TUGAS

SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN INTERNAL

OPERATIONAL BUSINESS INTELLIGENCE MEANS BETTER PIZZA AT PAPA GINOS

SEDHU PALUPI

1406664064

RENNY INDRI VIANNIE

1406664051

FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI PROFESI AKUNTAN
FEBRUARI 2015
Pendahuluan

Operator restoran Papa Ginos (www.papaginos.com) Dedham, Massachusetts menghasilkan data

yang besar dari kegiatan operasionalnya sehari-hari. Data yang dihasilkan mencakup semua hal, mulai
dari grafik data berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk menerima pizza yang dipesan
sampai kepada bagaimana restoran dapat bertahan menghadapi persaingan dari restoran di sekitarnya.
Sampai di bulan May 2007 manager di Papa Ginos mendapatkan data sehari-hari melalui email dari
berbagai sumber, prosesnya sangat sulit dan memakan waktu bagi manajer distrik yang biasanya
bertanggung jawab terhadap 8 sampai 12 restoran, menggabungkan data dan mengirimkannya lagi kepada
regional wakil presiden untuk dianalisa lebih lanjut.
Di pertengahan tahun 2007 Papa Ginos berada dipertengahan projek untuk optimalisasi teknologi
informasi sistem dan aplikasi yang berlaku untuk seluruh organisasi. Tujuan dari projek ini adalah
meningkatkan performa dari restoran, harapan dari perusahaan projek ini dapat berpengaruh secara efektif
terhadap sejumlah besar data yang dihasilkan dari berbagai sistem. Termasuk J.D. Edwards perusahaan
aplikasi sumber daya perusahaan, secara internal mengembangkan sistem instore point of sale dan dalam
program excel.
Secara keseluruhan bisnis dan secara individu restoran berkembang sangat memuaskan ketika
Papa Ginos masih menggunakan sistem pemrosesan data yang lama. Namun pihak eksekutif perusahaan
ingin meningkatkan proses, penghematan waktu dan meningkatkan proses perolehan informasi sebagai
sarana untuk lebih meningkatkan perkembangan menjadi lebih efektif.
Analisa Strategi
Untuk mencapai tujuan, Papa Ginos mengerahkan software opearasional Business Inteligent
(BI). Operasi BI merupakan proses meningkatkan dan mengarahkan operasi bisnis dan pengambilan
keputusan secara harian atau bisa jadi beberapa kali sehari. Operasional software BI di Papa Ginos
menempatkan report dan aplikasi analisis di tangan pelaksana bisnis yang mampu menganalisa informasi,
dengan aplikasi ini dapat ditetapkan strategi untuk bekerja lebih efisien dan meningkatkan hasilnya.
Papa Ginos menerapkan operasional software BI dalam tiga tahap
1. Pelaku bisnis mengambil informasi yang mereka inginkan
2. Informasi dikompres sampai ke ukuran yang sesuai (dapat dipilih ukuran yang sesuai menurut
kebutuhan)
3. Manager menggunakan report yang dikirimkan tadi untuk melaporkan dan menggunakan report
tersebut.
Manager Papa Ginos sekarang menerima data lebih cepat. Secara keseluruhan data yang
diperlukan dalam pengambilan keputusan dapat diakses mulai dari 6:30 setiap pagi hari.
Dengan software ini manager Papa Ginos dapat mulai melakukan analisa data keuangan seperti
keuntungan di masing-masing restoran secara mingguan, bulanan atau bahkan tahunan. Mereka lalu
membandingkan keuntungan yang didapat dari data yang sama jika dibandingkan dengan periode
sebelumnya. Dengan tujuan pendapatan yang sudah ditentukan oleh manajemen atau juga dengan
keuntungan yang didapat dari restoran lawan yang berada di lokasi sekitar. Sistem ini juga memberikan
laporan dan menganalisa data operasional seperti berapa banyak pelanggan yang datang dalam berbagai

