dalam dunia bisnis sangat diperlukan kelancaran dalam kegiatan operasional seperti halnya

dalam pemesanan barang dan jasa yang dibutuhkan. Umumnya setiap perusahaan memiliki
sistem sendiri dan tanggung jawab penuh dalam melakukan setiap kegiatan pembelian. Saat
ini tersedia Purchasing Software yang berperan penting dalam kegiatan perusahaan.

Software tersebut memudahkan setiap kegiatan operasional perusahaan dengan

sistem procure to pay. Sehingga perusahaan akan mendapatkan pengadaan barang atau jasa
dengan kualitas terbaik.

# Di dunia bisnis yang sangat dipengaruhi oleh teknologi sekarang ini, membuat banyak
bisnis berlomba-lomba untuk meningkatkan efisiensi operasional. Salah satu caranya adalah
dengan menggunakan software purchasing. Teknologi banyak digunakan untuk membantu
perusahaan dalam hal peningkatan efisiensi proses pengadaan atau purchasing. Aplikasi
purchasing ini digunakan untuk membantu mengotomatisasi dan menyederhanakan proses
pembelian.

Pengertian Software Purchasing

Software purchasing atau aplikasi purchasing adalah sebuah teknologi perangkat

lunak yang dirancang untuk membantu proses pengadaan atau pembelian barang dan layanan
oleh perusahaan. Teknologi ini meningkatkan efisiensi, transparansi, dan pengelolaan dalam
proses pembelian, mulai dari tahap permintaan hingga pengiriman dan pembayaran. Software
purchasing ini biasanya sudah terintegrasi dengan sistem manajemen yang lebih besar seperti
ERP.

Seberapa Penting Kegunaan Purchasing Software

Dalam suatu perusahaan tidak akan pernah lepas dari kebutuhan bahan baku dan
kebutuhan lainnya seperti pembelian barang atau jasa. Kegiatan seperti ini dinamakan
dengan purchasing yang merupakan proses pembelian barang dan jasa oleh perusahaan.

Saat ini banyak kemudahan proses purchasing yang bisa dilakukan oleh perusahaan. Salah
satunya dengan sistem purchasing order (PO) yang memanfaatkan teknologi digital untuk
berbelanja secara online. Nah, sistem tersebut mengandalkan katalog elektronik sebagai
referensi produk.

Dalam hal ini sangat diperlukan Purchasing Software, sebuah aplikasi yang bermanfaat untuk
memudahkan sistem PO dengan melakukan pengadaan barang terlebih dahulu. Dengan
adanya aplikasi ini dapat menghindari kerugian pemesanan barang yang tidak sesuai dengan
rincian karena dilengkapi dengan dokumen penting saat melakukan transaksi.

Tak hanya itu, dengan adanya aplikasi tersebut akan memudahkan purchasing dalam
melakukan tanggung jawabnya. Tanggung jawab purchasing diantaranya adalah sebagai
berikut ini.
1. Menganalisis kebutuhan perusahaan

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda sesuai dengan apa yang
dibutuhkan. Dalam hal ini purchasing harus menerima permintaan pembelian yang berkaitan
dengan kebutuhan operasional.

Namun perlu diingat, bahwa purchasing harus menganalisis apakah permintaan tersebut
sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.

2. Memilih supplier dan vendor

Purchasing bertanggung jawab dalam hal memilih supplier dan vendor terbaik dan
berkualitas. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan barang dengan harga yang lebih
terjangkau.

3. Melakukan pemesanan

Setelah menemukan supplier dan vendor yang sesuai, purchasing akan melakukan
pemesanan. Pemesanan dilakukan dengan mengisi formulir purchasing order yang nantinya
digunakan sebagai arsip.

4. Memantau pengiriman barang

Staff purchasing harus memantau pengiriman barang yang sudah dipesan. Pemantauan lokasi
terkini barang hingga tiba di perusahaan sesuai dengan jumlah pemesanan. Jika produk
berupa jasa maka yang perlu dipastikan adalah pekerjaan selesai sesuai perjanjian.

