System Inventory Berbasis Website

Alwan abiyu putra¹, Abdul Fatah Rahanar², Tasya Setyowardhani3.

Universitas Esa Unggul Bekasi
Jl. Harapan Indah Boulevard No.2, Pusaka Rakyat, Kec. Tarumajaya, Kabupaten Bekasi, Jawa Barat 17214
alwanabiyu@gmail.com

Abstract

System inventory berbasis web dengan tujuan untuk memudahkan perusahaan dalam pencatatan
persediaannya dan hal lainnya yang berkaitan dengan aktivitas logistik di perusahaan. Pada sistem yang baru ini,
seluruh transaksi yang dilakukan akan dicatat dalam sebuah basis data. Data-data tersebut dapat diolah menjadi
informasi sesuai kebutuhan pihak manajemen. Proses manajemen inventory ini melibatkan pengendalian stok
dari pemasok ke gudang lalu kemudian sampai di tangan konsumen. Pencatatan secara manual untuk setiap
transaksi yang terjadi dalam lingkungan perusahaan mengakibatkan seringkali untuk memperoleh suatu
informasi tertentu terhambat yang berakibat pada berkurangnya kinerja perusahaan. Biasanya perusahaan masih
menggunakan aplikasi spread sheet. Sehingga dalam pelaporannya harus membuat rekapitulasi transaksi dengan
mengumpulkan seluruh transaksi penjualan dan pembelian dan memasukkannya dalam aplikasi spread sheet.
Kesulitan untuk menentukan kapan mengorder ulang suatu barang serta berapa jumlah barang yang akan
dipesan.

Kata Kunci : System Inventory Berbasis Website.

Abstrak

web-based inventory system with the aim of facilitating companies in recording their inventory and other matters
related to logistics activities in the company. In this new system, all transactions made will be recorded in a
database. These data can be processed into information according to the needs of the management. This
inventory management process involves controlling stock from suppliers to warehouses and then reaching
consumers. Recording manually for every transaction that occurs within the company's environment results in
frequent delays in obtaining certain information which results in reduced company performance. Usually
companies still use spread sheet applications. So that in reporting it must make a transaction recapitulation by
collecting all sales and purchase transactions and entering it in the spread sheet application. It is difficult to
determine when to re-order an item and how many items to order.
Kata Kunci : System Inventory Berbasis Website.

