TUGAS SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

CASE 2 : NORTHERN DIGITAL INC.

Oleh:

Leoni Dynka Eisano 1906456591

Mariyatul Qibtiyyah 1906421455

PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS INDONESIA

2020
 STATEMENT OF AUTHORSHIP

Saya yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir adalah
murni hasil pekerjaan saya sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya gunakan tanpa
menyebutkan sumbernya.

Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada
mata ajaran lain, kecuali saya menyatakan dengan jelas bahwa saya menggunakannya.
Saya memahami bahwa tugas yang saya kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau
dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

Nama Mahasiswa : Leoni Dynka Eisano (1906456591)

Mariyatul Qibtiyyah (1906421455)

Kelas : 192 MR1 & DR1 PAGI

Mata Ajaran : Sistem Informasi dan Pengendalian Internal

Judul Makalah/Tugas : Tugas Sistem Informasi dan Pengendalian Internal Case 2 :

Northern Digital Inc.

Hari, Tanggal : Kamis, 20 Februari 2020

Nama Pengajar : Dr. Siti Nurwahyuningsih Harahap

1. Pendahuluan
Northern Digital Inc. (NDI) merupakan pemasok produk pengukuran 3D/6D. perusahaan
yang relative kecil ini memiliki 90 pegawai dan menghasilkan pendapatan tahunan lebih dari
$20 juta.

2. Permasalahan
Dalam era pertumbuhan yang semakin cepat dan teknologi yang semakin dewasa ini, sistem
NDI jutru mengalami hambatan kemajuan sebagai berikut:
a. Teknologi yang ada menyebabkan adanya beberapa pengiriman yang salah dan jumlah
pesanan yang kembali cukup tinggi.
b. Kontrol inventaris NDI buruk dan perencanaan yang dilakukan tidak akurat.
c. Kepuasan pelanggan berada dalam tingkat yang berisiko serta moral internal yang
mengkhawatirkan.
NDI memerlukan perencanaan yang lebih canggih dan akurat untuk memenuhi pengiriman
pesanan kkepada pelanggan. Hal ini penting karena NDI telah memiliki reputasi akan produk
yang berkualitas dan berperfoma tinggi.
3. Solusi
NDI memilih ERP (dari Intuitive Manufacturing Systems) berdasarkan faktor-faktor utama
yang mendukung tujuan perusahaan. ERP ini sangat membantu perusahaan dalam hal:
a. meningkatkan manajemen inventaris dan perluasan serta fleksibilitas yang mendukung
pertumbuuhan NDI.
b. mencakup sistem perencanaan yang lengkap, manajemen inventori otomatis, dan
infrastruktur teknologi yang meningkat.
c. meningkatkan kemudahan implementasi sistem dan penggunaan.