Manfaat Aplikasi untuk Purchasing

Software purchasing dikembangkan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan

proses siklus pembelian barang yang dimulai dari tahap permintaan hingga pembayaran.
Menggunakan aplikasi purchasing akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan seperti
meningkatkan efiensi proses serta mengontrol pengeluaran. Selain itu, teknologi ini juga
memberikan manfaat transparasi dalam setiap tahapan pembelian. Untuk lebih jelasnya,
berikut adalah manfaat dari penggunaan software purchasing:

1. Penghematan Waktu dan Biaya: Teknologi ini dapat mengotomatisasi proses

pembelian sehingga akan memudahkan dan mempercepat proses tersebut. Sehingga,
risiko keterlambatan dan kesalahan dalam proses dapat dihindari. Selain itu, teknologi
ini juga dapat mengheat biaya karena waktu yang dihabiskan untuk mencari vendor
menjadi lebih singkat sehingga dapat lebih hemat.
2. Tranparansi dan Akuntabilitas: Software purchasing dapat merekam semua transaksi
pembelian secara digital dan dapat dengan mudah dipantau. Sehingga, transparasi
menjadi meningkat dan risiko kecurangan atau hilang jejak pun bisa dihindari.
3. Peningkatan Kontrol: Aplikasi purchasing memungkinkan perusahaan untuk membuat
aturan dan kebijakan terkait prosedur pembelian yang lebih ketat. Sehingga, kontrol
terhadap proses purchasing menjadi lebih baik dan menghindari risiko pembelian
yang tidak sah, diluar anggaran, dan lain sebagainya.
 4. Manajemen Persediaan yang Lebih Baik: Perusahaan dapat meningkatkan kualitas
manajemen persediaan. Perusahaan dapat mengatur penyimpanan barang dengan
lebih efisien sehingga menghemat biaya.
5. Analisis dan Pelaporan yang Lebih Baik: Teknologi ini juga menyediakan fitur
analisis dan pelaporan dimana perusahaan dapat memanfaatkan fitur ini untuk
membuat laporan komprehensif mengenai kinerja proses pembelian barang.
Perusahaan dapat mengevaluasi kinerja pembelian, identifikasi pola pembelian, dan
menilai efektivitas vendor.

Manfaat Purchasing Software Untuk Meningkatkan Bisnis

Bisnis yang berjalan dengan baik merupakan dambaan setiap perusahaan. Dalam hal ini
diperlukan strategi khusus. Salah satunya dengan menggunakan sistem Purchasing Software
yang semakin memberikan banyak manfaatnya.

Purchasing Software bermanfaat dalam meningkatkan penjualan perusahaan. Beberapa

manfaat yang perlu Anda ketahui adalah sebagai berikut ini.

1. Penyimpanan data dalam jumlah tak terbatas

Salah satu manfaat Purchasing Software adalah dapat digunakan untuk menyimpan data atau
informasi perusahaan dalam jumlah tak terbatas. Bahkan penyimpanan dapat dilakukan
hingga mencapai ribuan item.

Dengan kemudahan aplikasi yang dapat dibuka kapan saja ini sangat bermanfaat dalam
proses pencarian barang dalam waktu yang cepat. Hanya dalam beberapa detik saja, Anda
sudah bisa menemukan informasi barang yang dicari.

2. Pelacakan produk dengan cepat

Software aplikasi tersebut memungkinkan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan

semua data informasi yang berkaitan dengan produk. Saat Anda menggunakan aplikasi ini,
tentu akan lebih mudah dan cepat saat melacak produk.

Bahkan Anda tidak perlu melakukan pelacakan produk secara manual. Karena semua
informai tersebut sudah tersedia di aplikasi. Pelacakan pada item tertentu atau penurunan
harga pun juga bisa dilakukan.

3. Penentuan order pembelian yang mudah

Dalam proses pembelian barang biasanya akan dicek terlebih dahulu mengenai persediaan
barang dengan mencari sumber atau bahan produksi yang telah habis. Proses pengecekan ini
bertujuan untuk menghindari kehabisan stok barang.

Dalam prosesnya, pembelian dilakukan menggunakan sistem purchasing order dengan

mengisi formulir terlebih dahulu. Pengisian formulir digunakan sebagai bukti otentik saat
melakukan pembelian.
Nah, dengan adanya Purchasing Software ini dapat berfungsi sebagai penyedia
format purchasing order. Dengan begitu, semakin memudahkan dalam pembuatan laporan
pembelian.

4. Tampilan persediaan lebih akurat

Dalam sebuah perusahaan, kondisi persediaan barang merupakan hal yang harus
diperhatikan. Hal ini bertujuan untuk menghitung persediaan suatu produk dalam jumlah stok
yang ditentukan.

