DATACRUNCHER

OFFICE
EQUIPMENT, INC.

Kelompok 5 Maksi-PPAk
Universitas Indonesia
 Our Team

01 02 03

Bhakti N Arifianto Fadilah Azhari Fauziah

NPM 1906456490 NPM 1906456540 NPM 2006623031
Agenda

Case Overview

Case Requirements

Solutions
 Overview
Datacruncher Office Equipment, Inc. merupakan perusahaan manufaktur yang beroperasi
di Dallas, Texas sejak akhir tahun 1970-an.
Memproduksi berbagai macam mesin dan perangkat untuk kantor yang modern. Produk
yang diproduksi diantaranya mesin fotokopi, sambungan terminal, printer, key-to-tape
units, pembaca microfilm, sistem mikro computer, mesin time-stamping, dan addressing
devices.
Sistem distribusi pada area nasional yang mencakup 150 waralaba. Pun perusahaan juga
melakukan penjualan langsung ke sektor usaha besar hingga menegah.
Pertumbuhan bisnis perusahaan tergambar dengan adanya peningkatan sales $70 juta
selama tahun berjalan, setidaknya meningkat 20% dibandingkan tahun sebelumnya.
Dalam usahanya ada sekitar 500 pemasok yang menyuplai materials dan parts untuk 120
jenis produk yang diproduksi oleh Datacruncher
Tidak hanya pertumuhan sales yang diharapkan, namun perusahaan juga berupaya
meningkatkan pangsa pasar dari produk yang dihasilkan dan RoA perusahaan.
Dalam upaya peningkatan selain sales, perusahaan melakukan upaya untuk lebih
menekan penjualan yang lebih agresif, pengembangan produk baru (NPD),
pengiriman lebih tepat waktu dan cepat, meminimalisr cost produksi dan cost
persediaan, dan penghematan dalam pengunaan kas.

Kelompok 5
 Financial Status
Laporan laba rugi pada 2 tahun terakhir (2000 dan 1999)
menggambarkan pertumbuhan net income yang tidak sebanding
dengan peningkatan sales. Sales meningkat, namun net income
malah mengalami penurunan. Ini mengindikasikan 2 hal: ada
peningtan cost dari produksi, persediaan, dan lainnya, dan bisa
disebakan dengan menurunkan harga jual produk untuk menyaingi
produk competitor.
Laporan posisi keuangan menggambarkan adanya kemungkinan
tanda yang merugikan, seperti penurunan jumlah kas dan setara kas

Kelompok 5
 Procedures

Ada 4 aktivitas pada level operasional diantaranya

1. Revenue Cycle:
2. Production Cycle
3. Expenditure Cycle
4. Inventory management

Kelompok 5
 Problems
Masalah yang berhubungan dengan siklus bisnis yang ada
Kelemahan struktur organisasi dan perencanaan keuangan
Fokus dari founder pada penjualan dan engineering, sementara untuk area akunting,
keuangan, produksi, dan persediaan tidak begitu mejadi focus. Masalah pun muncul
sebagian besar dari adanya peningkatan sales.
Biaya bunga yang relative tinggi pada cost produksi dan distribusi
Backorder yang cukup banyak , padahal jumlah persediaan meningkat
Pengiriman ke pelanggan yang terlewatkan, padahal pengiriman diperbolehkan
dalam jangka waktu 2 minggu atau lebih
Proses Backlog pada departemen accounting yang menimbulkan berbagai efek
seperti secara berkala diskon pembelian yang hilang dan kesalahan data transaksi
Tingginya persentase produk tidak lulus QC
Prosedur kerja produksi yang tidak beraturan, sehingga tarif produksi meningkat yang
tergambarkan karna adanyawaktu idle dan adanya kerja lembur
Kontrol terhadap budget yang di luar cost standar tidak dirincikan atau direvisi sesuai
dengan realisasi sesungguhnya

Kelompok 5
 Initiation of Systems Development

Telaah para founder, bahwa masalah yang muncul secara

agregat karena AIS yang tidak memadai, padahal dalam
sistem organisasi perusahaan sudah ada posisi Direktur
Sistem Informasi dan timnya yang seharusnya dapat
menyelaraskan AIS terbaru dengan keadaan yang
sekarang agak tidak terkoordinasi dan tertinggal.
Fouders membentuk Steering committee untuk
mengembangkan perencanaan sistem strategis untuk
menangani permasalahan penurunan net income