waktu, tipe menu yang banyak dipesan pelanggan sampai berapa lama karyawan mencatat dari sini
manager dapat melihat bagaimana tiap restoran beroperasi.
Dengan strategi dikelola tanpa pengecualian, maka pengambil keputusan hanya melihat data yang
berada diluar persentase tertentu yang telah ditetapkan baik secara positif dan negatif. Contoh; jika
pelanggan harian yang datang ke restoran jatuh sampai ke persentase tertentu maka manajer akan
diperingatkan untuk melakukan tindakan pencegahan, begitupun jika jumlah pelanggan harian yang
datang ke restoran tiba-tiba melonjak sampai ke persentase tertentu.
Jasa pengiriman makanan mengambil sepertiga bisnis Papa Ginos, jadi kunci statistiknya adalah
ketepatan waktu dalam pengiriman makanan. Manajer menganalisa waktu pengantaran makanan yang
dijanjikan kepada pelanggan dan melihat seberapa tepatnya restoran dapat menepati waktu yang
ditetapkan.
Bagian besar lain yang menjadi bisnis restoran ini adalah pemesanan lewat telepon, jadi kunci
statistik lain adalah seberapa cepat karyawan mengangkat telepon untuk melayani pesanan, berapa banyak
telpon pelanggan yang tidak dilayani serta berapa banyak pelanggan yang mendapatkan nada sibuk ketika
menghubungi restoran untuk memesan makanan. Papa Ginos menyatakan bahwa standar industri adalah
sebanyak 85% panggilan dilayani dalam 12 detik. Dengan menganalisa dari data panggilan, manajer
dapat melihat apakah tersedia cukup karyawan yang dapat menerima panggilan telepon.
Salah satu keuntungan yang terlihat dari sistem BI adalah manajer operasi dan manajer keuangan
sekarang memiliki waktu lebih banyak untuk menganalisa data yang ada daripada menghabiskan waktu
untuk mengumpulkan data. Keuntungan lainnya adalah manajer dapat menggunakan kemampuan
perencanaan dari aplikasi BI untuk mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang produk yang akan
diorder dan berapa banyak karyawan yang harus disusun menurut jadwal, sehingga dapat meningkatkan
efisiensi dari operasional restoran.
Sebagai peningkatan kinerja, Papa Ginos melihat peningkatan persentasi dalam jasa pengantaran
makanan sejak digunakannya software BI. Perusahaan menggunakan sistem ini sebagai sarana untuk
melancarkan dan meningkatkan jam kerja restoran serta kepuasan pelanggan.
Pertanyaan
1. Jelaskan berbagai manfaat yang Papa Ginos lihat dari sistem yang sistem bisnis yang digunakan.
Dari sistem yang digunakan Papa Ginos manfaat yang didapat :

Manajer menerima data dengan lebih cepat, data dapat langsung digunakan oleh semua
pengambil keputusan pada pagi hari jam 6:30
Melaporkan dan menganalisis data operasional mengenai data pengunjung (pelanggan), tipe
menu yang menjadi favorit pelanggan, jam kerja karyawan.
Dari segi jasa pengiriman makanan, manajer dapat menentukan apakah waktu pengiriman
yang dijanjikan kepada pelanggan sudah tepat serta seberapa baik restoran dapat menepati
waktu pengantaran yang sudah dijanjikan.
Dari segi order pelanggan melalui telepon, manajer dapat memutuskan dari data yang didapat
apakah tersedia cukup karyawan yang dapat menerima telepon dari pelanggan.

Manajer operasional dan manajer keuangan tidak membuang waktu dengan sia-sia untuk
mengumpulkan data yang dibutuhkan sehingga mempunyai waktu lebih banyak untuk
mempunyai untuk dapat menganalisa tren yang berkembang dimasyarakat.
Kemampuan perencanaan yang dimiliki sistem tersebut memungkinkan manajer Papa Ginos
untuk mendapatkan ide yang lebih baik terkait produk yang akan diorder serta menyusun
jadwal berapa banyak karyawan yang akan dibutuhkan dalam hari itu.
Aplikasi BI mampu memberikan sistem informasi yang dapat digunakan untuk melakukan
perencanaan dalam pengambilan keputusan.
Dengan meningkatnya performa restoran diikuti juga dengan meningkatnya ketepatan waktu
dalam jasa pengantaran makanan.
Sistem informasi yang dihasilkan dari aplikasi BI mampu memberikan informasi mengenai
kinerja perusahaan, informasi tersebut digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan
apa yang harus ditingkatkan atau diperbaiki sehingga mampu memberikan keuntungan
(persentasi waktu pengiriman yang tinggi, meningkatnya pengalaman restauran, dan
meningkatnya kepuasan pelanggan).
2. Jelaskan analisa tambahan bahwa manajer dan analis Papa Ginos dapat menerapkan keputusan
manajemen perusahaan sehingga mampu mencapai keuntungan dari perusahaan dan keuntungan
dari pesaing.
Analisa tambahan yang dapat diterapkan perusahaan serta restoran :
Peningkatan komunikasi dalam suatu organisasi dengan cara membentuk tim call center yang
terpisah dari karyawan restoran, sehingga lebih sedikit kemungkinan pelanggan mendapatkan
nada sibuk saat menghubungi restoran.
Informasi yang terintegrasi harus dilakukan, dengan kemampuan perencanaan yang dimiliki
oleh manajer dan analis aplikasi sistem informasi harus memberikan informasi yang dapat
digunakan untuk dianalisi sehingga mampu meningkatkan keseluruhan efisiensi operasi dari
setiap unit dalam suatu perusahaan.
Untuk menjadi perusahaan yang besar, Papa Ginos harus mengubah proses bisnis untuk
menjadi lebih besar. Proses bisnis yang besar membutuhkan pengelolaan yang besar pula
sehingga dengan cara tradisional Papa Ginos tidak akan menjadi perusahaan yang besar.
Keputusan untuk menggunakan aplikasi memberikan kesempatan bagi Papa Ginos untuk
dapat mengembangkan perusahaannya dengan cara memanfaatkan keunggulan aplikasi BI,
dengan mengubah data yang menghasilkan informasi sebagai pertimbangan untuk
pengambilan keputusan. Dengan informasi yang lengkap baik informasi internal perusahaan
maupun informasi dari luar perusahaan yang dapat dijadikan sebagai pembanding perusahaan
dalam menghasilkan ide untuk kemajuan operasi bisnisnya.