Rangkuman Kasus

Revenue Cycle
Salesperson mengunjungi berbagai dealer, perusahaan, dan organisasi dalam regional
penjualan mereka. Ketika mendapatkan sales orders, mereka akan mengemail atau menelepon
kepada kantor regional penjualan untuk dicatatkan. Kantor akan mencatatkan penjualan tersebut
kedalam register dan membuat empat copy sales order. Original sales order dikirim kepada
customer. Kemudian sisanya di kirim kepada home office dan diterima oleh sales order
department.

Ketika diterima oleh sales order department, pesanan tersebut di review baik secara
kelengkapan persyaratan dokumen dan akurasi dari data yang dituliskan. Setelah itu data
diteruskan ke bagian departemen kredit untuk credit checking. Ketika permintaan credit
diterima, satu copy dikirimkan ke departemen inventory control dan satu lagi dikirimkan ke
departemen billing.

Di departemen inventory control, pelaksana mengecek ketersediaan inventory yang

dipesan berdasarkan hasil dari printout komputer terkait dengan status inventory tersebut. Jika
status inventory mengatakan bahwa persediaan di gudang dimana tempat customer tinggal
cukup, maka sales order akan dikirimkan kesana. Namun, jika tidak cukup, maka sales order
akan dikirimkan kepada gudang utama di Dallas dan back order report akan dibuat dan dikirim
ke departemen control and planning. Dari gudang di Dallas, barang pesanan akan dikirim
langsung ke customer yang memesan.

Shipping report dan bill of lading dibuat dan dikirimkan dalam packing slip bersama
dengan barang pesanan. Copy dari packing slip yang telah diantarkan tersebut akan kembali
kepada billing department. Petugas akan mereview dan memverifikasi shipping report dengan
data sales order. Apabila sudah match, maka copy sales order beserta shipping report tersebut
diteruskan kepada bagian accounting department. Sales order yang masuk akan dikunci dengan
magnetic tape, dan dicatatkan pada master file account receivables (AR) dan cost of goods sold
(COGS). Invoice penjualan akan dihasilkan dari pemrosesan sales order tersebut bersama
dengan open sales invoice file pada sistem. Kemudian beberapa copy akan dikirimkan masing-
masing ke customer, sales order department, regional sales office dimana penjualan terjadi, dan
sisanya di file oleh bagian akuntansi.

Seluruh penerimaan kas diterima dalam sebuah mailroom di kantor pusat. Disana petugas
membuka cek tersebut dan menuliskannya pada form khusus. Kemudian cek tersebut diteruskan
kepada kasir bersama dengan copy dari form tersebut. Kasir kemudian menyiapkan bank deposit
dalam dua copy, menyetujui cek, dan mengirimkan deposit tersebut ke bank pada pagi keesokan
harinya. Copy dari deposit slip akan kembali ke kantor untuk di file, dan copy lainnya diteruskan
kepada credit department. Credit department akan memproses file tersebut dan akan
melawankannya dengan akun AR. Setiap akhir bulan, master file dari AR akan diproses dan
menghasilkan laporan AR yang menunjukkan aging schedule dari AR itu sendiri. Report tersebut
kemudian akan dikirimkan kepada credit manager dan dibuat laporan penerimaan.
 Diskusi

Revenue Cycle

1. Identifikasi internal control yang telah diimplementasikan dan tujuan dari masing-masing
kontrol tersebut.
Internal kontol yang diterapkan oleh Datacruncher dalam garis besar adalah sebagai
berikut:
a. Adanya segregation of duty atau pemisahan pekerjaan antara satu departemen dengan
departemen yang lain.
b. Adanya three way matching principle untuk memverifikasi pemesanan dan
pembayaran dari pelanggan yaitu dengan mencocokkan invoice, sales order, dan
receiving report.
c. Perusahaan membuat salinan dari sales order untuk pelanggan, departemen penjualan,
dan kantor pusat sebagai bentuk control akan setiap transaksi dan memudahkan dalam
pelacakan transaksi apabila terjadi fraud atau error.
Sebagai gambaran terkait internal control dalam revenue cycle yang dilakukan oleh Datacruncher
dapat dilihat pada diagram di bawah ini.
Diagram Internal Control pada Revenue Cycle Datacruncher

(via call/mail)
2. Identifikasi kelemahan dari prosedur yang telah diterapkan saat ini dan berikan
rekomendasi sebagai improvement untuk prosedur tersebut.
a. Pengiriman sales order dari sales person ke regional office masih menggunakan
telepon/surat (call/mail).
b. Riskan terjadinya human error karena proses pencatatan dan transaksi masih
dilakukan secara manual sehingga dimungkinkan terjadinya kesalahan input,
keterlambatan respon, dan tidak adanya audit trail.
c. Tidak ada prosedur tambahan jika terjadinya error seperti yang disebutkan dalam
poin (a).
d. Tidak dijelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh pelanggan jika terdapat
kesalahan pada sales order.
e. Setelah dilakukan pengecekan kredit, jika pesanan pelanggan ditolak belum ada
prosedur tambahan.
f. Keterlambatan verifikasi shipping report dengan sales order dilakukan sebelum
pengiriman barang.
3. Sebagai bagian rekomendasi dari nomor 2, berikan saran teknologi informasi yang dapat
perusahaan adopsi untuk meningkatkan kualitas internal kontrolnya.
a. Perusahaan harus menerapkan teknologi informasi untuk mengakomodasi
pencatatan Sales Order untuk menggantikan sistem manual dengan telepon/mail.
b. Penerapan teknologi informasi yang terkomputerisasi secara keseluruhan dalam
proses pencatatan pesanan serta memproses pesanan tersebut sehingga adanya
Audit trail.
c. Penggunaan bar code dan tanda tangan digital untuk memudahkan pengecekan
barang dalam memverifikasi shipping report dengan sales order
 REFERENSI
Romney, Marshall B., and Paul John Steinbart. Accounting Information Systems (Fourteenth
Edition). New York: Pearson, 2016.