Pendahuluan
Kami membuat system inventory berbasis web dengan tujuan untuk memudahkan perusahaan dalam
pencatatan persediaannya dan hal lainnya yang berkaitan dengan aktivitas logistik di perusahaan. Pada sistem
yang baru ini, seluruh transaksi yang dilakukan akan dicatat dalam sebuah basis data. Data-data tersebut dapat
diolah menjadi informasi sesuai kebutuhan pihak manajemen. Proses manajemen inventory ini melibatkan
pengendalian stok dari pemasok ke gudang lalu kemudian sampai di tangan konsumen. Setiap perusahaan
memerlukan teknik manajemen inventory ini dalam mengendalikan stok dan memastikan stok dalam keadaan
siap dijual kepada konsumen. Proses bisnis dalam menyajikan laporan berapa banyak barang yang dijual dan
berapa keuntungan yang didapatkan dari setiap penjualan.
Isi Naskah
Suatu sistem yang masih menggunakan cara pembukuan manual dapat menyebabkan beberapa
permasalahan, termasuk dalam pengolahan data dan pendataan yang menyebabkan lambatnya
pencarian data. Solusi yang dapat diberikan dari masalah system inventory secara manual adalah
sebagai berikut:
➔ Aplikasi Inventory Menghemat Waktu Pekerjaan
Dengan bantuan aplikasi maka pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan dengan hasil yang akurat.
Dengan menggunakan fitur scan barcode barang aplikasi ini akan melakukan pekerjaan pengaturan
persediaan barang-barang dengan waktu yang singkat. Hal tersebut membuat perusahaan dapat
mengontrol barang-barang persediaan dengan mudah dan menjadi efisien.
➔ Mengurangi Kesalahan Dalam Pencatatan Data
Sistem manajemen inventory juga membantu untuk mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan
pendataan produk perusahaan. Hal tersebut terjadi karena software manajemen inventory dapat
menjalankan sistem yang memudahkan pencatatan pekerja gudang sehingga para pekerja akan lebih
mudah melakukan pendataan sehingga kesalahan pencatatan dapat dihindari.
➔ Perusahaan Akan Lebih Tertata
Aplikasi manajemen inventory melakukan semua kegiatan pengaturan persediaan barang-barang
perusahaan secara real time. Sehingga kontrol persediaan dapat dilakukan dengan mudah setiap waktu
menggunakan aplikasi ini. Oleh karena itu, persediaan barang dilakukan dalam waktu yang singkat
sehingga dapat membuat perusahaan memiliki waktu lain untuk melakukan pengaturan sistem kerja
perusahaan.
➔ Aplikasi Inventory Mendeteksi Overselling
Penggunaan aplikasi persediaan barang akan membuat setiap stok barang yang ada dan sudah terjual
akan dilakukan penyesuaian. Sistem akan mensinkronisasi stok barang secara otomatis pada semua
channel penjualan. Mulai dari toko offline maupun toko online seperti marketplace, e-commerce,
dan webstore. Dengan cara kerja sistem tersebut akan membantu dalam meminimalisir terjadinya
overselling produk pada bisnis.
➔ Terkendalinya Jumlah Inventory
Dengan sistem manajemen stok barang, dapat melacak tingkat ketersediaan barang yang rendah
sekaligus membantu mengatur pemesanan ulang secara otomatis. Hal ini bertujuan agar persediaan stok
barang tidak habis, jadi sebelum barang habis dan mulai menipis perlu melakukan re-order. Namun,
menyediakan stok barang yang banyak juga akan menimbulkan biaya yang besar. Dengan adanya
aplikasi ini maka akan memudahkan dalam menentukan jumlah barang persediaan selagi menganalisis
pola permintaan pelanggan.
➔ Minimum Biaya, Maksimum Profit
Dengan menggunakan web-based aplikasi inventory ini dapat menghemat pengeluaran pada bisnis.
Mungkin investasi yang dikeluarkan saat membeli software ini terlalu mahal. Namun dalam jangka
panjang, yang terjadi justru sebaliknya. Dapat dibuktikan bahwa melalui aplikasi stok barang adalah
elemen penting dalam sebuah bisnis. Dengan mengefisiensikan biaya penyimpanan, mitigasi pencurian
di gudang, dan sejumlah faktor lainnya yang berpotensi merugikan bisnis, akanmenghemat banyak
sekali pengeluaran dari aspek pengelolaan gudang.
Tahap Perencanaan
A. Pembuatan tampilan login