4. Hasil
Setelah menerapkan ERP, Northen Digital Inc. mengalami perbaikan dalam hal berikut:
a. Peningkatan manajemen inventaris.
Sebelum implementasi, perusahaan berjuang untuk mencapai dua perputaran persediaan
per tahun. Kini perputaran persediaan lebih dari dua kali lipat dan akan membaik dalam
waktu dekat.
b. Peningkatan pendapatan.
Pendapatan perusahaan meningkat dari $10 juta menjadi $20 juta dengan peningkatan
kecil dari nilai persediaan.
c. Peningkatan kemampuan perencanaan.
Perusahaan dapat mengurangi waktu siklus pesanan mereka hampir 80% dari empat
bulan menjadi empat minggu. Peningkatan kontrol produksi dan manajemen persediaan
berdampak langsung pada pengiriman pelanggan. Perencanaan yang baik juga berdampak
positif langsung pada tenaga kerja dan material.
 d. ERP mudah untuk digunakan oleh perusahaan dan memiliki sistem skalabilitas yang baik.
Jumlah pengguna ERP di perusahaan dapat meningkat tanpa perlu banyak pelatihan,
sehingga perusahaan tidak khawatir memiliki kendala pada infrastruktur bisnisnya.
Dengan menerapkan ERP, perusahaan telah menemukan cara untuk meningkatkan nilai yang
mereka berikan kepada pelanggan sekaligus meningkatkan kinerja keuangan.
5. Pertanyaan dan jawaban
1) Relate this case to Porter's value chain and to Porter's competitive forces model.
Show the ERP's contribution.
Jawaban:
Berdasarkan Porter’s Value Chain, aktivitas pada NDI dapat dijelaskan sebagai berikut:
Primary Value Activities:
- Inbound logistics
Pada aktivitas ini, perusahaan melakukan penanganan terhadap material produk dari
supplier. Aktivitas ini mencakup semua proses, baik menerima barang dari supplier,
menyimpan barang tersebut, sampai dengan mendistribusikannya ke bagian lain untuk
diproses lebih lanjut.
Pada fase ini, ERP berkontribusi dalam manajemen persediaan, termasuk barang mentah
(material yang akan diproduksi). Dengan ERP, perusahaan dapat mengetahui dengan baik
berapa jumlah material yang dimiliki oleh perusahaan, berikut jenis dan kualitasnya. Hal
ini penting untuk menghindari adanya kekosongan material saat perusahaan menerima
pesanan.
Informasi lain yang diperoleh adalah berapa jumlah barang yang masih dapat ditampung
di gudang. Hal ini diperlukan untuk menghindari adanya overload kapasitas gudang.
Karena ERP dapat memberi informasi yang akurat mengenai barang yang dipesan oleh
pelanggan, maka perusahaan dapat membuat skala prioritas pembelian bahan material
berdasarkan barang yang paling diminati oleh pelanggan.
Berdasarkan hal-hal tersebut, perusahaan dapat lebih cepat dan akurat dalam memenuhi
pesanan pelanggan serta dalam melakukan pemesanan produk ke supplier.

- Operations
Aktivitas ini berhubungan dengan mengubah produk input menjadi produk output melalui
proses pengolahan.
Pada aktivitas ini, ERP berkontribusi dalam melakukan kontrol pada proses produksi.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengawasi material yang dipakai saat produksi,
proses produksi, kualitas dan jumlah produk hasil olahan, serta mengawasi jam kerja dan
 kualitas kerja karyawan. Proses pengawasan ini meminimalisir adanya kesalahan hasil
produksi dan meningkatkan efisiensi proses produksi.

- Outbound logistics
Aktivitas ini merupakan proses pengiriman produk ke pelanggan. Aktivitas ini mencakup
penerimaan barang hasil produksi, penyimpanan barang hasil produksi, pendistribusian
hingga pengiriman barang ke pelanggan.
ERP memiliki kontribusi dalam manajemen inventaris hingga proses distribusi barang ke
pelanggan. Dengan penerapan ERP, perusahaan dapat melakukan memperoleh data
akurat terkait jumlah dan kualitas barang hasil produksi, kesesuaian dengan pesanan
pelanggan, kapasitas gudang, dan jumlah armada atau petugas pengiriman yang
diperlukan. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi biaya dan waktu dalam pengiriman serta
proses penyimpanan.

- Marketing and sales

Aktivitas ini berhubungan dengan pemasaran barang yang membuat pelanggan tertarik
untuk melakukan pembelian produk.
Dengan adanya ERP, perusahaan dapat menjaga kualitas barang dan performa
perusahaan. Hal tersebut dapat mendukung bagian pemasaran dan penjualan untuk
melakukan penawaran atau pemasangan iklan, karena mereka dapat menjual nilai lebih
dari produk yang dimiliki perusahaan ini.

- Service
Aktivitas ini terkait kegiatan mempertahankan nilai produk atau layanan kepada
pelanggan setelah pembelian. Pada kegiatan ini perusahaan memberikan garansi apabila
ada produk yang rusak, serta memberikan informasi atau panduan perbaikan, dan
memberikan jasa servis bila diperlukan.
ERP dalam hal ini menyediakan informasi mengenai keluhan pelanggan kepada
perusahaan, baik dalam hal kualitas produk maupun pengiriman. Dengan mengetahui hal
tersebut, perusahaan dapat melakukan perbaikan kualitas dan memberikan ganti rugi
kepada pelanggan. Hal ini dapat menjaga kualitas dan citra perusahaan.

