ke yang lain. Kontrol
ini memastikan bahwa setiap proses dalam sistem memproses kumpulan dengan benar dan
lengkap. Setelah setiap operasi utama, bidang kunci seperti jumlah faktur dan jumlah catatan
diakumulasikan dan dibandingkan dengan nilai terkait yang disimpan dalam catatan
pengiriman. Perbedaan dapat menunjukkan bahwa catatan hilang dalam pemrosesan, catatan
dalam kumpulan hilang diproses, atau catatan diproses lebih dari satu kali.
1) Kontrol Pemeriksaan Urutan
Dalam sistem yang menggunakan file master berurutan (kebanyakan legacy sistem),
urutan catatan transaksi dalam batch sangat penting untuk memperbaiki dan melengkapi
pemrosesan. Saat batch bergerak melalui proses, itu harus disortir ulang diurutan file
master yang digunakan dalam setiap proses. Catatan faktur pemasok yang tidak sesuai
urutan dalam batch akan mencegah catatan hilir lainnya diproses. Lebih serius kasus,
catatan hilir dapat diproses terhadap rekening pemasok yang salah. Kontrol pemeriksaan
urutan harus ada untuk membandingkan urutan setiap catatan batch dengan catatan
sebelumnya untuk memastikan bahwa penyortiran yang tepat terjadi. Rekaman di luar
urutan harus ditolak dan dikirim ulang, sehingga memungkinkan rekaman lain masuk
batch yang akan diproses.
2) Kontrol Validasi Kewajiban
Kontrol penting dalam pembelian/hutang sistem adalah validasi kewajiban sebelum
melakukan pembayaran. Prosesnya melibatkan rekonsiliasi dokumen pendukung
termasuk pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Ketika dokumen-
dokumen ini setuju dengan barang dan jumlah yang dipesan dan diterima, dan harga yang
dibebankan sesuai dengan harga yang diharapkan, maka kewajiban (hutang) harus diakui
dan dicatat. Di masa depan, uang tunai akan dikeluarkan untuk membayar kewajiban.
3) Berkas Penjual yang Valid
File vendor yang valid mirip dengan file karyawan resmi yang dibahas sebelumnya. File ini
terdiri dari daftar vendor yang biasanya berbisnis dengan organisasi. Transaksi curang
dalam siklus pengeluaran sering berujung pada pembayaran kepada seseorang yang
berpurapura sebagai vendor resmi. Sebelum pembayaran, penerima pengeluaran kas

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

12
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

harus divalidasi dengan file vendor yang valid. Setiap catatan yang tidak cocok harus
ditolak dan diselidiki oleh manajemen.
4) Menguji Kontrol Pembaruan File
Kegagalan kontrol pembaruan file berfungsi dengan baik dapat mengakibatkan transaksi
(1) tidak diproses (kewajiban tidak dikenali dan dicatat), (2) diproses secara tidak benar
(yaitu, pembayaran disetujui untuk penerima yang tidak sah), atau (3) menjadi diposting
ke rekening pemasok yang salah. Pengujian kontrol pembaruan file memberi auditor bukti
yang berkaitan dengan asersi manajemen tentang keberadaan, kelengkapan, hak dan
kewajiban, dan akurasi.
b. Kontrol Akses
Kontrol akses mencegah dan mendeteksi akses tidak sah dan ilegal ke aset perusahaan.
Persediaan dan uang tunai adalah aset fisik dari siklus pengeluaran. Teknik tradisional yang
digunakan untuk membatasi akses ke aset ini meliputi:
1) Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga.
2) Memindahkan aset segera dari dok penerima ke gudang.
3) Membayar karyawan dengan cek dan bukan uang tunai.
Berikut ini adalah contoh risiko khusus untuk siklus pengeluaran:
1) Seseorang dengan akses ke buku besar pembantu AP (dan dokumen pendukung) dapat
menambahkan akunnya (atau akun orang lain) ke file. Setelah dikenali oleh sistem
sebagai kewajiban yang sah, akun akan dibayar meskipun tidak ada transaksi pembelian
yang terjadi.
2) Akses ke kartu absensi karyawan dapat mengaktifkan individu yang tidak berwenang
untuk memicu mendapatkan gaji yang tidak sah.
3) Seorang individu dengan akses ke catatan kas dan hutang dagang dapat mengeluarkan
uang tunai dari perusahaan dan mencatat tindakan tersebut sebagai pencairan yang sah.
4) Seseorang dengan akses ke inventaris fisik dan catatan inventaris dapat mencuri pro
saluran dan menyesuaikan catatan untuk menutupi pencurian.
c. Menguji Kontrol Akses
Kontrol akses terletak di jantung integritas informasi akuntansi. Dengan tidak adanya
kontrol yang memadai, faktur pemasok dapat dihapus, ditambah, atau dipalsukan. Saldo akun
penggajian individu dapat dihapus atau seluruh file hutang dapat dihancurkan. Bukti yang
dikumpulkan tentang keefektifan kontrol akses menguji pernyataan manajemen tentang

