STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Prosedur menjadi pemasok/supplyer barang ke GEMI

RUANG LINGKUP :
UNIT/DEPARTEMEN :
DOKUMEN TERKAIT :
DIBUAT TANGGAL :
DIREVISI TERAKHIR TGL :
PENANGGUNG JAWAB :

A. TUJUAN
1). Terwujudnya pedoman dan standartkerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan pada
bagian pengadaan barang atau jasa
2).Terwujudnya alur tugas,wewenang dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas

B. RUANG LINGKUP
Standart operational proseedur (SOP) digunakan oleh semua pelaksana baik structural
maupun fungsional yang bertugas di bagian pengadaan barang.

C. DAFTAR ISTILAH

D. REFERENSI
ISOO 9001

E. SYARAT DAN KETENTUAN

F. PANDUAN KERJA

Prosedur aktivitas yang dilakukan bagian pengadaan barang (purchasing) atau logistik dalam sistem
pembelian kredit produk minyak goreng adalah :
 Menerima surat permintaan pembelian lembar ke-1 dan bagian
penyimpanan/gudang.
 Permintaan dari pelanggan berdasarkan informasi dari salesman.
 Menerima konfirmasi dari supervisor penjualan, atas permintaan atau pesanan
pelanggan, bila barang tidak ada di gudang.
 Membuat surat order pembelian (SOP) untuk prinsipal sebanyak 5 lembar.
 Mendistribusikan nota pesanan sebagai berikut :
1. Lembar ke-1 dan 2, dikirim ke Prinsipal. Surat Order Pembelian lembar
ke-2 setelah ditandatangani oleh prinsipal, diminta untuk dikembalikan
ke perusahaan distributor sebagai pengakuan dan penerimaan pesanan
pembelian lalu uh
 2. Lembar ke-3, dikirim ke bagian penyimpanan atau gudang untuk
memberitahukan bahwa barang yang dimintanya sudah diproses dan
sekaligus untuk menerima barang dari prinsipal seperti yang tercantum
dalam dokumen tersebut.
 Form lembar ke-4, dikirimkan pada bagian akuntansi.
 Lembar ke-5, dikirimkan pada bagian penerimaan barang.
 Menerima lalu mengisi Surat Jalan rangkap 4 dan diberikan pada bagian penerimaan
barang.
 Menerima faktur dari prinsipal.
 Memeriksa faktur dari prinsipal untuk menentukan apakah prinsipal telah benar
dalam mencantumkan harga, kuantitas, dan telah memenuhi syarat pembelian yang
tercantum dalam surat order pembelian.
 Menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang.
 Mengirimkan faktur dan laporan penerimaan barang ke bagian akuntansi.

Format Standar SOP

Isi SOP antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain tentu saja
berbeda, untuk itu Anda perlu membuat SOP sesuai kebutuan perusahaan
Anda.

Berikut ini format contoh SOP perusahaan yang bisa menjadi panduan untuk
Anda.

 Tujuan: Berisi penjelasan mengenai alasan pembuatan SOP perusahaan.

Cukup jelaskan dengan paragraf singkat yang mudah dipahami oleh
pekerja.
 Ruang Lingkup: Berisi penjelasan kegiatan atau pekerjaan yang memiliki
acuan dalam prosedur di dokumen ini.
 Daftar Istilah: Berisi penjelasan mengenai istilah asing yang terdapat di
departemen atau perkerjaan tersebut.
 Referensi: Berisi referensi yang berkaitan dengan SOP perusahaan.
Misalnya pekerja harus melakukan tugas sesuai standar dari lembaga
internasional atau lembaga lain yang menjadi pedoman.
 Syarat dan Ketentuan: Berisi syarat dan ketentuan yang harus dimiliki
pekerja untuk melakukan kegiatannya agar berjalan maksimal seperti
sertfikasi atau pelatihan khusus industri yang mereka tekuni.
  Tanggung Jawab: Berisi penjelasan individu yang bertanggung jawab
terhadap pekerjaan tersebut.
 Langkah Panduan: Berisi penjelasan mengenai langkah kerja secara urut
atau panduan sistematis yang harus dilakukan oleh pekerja untuk
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

KEBUTUHAN BAHAN SOP:

1. Prosedur menjadi pemasok/supplyer barang ke GEMI

2. Prosedur pengadaan barang dagangan
3. Prosedur penerimaan barang dari supplyer
4. Prosedur pembayaran barang ke supplyer
5. Prosedur penggudangan barang
6. Prosedur pengamanan/pengawetan barang dalam gudang
7. Prosedur pengeluaran barang dari gudang
8. Prosedur penjualan barang (OL)
9. Prosedur penanganan barang rusak (rejected)
10. Prosedur pengemasan barang
11. Prosedur cek opname barang