Dengan mengetahui kondisi persediaan ini tak hanya bertujuan untuk melihat laporan yang
sesuai dengan pembukuan. Melainkan juga membantu meningkatkan fungsi Sistem
Pengendalian Intern (SPI) suatu perusahaan agar berjalan dengan baik.

SPI berfungsi sebagai pembanding persediaan stok setiap bulannya yang nantinya digunakan
untuk memperoleh Harga Pokok Penjualan (HPP) pada laporan keuangan. Sekaligus
mengetahui apakah laporan keuangan yang dibuat sesuai dengan fakta data yang dimiliki.

Dengan adanya aplikasi software ini akan menampilkan kondisi persediaan yang lebih akurat.
Sehingga lebih sulit untuk melakukan kecurangan dengan memalsukan data-datanya.

5. Kelalaian semakin berkurang

Seringkali manusia memiliki kemampuan terbatas dalam hal mengingat dan mengontrol stok
barang perusahaan. Tak mungkin semua karyawan dapat menghafalkan semua stok barang
yang dijual.

Dalam kondisi seperti ini dapat meningkatkan terjadinya kelalaian yang akan merugikan
perusahaan. Oleh karena itu, Purchasing Software sangat diperlukan sebagai alternatif untuk
mengatasi permasalahan ini.

Aplikasi tersebut memiliki keunggulan pada fitur pengelolaan stok barang dengan
menyimpan semua informasi data barang dengan tepat. Jadi, Anda bisa melihat stok barang
di menu laporan tanpa perlu menghafalkan setiap spesifikasinya.

Contoh Aplikasi Purchasing yang Banyak Digunakan

Sekarang ini, sudah banyak dikembangkan teknologi perangkat lunak untuk membantu
perusahaan dalam aktivitas pembelian atau pengadaan barang. Berikut adalah contoh
software purchasing yang banyak digunakan:

1. SAP Ariba: Aplikasi yang satu ini merupakan aplikasi populer yang dapat membantu
perusahaan mengelola proses pembelian secara digital. Aplikasi ini meliputi
pemilihan vendor, negosiasi kontrak, pemenuhan pesanan, hingga pembayaran.
2. Coupa: Aplikasi ini juga merupakan perangkat lunak populer yang dapat mengelola
pengeluaran meliputi proses pembelian, pengeluaran, dan faktur. Perusahaan dapat
meningkatkan efisiensi dan mengontrol pengeluaran dengan bantuan Coupa.
 3. Oracle Procurement Cloud: Oracle Procurement Cloud adalah aplikasi yang
menyediakan solusi untuk manajemen pembelian dan pengeluaran perusahaan.
Aplikasi ini memiliki fitur yang meliputi pengadaan, pengelolaan kontrak, dan
analisis pengeluaran.
4. Zycus: Zycus adalah sebuah apliaksi pengadaan yang menawarkan solusi dimana
perusahaan manajemen pengadaan, analisis pengeluaran, dan manajemen risiko
pemasok.
5. Jaggaer: Jaggaer adalah sebuah teknologi perangkat lunak yang juga menyediakan
solusi untuk pengadaan, sourcing, dan manajemen kontrak.

Aplikasi untuk purchasing memiliki peran yang cukup signifikan untuk meningkatkan
efisiensi dan kontrol dalam proses pengadaan atau pembelian. Teknologi ini membantu
perusahaan untuk menghemat waktu dan biaya, meningkatkan transparansi, kontrol, dan
mengoptimalkan manajemen persediaan. Sebagaimana yang sudah disebutkan diatas,
sekarang ini sudah banyak aplikasi pengadaan yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerjanya.

Pilihan Baru Dalam Pembelian: Penyedia Jasa Aplikasi (ASPs)

Berdasarkan AMR Research Inc., permintaan untuk penyedia jasa aplikasi (ASPs) pada
pemilik aplikasi ERP diharapkan berkembang sangat cepat selama tahun pertama dari
milenium baru.

Ada dua keunggulan dari pembelian paket daripada membangun kostum, antara lain
penghematan biaya dan implementasi yang cepat. Kontrak dengan ASP berdasarkan periode
pembayaran daripada investasi yang besar, dan investasi dalam pelayanan harus dihindari.
Walaupun demikian, kelemahan harus dipertimbangkan juga sama dan melibatkan ya atau
tidaknya solusi kostumisasi yang dapat disediakan oleh ASP memerlukan dan tergantung
pada penjual eksternal.