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

13
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

keberadaan, kelengkapan, akurasi, penilaian dan alokasi, hak dan kewajiban, serta penyajian
dan pengungkapan.
Karena pembayaran ke vendor palsu berpotensi menimbulkan kerugian material, auditor
mengkhawatirkan integritas file vendor yang valid. Dengan mendapatkan akses ke file tersebut,
penjahat komputer dapat menempatkan namanya di atasnya dan menyamar sebagai vendor
resmi. Oleh karena itu auditor harus menilai kecukupan kontrol akses yang melindungi file. Ini
termasuk kontrol kata sandi, membatasi akses ke manajer yang berwenang, dan menggunakan
enkripsi data untuk mencegah konten file dibaca atau diubah.
d. Kontrol Fisik
Kontrol fisik mencakup aktivitas manual dan tindakan manusia untuk memulai prosedur
komputer untuk melindungi aset organisasi. Kontrol fisik yang relevan untuk pembelian dan
sistem penggajian mengikuti.
e. Kontrol Sistem Pembelian
1) Pemisahan kontrol inventaris dari gudang.
2) Pemisahan buku besar dan hutang dagang dari pengeluaran kas.
3) Pengawasan departemen penerimaan.
4) Pemeriksaan aset.
5) Pencurian aset.
6) Rekonsiliasi dokumen pendukung.
7) Pesanan pembelian, yang menunjukkan bahwa agen pembelian hanya memesan
inventaris yang dibutuhkan dari vendor yang valid.
8) Laporan penerimaan, yaitu bukti penerimaan fisik barang, kondisinya, dan jumlah yang
diterima.
9) Faktur pemasok, yang memberikan informasi keuangan yang diperlukan untuk mencatat
kewajiban ini sebagai hutang usaha.
f. Kontrol Sistem Penggajian
1) Verifikasi kartu waktu. Timecard adalah catatan formal kehadiran harian. Setiap hari di
awal shift, karyawan menempatkan kartu waktu mereka di jam khusus yang mencatat
kedatangan. Mereka keluar untuk waktu makan siang dan di akhir shift. Sebelum
mengirim kartu waktu ke daftar gaji, penyelia harus memverifikasi keakuratannya dan
menandatanganinya.

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

14
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

2) Pengawasan. Terkadang seorang karyawan akan masuk untuk pekerja lain yang
terlambat atau tidak hadir. Supervisor harus mengamati proses pencatatan jam kerja dan
merekonsiliasi kartu waktu dengan kehadiran aktual.
3) Juru bayar. Penggunaan juru bayar independen untuk mendistribusikan cek (bukan
penyelia biasa) membantu memverifikasi keberadaan karyawan. Kontrol ini berguna
dalam mengungkap penipuan dimana penyelia berpura-pura membagikan cek gaji kepada
karyawan yang tidak ada.
4) Rekening imprest gaji. Cek gaji karyawan diambil dari rekening khusus penggajian di
bank, yang hanya digunakan untuk kliring penggajian. Dana harus ditransfer dari rekening
kas umum ke rekening imprest ini sebelum cek gaji dapat diuangkan. Jumlah transfer
dana ditentukan dari daftar gaji, yang diperiksa kebenarannya dan disetujui oleh hutang
dagang. Teknik imprest account secara fisik membatasi eksposur organisasi. Cek individu
yang melebihi jumlah imprest tidak akan dihapus. Hasil ini akan mengungkap adanya cek
yang ditulis secara keliru (duplikat) atau dibuat melalui kegiatan penipuan.
g. Pengujian Kontrol Fisik
Pemisahan tugas yang tidak memadai dan kurangnya pengawasan dapat mengakibatkan
kecurangan dan kesalahan yang dapat menyebabkan laporan keuangan salah saji secara
material. Masalah paparan di sini mirip dengan masalah kontrol akses yang dibahas
sebelumnya. Pemberian hak akses yang tidak tepat seringkali disebabkan oleh penugasan
tugas yang tidak sesuai kepada seseorang. Demikian pula, tujuan kolusi adalah untuk
mencapai akses tidak sah ke aset serta informasi yang diperlukan untuk menyembunyikan
kejahatan tersebut.
Tinjauan auditor terhadap struktur organisasi harus mengungkapkan contoh tugas yang
tidak sesuai yang lebih mengerikan, seperti satu orang membuka dan menyetujui kartu waktu,
mengesahkan pembayaran karyawan, dan menerima serta mendistribusikan cek gaji.
Hubungan terselubung yang dapat menyebabkan kolusi mungkin tidak terlihat dari bagan
organisasi.
3. Kontrol Keluaran
Kontrol keluaran dirancang untuk memastikan bahwa informasi tidak hilang, salah arah, atau
rusak dan bahwa proses sistem berfungsi sebagaimana mestinya. Misalnya, ringkasan harian
pengeluaran kas ke vendor dan tanda terima persediaan harus diserahkan kepada manajer untuk
melaporkan status operasi mereka. Pengendalian keluaran dapat dirancang untuk mengidentifikasi
masalah pengendalian operasional dan internal.