Pada modul tampilan login di system inventory kami terdapat data yang harus dimasukkan yaitu
username dan password admin gudang, kemudian terdapat button login.
• Button login digunakan untuk user meneruskan kehalaman utama.
B. Pembuatan Tampilan Menu Utama Gudang Stok Barang
Pada modul tampilan menu utama Stok Barang kita dapat menambahkan nama barang yang akan
dikirim oleh mandor, dalam tampilan tersebut terdapat:
• Nama Barang
• Deskripsi
C. Pembuatan Tampilan Menu Utama Data Supplier
Pada Modul Tampilan Menu Utama data Supplier, kita dapat menambahkan nama supplier sebagai
penyedia barang yang akan dikirim ke Gudang. Dalam tampilan tersebut terdapat:
• Nama Supplier
• Alamat
• Telepon
• Keterangan
D. Pembuatan Tampilan Menu utama Data Mandor
Pada tampilan menu utama data mandor, kita dapat menambahkan nama mandor sebagai layanan
expedisi. Dalam tampilan tersebut terdapat :
• Nama Mandor
• No. telp
• Keterangan
E. Pembuatan Tampilan Menu utama Barang Masuk
Pada tampilan menu utama barang masuk, barang yang dari supplier akan didata kemudian diinput
pada form barang masuk, Dalam tampilan tersebut terdapat :
• Nama barang dari supplier
• Nama dari supplier
• User (Pegawai yang mengelola barang masuk)
• Jumlah
• Keterangan
F. Pembuatan Tampilan Menu utama Barang Keluar
Pada tampilan menu utama barang keluar, Barang akan dikirim oleh mandor ke tempat tujuan, Dalam
tampilan tersebut terdapat :
• Nama barang dari supplier
• Nama mandor
• User (Pegawai yang mengelola barang masuk)
• Jumlah
• Keterangan
G. Pembuatan tampilan database
Pada tampilan database pihak manajer dapat melihat data barang masuk maupun keluar.
H. Pembuatan Tampilan print
Form ini menyediakan fitur cetak menggunakan print, pdf, Execel, CSV, Copy.
Metode yang digunakan dalam membuat system
Dalam pembuatan system inventory bebasis website ini kami menggunakan metode
waterfall. Alasan kami menggunakan metode waterfall ini karena metode ini memiliki
keuntungan, yaitu :
A. Memiliki proses yang urut, mulai dari analisa hingga support
B. Setiap proses memiliiki spesifikasinya sendiri, sehingga sebuah sistem dapat dikembangkan sesuai
dengan apa yang dikehendaki (tepat sasaran)
C. Setiap proses tidak dapat saling tumpang tindih.
D. proses pengembangan model fase one by one, sehingga meminimalis kesalahan
yang mungkin akan terjadi.
Berikut penjelasan tentang metode Waterfall.
Waterfall model adalah model tertua dari SDLC. Meskipun tertua, metode yang digunakan model ini
justru sangat sederhana. Model ini bersifat linear. Setelah satu fase selesai, kamu bisa langsung
berlanjut ke fase setelahnya. setiap fase memiliki semacam turunan yang menunjukkan bahwa mereka
saling terpengaruh dan berkaitan. Ketika digambarkan, rangkaian fase tersebut terlihat seperti air
terjun. Itulah yang membuat model ini disebut dengan istilah “waterfall”.
Tahapan di Dalamnya
1. Requirements
Tahapan pertama adalah requirements atau tahap pengumpulan semua data yang dibutuhkan dan juga
analisis. Ketika ingin membuat aplikasi, dibutuhkan sebuah dokumen berisi informasi seputar software
system yang nantinya akan dikembangkan. Salah satu contoh dokumennya adalah product requirement
document (PRD). Dokumen ini berisikan semacam checklist apa saja yang ada dalam proses
pembuatan sebuah aplikasi.
Hal tersebut berisi mulai dari pain points para user sampai bagaimana fungsionalitas
aplikasi yang diinginkan.
2. Desain
Setelah mengumpulkan dokumen persyaratan dan menganalisis sistem, tahap selanjutnya adalah
desain. Pada tahap ini, hal-hal yang harus dipersiapkan adalah bahasa pemrograman yang akan
digunakan (PHP, Java, dan lainnya), database, dan juga detail teknis lainnya.
3. Coding (pembuatan)
Tahap selanjutnya dalam model waterfall adalah pembuatan. Pembuatan yang dimaksud di sini adalah
coding software, menggunakan data yang ada di persyaratan dan juga desain.
4. Implementasi (uji coba)
Nah, tahap model waterfall selanjutnya memungkinkan untuk menguji software yang sudah
dimasukkan code dan persyaratan lainnya. Orang yang bertanggung jawab di sini adalah tim QA
(quality assurance), beta tester, atau penguji lainnya. Mereka harus mencari tahu apakah software yang
tadi dibuat sudah sesuai dengan spesifikasi klien atau belum, apakah ada kekurangan yang mungkin
terlewat, dan lain-lain. Biasanya, tahap ini cukup lama karena para penguji harus memastikan kalau
semua permasalahan yang mungkin muncul sudah diselesaikan. Kalau tidak, tahap lain bisa
terpengaruh dan semuanya jadi berantakan.
5. Deployment
Kalau implementasi uji coba dilakukan oleh tester internal, beda halnya dengan deployment. Tahap
deployment ini semacam perilisan ketika produk (aplikasi) dinyatakan fungsional dan dapat digunakan
oleh user langsung.
6. Maintenance
Tahap terakhir yang tak kalah penting dalam waterfall model adalah maintenance. Setelah diluncurkan,
kamu tetap harus melakukan pembenaran dan penyempurnaan aplikasi. hal ini ditujukan agar produk
tetap sempurna dan user dapat menggunakannya dengan lancar.
perbedaan antara Perancangan Sistem dan Perancangan Sistem
Secara Umum.
Perbedaan Perancangan Sistem Perancangan Sistem Secara
Umum
Pengertian Perancangan sistem adalah Perancangan system secara
merancang atau mendesain
umum adalah merancang
suatu system yang baik
yang isinya adalah output, input, struktur file,
langkahlangkah operasi program, prosedur, perangkat
dalam proses pengolahan keras dan perangkat lunak
data dan proses prosedur- yang diperlukan untuk
prosedur untuk mendukung mendukung sistem informasi.
operasi sistem.
Tujuan Untuk memenuhi Tujuan dari desain sistem
secara umum adalah untuk
kebutuhan kepada pemakai
memberikan gambaran secara
system serta untuk memberi umum kepada user tentang
sistem yang baru. Analisis
gambaran yang jelas dan
sistem dan desain sistem
rancang bangun yang secara umum bergantung satu
lengkap kepada pemrogram sama lain.
komputer

Pengertian Model Perancangan Sistem Konseptual?