ERP Untuk Purchasing

Sebelumnya Anda sudah mengetahui apa itu aplikasi ERP untuk purchasing yang hadir untuk
membuat proses pembelian Anda menjadi lebih mudah. Bagaimana cara kerja sistem ERP
didalam perusahaan:

a. Dilakukan Secara Otomatis

Sebelumnya telah disinggung bahwa aplikasi ERP dapat melakukan berbagai aktivitas
secara otomatis, termasuk untuk purchasing. Dengan software yang berjalan otomatis ini,
Anda bisa membeli berbagai bahan baku ke pemasok dengan tepat waktu. Bahkan sebelum
stok barang habis. Tentu hal ini dapat membantu jalannya proses bisnis agar tidak terhambat,
akibat kehabisan persediaan.
Selain itu, proses yang berjalan otomatis ini juga dapat dilakukan berkali-kali. Dengan begitu,
user tak perlu mengetik atau merencanakan pembelian mulai dari awal terutama untuk barang
yang memang rutin dibeli. Pada akhirnya, berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan
purchasing pun menjadi lebih mudah dilaksanakan.

b. Memangkas Waktu

Karena aplikasi ERP untuk purchasing bisa berjalan dengan otomatis, waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan tahap-tahap pembelian pun dapat dipangkas. Hal ini
disebabkan oleh kemudahan yang diperoleh pengguna, seperti tidak perlu memasukkan data
mulai awal lagi. User pun hanya perlu melakukan beberapa langkah saja dengan waktu yang
jauh lebih singkat.

Akibat dari cepatnya penggunaan ERP ini, proses purchasing pun dapat berjalan dengan
cepat pula. Karyawan juga bisa segera beralih untuk menjalankan pembelian barang lainnya.
Pada akhirnya, tingkat produktivitas tim maupun perusahaan semakin meningkat, sehingga
dapat memproduksi lebih banyak barang dengan lebih cepat.

c. Meminimalisir Kesalahan

Masih banyak kelebihan dari penerapan e-purchasing ERP. Salah satunya adalah
dapat meminimalisir kesalahan pembelian. Seperti yang Anda tahu, proses purchasing akan
memerlukan pengisian data secara akurat, agar pesanan yang datang bisa tepat dan sesuai
kebutuhan. Maka dari itu, ERP akan membantu sumber daya manusia dalam memastikan
jumlah pembelian sebelum melakukan pemesanan. Tak hanya itu, sistem ini juga bisa
digunakan untuk mengecek kualitas dan jumlahnya ketika barang datang.

Bila Anda melakukan pembelian secara manual, maka bisa jadi Anda akan kesulitan dalam
pengecekan karena dokumen yang hilang dan lain sebagainya. Peluang karyawan tidak
mengetahui bahwa ada kesalahan dari pemasok pun semakin tinggi. Hal tersebut tentu akan
membawa dampak buruk untuk bisnis perusahaan Anda, seperti terhambatnya proses
produksi hingga kerugian secara waktu dan finansial.

d. Mempermudah Pengelolaan Data

Aplikasi ERP juga hadir untuk mengelola data, termasuk data purchasing. Caranya
dengan menyimpan berbagai informasi penting, khususnya mengenai proses pembelian
secara otomatis. Dengan begitu, Anda tak perlu takut data apapun termasuk informasi stok
barang akan tercecer, hilang, atau dicuri oleh pihak yang tak bertanggung jawab. Anda pun
dapat mencari riwayat pemesanan dengan mudah ketika ingin memakainya lagi untuk
memesan bahan baru.

Di samping itu, kini banyak tersedia ERP berbasis cloud. Dalam sistem ini, data Anda akan
dicadangkan secara berkala sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan data sekalipun
hardware yang digunakan mengalami kerusakan. Selain itu, cloud sudah dilindungi oleh
firewall yang berfungsi untuk mencegah kebocoran data akibat diretas. Sehingga, Anda pun
tak perlu khawatir data bocor secara online.
e. Membantu dalam Pembuatan Laporan

Setiap proses pembelian pasti akan memerlukan laporan sebagai bukti bahwa suatu
kegiatan resmi telah dilakukan. Maka dari itu, aplikasi ERP untuk purchasing biasanya akan
mempunyai fitur untuk membantu dalam pembuatan laporan secara akurat. Bahkan, laporan
itu bisa dibuat secara otomatis. Dengan demikian, para karyawan tidak perlu mengeluarkan
usaha ekstra untuk membuatnya secara rinci.

