Oleh:
Toni Anugrah Mahesa
Pembimbing:
Prof. Suryadi H. S., SSi., MMSI
Diana Tri Susetianingtias, S.Kom., MMSI
ABSTRAK
Toko baju Qirani merupakan sebuah toko baju yang terletak di daerah
Jakarta Timur dan merupakan instansi berskala menengah. Sistem pengolahan
data inventory pada toko baju ini masih menggunakan cara yang belum
terkomputerisasi, yaitu seperti pencatatan inventory stok barang/produk dan
pembuatan laporan dengan pencatatan yang masih manual, pemrosesan data
transaksi penjualan/pembelian yang kurang efisien sehingga dapat menghabiskan
waktu yang cukup lama untuk pemrosesannya.
Oleh sebab itu, penulis berinisiatif untuk membuat sebuah aplikasi
inventory sebagai solusi alternatif dari masalah yang mungkin terjadi tersebut.
Aplikasi ini dibuat menggunakan pemrograman Java, NetBeans untuk membuat
interface dengan GUI, MySQL untuk database dan iReport untuk membuat
laporannya. Dalam membuat sistem inventory tersebut Penulis melalui beberapa
tahapan, yaitu tahap perencanaan (memahami sistem yang sedang berjalan),
analisis kebutuhan perangkat keras dan lunak serta permasalahan yang terjadi,
perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) untuk basis data, perancangan
tampilan dan output yang akan disajikan, serta implementasi yang akan
mengimplementasikan rancangan ke dalam bahasa pemrograman.
Dalam pengujiannya, sistem inventory yang sudah berupa aplikasi ini telah
mampu mengolah berbagai data transaksi inventory beserta pembuatan laporan
inventory dengan cukup baik.
PENDAHULUAN
Saat ini merupakan zaman dimana kebutuhan teknologi informatika sudah
menjadi hal yang tidak dapat dipisahkan dalam kehidupan sehari-hari. Salah satu
penerapannya adalah pada bidang pengolahan data. Pengolahan data yang lebih
cepat dibandingkan dengan sistem yang terkesan tradisional sangat dibutuhkan
untuk kemudahan. Contohnya pada dunia kerja, pengolahan data
gudang/inventory merupakan bagian yang penting untuk memproses data-data
masukan perusahaan untuk menyajikan suatu informasi yang dibutuhkan.
Pengolahan data pada umumnya seperti pemrosesan data persediaan produk,
pemrosesan laporan keuangan perusahaan, pemrosesan alur produk dan lain
sebagainya dapat dilakukan dengan cepat jika memanfaatkan teknologi
informatika.
Salah satu instansi yang membutuhkan pengolahan data inventory adalah
sebuah toko baju yang terletak di Jakarta Timur, yaitu toko baju Qirani.
Sebelumnya, sistem pengolahan data pada toko baju ini masih menggunakan cara
manual yang belum terkomputerisasi. Pengolahan data yang dilakukan pada toko
baju ini seperti pencatatan persediaan barang/produk, pencatatan proses pembelian
dan penjualan barang/produk, transaksi keuangan, pencatatan data agen yang akan
menjual kembali produk dan laporan penjualan. Sistem yang lama menemui
banyak kesulitan, seperti pencatatan inventory stok barang/produk dan pembuatan
laporan karena pencatatan masih manual, pemrosesan data transaksi
penjualan/pembelian yang kurang efisien karena masih manual dan menghabiskan
waktu yang cukup lama untuk pemrosesannya.
Atas dasar permasalahan yang terjadi, penulis mencoba membuat aplikasi
“Sistem Inventory Toko Baju Qirani dengan Java NetBeans, MySQL dan
iReport”. Akan digunakan bahasa pemrogaman Java serta NetBeans versi 6.0.1
sebagai IDE (Integrated Development Environment) untuk membuat GUI
(Graphical User Interface). Untuk pembuatan laporan pada aplikasi ini, penulis
menggunakan program iReport versi 0.9.1 dikarenakan sudah terintegrasi sangat
baik dengan IDE NetBeans. Untuk platform database, penulis menggunakan
MySQL dikarenakan selain bersifat open source, juga dapat diintegrasikan dengan
baik pada bahasa pemrogaman Java.
METODE PENELITIAN
Penulis melakukan penelitian dalam beberapa tahap yaitu perencanaan,
analisis, perancangan dan implementasi.