Kelompok 5
Agenda

Case Overview

Case Requirements

Solutions

I
II
III
 Case Requirements

Based on the description of Datacruncher’s Revenue Cycle,

ExpenditureCycle and Production Cycle in the case, you are
required to:

01 Identify internal controls

Identify internal controls that have been in place and explain the
purpose of those controls

02 Identify weaknesses
Identify weaknesses in the current procedure and give
recommendation for improvements

03 Give Recommendation
As part of your recommendation in point 2, give recommendation
to change the process business and/or internal control so that the
company can fully benefited implementation technology for
particular cycle in this company
Kelompok 5
Agenda

Case Overview

Case Requirements

Solutions

I
II
III
 Internal controls that have been in place

Aktivitas Ancaman Pengendalian yang sudah ada

• Order dilakukan pada region tertentu
• Penginputan sales order dilakukan pada register
tertentu dan di-printout rangkap 4, asli untuk
customer, sisanya untuk departemen setelahnya
Pesanan yang tidak lengkap/akurat
• Admin mereviu kelengkapan administrasi dan
dilakukan penomoran tertentu untuk order yang
Entry Pesanan diterima pada departemen sales order
Penjualan
Baru sebatas list ketersediaan pada print-out status
produk di computer perusahaan. Ada atau tidaknya
persediaan didentukan dengan pengecekan pada
Kehabisan Stok atau kelebihan
warehouse yang berada di region customer,
persediaan
kemudian berlanjut ke gudang utama di Dallas, jika
  stok tidak memenuhi, admin inventory control
menyiapkan back order yang kemudian dieruskan ke
departemen produksi
 Internal controls that have been in place (cont)

Aktivitas Ancaman Pengendalian yang sudah ada

Pengecekan Credit Limits; Datacruncher sudah
melakukan pengecekan kelayakan kredit pada
Entry Pesanan departemen kredit setelah sales order diterima
Uncollectible Account sebelum dilanjutkan ke departemen Inventory
Penjualan
Management dan departemen Billing

Mengangkut barang yang salah atau Pengiriman order dilakukan dari warehouse yang
kuantitas yang salah terdekat dimana customer berada dan berdasarkan
ketersediaan produk di warehouse
Pengiriman
Kesalahan pengiriman Ada shipping report dan tanda terima barang (bill of
lading)
 Internal controls that have been in place (cont)

Aktivitas Ancaman Pengendalian yang sudah ada

• Pengecekan salinan sales order oleh billing clerk
berdsarkan shipping report yang kemudian diverifikasi
kecocokan kode produk dan jumlah, informasi tanggal
Penagihan Kegagalan untuk menagih
kirim dan harga
• Ada pemisahan tugas pada pengiriman dan departemen
billing
Penerimaan Kas Pencurian Kas • Pemisahan tanggungjawab yang meng-handle
penerimaan pembayaran customer. Pada Datacruncher,
semua bukti penerimaan kas diterima di mail room di HO
yang dibuka dan menggunakan form khusus
• Kasir yang melakukan deposit harian atas cek customer
yang dicairkan ke Bank di keesokan paginya.
• Salinan list penerimaan dari customer diteruskan ke
departemen kredit untuk dicocokan kode, list nama
terdaftar dan alamat
Agenda

