Intro
Levers of control: alat pengukuran kinerja dan sistem kendali yang menjadi model
koheren
contoh :
Melalui pelatihan, magang, dan pengalaman, sama seperi dokter, manajer diharapkan
mengetahui cara mendiagnosis kesehatan bisnis, memahami rangkaian alat pengukur kinerja
dan kontrol yang tersedia untuk mencapai tujuan yang diinginkan, dan memiliki keterampilan
untuk menerapkan solusi tersebut dalam keadaan yang berbeda.
Levers of controls
"alat bantu" pengukuran kinerja dan teknik kontrol, dan mengilustrasikan bagaimana top
manager dapat menggunakan perangkat ini untuk mencapai tujuan tertentu.
setiap sistem atau teknik kontrol didiferensisikan sebanyak mungkin untuk menonjolkan
karakteristik dan atributnya yang unik.
4 levers of control
Pengendalian strategi bisnis dapat dicapai dengan mengintegrasikan empat pengungkit yaitu
belief system, boundary systems, diagnostic control system, dan interactive control system
Kekuatan pengungkit ini dalam mengimplementasikan strategi tidak terletak pada bagaimana
masing-masing digunakan sendiri, melainkan pada bagaimana mereka saling melengkapi
ketika digunakan bersama.
Intended strategy adalah rencana yang manajer coba terapkan dalam pasar produk tertentu
berdasarkan analisis dinamika persaingan dan kapabilitas saat ini. Strategi Ini adalah strategi
yang ingin dicapai manajer.
Emergent Strategy, sebaliknya, adalah strategi yang muncul secara spontan dalam
organisasi saat karyawan menanggapi ancaman dan peluang yang tidak terduga melalui
eksperimen dan coba-coba. Strategi yang disadari adalah hasil dari kedua aliran, itulah yang
sebenarnya terjadi.
Realized strategy adalah kombinasi dari strategi yang dimaksudkan yang benar-benar
diimplementasikan dan emergent yang tidak direncanakan yang terjadi secara spontan.
Perbedaan ini akan terbukti menjadi penting dalam memahami bagaimana pengungkit dapat
digunakan untuk mengendalikan strategi bisnis.
4 Levers of Control
Beliefs System
Beliefs Sytem organisasi menginspirasi strategi yang diinginkan dan yang muncul. Visi
Sistem ini memotivasi partisipan organisasi untuk mencari dan menciptakan peluang untuk
mencapai misi perusahaan secara keseluruhan. Sistem ini berhubungan dengan strategy
sebagai perspektif. Sistem keyakinan menciptakan arah dan momentum untuk
menggabungkan strategi yang diinginkan dan yang muncul bersama-sama dan memberikan
panduan dan inspirasi untuk pencarian peluang individu
Boundary System
Boundary System memastikan bahwa strategi yang direalisasikan berada dalam domain
aktivitas yang dapat diterima. Tanpa sistem batas, perilaku dan eksperimentasi pencarian
peluang yang kreatif dapat menghilangkan sumber daya perusahaan. Sistem batas
memperjelas biaya yang akan dikenakan pada peserta yang berkeliaran di luar batas untuk
terlibat dalam perilaku terlarang. Sistem ini terkait dengan strategy as oerspective.
Dua dari sistem kontrol, beliefs system dan interactive control system memotivasi partisipan
organisasi untuk mencari secara kreatif dan memperluas ruang kesempatan. Sistem ini
menciptakan motivasi intrinsik dengan menciptakan lingkungan informasi yang positif yang
mendorong berbagi informasi dan pembelajaran.. Dua lainnya, boundary system dan
diagnostic control system mengandalkan motivasi ekstrinsik dengan memberikan tujuan
eksplisit, penghargaan berbasis formula, dan batas yang jelas untuk pencarian peluang.
Ketika ketegangan antara inovasi kreatif kreatif dan pencapaian tujuan yang dapat diprediksi
diubah menjadi pertumbuhan yang menguntungkan. Ketegangan ini menyiratkan bahwa
manajer organisasi yang efektif harus tahu bagaimana mencapai tingkat pembelajaran yang
tinggi dan tingkat kontrol yang tinggi
Levers control mampu mendamaikan ketegangan antara inovasi dan efisiensi. Sistem batas
diberi beban berat untuk dikontrol dan dibatasi. Namun mereka juga mencerminkan
pembelajaran, karena kesalahan masa lalu dan langkah taktis dari para pelaksana mendikte
penyesuaian perilaku bisnis dan batas-batas strategis. Sistem kontrol diagnostik dengan jelas
menekankan kontrol dan efisiensi, tetapi menetapkan tujuan, mengukur hasil, memperbaiki
perbedaan, dan memberikan penghargaan melibatkan elemen inovasi dan pembelajaran.