Perencanaan
Pada tahap ini, penulis mencoba untuk memahami dan mengamati
(observasi) sistem sebelumnya yang sedang berjalan berikut proses
pengolahan data inventory yang dilakukan oleh toko baju Qirani, kemudian
melakukan studi pustaka mengenai semua hal yang berkaitan dengan
inventory.
Analisis
Dalam tahap ini, penulis menganalisis aplikasi seperti analisis kebutuhan
perangkat keras dan lunak serta analisis permasalahan yang terjadi.
Perancangan
Dalam tahap ini, penulis membuat rancangan Entity Relationship Diagram
(ERD) sebagai dasar untuk mapping tabel ke database. Selain itu, penulis
juga akan melakukan perancangan tampilan dan output yang akan disajikan
berupa struktur navigasi, diagram UML dan rancangan halaman aplikasi.
Implementasi
Tahap implementasi adalah tahap dimana penulis membuat aplikasi yang
telah direncanakan dan dirancang dengan mengimplementasikannya ke
dalam bahasa pemrograman Java berbasis desktop yang menggunakan GUI
NetBeans serta melakukan uji coba aplikasi.
PEMBAHASAN
Inventory atau persediaan, merupakan hal yang tidak dapat lepas bagi
suatu perusahaan. Bagi perusahaan, persediaan barang dagangan memungkinkan
untuk memenuhi permintaan yang mendadak, akan tetapi, di sisi lain persediaan
yang tinggi menyebabkan perusahaan memerlukan modal kerja yang makin besar
pula. Untuk itu dibutuhkan pengelolaan terhadap persediaan. Tujuan pengelolaan
inventory adalah turnover (perputaran) dari inventory, yaitu turnover secepat
mungkin tanpa kehilangan sales sebagai akibat dari kehabisan inventory.
Pengelolaan inventory dengan cara komputerisasi tentunya dapat meringankan
segala aktivitas transaksi pengelolaan inventory tersebut. Jika tidak
terkomputerisasi, tentu segala hal yang berhubungan dengan pengelolaan
inventory seperti pencatatan stok misalnya, dapat berjalan dengan tidak efisien
dan kurang efektif karena diperlukan pencatatan serta perhitungan manual.
Dengan sistem inventory yang terkomputerisasi, segala transaksi
pengelolaan data inventory dapat berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
Aplikasi berbasis desktop merupakan aplikasi yang sudah banyak digunakan di
berbagai instansi. Aplikasi berbasis desktop yang sudah banyak
diimplementasikan di berbagai instansi tersebut tentunya dapat berupa suatu
sistem informasi, seperti sistem informasi penggajian, sistem informasi penjualan,
sistem informasi penjadwalan dan salah satunya adalah sistem inventory. Sistem
inventory merupakan sebuah sistem informasi yang terintegrasi karena di
dalamnya dapat berisi sistem informasi stok barang, sistem perhitungan keuangan
instansi, sistem informasi mengenai barang yang dijual dan lain-lain. Salah satu
IDE yang paling sering dipakai untuk pembuatan sistem informasi berbasis
desktop tersebut adalah NetBeans yang menggunakan bahasa pemrograman Java.
Aplikasi sistem inventory pada toko baju Qirani berbasis desktop yang
dibuat dengan kombinasi Java-NetBeans, kemudian database menggunakan
MySQL serta pembuatan laporan inventory menggunakan iReport ini diciptakan
tentunya untuk kemudahan pengguna dalam pengelolaan data inventory. Dalam
merancang aplikasi ini perlu menganalisis kebutuhan perangkat keras (hardware)
dan perangkat lunak (software) yang akan digunakan agar aplikasi dapat berjalan
sesuai yang diharapkan. Kemudian, sebelum aplikasi ini dapat benar-benar
menggantikan sistem pengelolaan inventory yang manual menjadi
terkomputerisasi, akan dilakukan terlebih dahulu analisis mengenai sistem
sebelumnya. Analisis tersebut berfungsi untuk mengetahui seluk beluk
pengelolaan inventory toko baju Qirani sebelumnya, dan nantinya akan ditemukan
apa saja yang menjadi kebutuhan serta kendala yang terjadi pada sistem
sebelumnya tersebut. Perancangan aplikasi dibutuhkan untuk memberikan
gambaran tentang aplikasi yang akan dibuat, yaitu sistem inventory pada toko baju
Qirani. Pertama adalah perancangan struktur navigasi aplikasi. Pada struktur
navigasi ini akan memberi gambaran mengenai alur halaman/form yang terdapat
pada aplikasi.