Case Overview

Case Requirements

Solutions

I
II
III
 2. Identify Weakness
Order tidak akurat Ketidakpuasan/ Inaccurate credit Theft of cash Tidak adanya Risiko kesalahan
karena kesalahan kehilangan memos-post Pembayaran diterima
otorisasi atas pengiriman
pada prosedur pelanggan error in AR di mailroom, penjualan barang
pengecekan Billing clerk hanya pencatatan dan Pengambilan barang pesanan
Waktu untuk shipping Regional sales officer dilakukan secara manual
inventory melakukan verifikasi deposit ke bank langsung merecord
dapat bervariasi berdasarkan sales order
availability atas kuantitas dan dilakukan oleh dan membuatkan
tergantung pada nomor produk dan petugas yang sama manual yang meningkatkan
dimana inventory sales order setelah risiko kesalahan pengiriman
Prosedur untuk mencatatkan tanggal serta bank deposit mendapat telepon dari
tersedia atau bahkan pengiriman dan harga barang seiring meningkatnya
melakukan baru dilakukan satu salesperson dan
tidak tersedia sama pada order copy kuantitas.
ketersediaan inventory hari setelah slip memprosesnya ke
sekali sehingga terjadi (secara manual) yang
dilakukan tidak tepat ketidakpastian waktu dibuat. Home Office
memiliki risiko
waktu, seharusnya pengiriman yang dapat kesalahan penagihan
sebelum melakukan mengakibatkan dan pencatatan.
konfirmasi sales order ketidakpuasan
kepada customer pelanggan. Proses shipping perlu
Regional sales officer menggunakan barcode atau
Segregation of duties sebagai penanggung RFID serta melakukan
antara penerima dan jawab seharusnya rekonsiliasi antara shipping
pencatat, serta yang melakukan otorisasi
Rekonsiliasi otomatis document dengan sales order
melakukan pengiriman
dengan mengintegrasikan terhadap setiap agar tidak terjadi kesalahan
uang ke bank, pengiriman
Menintegrasikan sistem data inventory, proses uang ke bank dilakukan
penjualan dengan pengiriman barang khususnya
informasi penjualan dengan pengiriman, harga pada setiap hari sesuai tanggal signature untuk pada perusahaan dengan
Informasi ketersediaan barang diungkap sehingga persediaan agar estimasi sales order. Clerk dapat penerimaan atau disimpan mengindari invalid beberapa warehouse seperti
customer mengetahui sebelum memesan. keterseidaan, waktu dan bertugas untuk orders
dalam lockbox dengan DOE Inc.
Menintegrasikan sistem informasi penjualan dengan biaya pengiriman dapat memverifikasi dan jika otorisasti terbatas
diinformasikan kepada masih ditemukan
persediaan agar matching data dapat dilakukan secara
pelanggan, penggunaan kesalahan, transaksi
otomotasi dan dapat dilakukan limit check pada CRM (Customer
pemesanan tersebut dapat diotorisasi
Relationship Management) oleh supervisor.
Agenda

Case Overview

Case Requirements

Solutions

I
II
III
Expenditure Cycle
 Internal controls that have been in place

Aktivitas Ancaman Pengendalian yang sudah ada

• Pembelian terpusat di Departemen Pembelian
• Ada tinjauan dan persetujuan permintaan pembelian
Ordering Membeli Barang yang tidak dibutuhkan yang dilakukan Production planning and control clerks or
Inventory Control Clerks

• Ada peninjauan oleh departemen pembelian dalam

Membeli pada harga yang tinggi memilih supplier yang reliable dan adanya peninjauan
harga yang acceptable
• Receiving clerks mencocokan kopian PO dengan barang
Menerima barang yang tidak dipesan yang datang

• Receiving clerks menghitung atau menimbang barang

Kesalahan dalam perhitungan yang datang dan membuat Receiving reports
Receiving
• Ada kopian receiving reports ke departemen –
departemen selanjutnya (departemen persediaan) untuk
Pencurian Persediaan mengetahui persediaan yang masuk sesuai jumlah
yang diterima hingga masuk ke persediaan
 Internal controls that have been in place (cont)

Aktivitas Ancaman Pengendalian yang sudah ada

Kesalahan Invoice dari pemasok
Approving supplier
invoices Kesalahan dalam mem- posting ke
AP
• AP Clerks memverifikasi invoice dengan
mencocokan dengan receiving reports dan PO
• Kelengkapan dokumen yang sudah diverifikasi di-
record ke dalam voucher register untuk AP sesuai
dengan tanggal jatuh tempo

Kemungkinan kehilangan diskon • AP clerks merecord ke voucher register dan

untuk pembayaran tepat waktu melakukan arisp sesuai dengan tanggal jatuh
tempo
Cash • Ada AP Master yang selalu ter-update
disbursements Membayar untuk barang yang tidak • Sebelum membuat disbursement voucher, AP
diterima Clerks sudah mencocokan receiving reports, PO
dan Invoice yang datang