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

15
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

Elemen penting lainnya dari pengendalian keluaran adalah pemeliharaan jejak audit. Detail
pemrosesan transaksi yang dihasilkan pada titik tengah dapat memberikan jejak audit yang
mencerminkan aktivitas melalui setiap tahap operasi. Berikut ini adalah contoh kontrol keluaran jejak
audit.
a. Laporan Perubahan Hutang Dagang
Dokumen ini merupakan laporan ringkasan yang menunjukkan perubahan keseluruhan
hutang dagang. Angka-angka ini harus disesuaikan dengan total faktur vendor yang diterima,
total pengeluaran kas, dan buku besar.
b. Log Transaksi
Setiap transaksi yang berhasil diproses oleh sistem harus dicatat pada log transaksi, yang
berfungsi sebagai jurnal. Transaksi yang ditolak karena kesalahan input harus ditempatkan di
file kesalahan, diperbaiki, dan dikirim kembali. Log transaksi dan file kesalahan bersama-sama
memperhitungkan semua aktivitas ekonomi.
c. Daftar Transaksi
Sistem harus menghasilkan daftar transaksi (hard copy) dari semua transaksi yang
berhasil. Daftar harus diberikan kepada pengguna yang sesuai untuk memfasilitasi rekonsiliasi
dengan masukan. Misalnya, daftar pengeluaran kas yang diproses akan masuk ke controller
untuk digunakan dalam rekonsiliasi bank.
d. Log Transaksi Otomatis
Beberapa transaksi dipicu secara internal oleh sistem. Misalnya, pembelian atau ders EDI
dimulai dan diproses tanpa otorisasi manusia. Untuk mempertahankan jejak audit dari aktivitas
ini, semua transaksi yang dihasilkan secara internal harus ditempatkan dalam log transaksi,
dan daftar transaksi ini harus dikirim ke manajer yang sesuai untuk ditinjau.
e. Pengidentifikasi Transaksi Unik
Setiap transaksi yang diproses oleh sistem harus diidentifikasi secara unik dengan nomor
transaksi. Fitur ini adalah satu-satunya cara praktis untuk melacak transaksi tertentu melalui
database ribuan atau bahkan jutaan catatan. Dalam sistem yang menggunakan pesanan
pembelian fisik, nomor unik yang tercetak pada dokumen dapat ditranskrip selama input data
dan digunakan untuk tujuan ini. Dalam sistem real-time yang tidak menggunakan dokumen
sumber, setiap pesanan pembelian harus diberi nomor unik oleh sistem.
f. Daftar Kesalahan
Daftar semua catatan kesalahan harus diberikan kepada pengguna yang sesuai untuk
mendukung koreksi dan pengiriman ulang kesalahan.

