PROXSIS CONSULTANTS 1

 Peserta mampu mengidentifikasi proses

manajemen serta interaksi antar proses
 Peserta mampu membuat peta proses bisnis
yang efektif dan efisien
 Peserta memahami struktur dokumen sistem
manajemen mutu
 Peserta mampu membuat dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup: Pedoman,
Prosedur, Instruksi Kerja, Rencana Mutu dan
lain-lain
PROXSIS CONSULTANTS 2
PROXSIS CONSULTANTS 3
 PROGRAM TRAINING

1. Pengantar untuk Proses Bisnis

2. Pengembangan Proses Bisnis
3. Pemetaan ISO 9000

PROXSIS CONSULTANTS 4
 Menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan,
memelihara serta meningkatkan sistem manajemen mutu
 Mengetahui proses dan menentukan urutan dan interaksi
proses
 Menetapkan kriteria dan metode untuk mengendalikan dan
memastikan proses berjalan efektif
 Sumber daya dan informasi tersedia
 Memantau, mengukur, menganalisa dan mengembangkan
proses
 Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk
mencapai hasil yang direncanakan
 Peningkatan secara berkesinambungan dari proses proses
tersebut

PROXSIS CONSULTANTS 5
 Definisi Proses Bisnis

 Metode Proses Bisnis secara menyeluruh

 Kategori Proses

PROXSIS CONSULTANTS 6
“Adalah sekumpulan hubungan aktivitas
yang mengubah input menjadi output
yang dibuat sesuai keinginan dengan
sumber daya yang tersedia dalam suatu
organisasi untuk menjalankan bisnisnya
“.

PROXSIS CONSULTANTS 7
 Proses bisnis (Business Process) adalah tulang
punggung perusahaan untuk mencapai sasaranya
dan bersifat unik.
 Proses bisnis yang baik akan menghasilkan output
yang baik.
 Proses bisnis diperbaiki dengan menerapkan SMM
berdasarkan standar ISO 9001:2000
 Menjadikan sistem manajemen mutu terintegrasi
dengan proses manajemen
PROXSIS CONSULTANTS 8
 Akan membantu manajemen untuk melihat peta
proses dan interaksinya sehingga dapat
mengidentifikasi area yang lemah dan yang
memerlukan perbaikan.

 Akan membantu manajemen dan karyawan untuk

memahami kebutuhan bisnis dan aktifitas organisasi
secara keseluruhan, bukan hanya aktifitas dirinya

 Lebih memahami dampak dari output pekerjaanya

pada proses berikutnya.

PROXSIS CONSULTANTS 9
 Meningkatkan kerjasama lintas dapartemen, karena proses
banyak yang terjadi secara lintas departemen, sehingga
departemen akan terbiasa untuk bekerja lintas departemen dan
menghilangkan sekat-sekat departemen.

 Objective dan sasaran organisasi dapat turunkan menjadi

sasaran yang lebih sesuai dengan proses manajemen sehingga
mudah dipahami oleh karyawan dalam tugas sehari-hari.

PROXSIS CONSULTANTS 10
1. Kenali proses manajemen perusahaan
dan bisnis utamanya
2. Pahami proses dan interaksi prosesnya
3. Kembangkan proses bisnis model

PROXSIS CONSULTANTS 11
Proses
 Kumpulan hubungan timbal balik atau aktivitas
yang saling mempengaruhi yang mana
mengubah input menjadi output

PROXSIS CONSULTANTS 12
Rangkaian aktivitas yang mana menggunakan sumber daya
untuk mengubah input menjadi output

CONTROL

INPUT PROCESS OUTPUT

MECHANISM
PROXSIS CONSULTANTS 13
 CONTROL
Training
Procedures
Specification
Legislation
Objectives & targets

INPUT OUTPUT
PROCESS
Materials Wanted
Information Unwanted

MECHANISM
Equipment
People

PROXSIS CONSULTANTS 14
 CONTROLS
•supplier performance standards
•product specifications
•budgets
•customer specific requirement