Sistem kontrol interaktif juga melibatkan kontrol dan pembelajaran, meskipun pembelajaran
dan inovasi mendominasi karena manajer senior menggunakan proses kontrol interaktif
sebagai katalisator untuk mendorong organisasi memantau dinamika pasar yang berubah, dan
memotivasi perdebatan tentang asumsi data, dan rencana tindakan. Seiring waktu, informasi
dan pembelajaran yang dihasilkan oleh sistem kontrol interaktif dapat dimasukkan ke dalam
strategi dan tujuan yang dipantau oleh sistem kontrol diagnostik.
Sistem batas, misalnya, didukung oleh ancaman hukuman langsung dan keinginan bawaan
untuk melakukan yang benar. Sistem diagnostik dimotivasi oleh penghargaan ekonomi yang
meningkatkan kekayaan dan keinginan bawaan untuk mencapai dan diakui oleh orang lain.
Sistem interaktif didukung oleh intervensi pribadi dari manajer senior, serta keinginan
bawaan peserta untuk berinovasi dan berkreasi
Untuk peserta organisasi kapan saja, pasukan penyeimbang sedang bekerja. Ketegangan
kreatif antara belajar dan kontrol, antara bimbingan dan larangan, antara motivasi dan
paksaan, dan antara penghargaan dan hukuman menjadi yin dan yang. Kekuatan dinamis
yang secara bersamaan mendorong stabilitas dan perubahan
Manager dari sebuah perusahaan yang memiliki kinerja tinggi (kinerja yang sangat baik)
mengetahui bahwa orang-orang atau individu itu merupakan kunci dari keberhasilannya.
Menemukan, mempekerjakan, melatih dan motivating innovative, mencari peluang,
entrepreneurial employees merupakan satu-satunya cara untuk mencapai dan
mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar yang dinamis. Tetapi yang perlu kita ingat
adalah adanya organizational blocks. Blocks ini bisa dengan mudah menghalangi untuk
melepas energi yang produktif sekalipun dari karyawan yang terbaik.
Organizational blocks ini bisa terjadi pada potensial individu karena :
1. Mereka tidak yakin dengan tujuan dari organisasinya dan bagaimana cara mereka bisa
berkontribusi didalamnya
2. Menjadi subjektif terhadap tekanan dan bujukan/godaan
3. Kurangnya fokus dan/atau sumber daya
4. Kurangnya peluang untuk berinovasi, serta
5. Takut dengan tantangan status quo
Levers of control bisa digunakan untuk menghadapi blocks ini jika manager mengosongkan
asumsi mereka mengenaik perilaku manusia di dalam organisasi.
Seandainya seorang manager harus memilih antara 2 model dari perilaku manusia dan
meperlakukan bawahannya.
- Model pertama : karyawan jujur, pekerja keras, memenuhi komitmen mereka dengan
kemampuan terbaik yang dimiliki
- Model kedua : tidak jujur, malas, menghindari pekerjaan yang butuh effort
Kalau pilih tipe yang pertama, faktanya, bawahan itu jujur, kerja keras lalu manager jadi bisa
“mengeluarkan” potensi yang dimiliki oleh para bawahannya, siapa yang akan merespon
pada peluang yang tersedia untuk dicapai dan dikotribusikan.
- Kalau pilih tipe yang kedua ketika sebenarnya para bawahan ini bekerja dengan keras
dan jujur, lalu muncul Type I error. Para bawahan jadi tidak dipercaya dan tidak mau
untuk bekerja dalam rangka mencapai tujuan perusahaan/organisasi.
- Kalau tipe kedua yang dipilih, ketika manager itu percaya bahwa model pertama itu
yang benar tetapi bawahannya itu sebenarnya malas dan tidak mau berusaha, maka
muncul Type II error. Pada kasus ini, kurangnya control dan pemantauan akan
memungkinkan para bawahan ini untuk mementingkan kepentingan pribadi nya
daripada tujuan dari perusahaan.