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

16
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

g. Menguji Kontrol Output

Tidak adanya kontrol output yang memadai memiliki implikasi yang merugikan bagi
efisiensi operasional dan pelaporan keuangan. Bukti yang dikumpulkan melalui pengujian
pengendalian keluaran berkaitan dengan asersi kelengkapan dan akurasi.
C. UJI SUBSTANTIF AKUN SIKLUS PENGELUARAN
1. Risiko Siklus Pengeluaran dan Masalah Audit
Mengambil pandangan fungsi pembuktian yang paling sempit, auditor eksternal terutama
memperhatikan potensi pengurangan kewajiban dan biaya terkait. Saldo yang dilaporkan biasanya
terdiri dari item yang telah ditinjau, divalidasi, dan diakui oleh manajemen. Upaya untuk
meningkatkan penyajian laporan keuangan dapat melibatkan tindakan untuk menekan pengakuan
dan pelaporan liabilitas yang valid terkait dengan periode yang ditelaah. Oleh karena itu, pengujian
substantif atas akun siklus pengeluaran diarahkan untuk mengumpulkan bukti pernyataan yang
kurang dan penghilangan item material daripada pernyataan yang berlebihan.
Memahami Data
Pengujian substantif yang dijelaskan dalam bagian ini melibatkan penggalian data dari file
akuntansi untuk dianalisis. Untuk melakukan tugas ini, auditor perlu memahami sistem dan kontrol
yang menghasilkan data serta karakteristik fisik file yang memuatnya. Beberapa poin penting terkait
persiapan file.
Pertama, auditor harus memverifikasi bahwa dia bekerja dengan versi file yang benar untuk
dianalisis. Kedua, ACL dapat membaca sebagian besar file sekuensial dan tabel database relasional
secara langsung, tetapi struktur file esoteris dan/atau kompleks mungkin memerlukan "perataan"
sebelum dapat dianalisis. Proses ini mungkin melibatkan prosedur tambahan dan program khusus
untuk menghasilkan salinan file asli dalam format yang dapat diterima ACL.
a. File Inventaris
File Inventaris berisi data kuantitas, harga, pemasok, dan lokasi gudang untuk setiap item
inventaris produk. Proses pembelian dimulai dengan meninjau catatan inventaris untuk
mengidentifikasi item inventaris yang perlu dipesan. Dengan setiap pengurangan persediaan,
sistem akan menguji kondisi “pemesanan ulang”, yang terjadi ketika kuantitas yang ada turun di
bawah titik pemesanan ulang.
b. File Pesanan Pembelian
File ini berisi catatan pembelian yang dilakukan dengan pemasok. Catatan tetap terbuka
sampai persediaan tiba. Menempatkan nomor laporan penerima di bidang khusus akan
menutup catatan.

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

17
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

c. File Item Baris Pesanan Pembelian

File Item Baris berisi catatan setiap item yang dipesan. Karena satu transaksi dapat
melibatkan satu atau lebih produk, setiap catatan dalam file Pesanan Pembelian dikaitkan
dengan (ditautkan ke) satu atau lebih catatan dalam file ini. Perhatikan bahwa file tersebut
berisi kunci primer gabungan—Nomor Pesanan Pembelian dan Nomor Barang. Kedua atribut
ini diperlukan untuk mendefinisikan secara unik setiap record dalam file. Mereka juga
menyediakan tautan ke catatan terkait dalam file Pesanan Pembelian dan Inventaris.
d. File Laporan Penerimaan
Ketika barang pesanan tiba dari pemasok, barang tersebut dihitung dan diperiksa, dan
dokumen penerimaan disiapkan. Melalui terminal, petugas penerima memasukkan informasi
tentang barang yang diterima. Sistem secara otomatis melakukan tugas-tugas berikut: (1)
melipatgandakan bidang Kuantitas di Tangan dalam catatan inventaris; (2) menghapus kondisi
pemesanan ulang dengan mengatur ulang kolom PO-Number ke keadaan kosong normalnya;
(3) membuat rekaman laporan penerima acara; dan (4) menutup catatan pesanan pembelian
dengan menempatkan nomor laporan penerimaan di kolom yang ditentukan.
e. Disbursement Voucher File dan Check Register File
Setiap hari pembayaran, aplikasi Cash Disbursement memilih barang-barang yang harus
dibayar dan menambahkan record ke File Check Register untuk setiap pembayaran. Ini
menandai item yang dibayarkan dalam catatan voucher pencairan masing-masing dengan
memasukkan tanggal saat ini dan Nomor Cek yang ditetapkan sistem (kunci asing) ke bidang
yang sesuai. Sistem kemudian memotong cek yang dikirimkan ke pemasok. File Disbursement
Voucher memberikan dua informasi penting bagi auditor: (1) ini adalah catatan waktu dan
jumlah faktur vendor yang diterima; dan (2) kapan saja, item terbuka (voucher yang belum
dibayar) dalam arsip merupakan saldo hutang usaha perusahaan.
f. Prosedur Penyusunan Berkas
Data yang terkandung dalam berkas sebelumnya memberikan bukti yang dapat
menguatkan atau menolak tujuan audit. Melalui serangkaian menu pop-up yang mudah
digunakan, auditor menentukan nama file dan lokasinya di mainframe atau PC. ACL kemudian
meminta auditor untuk menentukan struktur file dalam hal panjang setiap bidang dan tipe data
yang terdapat di setiap bidang (yaitu, numerik, karakter, atau tanggal). Ketika definisi data
selesai, disimpan dengan nama unik yang diberikan oleh auditor. Semua akses file di masa
mendatang dilakukan hanya dengan memilih definisi data dari menu ACL. ACL secara otomatis