INPUTS OUTPUTS
Supplier
Approval & Review
•records of approved suppliers
•scope of supply
•purchase requirements •contract & legal requirements
•details of suppliers under review •inspection requirements
•historic data inc. past performance
MECHANISMS
•potential supplier details •People
•Database
PROXSIS CONSULTANTS 15
 CONTROLS
•approved supplier records
•product specifications
•defined authorities

INPUTS Generate Purchase OUTPUTS

purchase requirements
Order •completed PO
•product
•quantities MECHANISMS
•delivery dates
•people
•purchase system
PROXSIS CONSULTANTS 16
 CONTROLS
•purchase order
•product specification
•inspection requirements

INPUTS OUTPUTS
Goods
Receiving •cleared or quarantined goods
•goods received note
•Goods waiting clearance •inspection report
•invoice/debt •updated stock record
•current stock record

MECHANISMS
•people
•measuring & test equipment
PROXSIS CONSULTANTS 17
 CANDU CORPORATION

SALES ORDER HANDLING : QSP 001 REV.1

S001 S001 S001 CONFIRMATION S001 ORDER FILE

RECEIVE UPDATE REVIEW NON- AGREE CONFIRM DIST. UPDATE OPEN REVIEW
ORDER SALES ORDER STANDARD TERMS ORDER ORDER SALES ORDER CUST.
LOG LOG FILE CONF.

SA SA SA SM SE SA SA SA SA SA
CUST. ORDER STANDARD QSP 002 DELIVERY PLANNING DATE CONFIRMED S001 CONF. S001
WORKS ORDER NON-STANDARD PRICE ACCOUNTS DELIVERY ENQ. FORM
DATE QUOTATION DATE DISTBN. ORDER
QUANTITY
DELIVERY

SA - SALES ASSISTANT
PROXSIS CONSULTANTS 18
SM - SALES MANAGER
SE - SALES EXECUTIVE
 Bagaimana Baiknya Untuk
Menampilkan Sebuah Sistem Proses

Flowchart atau Descriptif

Disarankan untuk menggunakan flowchart

Apakah yang dimaksud dengan Flowchart?

“Sebuah grafik yang mengambarkan

bagaimana perbedaan proses-proses
interface dengan yang lainnya”

“Sebuah gambar menjelaskan ribuan kata”

PROXSIS CONSULTANTS 19
 Activity

Decision

Flow
Simbol Drop Box
Flowchart (sub process)

Off Page
Connector

Stop

Record
PROXSIS CONSULTANTS 20
 Log Customer
Complaint

Take Remedial
Action

Menangani Investigate
InvestigateCause
Cause
Komplain
Pelanggan Take Action to
Eliminate Cause

Action No
Effective?

Yes
STOP

PROXSIS CONSULTANTS 21
1. Tingkatan I : System flowchart

2. Tingkatan II : Process flowchart

3. Tingkatan III : Procedure flowchart

4. Tingkatan IV : Step flowchart

PROXSIS CONSULTANTS 22
 SYSTEM FLOW CHART
(ie., Company Process
BUSINESS PROCESS
PROCESS FLOW CHART
(ie., Functional Process
SUMMARY
PROCEDURE FLOW
CHART
STEP FLOW CHART
(ie., Support
Diagram) Diagram) (ie., Procedures) Document)

Customer
QA/QC SUPPORT Job Title 1 START
PRODUCTION
• Form

SALES/
MARKETING SPECIFICATION STEP 1
Engineering
CONTROL
ENGINEERING
DESIGN SUPPORT Job Title 2
URGENT STEP 2
• Form
RELEASE • AA WI
RESOURCE/ Warehouse CONTROL
INCOMING
PRODUCTION
QC STEP 3
PLANNING

PURCHASE
CONTROL
Production IN-PROCESS
PRODUCTION QA/QC
QC
SUPPORT
Job Title 3
• BB STD
WAREHOUSING FINAL QC
DELIVERY
NON- END
Supplier CONFORMANCE
CONTROL
Job Title 4
Customer
RESPONSIBILITY:
CALIBRATION
MANAGEMENT
Job Title:

PROXSIS CONSULTANTS 23
System Flowchart merupakan diagram tingakatan
1 yang mengambarkan proses bisnis utama
organisasi mulai dari menerima input dari
pelanggan sampai pada menyerahkan output ke
pelanggan yang mengambarkan sistem yang
ada.