Support or secondary value activities:

- Firm infrastructure
Bagian ini terdiri dari bagian-bagian atau divisi-divisi di perusahaan yang bertugas
melayani kebutuhan perusahaan yang pembagiannya tergantung pada kebutuhan
perusahaan masing-masing. Beberapa divisi yang lazimnya ada sebagai infrastruktur
perusahaan adalah divisi akuntansi, keuangan, perencanaan, hukum, administrasi, dan
divisi umum.
ERP dalam hal ini berperan dalam memberikan informasi mengenai beberapa hal, seperti:
 1. Jumlah pembelian dan penjualan barang. Informasi ini berguna untuk divisi
akuntansi, keuangan, perencanaan, dan administrasi.
2. Kapasitas dan jumlah produk di gudang. Informasi ini berguna untuk divisi umum
yang bertanggung jawab terhadap gudang. Selain itu, bagian perencanaan juga
memerlukan informasi ini untuk melakukan penentuan waktu pembelian material.
3. Waktu siklus pesanan. Informasi ini penting bagi divisi perencanaan untuk
menentukan jadwal pemesanan barang hingga jadwal produksi.
4. Informasi produk, supplier, dan konsumen. Dengan mengetahui informasi tersebut
secara akurat, divisi hukum dapat melindungi perusahaan apabila terjadi sengketa
yang mungkin dapat merugikan perusahaan karena memiliki informasi yang benar.

- Human resources management

Aktivitas pada bagian ini dimulai dari perekrutan pegawai, pembayaran gaji, pemberian
reward atau punishment pegawai, hingga pemberhentian pegawai.
ERP dalam hal ini berfungsi untuk memberikan informasi akurat mengenai hal-hal
berikut:
1. Jumlah pesanan pelanggan. Informasi ini berguna untuk mengetahui jumlah pegawai
yang dibutuhkan untuk dapat memenuhi pesanan tersebut. Apabila pesanan tersebut
tidak dapat terpenuhi, maka perusahaan perlu melakukan perekrutan pegawai.
Apabila jumlah pegawai terlalu banyak, perusahaan dapat melakukan distribusi
pegawai ke bagian lain.
2. Waktu pengiriman pesanan. Dengan mengetahui informasi ini, perusahaan dapat
menentukan apakah akan menambah jumlah petugas pengirim atau tidak.
3. Kualitas pekerja. Informasi ini berguna apabila perusahaan akan menerapkan program
reward and punishment. Perusahaan juga dapat menentukan perlu atau tidaknya
mengadakan pelatihan kepada karyawan.
- Technology development
Aktivitas di divisi ini meliputi pengembangan peralatan dan teknologi, software,
hardware, serta pengembangan kemampuan dan pengetahuan mengenai teknologi di
perusahaan. Dengan adanya kemajuan di bidang teknologi, maka perusahaan juga wajib
melakukan pengembangan di bidang ini.
ERP di perusahaan ini pada intinya berfungsi untuk melakukan manajemen inventaris
dan kontrol produksi. Dalam proses tersebut, apabila ditemukan permasalahan terkait
teknologi, maka ERP akan menginformasikan kepada perusahaan sehingga dapat segera
dilakukan perbaikan atau pengembangan yang dibutuhkan.

- Procurement
Divisi ini berkaitan dengan proses pengadaan material atau barang input. Divisi ini juga
bertugas untuk menemukan supplier yang tepat dengan harga terbaik.
 ERP pada aktivitas ini memberikan informasi sebagai berikut:
1. Pesanan pelanggan. ERP memberikan informasi mengenai jumlah, spesifikasi, dan
kualitas produk yang diinginkan oleh pelanggan. Dengan demikian, divisi pengadaan
dapat mencari supplier yang dapat menyediakan barang yang sesuai dengan harga
yang terbaik.
2. Jumlah barang di gudang. Dengan mengetahui jumlah barang di gudang dan berapa
kapasitas gudang, maka divisi ini dapat menentukan waktu dan jumlah yang tepat
dalam melakukan pesanan ke supplier.