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

18
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

menemukan file dan menampilkannya di layar, tempat auditor dapat meninjau dan
memanipulasi isinya.
2. Menguji Asersi Akurasi dan Kelengkapan
Prosedur analitik dapat mengidentifikasi hubungan antara akun dan risiko yang tidak terlihat.
Dalam kasus siklus pengeluaran, suatu tinjauan analitis dapat memberikan auditor perspektif
keseluruhan untuk tren utang usaha dan beban terkait. Pengeluaran saat ini dapat dibandingkan
dengan pengeluaran historis dan anggaran manajemen. Sebagai contoh, auditor dapat
membandingkan beban penggajian saat ini untuk kuartal dengan periode yang sama pada tahun-
tahun sebelumnya. Kecenderungan atau variasi yang tidak biasa harus diperhatikan dan diperiksa
penyebabnya. Di satu pihak, prosedur analitis dapat menunjukkan kecenderungan, bahkan dalam
organisasi yang dikendalikan secara memadai, yang mengarahkan auditor untuk memperluas
pengujian substantif. Di sisi lain, mereka dapat memberikan jaminan bahwa transaksi dan akun
dinyatakan secara wajar dan lengkap dan dengan demikian memungkinkan auditor untuk
mengurangi pengujian substantif.
3. Tinjau Voucher Pencairan untuk Tren dan Pengecualian yang Tidak Biasa
Prosedur audit yang berguna untuk mengidentifikasi potensi risiko audit melibatkan pemindaian
file data untuk transaksi dan saldo akun yang tidak biasa. Auditor dapat menggunakan fitur
Stratifikasi dan Klasifikasi ACL untuk mengidentifikasi berbagai karakteristik dan anomali yang terkait
dengan prosedur hutang dagang. Kedua fungsi ini digunakan untuk mengelompokkan data ke dalam
interval yang telah ditentukan sebelumnya, menghitung jumlah record yang masuk ke dalam setiap
interval, dan mengumpulkan nilai keuangan untuk setiap interval. Fungsi stratifikasi
mengelompokkan data keuangan ke dalam strata tertentu.
Laporan pertama memberi auditor perspektif menyeluruh tentang sifat proses pembelian.
Laporan kedua menunjukkan aktivitas bisnis yang terkait dengan vendor individu. Pembelian yang
berlebihan dari pemasok tunggal dapat mencerminkan ketergantungan bisnis yang tidak biasa yang
dapat merugikan perusahaan jika pemasok menaikkan harga atau tidak dapat memenuhi jadwal.
Situasi ini juga dapat menandakan hubungan penipuan yang melibatkan suap ke agen pembelian
atau manajemen lainnya.
4. Menguji Kelengkapan, Eksistensi, dan Penegasan Hak dan Kewajiban
Persediaan yang diterima dari pemasok yang sah sebagai tanggapan atas pesanan pembelian
resmi merupakan kewajiban. Namun, dalam sebagian besar sistem, pemicu yang menyebabkan
liabilitas diakui dan dicatat sebagai utang dagang (dalam contoh kami, voucher pencairan) adalah
kuitansi faktur pemasok, yang seringkali tertinggal dari kuitansi barang dagangan. Biasanya, jeda

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

19
 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE

waktu antara realisasi kewajiban dan pengakuan tidak mempengaruhi pelaporan keuangan. Namun,
pada penutupan akhir periode, hal itu menjadi masalah yang membutuhkan perhatian khusus.
Barang-barang persediaan yang diterima pada akhir periode audit, yang faktur terkaitnya belum
diterima hingga awal periode berikutnya, tidak boleh dimasukkan sebagai utang usaha. Manajemen
harus memiliki prosedur untuk mengidentifikasi faktur diterima pada periode berikutnya yang terkait
dengan periode audit dan menyesuaikan liabilitas sebagaimana mestinya. Pencarian kewajiban yang
tidak tercatat yang dijelaskan dalam paragraf berikut memberikan bukti yang menguji asersi
kelengkapan, keberadaan, dan hak dan kewajiban.

Sri Wahyuni Jumadi (A062221006)

Sofia (A062221012)
Sarah Alifa (A062221020)

20