Pelanggan
Pelanggan
SISTEM
Input Output
ORGANISASI

PROXSIS CONSULTANTS 24
Contoh proses bisnis utama:
 Sales /Marketing
 Production
 Purchasing
 Production planing dan lain-lain

PROXSIS CONSULTANTS 25
Proccess flowchart merupakan diagram tingkatan
II yang mengambarkan interaksi proses bisnis
fungsional dari suatu fungsi dengan fungsi lain
dalam suatu organisasi.

Contoh proses bisnis fungsional:

 Specification control
 In coming Inspection QC
 In process Inspection QC
 Final Inspection QC
 Non Conforming control
PROXSIS CONSULTANTS 26
Procedure flowchart merupakan diagram tingkatan III
yang mengambarkan bagaimana menjalankan
aktifitas dalam suatu departemen atau antar
departemen/ diagram yang berisi siapa melakukan
apa.

Contoh procedure flowchart:

 Pengendalian produk tidak sesuai
 Penanganan order
 Penanganan keluhan pelanggan

PROXSIS CONSULTANTS 27
Step flowchart merupakan diagram tingkatan IV
yang mengambarkan tahapan aktifitas yang
dilakukan oleh individu/ kelompok kerja. Sering
dikenal dengan support document/ dokumen
pendukung seperti: Work Instruction

Contoh Step flowchart:

 Instruksi kerja Mengoperasikan mesin
 Instruksi kerja Penumpukan material

PROXSIS CONSULTANTS 28
 Proses Perencanaan
 Proses Inti
 Proses Pendukung
 Proses Tinjauan dan Peningkatan

PROXSIS CONSULTANTS 29
Proses “Inti/Core” biasanya dikendalikan oleh
persyaratan pelanggan dengan hasil yang
terakhir adalah produk atau pengiriman jasa
untuk pelanggan.
Beberapa contoh proses Inti antara lain:
 Sales and Contract Handing
 Order Processing and Delivery
 Manufacture and Delivery
 Installation and Maintenance
 Project Management and project Engineering

PROXSIS CONSULTANTS 30
Proses ‘Perencanaan/Planning’ umumnya
dikendalikan oleh perencanaan bisnis dan
sasaran.

Beberapa contoh proses perencanaan antara lain:

 Product/Service Design
 Resource Planning
 Evaluation and Planning

PROXSIS CONSULTANTS 31
Proses ‘Pendukung/Support’ adalah dimulai dari
proses inti atau proses perencanaan dengan output
umumnya langsung mendukung proses inti.

Beberapa contoh proses pendukung:

 Production Support
 Technical Support
 Materials Control
 Operational Support

PROXSIS CONSULTANTS 32
Tinjauan dan Peningkatan umumnya mengambil
output dari berbagai elemen pada proses bisnis
dan meningkatkan dimulai sebagai hal yang
tepat.

Beberapa contoh proses tinjauan dan peningkatan:

 System Documentation Control
 Record Management
 Customer Survey
 Internal Improvement Program.
 Internal Audit
PROXSIS CONSULTANTS 33
1. Buat kotak “Perencanaan” dan Tempatkan Proses Bisnis kelompok
‘Perencanaan’ didalam kotak tersebut.(Objective, business plan,
budgeting).

2. Buat Kotak Proses ’Inti’ dan hubungan dengan kotak perencanaan.

Gambarkan hubungan Kotak Inti dengan ‘Pelanggan’ dan ‘Supplier’

3. Tempatkan kotak ‘Pendukung’ dibawah ‘Inti’

4. Buat kotak “Tinjauan dan Perbaikan” setelah kotak inti dan buat panah
loop kembali ke kotak “Perencanaan
PROXSIS CONSULTANTS 34
 Customer Business
Requirements Plans/Objectives

Review
Reviewand
and
Improvement Sales
Sales
Improvement
Product
ProductDesign
Design
and
and
Production
Productionand
and Resource
ResourcePlanning
Planning
Human
Humanresources
resources Material
MaterialPlanning
Planning