Berdasarkan Porter’s competitive forces model, kontribusi ERP untuk NDI dalam menghadapi 5
tantangan atau ancaman, adalah sebagai berikut:
1. Threat of New Entrants (ancaman pendatang baru)
Kehadiran pendatang baru terutama dengan produk atau layanan yang sejenis dapat
menjadi masalah untuk perusahaan. Pendatang baru tentunya akan melihat peluang yang
belum dipenuhi oleh perusahaan yang lebih dulu berdiri.
Setelah menerapkan ERP, NDI dapat mengetahui kualitas produknya dengan baik dan
dapat menjaga kualitas produk tersebut. Hal ini sangat penting dalam menghadapi
ancaman dari pendatang baru yang mungkin menawarkan produk dengan harga yang
lebih murah. Dengan adanya kualitas produk yang baik, maka pelanggan dapat puas dan
tidak berpindah ke lain perusahaan.
Dengan adanya ERP, NDI juga dapat menjaga kualitas dan waktu pengiriman pesanan.
Hal ini juga menjadi nilai lebih dari NDI dibanding perusahaan yang baru berdiri yang
mungkin masih memiliki jumlah armada pengiriman yang masih sedikit.
Dengan adanya kualitas dan performa yang baik, NDI memiliki citra yang baik dan
unggul di mata pelanggan. Selama NDI dapat menjaga citra tersebut dan petugas
pemasaran dan penjualan menjalankan tugasnya dengan baik, maka pelanggan akan tetap
melakukan pembelian di NDI.

2. Bargaining Power of Suppliers (kekuatan menawar dari pemasok)

Pemasok berpengaruh terhadap harga dan ketersediaan barang baku yang nantinya akan
ikut menentukan harga jual barang. Oleh karena itu, perusahaan penting untuk menjaga
hubungan dengan pemasok.
Dengan menerapkan ERP, perusahaan memiliki informasi detail dan akurat tentang jenis
bahan baku yang dibutuhkan, jumlah dan spesifikasinya. Dengan memperoleh detil
informasi tersebut, perusahaan dapat benar-benar mengetahui jumlah barang yang
dipesan dan waktu atau jadwal pemesanan. Dengan adanya kepastian tersebut, maka
perusahaan memiliki nilai lebih di mata supplier.

3. Threat of Substitute Products (ancaman barang pengganti)

 Adanya barang substitusi juga dapat menjadi ancaman bagi perusahaan, terlebih bila
barang substitusi tersebut mudah didapat dan harganyapun murah.
NDI dalam hal ini perlu untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan. ERP
menyediakan informasi mengenai kualitas dan harga produk yang dihasilkan oleh
perusahaan. Perusahaan perlu untuk memperoleh informasi mengenai harga dan kualitas
barang-barang substitusi yang tersedia di pasaran dan melakukan perbandingan
berdasarkan informasi yang diperoleh dari ERP.
Dengan menjaga kualitas produk, kualitas layanan, dan harga yang mampu bersaing,
maka NDI tetap masih dapat bersaing meskipun dengan adanya ancaman barang
substitusi.
4. Bargaining Power of Buyers (kekuatan menawar dari pembeli).
Pembeli merupakan faktor penting yang mempengaruhi penjualan dan pendapatan
perusahaan. Dengan adanya kekuatan menawar yang dimiliki pembeli, perusahaan dapat
terutama dalam hal pendapatan.
ERP menyediakan informasi akurat mengenai data penjualan barang. Dengan informasi
tersebut, perusahaan dapat mengetahui karakteristik produk yang diminati oleh pembeli
dan harga yang bisa diterima oleh pembeli. dengan mengetahui hal tersebut, maka
perusahaan dapat tetap menjual produknya karena produk tersebut memiliki kualitas dan
harga yang sesuai dengan pembeli dibanding produk dari perusahaan lain maupun
dibanding barang substitusi.
5. Rivalry among Existing Competitors (persaingan di antara kompetitor yang ada).
Persaingan penjual dengan produk yang sejenis memang sering terjadi. Hal tersebut
biasanya merupakan ancaman utama bagi perusahaan.
Dengan menerapkan ERP, perusahaan dapat mengatasi ancaman-ancaman berupa
ancaman dari pendatang baru, supplier, pembeli, maupun produk substitusi. Dengan
adanya keunggulan kopetitif yang dimiliki, selama NDI dapat menjaga kualitas produk
dan layanan serta dapat memasarkan produknya dengan baik, NDI diyakini dapat
mengatasi ancaman dari pesaing yang ada.
2) Enter https://www.aptean.com/solutions/enterprise-resource-planning/ and report
on the capabilities of their ERP product.