Model konseptual merupakan model data awal yang dikembangkan dengan cara
mengidentifikasi entitas, relasi, kardinalitas dan konstrain dari domain permasalahan. Model
konseptual dapat dimodifikasi atau diperbaharui sesuai perubahan kebutuhan penyimpanan data pada
sistem yang akan dikembangkan. Model konseptual merupakan abstraksi dan generalisasi dari dunia
nyata. Model konseptual sepenuhnya mencerminkan hal-hal yang ada di dunia nyata dan hubungan
antar hal-hal tersebut. Model konseptual mudah dimengerti karena ringkas, jelas dan independen, oleh
karena itu, model ini dapat digunakan untuk sarana bertukar ide dengan pengguna yang belum familiar
dengan komputer, harapannya pengguna dapat berpartisipasi dalam merancang basis data sehingga
rancangan yang dihasilkan masuk akal. Model konseptual mudah diperbaharui, dimodifikasi dan
diperluas apabila lingkungan dan kebutuhan aplikasi mengalami perubahan. Model konseptual mudah
dikonversi kedalam bentuk model ralasional, model jaringan dan model layer. Model data konseptual
memiliki berbagai fitur dan karakteristik yaitu terdiri dari entitas (tanpa atribut dan primary key) dan
relasinya.
Langkah perancangan konseptual
• Perencanaan
Dalam tahap perencanaan suatu produk, perlu dilakukan berbagai analisa mengenai tingkat kebutuhan
suatu produk, keberadaan produk yang serupa serta analisis mengenai permasalahan keberadaan
teknologi untuk menghasilkan produk tersebut. Data dari analisis ini akan menjadi sumber informasi
dalam penentuan spesifikasi perancangan produk yang akan diproduksi (Pahl et al. 2007).
• Spesifikasi perancangan
Untuk memberikan gambaran kebutuhan peralatan produksi yang diselaraskan dengan informasi-
informasi yang telah disusun dari tahap perencanaan, spesifikasi perancangan perlu dibuat. Dengan
adanya spesifikasi perancangan, diharapkan mampu menyelesaikan masalah dari hasil informasi yang
diperoleh.
Kuantitas maupun kualitas informasi yang didapatkan dalam tahapan perencananan akan sangat
menentukan spesifikasi perancangan.
• Identifikasi masalah secara abstrak
Dalam proses perancangan, terdapat keterkaitan antara proses satu dengan proses yang lainnya. Dalam
perancangan konseptual ini, permasalahan yang timbul kemudian diidentifikasi secara abstrak untuk
menyederhanakan masalah tersebut. Beberapa langkah penyederhanaan yang dapat diambil diantaranya
adalah dengan mengurangi subyektifitas dalam menentukan masalah dengan menempatkan peneliti
pada posisi yang netral, menghilangkan parameter yang kurang berpengaruh terhadap fungsi, serta
mengeneralisir hasil-hasil dari percobaan terdahulu.
• Membuat struktur fungsi keseluruhan
Setelah mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang ada, pembuatan fungsi secara keseluruhan
dalam kotak hitam merupakan tahapan awal untuk mengetahui proses kerja secara umum dalam
functional modeling ini. Dengan membuat fungsi tersebut maka dapat diketahui aliran masukan dan
keluaran yang akan dikonversi dalam fungsi keseluruhan .
• Membangun subfungsi
Untuk membangun fungsi keseluruhan dibutuhkan beberapa sub-fungsi, di mana fungsi-fungsi tersebut
saling berhubungan satu dengan yang lainnya sehingga mampu menggambarkan fungsi secara
keseluruhan. Keberadaan subfungsi ini mendukung penyelesaian masukan menjadi keluaran.
• Mencari prinsip kerja subfungsi
Untuk membangun fungsi keseluruhan, dibutuhkan prinsip kerja yang terdapat pada sub fungsi. Prinsip
kerja itu berupa beberapa solusi yang akan dipilih sesuai dengan kebutuhan perancangan
• Membangun Konsep
Solusi yang terpilih pada tahapan ini kemudian digabungkan untuk membangun konsep yang berupa
arsitektur produk, dimana terdiri dari komponen dan serangkaian modul yang saling berhubungan satu
sama lainnya sehingga dihasilkan suatu konsep dasar yang dapat dijadikan acuan dalam membuat suatu
produk.
• Evaluasi konsep
Menurut Pahl et al. (2007) untuk mendapatkan konsep yang sesuai dengan spesifikasi rangcangan yang
akan dibuat, evaluasi konsep dapat dilakukan secara sederhana.
• Skala penilaian
Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar pengaruh tingkat kepentingan objek dalam
suatu kesatuan fungsi kerja secara keseluruhan (Magrab et al. 2010)
Fitur
Tujuan Langkahlangkah Input data Hasil yang Hasil
No. yang
pengujian pengujian pengujian diharapkan pengujian
diuji
Untuk
mengetahui
apakah Admin
Admin
system pada Data dapat
memasukkan
1. Login fitur login username dan mengakses Berhasil
data username password website
berjalan dan
dan password inventory
bisa
digunakan
untuk admin
Menu Untuk Memasukkan
Menambahkan
utama memasukkan Press button nama barang
2. barang pada Berhasil
stok stok barang tambah barang dan deskripsi
gudang
barang pada gudang barang
 Memasukkan
Menu nama
Untuk
utama Press button supplier, Data supplier
3. menambah Berhasil
data tambah alamat, terdaftar
data supplier
supplier dan
nomor
Memasukkan
Menu nama
Untuk
utama Press button mandor, Data mandor
4. menambah Berhasil
data tambah alamat, terdaftar
data mandor
mandor dan
nomor
Memasukkan
nama barang,
Menu Data barang
Untuk jumlah
utama Press button
5. menambahkan barang, nama masuk Berhasil
barang tambah
barang supplier, terdaftar
masuk
penerima dan
keterangan