Materials
Materials
Customer Manufacturing
Manufacturing Control
Control

Maintenance
Maintenance Suplier
PROXSIS CONSULTANTS 35
PROXSIS CONSULTANTS 36
1. Tetapkan proses bisnis utama yang ada dalam
organisasi yang akan dikembangkan diagram
fungsionalnya
2. Identifikasi proses-proses yang terlibat di dalamnya
dengan mengunakan simbul
3. Identifikasi fungsi-fungsi yang terkait didalamnya.
4. Buat interaksi antar prosesnya

PROXSIS CONSULTANTS 37
FUNCTIONAL (PROCESS)
FLOWCHARTING SYMBOL

OPERATIONAL ELECTRONIC
PROCESS STORAGE

VERIFICATION/
REVIEW EXTERNAL PARTY/
PROCESS OTHER PROCESS
GROUP

FILE STORAGE

PROXSIS CONSULTANTS 38
 Level II
Evaluation and Planning

MATERIAL
Purchasing
Purchasing CONTROL
Vendor
Vendor
Evaluation
Evaluation
Goods
Goods
Receipt
Receipt

Stock

Issue
Issueofof Return
Returnofof
Parts
Parts Parts
Parts
Operational
PROXSIS CONSULTANTS 39
 MATERIAL CONTROL - FLOW CHART
Evaluation and planning Operational

Material
Goods Return
Issue
Kitting & Goods
Planning Material Issue Control
Database

Monthly

Inventory
Purchasing Assessment
Supplier Storage
Process
Supplier
Database

Non
Supplier Conforming
Evaluation & Goods Control
Qualification Goods
Receiving
& Inspection

PROXSIS CONSULTANTS 40
 Latihan:

1. Bagi ke dalam kelompok dan buat Peta Proses

Bisnis pada perusahaannya

2. Bersiaplah untuk memberikan presentasi dari

hasil penjelasan bagaimana organisasi
menjalankan bisnisnya sendiri.

3. Bagi ke dalam kelompok lagi dan buat Peta

Proses Bisnis level II sesuai dengan tugas.

PROXSIS CONSULTANTS 41
OBJECTIVE
 To identify where the particular paragraphs
of the Standard have an impact on your
business
(Untuk mengetahui/mengidentifikasi dimana
terutama persyaratan/paragraph standard
mempunyai pengaruh pada bisnis Anda)

PROXSIS CONSULTANTS 42
Bagaimana metode penyusunan Proses
Bisnis secara menyeluruh ??

 Definisikan proses sistem Anda

 Pahami Persyaratan ISO 9000

 Identfikasi hubungan antara persyaratan dengan Proses

Bisnis Anda

 Kenali Struktur Sistem Mutu

 Kembangkan kebijakan/Prosedur sesuai dengan

kebutuhan bisnis

 Dilaksanakan, Ditinjau dan Dikembangkan

PROXSIS CONSULTANTS 43
 Customer Business
Requirements Plans/Objectives
8.2 /8.5
Review
Reviewand
and 7.2.
Improvement Sales
Sales
Improvement 7.3./ 6.
Product
ProductDesign
Design
6.2 7.1/7.5 and
and
Production
Productionand
and Resource
ResourcePlanning
Planning
Human
Humanresources
resources Material
MaterialPlanning
Planning
7.5.5.
7.5 Materials
Customer Manufacturing Materials
Manufacturing Control
Control

6.3 Maintenance
Maintenance Suplier
PROXSIS CONSULTANTS 44
 Latihan

1. Gunakan Proses Bisnis yang sudah

dipilih oleh tiap kelompok

2. Tinjauan dan gabungan sebagai awal

pemecahan

3. Petakan ISO 9001 ke dalam proses bisnis

PROXSIS CONSULTANTS 45
 HOMEWORK

1. Kembangkan diagram alir fungsional untuk setiap

kelompok proses yang ditentukan dalam pandangan
bisnis proses.