Adanya laporan yang rinci tersebut bisa membantu para stakeholders untuk menganalisis
bisnis dan membuat keputusan. Tak hanya itu, berbagai informasi seperti laporan pun dapat
diperoleh secara real-time. Jadi, Anda tak perlu membuang waktu untuk dapatkan data yang
akurat mengenai proses purchasing di perusahaan Anda.

f. Dapat Digunakan oleh Banyak Pengguna

Saat ini, berbagai aplikasi ERP telah hadir agar bisa digunakan oleh multi user. Maka
dari itu, para pengguna tak perlu saling menunggu untuk menggunakan sistem tersebut.
Dampaknya, proses pembelian terhadap berbagai barang yang dilakukan oleh beberapa
karyawan pun bisa terlaksana dengan semakin cepat.

Sebagian besar sistem Enterprise Resource Planning menerapkan batas jumlah user. Jika
Anda ingin menambah jumlah tersebut, maka perlu mengeluarkan sejumlah biaya lagi.
Namun, ada juga aplikasi ERP yang memiliki jumlah pengguna yang tak terbatas. Sehingga,
perusahaan tak perlu repot-repot lagi untuk menyiapkan dana lebih. Kembali lagi, semua
tergantung kebutuhan bisnis Anda.

g. Bisa Diakses di Berbagai Lokasi Cabang

Tak jarang suatu bisnis memiliki beberapa cabang apalagi jika usaha tersebut sedang
berkembang. Anda tak perlu khawatir karena aplikasi ERP untuk purchasing dapat diakses di
berbagai lokasi perusahaan, selama terhubung pada sistem yang sama. Dengan begitu, semua
data pun dapat terintegrasi secara terpusat.

Hal tersebut tentu dapat meningkatkan efektivitas, karena Anda tidak perlu lagi membeli
sistem yang baru. Selain itu, adanya perangkat yang terintegrasi juga dapat memudahkan
purchasing management. Sebagai contoh, para karyawan pengadaan dari cabang yang
berbeda bisa saling bekerjasama untuk melakukan pembelian. Selain itu, Anda juga dapat
memantau proses pemesanan dari masing-masing lokasi dengan mudah. Tentunya tanpa perlu
pergi ke tempat tersebut.
Pengertian Purchasing

Purchasing sendiri merupakan bahasa inggris yang berarti pembelian. Secara umum
dapat diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk membeli atau menyewa
barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Dilansir dari inc, setiap perusahaan rata-rata menghabiskan 50 hingga 70 persen

dari pendapatannya untuk melakukan pembelian. Memang sekilas terlihat mudah, namun
dari persentase tersebut dapat terlihat bahwa tugas purchasing tidak semudah
istilahnya.Seorang buyer harus memahami apa yang dibutuhkan perusahaan berdasarkan
anggaran dan perencanaan yang dimiliki oleh perusahaan.

Purchasing adalah salah satu proses yang penting dalam bisnis, karena proses ini
dapat mempengaruhi kinerja dan profitabilitas. Pembelian memiliki proses yang sangat
kompleks, jika melakukannya secara sembarangan maka biaya pengeluaran pun semakin
besar dan bisa memperkecil peluang keuntungan anda. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah
sistem yang mumpuni untuk mendukung kelancarannya.

Proses Purchasing

Jika Anda membeli barang untuk kebutuhan pribadi cukup melakukan tawar-
menawar, dan jika cocok Anda langsung membelinya berbeda dengan
proses purchasing pada perusahaan.

Banyak hal yang harus Anda pertimbangkan dan perhatikan langkah-langkahnya. Adapun
langkah pembelian pada perusahaan adalah sebagai berikut.

1. Perencanaan

Proses pertama tentu perencanaan. Anda sebagai pemilik usaha harus merencanakan
apa yang menjadi kebutuhan bisnis Anda saat ini, bagaimana plus-minus ketika melakukan
pembelian atau menyewa jasa tertentu di waktu tertentu.