Gambar 1 Struktur Navigasi Aplikasi
Gambar 2 ERD
Rancangan tampilan form menu utama dapat dilihat pada Gambar 4. Form
menu utama berisi 4 menu utama aplikasi yaitu menu file master, file transaksi,
file laporan dan file tentang. Pada bagian bawah menu terdapat desktop yang
berfungsi sebagai tempat untuk menampilkan internal form seperti form untuk
input data dan form untuk transaksi inventory. Pada masing-masing menu utama
tersebut, akan memiliki submenu. Pada menu file master, memiliki 2 submenu
yaitu agen dan produk. Pada menu file transaksi, memiliki 4 submenu yaitu form
pemesanan, form retur, kuitansi dan bukti retur. Pada menu file laporan, memiliki
4 submenu yaitu laporan barang, laporan agen, laporan penjualan per produk dan
laporan penjualan per agen. Pada menu informasi, memiliki 2 submenu yaitu
tentang dan pengguna.
Rancangan tampilan form data produk dapat dilihat pada Gambar 5. Form
data produk merupakan submenu Produk dari menu utama File Master. Berisi
form untuk memasukkan data produk. Memiliki 5 fungsi utama yaitu menambah
data produk, mengubah data produk beserta stok, menghapus data produk,
menghitung total jumlah stok dari masing-masing jenis ukuran produk (baju) dan
menampilkan data produk ke dalam tabel.
Gambar 5 Rancangan Tampilan Form Data Produk
Rancangan tampilan form data agen dapat dilihat pada Gambar 6. Form
data agen merupakan submenu Keagenan dari menu utama File Master. Berisi
form untuk memasukkan data agen. Juga memiliki 4 fungsi utama yaitu
menambah data produk, mengubah data produk, menghapus data produk dan
menampilkan data produk ke dalam tabel.
Rancangan tampilan form bukti retur dapat dilihat pada Gambar 10. Form
bukti retur merupakan submenu Bukti Retur dari menu utama File Transaksi.
Berfungsi untuk mencetak bukti retur serta melakukan pemeliharaan terhadap file
transaksi retur yang terekam pada database, seperti menghapus file transaksi
berdasarkan parameter nomor retur serta menghapus file transaksi secara
keseluruhan.
Gambar 10 Rancangan Tampilan Form Bukti Retur
Rancangan tampilan form surat jalan dapat dilihat pada Gambar 11. Form
surat jalan merupakan form yang akan ditampilkan ke desktop menu utama setelah
melakukan transaksi pemesanan barang. Berfungsi untuk menyimpan dan
mencetak surat jalan sebagai dokumentasi pengiriman produk kepada agen.
Rancangan tampilan form laporan agen dapat dilihat pada Gambar 12.
Form laporan agen merupakan sub-submenu Laporan Agen dari submenu Laporan
Master dan menu utama Laporan. Digunakan untuk mencetak data agen yang
terdapat pada database.
Rancangan tampilan form laporan produk dapat dilihat pada Gambar 13.
Form laporan produk merupakan sub-submenu Laporan Produk dari submenu
Laporan Master dan menu utama Laporan. Digunakan untuk mencetak data
produk serta stok yang terdapat pada database.
Gambar 13 Rancangan Tampilan Form Laporan Produk
Rancangan tampilan form laporan penjualan per agen dapat dilihat pada
Gambar 15. Form laporan penjualan per agen merupakan sub-submenu Per Agen
dari submenu Laporan Penjualan dan menu utama Laporan. Form ini digunakan
untuk mencetak banyaknya penjualan produk kepada agen beserta total
pendapatan yang diperoleh selama melakukan transaksi penjualan.
Rancangan tampilan form tentang dapat dilihat pada Gambar 16. Form
tentang merupakan submenu Tentang dari menu utama Informasi. Form ini
digunakan untuk memberikan informasi kepada pengguna mengenai biodata
pembuat aplikasi.
DAFTAR PUSTAKA
1. Bunafit Nugroho, 5 Sistem Populer dengan JAVA, PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta, 2011.
2. Miftakhul Huda, Aplikasi Inventory Multi Store Plus Management Dengan
Java, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2011.
3. Yuniar Supardi, Semua Bisa Menjadi Programmer Java Basic Programming,
PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2010.