2.Tinjau dan selesaikan diagram alir fungsional antara

pemilik group proses

3.Pastikan proses bisnis telah ditentukan dengan baik

4.Tentukan input/output, pengendalian, mekanisasi untuk

setiap proses yang ditentukan.
PROXSIS CONSULTANTS 46
PROXSIS CONSULTANTS 47
Proses
 Kumpulan hubungan timbal balik atau aktivitas
yang saling mempengaruhi yang mana
mengubah input menjadi output

Prosedur
 Cara yang ditetapkan untuk melaksanakan
aktivitas atau proses

PROXSIS CONSULTANTS 48
Aktifitas

Process

System

PROXSIS CONSULTANTS 49
 Dokumen merupakan referensi untuk melakukan
aktifitas.

 Tujuan dibuat dokumen:

 Menjaga konsistensi aktifitas

 Acuan/petunjuk pelaksanaan

 Informasi bagi pihak lain

 Bahan pelatihan

Catatan/rekaman merupakan bukti pelaksanaan aktifitas

PROXSIS CONSULTANTS 50
 Perusahaan Pedoman Kebijakan/Strategi
Mutu
Departemen Prosedur Proses Struktur Dokumentasi

Manajemen
Antar-Dept. Mutu
Stasiun Kerja Referensi Tugas/

Individual Tempat Kerja Aktivitas

PROXSIS CONSULTANTS 51
 Tingkatan Dokumentasi

Struktur dokumentasi dapat dibuat menjadi tiga

kelompok seperti terlihat pada bagan namun dapat
pula dibuat menjadi empat tingkatan, yaitu:
-Pedoman Mutu (Quality Manual),

-Prosedur Mutu (Quality Procedures),

-Instruksi Kerja (Work Instruction) dan

-Formulir (Form).

PROXSIS CONSULTANTS 52
 Pengelompokan manapun bertujuan untuk
memudahkan pemahaman bahwa di dalam
sistem ISO 9001:2000 dikenal beberapa
kelompok dokumen yang memiliki fungsi
berbeda.

 Ketiga kelompok dokumen pada bagan

disusun sedemikian rupa sehingga tidak
saling bertentangan satu sama lain.

PROXSIS CONSULTANTS 53
 Pedoman Mutu (Quality Manual)

Dokumen (informasi dan media pendukungnya) yang

merincikan sistem manajemen mutu suatu organisasi.

Document specifying the quality management system

of an organization (ISO 9000:2000 QMS-Fundamentals
and vocabulary).

Pedoman mutu disusun untuk mengarahkan

perusahaan dalam menjalankan sistem mutu.

PROXSIS CONSULTANTS 54
 Prosedur Mutu (Quality Procedure)
Dokumen yang berisi langkah dan tanggung jawab
pelaksanaan proses manajemen. Contoh proses
manajemen (management process) :
• Pembelian,
• Proses produksi,
• Pengiriman,
• Penanganan keluhan pelanggan, dsb.

Prosedur disusun untuk menjelaskan bagaimana cara

menjalankan kebijakan mutu yang telah disusun di dalam
pedoman mutu.

PROXSIS CONSULTANTS 55
 Lanjutan PM

Seperti terlihat pada bagan, Struktur Dokumentasi,

prosedur merupakan dokumen yang ruang
lingkupnya per departemen atau antar departemen.

Prosedur menjelaskan secara spesifik “siapa yang

bertanggung jawab melakukan apa” pada masing-
masing aktivitas dalam proses manajemen.

PROXSIS CONSULTANTS 56
 Referensi Tempat Kerja
(Workplace References)
Dokumen yang menjelaskan secara spesifik bagaimana
melaksanakan suatu pekerjaan.

Contoh referensi tempat kerja :

• Instruksi Kerja penumpukan bahan
• Foto cara penumpukan barang yang benar
• Tabel ketentuan pengambilan sampel
• Technical manual mesin
• Video tape / CD-ROM untuk demo / instruksional
• Panel contoh warna
• dsb.
PROXSIS CONSULTANTS 57
Referensi tempat kerja disusun untuk memastikan
bahwa pekerjaan (tasks/activities) tertentu (terutama
yang kritis) dilaksanakan secara konsisten sesuai acuan
yang telah ditetapkan.