Memasukkan
Menu nama barang,
Untuk
utama Press button jumlah Data barang
6. mengeluarkan Berhasil
barang tambah barang, nama keluar terdaftar
barang
keluar mandor dan
keterangan
Untuk
Seluruh data
menampilkan Menampilkan
Menu Press button item akan
7. seluruh data Berhasil
laporan seluruh laporan otomatis
data item
muncul
item
cara mengontrol perubahan manajemen pada organisasi yang anda lakukan
implementasi system!
1. Identify the change
Tahap yang pertama adalah dengan mengidentifikasi tipe-tipe perubahan manajemen dalam organisasi
yang kita jalani.
Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen
perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah:
-) Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi;
-) Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi;
-) Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya.
2. The details
Tahap selanjutnya adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan perubahan manajemen hal ini dilakukan untuk
memudahkan proses perubahan yang akan dilakukan, lalu merencanakan tujuan-tujuan tersebut dengan
jelas dan rinci serta memberikan Batasan antara waktu dan perubahan mana yang dapat diterima.
Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan ketelitian respon.
3. The approach
Tahap berikutnya adalah mengidentifikasi profil orang-orang yang terlibat dalam perubahan
manajemen, Setiap orang akan mempunyai prioritas dan minat yang berbeda, berdasarkan fungsi
mereka. Penyesuaian pesan dengan minat orang-orang ini membawa kita untuk bekerja lebih efektif
dengan kebutuhan yang berbeda-beda bagi setiap individu atau kelompok.
4. Implement
Tahap dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu
perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring
perubahan.
5. Monitor
Tahap yang terakhir adalah dengan memantau dan melakukan evaluasi pada perubahan manajemen,
Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan
data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga
memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.
Kesimpulan
system inventory berbasis web dengan tujuan untuk memudahkan perusahaan dalam pencatatan
persediaannya dan hal lainnya yang berkaitan dengan aktivitas logistik di perusahaan. Pada sistem yang baru ini,
seluruh transaksi yang dilakukan akan dicatat dalam sebuah basis data. Data-data tersebut dapat diolah menjadi
informasi sesuai kebutuhan pihak manajemen. Proses manajemen inventory ini melibatkan pengendalian stok
dari pemasok ke gudang lalu kemudian sampai di tangan konsumen. Setiap perusahaan memerlukan teknik
manajemen inventory ini dalam mengendalikan stok dan memastikan stok dalam keadaan siap dijual kepada
konsumen. Proses bisnis dalam menyajikan laporan berapa banyak barang yang dijual dan berapa keuntungan
yang didapatkan dari setiap penjualan.