Selain itu Anda juga harus mencocokkan anggaran yang sudah ditetapkan pada bisnis Anda.
Satu hal yang perlu diingat bahwa pembelian akan sangat mempengaruhi bagaimana
penghasilan Anda nantinya.

Sebagai bahan pertimbangan pertama tentu Anda memerlukan beberapa pertanyaan sebagai
berikut:

 Kenapa Anda harus membeli atau menyewa barang/jasa tersebut?

 Untuk Apa barang atau jasa tersebut digunakan?

 Bagaimana kondisi pasar saat ini, terutama kapan supplier cenderung mau
menyediakan barang/jasa nya?

 Berapa margin keuntungan yang diinginkan supplier?

  Berapa total biaya pembelian dari beberapa vendor?

 Dimana produk tersebut diproduksi. Apakah jauh dari lokasi operasional Anda?

 Seperti apa proses produksi dan reputasi supplier?

Pertanyaan-pertanyaan itu dapat Anda jabarkan sebagai analisis sebelum melakukan

pembelian. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan analisis Total Cost of
Ownership (TCO). Analisis TCO sendiri adalah membandingkan beberapa opsi berdasarkan
rincian biaya yang dikeluarkan untuk opsi-opsi tersebut.

Alih-alih memilih yang termurah, analisis TCO lebih menekankan apa saja yang didapat dari
barang/jasa tersebut dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan. Artinya, Anda bisa
saja membayar lebih mahal jika memang itu value for money.

2. Memilih Supplier

Pada tahap ini Anda akan memilih supplier potensial yang sesuai dengan perusahaan
Anda. Supplier harus memiliki reputasi yang baik, memiliki komitmen untuk
berkembang, customer-oriented, fleksibel, memiliki keuangan yang sehat,
menyediakan technical assistant.

Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan lokasi. Karena jika Anda memilih lokasi yang
jauh bahkan berbeda pulau, biaya transportasi yang dikeluarkan pun akan membebani Anda.

Saran selanjutnya adalah buatlah “aliansi” dengan supplier. Maksudnya adalah

membangun kerjasama jangka panjang dengan supplier. Hal ini memberi beberapa manfaat
seperti efisiensi waktu dan produksi, biaya yang lebih murah, kemudahan pembayaran, dan
Anda juga bisa lebih meramalkan bisnis Anda karena tidak perlu menggonta-
ganti supplier atau vendor.

3. Melakukan Bidding

Bidding adalah proses penawaran oleh supplier berdasarkan request for information (RFI)
yang diberikan oleh Anda sebagai pengusaha.Informasi berupa kemampuan
dari supplier tersebut

dan dibandingkan dengan biaya yang mampu dikeluarkan perusahaan, rincian barang atau
jasa yang akan dibeli, jumlah, durasi pemakaian, dan juga deadline pembayaran.

4. Negosiasi

Setelah melakukan bidding, Anda perlu melakukan negosiasi kepada supplier-

supplier pilihan Anda. Negosiasi adalah skill yang harus dimiliki oleh seorang buyer dalam
melakukan purchasing.

Biasanya Anda akan menemukan pandangan yang berbeda antara diri Anda dan juga
calon supplier. Biasanya adalah terkait biaya. Oleh karena itu negosiasi perlu dilakukan
untuk menyatukan visi antara Anda dan juga calon supplier Anda.
Setelah melakukan negosiasi dan mencapai kesepakatan Anda biasanya perlu mengoreksi
dan menyesuaikan beberapa poin pada saat sebelum dan sesudah negosiasi yang selanjutnya
akan dituang dalam surat perjanjian kerjasama.

Setelah semua beres langkah terakhir tentunya melakukan pembelian. Buyer akan menyusun
dan memberikan purchasing order kepada supplier. Setelah itu, vendor akan
memberikan invoice atau faktur penjualan barang atau jasa apa yang telah dibeli.

Invoice inilah yang nantinya menjadi acuan antara Anda sebagai pengusaha dan
juga supplier dalam penyesuaian pesanan.

5. Menjaga Hubungan Baik dengan Supplier

Apabila Anda sudah menemukan pemasok yang dapat menyediakan barang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan dan menyediakan barang berkualitas, maka penting untuk
menjaga hubungan dengan pemasok. Buyer wajib melakukan kegiatan ini supaya dapat
menumbuhkan rasa saling percaya dan menghargai dengan pemasok.