PROXSIS CONSULTANTS 58
 Rencana Mutu (Quality Plan)
Dokumen yang berisi prosedur dan sumber daya yang
diperlukan dimana harus diterapkan, oleh siapa dan
kapan pada suatu proyek, produk, proses atau kontrak
tertentu.

Document specifying which procedures and associated

resources shall be applied by whom and when to a
specific project, product, process or contract (ISO
9001:2000 QMS-Fundamentals and vocabulary)

Rencana Mutu disusun untuk memastikan bahwa

permintaan pelanggan dikendalikan sejak diterima
hingga diserahkan sehingga dapat memenuhi
persyaratan pelanggan.
PROXSIS CONSULTANTS 59
 Kebutuhan Dokumentasi

Perencanaan Dokumentasi

Pembagian Tugas

Penyusunan Draft

Pembahasan
Tahapan
Penyusunan Perlu Y
Revisi
?
Dokumen
T
Penyempurnaan Draft Dokumen

Pengesahan
T
Y OK ?

Distribusi Dokumen
PROXSIS CONSULTANTS 60
 Teknik Pembuatan Dokumentasi

1. Kebutuhan Dokumentasi
Biasanya timbul dari usulan penambahan/perubahan
dokumen (pengamatan/audit mutu).
2. Perencanaan Dokumentasi
Sebelum dokumen dibuat khususnya pada awal proyek
penerapan perlu dibuat perencanaan dokumentasi, yang
meliputi antara lain :
• Daftar dokumen yang akan dibuat
• Bentuk, format dan struktur dokumen yang akan disusun
• Sistem penomoran dokumen
• Sistem pengesahan dokumen
• Bahasa yang digunakan

PROXSIS CONSULTANTS 61
 D
P
T

n
a
t
u
j
n
a
L

Dokumentasi dapat dimulai dari pembuatan pedoman

mutu, dilanjutkan ke prosedur dan referensi kerja serta
rencana mutu.
Dokumentasi juga dapat dimulai sebaliknya dari
referensi tempat kerja, dilanjutkan rencana mutu,
prosedur dan pedoman mutu.

Pada prinsipnya penyusunan dokumen bisa dimulai dari

kelompok dokumen manapun selama pada saat
penulisan memperhatikan perencanaan dan kelompok
dokumen yang lain.

PROXSIS CONSULTANTS 62
3. Pembagian Tugas
Penyusunan dokumentasi sebaiknya dilakukan oleh suatu
tim dokumentasi agar efektif dan efisien.

4. Penyusunan Draft
Masing-masing anggota tim yang ditugaskan
menyelesaikan tugasnya menulis draft sesuai jadwal yang
disepakati.

5. Pembahasan
Draft yang telah disusun dibahas dengan departemen
terkait atau pejabat yang berwenang. Pada tahapan ini
diperoleh masukan-masukan dari peserta diskusi dan juga
dapat diadakan revisi terhadap draft.
PROXSIS CONSULTANTS 63
6. Penyempurnaan Draft Dokumen
Draft yang telah diperbaiki isi, urutan atau hal lain
diperiksa secara teliti apakah terdapat kesalahan
pengetikan/ejaan, penomoran dan lain-lain.

7. Pengesahan
Sebelum didistribusikan kepada departemen terkait
dokumen biasanya diperiksa untuk memastikan tidak ada
kesalahan.

8. Distribusi Dokumen
Dokumen yang telah disahkan dicatat dalam masterlist,
dan didistribusikan dengan tanda terima pemegang
dokumen.
PROXSIS CONSULTANTS 64
 Teknik Penulisan
1. Bahasa
• Disesuaikan dengan pemakai (user/audience) dokumen

2. Kata
• Umum/dimengerti pemakai dokumen
• Semakin sedikit kata semakin baik
• Gunakan catatan kaki/penjelasan
• Konsisten

3. Kalimat
• Pendek
• Daftar/list ke bawah
• Struktur paralel
• Kalimat aktif
• Kalimat positif
PROXSIS CONSULTANTS 65
1.2.2.4. Struktur dan format
• Konsisten
• Mudah dimengerti
• Menarik

