https://manajemenkeuangan.

net/contoh-sop-distribusi-produk/
01. Cara Membuat Standar Operasional Prosedur – SOP
Distribusi Produk

Standar Operasional Prosedur SOP Distribusi Produk atau lebih lengkapnya

SOP Pengendalian Proses penyaluran Produk ini saya bahas dan buat sebagai
jawaban dan penjelasan atas beberapa pertanyaan dari seorang peserta kursus
akuntansi dan pembuatan Laporan Keuangan.
Baik pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan Excel maupun
software akuntansi seperti MYOB Accounting dan Accurate di Surabaya.

Satu peserta kursus ini baru memulai menjalankan usaha/bisnis di bidang

farmasi.

Peserta kursus ini menceritakan bahwa untuk tahap awal, perusahaannya

menjalankan usaha distribusi produk farmasi dan alat kesehatan.

Produk-produk farmasi tersebut ada yang berasal dari perusahaan lain dan ada
juga hasil dari kerja sama dengan perusahaan lain dalam proses produksinya.

Dan secara bertahap, perusahaannya akan memproduksi produk farmasi sendiri.

Kembali ke topik pembahasan…

Langsung saja mari kita mulai langkah-langkah membuat SOP Distribusi Produk.

Sebelum saya lanjutkan, saran saya Anda membaca juga artikel Membedah
Anatomi SOP. yang membahas langkah-langkah dan cara membuat SOP
(Standard Operating Procedur) secara umum.
Langkah-langkah membuat SOP Distribusi Produk ini dilakukan dengan asumsi:

 langkah pembentukan tim penyusun,

 penentuan perencanaan kegiatan (penyusunan time line),
 pemetaan proses bisnis (business mapping),
 penentuan format SOP, dan
 penyusunan prosedur kerja tim penyusun SOP sudah dilakukan.
Untuk membuat SOP Distribusi Produk, sebenarnya cukup simple. Kita ‘hanya’
perlu melakukan dua langkah sederhana, yaitu:
Langkah #1. Membuat Bagian Header dan Pengesahan

A. Bagian Paling Atas (Header) SOP Distribusi Produk

Bagian paling atas (header) dari SOP Distribusi Produk merupakan indentitas
SOP yang terdiri dari:
 Nama dan Logo perusahaan
 Judul SOP
 Nomor Dokumen
 Waktu berlakunya SOP
 Jumlah Revisi
 Tanggal Revisi
 Jumlah halaman dokumen SOP Distribusi Produk
Dan contoh SOP Distribusi Produk header, adalah seperti berikut ini :

Keterangan :

 Nama & Logo Perusahaan : Sudah jelas

 Judul SOP : buat judul yang sederhana, simple, menarik dan
menggambarkan isi
 Contohnya, ‘Standard Operating Procedure Pengendalian Proses
Penyaluran Produk’
 Nomor Dokumen : Penomoran SOP merunut pada bidang, bulan dan
tahun penetapan SOP. Dan setiap perusahaan biasanya memiliki prosedur
pencatatan nomor yang berbeda-beda.
 Contoh: BJ-SOP-PP-04.17-BJ.01.04
 Mulai berlaku : Penetapan waktu mulai berlakunya SOP
 Contoh: 01 April 2017
 Revisi : Jumlah revisi (perubahan) yang pernah dilakukan.
 Contoh: 00, berarti belum pernah ada revisi.
 Tanggal Revisi : Menunjukkan kapan dilakukan revisi (jika pernah
dilakukan revisi/perubahan).
  Contoh: 3, ini menunjukkan bahwa SOP Distribusi Produk ini telah
mengalami perubahan atau revisi sebanyak 3 kali.
 Jumlah Halaman: Menunjukkan berapa jumlah halaman dokumen SOP
Distribusi Produk.
 Contoh: 1 dari 3, artinya halaman satu dari total tiga halaman.