Jawaban:
Aptean adalah salah satu software untuk ERP. ERP Aptean ini membantu perusahaan
dengan meningkatkan visibilitas, memperlancar alur kerja antar departemen,
menyederhanakan operasi dan menciptakan praktik bisnis yang lebih efisien dan
menguntungkan. Software Aptean ERP ini disebut dapat membantu berbagai jenis
praktik bisnis agar lebih menguntungkan. Software ERP ini dapat diintegrasikan dengan
seluruh sistem yang ada dalam perusahaan. Selain itu, ERP Aptean juga memberikan
nilai pada setiap area fungsional bisnis, dan mendorong terjadinya kolaborasi dan
komunikasi yang cerdas dalam organisasi. ERP Aptean berasumsi dapat memajukan
praktik bisnis dan membantu perusahaan/organisasi dalam mencapai tujuan. ERP Aptean
akan menyebutkan bahwa user tidak perlu khawatir tentang pengimplementasian
teknologi, sehingga user dapat berfokus pada kegiatan usaha yang dijalankan dalam
proses pengembangan bisnis, sementara ERP Aptean akan berfokus pada implementasi
teknologi dan membantu mengembangkan bisnis yang user jalankan.

Aptean ERP mengimplementasikan ERP dalam berbagai industri, antara lain:

1) Industri pembuatan makanan dan minuman
2) Industri kimia dan farmasi
3) Industri manufaktur diskrit (lainnya, berbeda)
4) Industri proses manufaktur
5) Industri impor dan distribusi barang konsumsi

Implementasi Aptean ERP dalam berbagai industri tersebut dapat diuraikan sebagai
berikut:

1) Industri pembuatan makanan dan minuman

Untuk industri pembuatan makanan dan minuman, Aptean ERP menyediakan Aptean
JustFood ERP, sebuah software yang dapat membantu perusahaan industri pembuatan
makanan dan minuman agar dapat mengelola semua aspek operasi, mulai dari saat
bahan masuk hingga produk jadi dikirimkan. Melalui berbagai fitur yang disediakan
secara luas, JustFood ERP memberikan visibilitas, pelacakan, dan kontrol yang
diperlukan untuk membawa bisnis makanan tersebut ke tingkat berikutnya.

Beberapa fitur yang disediakan bagi industri makanan dan minuman antara lain:
- Warehouse and Inventory’
- Product Development & R&D
- Reporting & Analytics
- Purchasing
- Finance
- Plant & Preventative Maintenance

Perusahaan juga dapat memesan berbagai fitur tambahan sesuai keperluan

perusahaan, seperti:
- Advanced warehouse management
- Handheld device support
- Production scheduling
- EDI (Electronic Data Interchange)

Beberapa keuntungan menggunakan software JustFood ERP antara lain:

- Meningkatkan produksi
- Menyediakan kualitas manajemen berkelas dunia
 - Mengendalikan keamanan dan kesesuaian makanan
- Mengoptimalkan penjualan

2) Industri kimia dan farmasi & Industri proses manufaktur

Untuk industri kimia dan farmasi maupun industri proses manufaktur, Aptean ERP
menyediakan software Aptean Ross ERP. Aptean Ross ERP dirancang untuk
mengelola variabilitas dan kompleksitas produk dan proses, serta memperhitungkan
secara akurat semua sumber daya dan produk. Aptean Ross ERP akan secara
signifikan meningkatkan perencanaan dan efisiensi produksi, penetapan biaya produk,
inventaris, dan manajemen. Aptean Ross ERP memberikan transparansi dan
meningkatkan produktivitas.