PROXSIS CONSULTANTS 66
Latihan :
Ubahlah kalimat-kalimat di bawah ini menjadi lebih baik
sesuai dengan pedoman 1.2.2.
1. Bagian arsip menahan arsip penjualan selama masa
retensi yang telah ditetapkan.
…………………………………………………………………..
…………………………………………………………………..
…………………………………………………………………..
2. Manajer Mutu bertanggung Jawab dan memiliki
wewenang menetapkan prosedur pengendalian
dokumen dan memastikan prosedur tersebut
diterapkan secara efektif memenuhi persyaratan
sistem mutu.
…………………………………………………………………..
…………………………………………………………………..
PROXSIS CONSULTANTS 67
3. Sistem mutu PT PSB terdokumentasi ke dalam pedoman
mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan catatan mutu.
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
4. Operation Manager bertanggung jawab memastikan
kemampuan proses memenuhi persyaratan pelanggan
dan checklist disusun dan dikembangkan untuk
memudahkan aktivitas tinjauan kontrak.
……………………………………………………………….....
…………………………………………………………………........
…………………………………………………………………….

PROXSIS CONSULTANTS 68
Pedoman mutu disusun dengan memperhatikan :
• persyaratan pelanggan
• persyaratan ISO 9001:2000
• kebutuhan perusahaan (business needs)

Banyak perusahaan yang menulis pedoman mutu

dengan pola penulisan sesuai dokumen standar ISO
9001:2000, yaitu dibagi 23 elemen/seksi kebijakan. Akan
tetapi pedoman mutu dapat juga ditulis secara berbeda
selama menjawab tuntutan/persyaratan ISO 9001:2000.
Beberapa perusahaan bahkan memasukkan pula elemen
kebijakan lain tentang keselamatan pemakai,
keselamatan pekerja, atau kepedulian lingkungan.

PROXSIS CONSULTANTS 69
Langkah pembuatan Pedoman Mutu :

• Buat daftar aspek kebijakan yang akan ditulis.

• Pahami persyaratan ISO 9001:2000, persyaratan
pelanggan dan kebutuhan perusahaan dan tuliskan
pernyataan kebijakan.
• Periksa kebijakan tersebut untuk memastikan bahwa
semua persyaratan terpenuhi.
• Tuliskan tanggung jawab dan keterlibatan pihak-pihak
lain dalam perusahaan.
• Tuliskan judul prosedur yang menjabarkan bagaimana
kebijakan tersebut akan diterapkan.

PROXSIS CONSULTANTS 70
Latihan :

Buatlah pernyataan kebijakan yang menjawab persyaratan

ISO 9001:2000, pasal 6.2. Human Resources dan pasal 7.4.
Purchasing sesuai pedoman 1.2.3. Lihat juga contoh
Pedoman Mutu pada lampiran.
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………................................

PROXSIS CONSULTANTS 71
Prosedur dibuat dengan memperhatikan Kebijakan Mutu
yang ada pada Pedoman Mutu.

Langkah pembuatan prosedur :

• Buatlah daftar proses utama yang ada
• Identifikasi prosedur yang diperlukan dan buat daftarnya
(buatlah ruang lingkup yang jelas agar tidak tumpang tindih dengan
prosedur yang lain)
• Gambarkan flowchart dari proses
• Tuliskan siapa yang terlibat pada masing-masing langkah
(Tuliskan job title).
• Tuliskan acuan/catatan mutu yang dibutuhkan/dihasilkan
pada masing-masing langkah. (Bila diperlukan lampirkan
contoh formulir yang relevan).
PROXSIS CONSULTANTS 72
Diskusikan dan periksa flowchart untuk menguji
kebenaran alur proses.
Tuliskan prosedur secara lengkap.
Tuliskan dokumen acuan lain yang terkait.

PROXSIS CONSULTANTS 73
Latihan :

Susunlah prosedur yang berkaitan dengan bisnis

proses di tempat anda yang menunjukan proses
manajemen.
........................................................................................
........................................................................................
........................................................................................
.....