Model dari perilaku manusia diadopsi pada text ini merekonsiliasi 2 pandangan dengan
mengasumsikan bahwa keinginan orang:
1. Untuk mencapai dan berkontribusi
2. Untuk melakukan hal yang benar
3. Untuk membuat dan berinovasi
- Model dari perilaku manusia mengasumsikan bahwa orang-orang ingin untuk
berkontribusi tetapi organisasi sering membuatnya menjadi sulit untuk individu untuk
mengerti tujuan yang lebih luas dari effort mereka atau bagaimana mereka bisa
menambah value dengan cara yang penting. Pada organisasi yang kecil bisa diatasi
dengan cara yang informal dimana senior manager bisa berinteraksi dengan
bawahannya, tetapi kalau di perusahan besar harus mengikuti formal systems yang ada
untuk mengurangi organizational blocks.
- Ingin berbuat yang sesuai dengan kode moral yang ada akan tetapi ada hambatan
berupa tekanan dan bujukan yang muncul di organasisasi. Bisa diatasi dengan cara
menetapkan dan menegakkan aturan permainan dengan jelas
- Ingin mencapai baik economic benefits dan karena kepuasan dari pencapaian tersebut
bisa menjadi tujuan tersendiri. Hambatannya berupa organisasi dapat membuat
pencapaian tersebut menjadi sulit. Bisa diatasi dengan cara manager
mengkomunikasikan target yang benar dan menyediakan sumber daya yang
dibutuhkan untuk mencapai target tersebut.
- Model yang terakhir mengasumsikan individu ingin berinovasi dan membuat sesuatu
tapi seringkali organisasi menahan keinginan tersebut. Hal tersebut dapat diatasi
dengan cara membuka saluran untuk dialog organisasi dan mendorong sebuah
lingkungan pembelajaran yang bisa menghargai perbedaan pendapat dan ide-ide baru.
APPLYING THE LEVERS OF CONTROL
Pengukuran kinerja dan control system tidak dibuat sama, dan penerapannya pada titik waktu
tertentu bergantung - seperti physician – pada saat mendiagnosis siklus hidup bisnis dan
menerapkan alat dan teknik kontrol yang tepat. Dalam contoh pertama, kami meninjau
bagaimana levers of control dapat diterapkan seiring waktu pertumbuhan dan kematangan
perusahaan. Dalam contoh kedua, kami meninjau bagaimana manajer yang baru diangkat
dapat menggunakan levers of control untuk mengambil alih bisnis dan mengimplementasikan
agenda dan strategi mereka.
Manager yang menjalankan perusahaan wirausaha kecil, seperti Boston Retail pada awalnya
dapat dan harus mengontrol strategi 4Ps secara informal. Nilai utama bisa dikomunikasikan
secara efektif dengan tindakan dari para pendiri dan diperkuat melalui diskusi sehari-hari
tentang apa yang mereka yakini itu penting. Resiko yang dapat dicegah juga bisa
dikomukasikan dengan mudah ketika pemilik belajar secara langsung – melalui tindakan
karyawan atau mengamati perusahaan lain – perilaku seperti apa yang bisa membahayakan
bisnisnya.
Ketika bisnis berkembang menjadi semakin luas, proses informal ini menjadi tidak cukup.
Kontak tatap muka biasa dengan karyawan dikurangi karena adanya tekanan waktu. Semakin
banyak orang, lokasi, pelanggan dan juga produk membuat manager harus memikirkan ke
lebih banyak bidang. Hal tersebut membuat manager semakin sulit untuk
mengkomunikasikan informasi mengenai strategi dan rencana (plan) kepada para karyawan
serta menjadi semakin sulit ketika manager ingin tetap up to date mengenai progress dalam
mencapai tujuan dan lebih waspada terhadap ancaman dan peluang yang muncul.