Beberapa fitur yang disediakan Aptean Ross ERP antara lain:

- Recipe and Formula Based Specialization
- Traceability & Recall
- Operational Visibility & Intelligence
- Inventory & Warehouse Management
- Mobility
- Action Center
- Product Costing & Inventory Valuation
- Quality
- Planning
- Financial Control & Reporting
- Sales & Pricing
- Sales Portal
- Ross Professional Services
- Promotions, Rebates, & Customer Billback Management

Aptean Ross ERP juga dapat dikombinasikan dengan beberapa software Aptean
lainnya seperti:
- Aptean Factory MES
- Aptean TabWare EAM
- Aptean Catalyst WMS
- Aptean Event Management Framework

Beberapa keuntungan menggunakan Ross ERP adalah:

- Meningkatkan manajemen operasi dan mengurangi biaya
- Dapat melakukan penelusuran (tracing) untuk aspek kepatuhan dan mengingat
(recall)
- Mengelola persediaan secara proaktif
- Meningkatkan margin dan mengelola kebocoran pendapatan yang terjadi

3) Industri manufaktur diskrit (lainnya, berbeda)

 Untuk industri jenis ini, Aptean ARP menyediakan software Aptean Made2Manage.
Made2Manage adalah satu-satunya sistem ERP yang dibuat oleh pabrik untuk
pabrikan di make-to-order (MTO), assemble-to-order (ATO), engineer-to-order
(ETO), dan lingkungan mode campuran. Dengan fitur-fitur yang ramah pengguna
untuk perencanaan dan penjadwalan real-time, biaya job aktual, dan shop floor
execution, Made2Manage menyediakan fitur khusus tidak dapat ditemukan dalam
solusi persaingan ERP.

Beberapa fitur yang disediakan dalam Aptean Made2Manage ini antara lain:
- Quoting & Order Management
- Real-Time Planning & Scheduling
- Procurement Management
- Production & Engineering Management
- Materials Management
- Financial Management
- Business Intelligence
- Customer Relationship Management (CRM)

Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan software Aptean

Made2Manage ini antara lain:
- Perusahaan mendapat dukungan end-to-end
- Menyediakan perencanaan dan penjadwalan yang unggul
- Mendapatkan insight untuk cost yang digunakan dan profit yang diperoleh
perusahaan
- Mendapatkan laporan dan analisis yang dibutuhkan perusahaan

4) Industri impor dan distribusi barang konsumsi

Untuk industri impor dan distribusi barang konsumsi, Aptean ERP menyediakan
software Aptean Aprise ERP. Aptean Aprise ERP bekerja secara terintegrasi untuk
membantu distributor dan importir barang konsumsi yang mencakup fitur spesifik
yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Aptean ERP dapat memandu
perusahaan dengan baik dan memberikan rekomendasi terbaik berdasarkan kebutuhan
spesifik setiap perusahaan.

Beberapa fitur yang terdapat dalam software Aptean Aprise ERP antara lain:
- EDI & Managed EDI
- Demand Planning
- Warehouse Management
- Direct-to-Consumer (DTC) Shipping
- Import Management
- Chargeback Management
- Logistics
- PLM (Product Lifecycle Management)
- Supplier Production Monitoring (SPM) and Supplier Portal
- Financials & Accounting
- Analytics & Reporting
- Cloud or On-Premise

Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan aplikasi Aptean Aprise ERP adalah:
- Mendapatkan fasilitas EDI (Electronic Data Interchange) dan EDI yang sudah
dikelola
- Memperoleh kartu skor profitabilitas (profitability scorecard)
- Pengiriman langsung ke konsumen
- Memperoleh fasilitas prediksi dan pembelian (forecasting and purchasing)