Dengan demikian, supplier dan perusahaan pun merasa senang dalam menjalin kerja sama.
Hubungan kerja sama yang baik akan membuat umur kerja sama lebih panjang. Alhasil,
Anda sebagai buyer tidak perlu pusing lagi untuk mencari supplier lain.

# Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu
perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya. Proses ini meliputi tahapan seperti
perencanaan, pemilihan penyedia, negosiasi, pemesanan, penerimaan, pembayaran, dan
evaluasi. Proses procurement yang efektif dan efisien dapat memberikan berbagai manfaat
bagi perusahaan, seperti menghemat biaya, meningkatkan kualitas, mempercepat
pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Namun, proses ini juga menghadapi berbagai tantangan dan hambatan, seperti kesulitan
dalam mengelola data dan dokumen, kurangnya transparansi dan akuntabilitas, adanya
risiko fraud dan korupsi, serta rendahnya kinerja dan produktivitas. Untuk mengatasi
tantangan-tantangan ini, perusahaan perlu memanfaatkan teknologi informasi yang dapat
membantu mereka dalam mengoptimalkan proses tersebut.

Salah satu teknologi informasi yang dapat digunakan adalah Enterprise Resource Planning
(ERP).

Pengertian ERP ( Enterprise Resource Planning )

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang

digunakan untuk mengelola sumber daya, operasi, dan informasi bisnis secara efisien dan
efektif. ERP memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan
proses bisnis, seperti akuntansi, keuangan, produksi, penjualan, pembelian, persediaan, dan
sumber daya manusia. ERP juga membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja,
kualitas, dan layanan pelanggan, serta mengurangi biaya dan risiko.

ERP terdiri dari modul-modul yang saling terhubung dan berbagi data. Modul-modul
ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi masing-masing perusahaan.
Beberapa contoh modul ERP adalah:

Modul akuntansi dan keuangan: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti pembukuan,
pelaporan keuangan, penganggaran, perpajakan, audit, dan pengendalian internal.

Modul produksi: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti perencanaan produksi,

penjadwalan, pengendalian kualitas, pengelolaan bahan baku, dan pengelolaan mesin.

Modul penjualan: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti pemasaran, penawaran harga,
pesanan, fakturasi, pengiriman, dan layanan purna jual.

Modul pembelian: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti permintaan pembelian,

negosiasi harga, penerimaan barang, pembayaran supplier, dan evaluasi supplier.

Modul persediaan: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti pengelolaan stok, peramalan
permintaan, pengendalian persediaan, dan pengelolaan gudang.

Modul sumber daya manusia: modul ini mencakup fungsi-fungsi seperti rekrutmen,
pelatihan, penggajian, manajemen kinerja, manfaat karyawan, dan hubungan industrial.

Bagaimana ERP Mengoptimalkan Proses Procurement

Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat menikmati berbagai keuntungan, seperti:

1. Memperbaiki pengelolaan data dan dokumen

ERP dapat menyimpan dan mengolah data dan dokumen yang berkaitan dengan proses
procurement dalam satu basis data terpusat yang mudah diakses dan diperbarui oleh semua
pihak yang terlibat. Hal ini dapat mengurangi kesalahan, duplikasi, dan inkonsistensi data,
serta mempermudah pencarian dan pelaporan data.

2. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas

ERP dapat memberikan visibilitas yang tinggi terhadap seluruh aktivitas dan transaksi yang
terjadi dalam proses procurement. Hal ini dapat memungkinkan perusahaan untuk
memantau dan mengawasi kinerja penyedia, mengidentifikasi dan mencegah fraud dan
korupsi, serta meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi dan standar.

3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas

ERP dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai proses dan tugas yang
berhubungan dengan procurement, seperti perencanaan, pemilihan penyedia, negosiasi,
pemesanan, penerimaan, pembayaran, dan evaluasi. Hal ini dapat menghemat waktu,
tenaga, dan sumber daya perusahaan, serta meningkatkan akurasi, kualitas, dan kecepatan
pengadaan barang dan jasa.

4. Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi

ERP dapat memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antara semua pihak yang terlibat dalam
proses procurement, baik internal maupun eksternal. Hal ini dapat meningkatkan hubungan
kerjasama dan kemitraan antara perusahaan dengan penyedia, serta meningkatkan kepuasan
pelanggan.