PROXSIS CONSULTANTS 74
Pemilihan bentuk dan kedalaman isi referensi sangat
bergantung kepada kebutuhan perusahaan dan kondisi
pemakai.

Hal terpenting adalah bahwa Referensi Tempat Kerja harus

mampu mengurangi atau menghilangkan pelaksanaan
pekerjaan yang tidak konsisten.

Langkah pembuatan Referensi Tempat Kerja :

• Identifikasi aktivitas yang kritis dari proses-proses
(misalnya proses produksi, instalasi, perawatan mesin, dan verfikasi).
• Tetapkan parameter pengendalian pada titik-titik kritis
tersebut.
PROXSIS CONSULTANTS 75
Buat daftar referensi tempat kerja yang akan
disusun (sertakan keterangan tentang bentuknya :
instruksi tertulis, gambar atau bentuk lain)
Susun referensi tempat kerja
Minta masukan dari pemakai dokumen

PROXSIS CONSULTANTS 76
Latihan :

Buatlah daftar referensi tempat kerja yang relevan

dengan departemen anda dan pilihlah dua referensi
tempat kerja untuk disusun (sebaiknya 2 bentuk yang
berbeda).

……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………

PROXSIS CONSULTANTS 77
Bentuk dan kedalaman Rencana Mutu dapat sangat
berbeda-beda antara satu perusahaan dengan lainnya,
tergantung kepada kebutuhan internal perusahaan atau
tuntutan pelanggan.

Langkah-langkah pembuatan Rencana Mutu :

• Buat daftar tahapan-tahapan proses
• Masukkan langkah-langkah verifikasi
• Lengkapi dengan poin / parameter pemeriksaan /
pengendalian
• Lengkapi dengan dokumen acuan yang terkait.

PROXSIS CONSULTANTS 78
Latihan :
Buatlah satu Rencana Mutu untuk salah satu produk.
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………

PROXSIS CONSULTANTS 79
PROXSIS CONSULTANTS 80
Jobs Description merupakan dokumen yang menjelaskan
tentang tugas, tangung jawab dan wewenang yang di
emban oleh seseorang ketika menduduki suatu jabatan
tertentu.

Tujuan pembuatan Job description adalah:

1. Pengaturan secara sistemastis dan jelas mengenai tugas,
tanggung jawab dan wewenang sehingga masing-masing jabatan
dapat menjalakan tugas secara efektif dan efisien.
2. Pendelegasian tugas dan kewenangan sehingga organisasi dapat
berjalan lebih efisien namun dapat dipertanggung jawabkan.
3. Memacu organisasi untuk lebih cepat berkembang
PROXSIS CONSULTANTS 81
 Merupakan dokumen yang menjelaskan persyaratan
jabatan idial sehingga seseorang dapat menjalankan
tugas, tanggung jawab dan kewenangannya sesuai job
description secara baik.

Tujuan pembuatan Job Specifications:

1. Penempatan sumberdaya manusia sesuai dengan kompetensi
2. Kerangka untuk peningkatan kompetensi
3. Evaluasi kompetensi

PROXSIS CONSULTANTS 82
Langkah-langkah pembuatan:
 Tetapkan struktur organisasi
 Identifikasi hubungan jabatan yang ada ke

arah vertikal dan horisontal

 Identifikasi tugas dan tanggung jawab utama

serta kewenangan
 Identifikasi tugas , tanggung jawab tambahan
 Tuangkan dalam suatu dokumen dan periksa apakah

terjadi overlaping dengan jabatan yang lain

PROXSIS CONSULTANTS 83
 Identifikasi persyaratan jabatan yang diperlukan
mencakup:
 Pendidikan
 Pengalaman
 Pelatihan
 Ketrampilan, dll

PROXSIS CONSULTANTS 84
 Lampiran

1. Pedoman Mutu
2. Prosedur Mutu
3. Instruksi Kerja
4. Rencana Mutu
5. Job Description

PROXSIS CONSULTANTS 85
Let’s Work for our Success

PROXSIS CONSULTANTS 86