B. Bagian Pengesahan SOP Distribusi Produk

Komponen pengesahaan SOP Distribusi Produk diletakkan pada hal pertama.
Letaknya bisa setelah header ataupun bagian bawah halaman pertama.

Dan pada contoh SOP perusahaan ini, saya meletakkan komponen

pengesahaan di bagian bawah halaman satu.

Dan berikut ini contoh format pengesahan SOP Distribusi Produk:

Keterangan :

Bagian pengesahan memuat dengan rinci:

 Orang yang bertanggung jawab membuat Standar Operasional Prosedur.

 Orang/person yang bertanggungjawab memeriksa Standar Operasional
Prosedur
 Orang /person yang bertanggungjawab untuk memberikan persetujuan
Standar Operasional Prosedur.
Semua data dari bagian-bagian itu disajikan secara lengkap, mulai dari nama,
jabatan, dan paraf atau tanda tangan.

sampai di sini sudah cukup jelas ya?

yuk dilanjutkan ke langkah berikutnya…

Langkah #2. Membuat Isi Utama SOP Distribusi Produk

Setelah kita menyelesaikan pembuatan header SOP Distribusi Produk,
selanjutnya membuat bagian utama dari standar operasional prosedur
perusahaan ini.

Apa saja komponen utama SOP Distribusi Produk?

Ada 3 komponen utama SOP Distribusi Produk, yaitu sebagai berikut:

A. Tujuan SOP Distribusi Produk

Bagian ini berisi penjelasan mengenai tujuan dibuat SOP Distribusi Produk.

Contoh:

“Untuk memastikan bahwa proses penyaluran produk memenuhi sistem

manajemen mutu distribusi”

B. Kualifikasi Personal
Bagian ini menyajikan orang-orang yang ditunjuk sebagai tim yang bertanggung
jawab terhadap penyusunan dan pelaksanaan SOP Distribusi Produk.

Contoh:

“Karyawan yang ditunjuk”

C. Prosedur Kerja SOP Distribusi Produk

Bagian ini berisi prosedur kerja dalam proses distribus produk, sejak dari proses
pengelauran produk di gudang sampai laporan setelah proses pendistribusian
produk.

Berikut contoh prosedur kerja SOP Distribusi Produk:

Produk Reguler/Rutin:

1. Pengeluaran produk dari gudang perusahaan/dari prinsipal:

  Periksa kelengkapan data produk di antaranya nama prinsipal, nama
produk, nomor registrasi, Batch No, ED, Jenis persediaan, jumlah, suhu
penyimpanan produk dan penampakan fisik produk.
 Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang
dikirim.
 Lakukan pengemasan dan pengepakan produk sesuai saran
penyimpanan.
2. Pengiriman langsung dari perusahaan prinsipal:

 Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim

 Serahkan PO yang telah ditandatangani penanggung jawab perusahaan
kepada prinsipal
 Koordinasi dengan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan
produk.
 Barang terlambat datang konfirmasi ke bagian gudang penerima.
3. Pengiriman dari kantor pusat perusahaan:

 Hubungi kantor pusat untuk konfirmasi siap kirim.

 Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu
penerimaan produk.
4. Jasa Pengiriman:

 Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.

 Serahkan SP yang telah ditandatangani Penanggung Jawab kepada jasa
pengiriman.
 Untuk produk tertentu/khusus, pisahkan produk tertentu/khusus dengan
produk lain dan dapat menjamin keamanan serta terjaganya kualitas
produk.
5. Penerimaan produk oleh pelanggan:

 Tandatangani Surat Penyerahan Barang oleh penanggung jawab jasa.

 Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk
 Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang
memiliki ijin resmi dari pihak berwenang.