Dengan demikian, ERP dapat menjadi solusi yang tepat untuk mengoptimalkan proses
procurement perusahaan. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat meningkatkan
kinerja dan produktivitasnya, serta mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih baik.

Sekarang, ribuan aplikasi software dapat dibeli sebagai “off-the-shelf”, pengemasan

software dari pertumbuhan jumlah perusahaan software telah mendunia. Pada bab
sebelumnya, termasuk aplikasi software dapat digunakan oleh perusahaan dalam berbagai
industri pada tingkat PC, seperti akuntansi secara keseluruhan, dan sistem pembayaran, sama
seperti sistem perusahaan yang besar dan kompleks (sistem ERP) pada tingkat server dengan
modul integrasi untuk keuangan. Logistik, dan aktivitas SDM. Sebagai tambahan, ada
industri dengan sistem tertentu seperti sistem manajemen penjualan dan persediaan untuk
retail, sistem pembayaran komersial untuk bank, sistem pemrosesan klaim untuk perusahaan
asuransi, dan sistem admisi pasien untuk penyedia kesehatan.

A. Keputusan Membuat atau Membeli

Secara umum, pemilihan antara pengembangan aplikasi kostumisasi dan sistem

pembelian—keputusan membeli atau membuat—adalah keputusan yang harus dibuat secara
bersama oleh manajer bisnis yang memerlukan aplikasi dan profesional IS yang dapat
mengakses manfaat dan resiko teknis. Untuk organisasi dengan personil IS yang ahli,
mempunyai dua keuntungan dari pembelian: 1) penghematan biaya, dan 2) implementasi
yang cepat.

Bagian ini berfokus pada langkah detail dalam proses siklus hidup untuk memilih,
memodifikasi, dan mengimplementasi paket aplikasi software yang besar. Setelah
menggambarkan setiap langkah secara detail, lalu kita mendiskusikan bagaimana mengelola
secara efektif proyek sistem pembelian serta kekuatan dan kelemahan dari pembelian sistem
paket.

Langkah-Langkah Pembelian

Langkah-langkah pembelian paket aplikasi masuk dalam tiga tahap siklus hidup yaitu
definisi, konstruksi, dan implementasi. Karena pengembangan aplikasi menggunakan proses
SDLC, proses paket pembelian juga menggunakan pendekatan SDLC modifikasi.
Tahap definisi

Pada tahap ini sama dengan dua langkah pada proses SDLC. Walaupun demikian, ada
lima langkah tambahan tertentu dalam proses pembelian.

1. Analisis kemungkinan, sama dengan SDLC, tujuan dari langkah ini adalah untuk
menentukan tujuan sistem secara ekonomis, teknis, dan operasi memungkinkan.
2. Definisi keperluan, langkah kritis dalam pendekatan SDLC, karena mengirimkan
spesifikasi secara detail dari apa yang harus dilakukan sistem dari ipnput yang
diterima, data yang disimpan, proses harus bekerja dengan baik, output harus
diproduksi, dan keperluan kinerja harus memuaskan.
3. Membuat catatan kecil dari paket, pada langkah ini, keperluan organisasi digunakan
untuk menghilangkan hampir semua paket kandidat yang dijanjikan yang
teridentifikasi dalam analisis kemungkinan.
4. Membangun kriteria pemilihan, pada langkah ini, kedua bisnis dan anggota tim IS
harus bekerjasama untuk menentukan kriteria relevan tentang paket kandidat dan
penjual dengan tujuan untuk memilih yang paling baik.
5. Mengembangkan dan mendistribusikan RFP, RFP adalah pengiriman dokumen
formal untuk penjual potensial, bertemu mereka untuk menandatangani proposal dari
paket software dan bagaimana hal tersebut akan menemukan kebutuhan perusahaan.
6. Mengevaluasi respon penjual pada RFP dan memilih paket, pada langkah ini, respon
penjual pada RFP dievaluasi dan kegiatan tambahan diperlukan untuk mengevaluasi
paket kandidat dan penjualnya.
7. Kontrak Negosiasi, pengiriman pada langkah ini adalah kontrak legal dengan penjual
dari paket software yang dipilih dan rencana detail untuk mengingatkan dari langkah
siklus hidup.