Siklus hidup perusahaan terdiri atas 3 tahap antara lain:
1. Start-up
2. Rapid growth
3. Maturity
Tahap 1: Start-Up
Pada tahap ini, diperlukan komitmen yang ditunjukkan dengan antusiasme terhadap
produk atau jasa yang baru. Ukuran yang paling utama pada tahap ini adalah pertumbuhan
pendapatan dan arus kas guna mempertahankan keberadaan perusahaan. Ketika nilai
perusahaan di pasar semakin meningkat, maka dibutuhkan karyawan baru untuk berkembang
ke pasar yang lebih besar. Kesempatan dan ancaman yang ada dapat ditindaklanjuti dengan
cepat ketika orang-orang berbagi ide dan rencana mengenai tindakan apa yang akan
dilakukan. Untuk dapat menyelesaikan sesuatu dengan baik, maka diperlukan kerjas ama
dengan berbagi tugas dan tanggung jawab.
Untuk perusahaan yang masih baru berdiri, belum dibutuhkan sistem pengendalian
secara formal, namun tetap harus memiliki sistem pengendalian internal untuk memastikan
bahwa semua aset yang dimiliki aman dan informasi akuntansi perusahaan dapat diandalkan.
Seiring dengan keberhasilan dan pertumbuhan perusahaan, pengendalian internal menjadi
sangat sulit untuk tangani secara informal. Oleh karena itu, diperlukan ukuran tingkat kinerja
dan pengendalian yang efektif untuk memanfaatkan peluang dari pasar.
Untuk mempertahankan pertumbuhannya, entrepreneur harus membuat suatu rencana
laba yang efektif untuk mendukung kebutuhan manajemen dalam pembuatan keputusan dan
pelaksanaan pengendalian. Selain itu, diperlukan juga sistem pengendalian yang berkaitan
dengan variabel-variabel kinerja yang dianggap penting. Top manager kemudian dapat
memonitor pencapaian atas target-target tertentu termasuk rencana laba dengan menganalisis
laporan yang ada.
Penerapan sistem penilaian kinerja secara informal dapat dikatakan lebih berisiko,
karena kemungkinan karyawan mengambil jalan pintas atau menyalahgunakan aset
perusahaan semakin meningkat. Oleh karena itu, manajer harus memberikan batasan-batasan
untuk meminimalisir perilaku-perilaku yang dapat meningkatkan risiko bisnis.
Contoh: Manager di Boston Retail membuat rencana laba, arus kas, dan target ROE. Selain
itu juga membuat target atas nonfinancial performance seperti pembukaan toko baru dan
pangsa pasar. Rencana laba yang dibuat digunakan untu berkomunikasi dengan berbagai
pihak seperti bankir, pemegang saham, dan customer. Manajer juga terus menganalisa
sumber dari keuntungan perusahaan sehingga implementasi strategi perusahaan dipastikan
sudah sesuai.
Tahap 3
Pada tahap ini, perusahaan sudah cukup besar, matang, dan kompleks. Perusahaan
sudah mempunyai beberapa divisi dan bersaing di berbagai pasar produk. Untuk
menyelaraskan rentang kendali, rentang akuntabilitas, dan rentang perhatian, manajer
mengelompokkan unit bisnis yang berbeda untuk membentuk sektor berbasis pasar yang
lebih besar, mengelompokkan bisnis serupa menurut produk, wilayah, atau pelanggan.
Kelompok staf baru dibentuk untuk mengelola sistem perencanaan yang menjadi semakin
penting dan untuk merancang sistem alokasi aset baru untuk mengalokasikan sumber daya
yang terbatas bagi seluruh bagian perusahaan. Spesialis staf memastikan bahwa strategi sudah
sesuai dengan perusahaan secara keselurhan dan bahwa halangan berkaitan dengan keuangan
sudah konsisten terselesaikan.
Manajer senior harus belajar bagaimana mengandalkan perilaku dari bawahan yang
mencari peluang untuk memberikan inovasi dan inisiasi strategi baru. Manajer harus
membuat satu atau lebih sistem kendali yang interaktif, dimana perdebatan dan pembelajaran
terjadi. Sebagai hasil dari kepentingan manajemen puncak, seluruh organisasi berfokus pada
ketidakpastian strategi dan pengaruhnya terhadap implementasi strategi. Kelompok staf
membantu mengumpulkan dan memfasilitasi arus informasi, namun tetap harus dibatasi.
Transisi dari satu tahap siklus hidup ke tahap lainnya tidak selalu jelas. Tidak adanya
pengukuran kinerja dan sistem kontrol yang efektif akan mengakibatkan perusahaan terjebak
dalam krisis yang dapat membahayakan manajer, karyawan, dan pada akhirnya seluruh
bisnis.