Produk Tender:

1. Pengeluaran produk dari gudang perusahaan / prinsipal:

 Periksa kelengkapan data produk di antaranya:

 nama prinsipal,
  nama produk,
 nomor registrasi,
 Bacth No, ED,
 Jenis persediaan,
 jumlah,
 suhu penyimpanan produk
 penampakan fisik produk.
 Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang
dikirim.
 Serahkan:
 SPK pengiriman,
 SPB dan Berita Acara Serah Terima Produk yang telah ditandatangani
Penanggung Jawab Produk, bagian Penjualan dan Manajer Logistik.
2. Pengiriman langsung dari prinsipal:

 Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim

 Serahkan PO yang telah ditandatangani Penanggung Jawab Produk
perusahaan kepada prinsipal.
 Koordinasi dengan bagian gudang untuk waktu penerimaan produk.
3. Pengiriman langsung dari kantor perusahaan:

 Hubungi kantor perusahaan untuk konfirmasi siap kirim

 Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu
penerimaan produk.
4. Jasa pengiriman:

 Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.

 Buat SPB yang telah ditandatangani Penanggung Jawab jasa pengiriman.
 Untuk produk tertentu/khusus, gunakan jasa pengiriman yang telah
mengetahui pemisahan produk tertentu/khusus dengan produk lain dan
dapat menjamin keamanan serta baiknya kualitas produk.
5. Penerimaan Produk oeh pelanggan

 Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk.

 Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang
memiliki ijin resmi dari pihak berwenang (pemerintah).
Sampai di sini, lengkap sudah langkah-langkah membuat SOP Distribusi Produk.
Selanjutnya mari kita lihat contoh SOP perusahaan ini secara utuh dan lengkap
dalam satu dokumen standar operasional prosedur.
02. Contoh SOP Distribusi Produk

Berikut ini saya sajikan contoh SOP perusahaan tentang pengendalian proses
distribusi produk.
Contoh SOP Perusahaan ini saya sajikan dengan cara menyatukan komponen-
komponen SOP Distribusi Produk yang sudah dibuat pada pembahasan
sebelumnya.

Contoh SOP Distribusi Produk ini terdiri dari 3 halaman. Untuk lebih jelasnya
perhatikan contoh berikut ini:

Halaman #1:
Halaman #2:

Halaman #3:
https://ukirama.com/blogs/berikut-7-langkah-langkah-
standar-operasional-prosedur-sop-stock-opname

Berikut 7 Langkah-Langkah Standar

Operasional Prosedur (SOP) Stock Opname
By Martina, 08 September 2019

Stock opname merupakan kegiatan perhitungan persediaan fisik (barang dagang) atau
stock yang berada di dalam toko atau gudang. Arti dari stock opname adalah sebagai
salah satu cara dalam mengendalikan stok barang dalam bisnis usaha perdagangan.
Fungsi lainnya yaitu mengontrol kesesuaian antara jumlah barang fisik dengan catatan
pembukuan atau data di mesin pencatat (computer).

Tujuan Stok Opname

Tujuan dari stok opname tidak lain untuk mengetahui secara pasti kebenaran catatan
dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk sistem
 pengendalian intern ( biasa disebut SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui
keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.
Nah, jika terjadi selisih antara catatan dan jumlah persediaan barang, maka ada kesalahan
pencatatan atau bahkan terjadi kecurangan yang berkaitan dengan perusahaan

Perusahaan besar dengan pengendalian intern stock opname memiliki petugas khusus
(petugas audit) sendiri. Hal ini untuk menghindari terjadi manipulasi data oleh oknum
tidak bertanggung jawab yang nantinya akan menimbulkan kerugian untuk pihak
perusahaan tersebut.

Manfaat Stock Opname

Sebelum ke Standar Operasional Prosedur (SOP) stock opname, lihat dulu apa saja
manfaat dan tujuan stock opname. Agar ketika nanti kita melakukan stock opname
melalui SOP bisa berjalan dengan lancar:
1. Memunculkan data valid persediaan perusahaan.
2. Menjadi alat kontrol terhadap pengawasan persediaan perusahaan.
3. Agar dapat diketahui Harga Pokok Produk (HPP) dan dapat dijadikan acuan perkiraan
laba-rugi perusahaan.
4. Dapat dijadikan sebagai informasi kondisi barang secara kuantitas maupun kualitas.
5. Sebagai pembanding stok dari satu periode laporan dengan periode laporan selanjutnya,
sehingga kontrol stok dapat efisien.

3 Tahapan dalam Standar Operasional Prosedur (SOP)

Stock Opname
Berikut ini adalah langkah – langkah Standar Operasional Prosedur (SOP) stock opname :

1. Persiapan Stok Opname

3-7 Hari sebelum proses stock opname komunikasi harus dilakukan dengan bagian
gudang. Beberapa hal yang harus disiapkan :
a. memberi perintah kepada pihak gudang untuk menyiapkan tag/stiker tertentu
yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung nantinya pada saat
dilakukan stock opname.
b. Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai
kode dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan stock opname tidak terjadi
kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
c. Bagian gudang diinstruksikan untuk melengkapi stok gudang dengan barcode
yang sesuai dengan program. Setiap barang yang ada di gudang sudah memiliki kode
barang tersendiri, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya
proses stock opname.
d. Selain itu bagian gudang juga diwajibkan untuk menyiapkan stiker dengan tulisan
“TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak
perlu dihitung pada saat dilakukannya stock opname.
Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain:
1. Barang/stok yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk setelah tanggal
cut off stock opname.
2. Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering disebut konsinyasi. Barang
ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui sebagai stok.
3. Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur dan yang nilainya disepakati untuk dihapus.
Untuk Barang yang seperti ini lebih baik peletakannya disendirikan penyimpanannya di
dalam gudang tertentu.

2. Tahapan Penjabaran Pekerjaan

Jika sudah sampai pada tahap ini, artinya hari pelaksanaan stock opname sudah bisa
untuk dimulai. Tahap persiapan ini biasanya dilakukan menjelang H-1. Hal yang perlu
dipersiapkan pada saat tahap ini antara lain:
a. Mengumpulkan seluruh tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock
opname yang akan dilakukan. Di sini perlu dijabarkan secara detail mengenai tugas
masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname. pastikan mereka
menerima briefing tugas dengan jelas sehingga kedepannya tidak terjadi mis
komunikasi dan salah perhitungan yang akan berdampak tidak baik untuk perusahaan.
b. Memberikan arahan kepada bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait
mutasi barang sampai dengan ditutupnya jam operasional pada H-1.
c. Meminta bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung semenjak
ditutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.

3. Tahapan Stock Opname

Pada Tahapan ini stock opname dimulai. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini
adalah:
a. Memastikan ulang bahwa seluruh transaksi yang berhubungan dengan stok sudah
masuk semua kedalam program.
b. Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program yang
akan dijadikan pedoman stok.

c. Hasil dari print ini kemudian akan dibagikan kepada pihak accounting di tiap tiap
bagian tim stock opname. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang,
karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan
penghitungan.
d. Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag/ stiker
agar tidak terjadi double penghitungan.
e. Setiap lembar stok yang sudah penuh diisi dengan hasil opname, kemudian diserahkan
ke bagian tim input untuk mulai disalin ke software excel terlebih dulu. Format excel
yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan
hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
 Kemudian setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah
melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau
memang terjadi selisih atas stok.
g. Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian
accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.
Jika tahapan diatas sudah diselesaikan, prosedur stock opname bisa dikatakan sudah
selesai. sebaiknya stok opname ini rutin dilakukan supaya pengontrolan barang di
perusahaan juga bisa terkontrol lebih detail.
Jika ditakutkan adanya manipulasi data oleh pihak pihak tidak bertanggung jawab dari
dalam perusahaan, anda bisa meminta pihak ketiga seperti lembaga lembaga yang
mengurusi stok opname sehingga data yang diolah bisa lebih terjamin kebenarannya
dibandingkan diolah oleh orang orang tertentu yang memiliki maksud tidak baik untuk
perusahaan yang anda miliki.