Implementasi Sistem Terintegrasi dengan ERP

(Enterprise Resource Planning)

Muhammad Ihsan Nurhikmatulfalah

Informatika, Fakultas Teknologi Komunikasi dan Informatika, Universitas Nasional Jalan Sawo
Manila, Pasar Minggu, Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12520
Email: muhammadihsan2344@gmail.com

Abstrak
Enterprise Resource Planning atau ERP suatu system informasi yang di buat untuk memproses
akomodasi kebutuhan system informasi dengan spesifik bagi suatu perusahaan. Sistem ini
terdiri dari banyak fiturl yang tersedia untuk kebutuhan dalam suatu perusahaan, mulai dari
fitur akuntansi, sumber daya manusia, dan pelaporan distribusi penjualan. Dengan ERP semua
system pada perusahaan dapat terintegrasi dengan satu basis data, sehingga departemen
pada perusahaan dapat lebih mudah untuk membagi data, dan melakukan komunikasi.
Banyak pihak yang menyediakan system ERP, mulai dari yang system komersial maupun dalam
system open source pada browser. Pada perusahaan penerapan system ini tidak harus pada
system yang lengkap, akan tetapi dapat diterapkan dengan menggunakan satu fitur/modul
saja sebagai admin project. Apabila penerapan paada salah satu modul berhasil, maka dapat
dengan mudah menerapkan modul yang lainnya.

Kata kunci : Enterprise Resource Planning, Fitur/modul, basis data, system informasi

PENDAHULUAN Kalimat Enterprise sendiri yang merupakan

Belakangan ini banyak iklan suatu
lowongan pekerjaan pada bidang teknologi
informasi, ada banyak tawaran dengan
syarat atau kualifikasi menguasai
penerapan SAP. SAP sendiri merupakan
suatu software ERP yang sudah banyak
dipakai pada perusahaan-perusahaan
besar. Di Negara Indonesia sendiri sudah
banyak perusahaan besar yang
mengimplementasikan SAP, contohnya
Toyota Astra Motor, PT. BMW Indonesia,
Bank Niaga, PT. Federal Motor, dan PT.
Bank Central Asia, Tbk. Di perusahaan
tersebut mengimplementasikan beragam
modul seperti Accounting, Report atau
Laporan, ataupun Distribution dan Sales,
akan tetapi banyak juga perusahaan yang
mengintegrasikan dari beberapa modul.
ERP tidak hanya di artikan dengan
kepanjangannya saja. Kalimat Resource
dan Planning bukan inti dari arti ERP
tersebut, akan tetapi inti dari ERP adalah
inti sebenarnya dari istilah ERP, untuk
menyatukan semua departemen dan
semua fungsi yang ada pada suatu
perusahaan ke dalam satu system yang
dapat mengatur dan mengakomodasi
semua kebutuhan inti dari departemen
yang lain.
Dengan menggunakan system ERP
akan meningkatkan kinerja suatu
perusahaan dan akan meningkatkan
pendapatan perusahaan tersebut. Sistem
ini banyak di sebut system back office.
Contoh dalam suatu kasus proses
penjualan, system ini tidak hanya
menangani pada sisi depan, akan tetapi
system ini lebih pada menangani proses
order dan juga memberi solusi agar
memudahkan penyelesaian tahapan suatu
order.
Sekarang sangat banyak berbagai
system ERP yang telah beredar, contohnya
: SAP, Oracle, Hashmicro, Prieds, dan
Accurate.
MODUL PADA SISTEM ERP
Ada beberapa sumber daya pada
perusahaan yang harus di kelola dengan
baik. Ini mengapa system ERP rata-rata
memiliki tiga modul inti, yaitu :
A. Master Data
1. Bussiness Partner
Digunakan untuk menginput suatu
transaksi penjualan dan pembelian
pada system.
2. Item Product
Adalah master data yang berfungsi
sebagai penginput barang atau
item pada system tersebut.
3. Unit Of Measurement
Adalah master data yang berfungsi
untuk menginput jenis pengukuran
item pada system tersebut.
4. Production Process
Adalah system yang berfungsi
sebagai penginput proses produksi
pada master data.
5. Currency
Adalah system yang berfungsi
menentukan suatu mata uang yang
akan di gunakan saat proses
transaksi.
B. Transaksi
1. Purchase Request
Adalah dokumen yang di tujukan
kepada divisi purchasing untuk
permintaan pembelian barang.
2. Purchase Order
Adalah dokumen yang memuat
rangkuman barang yang di order.
3. Receipt Order
Adalah dokumen atau resi yang di
buat saat barang sudah di terima
kepada pemesan.
C. Human Resource
Mempunyai fungsi sebagai berikut :
 Dapat memudahkan
pelaksanaan manajemen yang
efektif dan on-time pada gaji,
biaya, dan benefit yang
bersangkutan dengan SDM
perusahaan tersebut,
 Melindungi seluruh data
personalia dari pihak tak di
kenal,
 Membuat system perekrutan
dan SDM yang efisien dengan
manajemen karir.
KONSEP DASAR
ERP merupakan sebuah
terminology yang diberi kepada suatu
system informasi untuk mendukung
proses transaksi dalam mengelola sumber
daya perusahaan. Sumber daya ini meliputi
manusia, dana , alat, suku cadang, waktu,
bahan material. Berikut gambaran ilustrasi
dari konsep system ERP :
Gambar 1. Arsitekstur ERP
ARSITEKTUR ERP
Saat ini system ERP banyak yang
menggunakan system arsitektur 3-tier atau
lebih dari itu. Pada system arsitektur 3
tier, user interface akan berjalan pada
client.
 Layer Presentation : Graphical User
Interface (GUI) berfungsi
memasukan data dan akses fungsi
pada ystem
 Layer Application : Fungsi logika,
aturan pada bisnis, dan program
 yang terina atau mengirimkan
data dari server database.
 Layer Database : Untuk
manajemen data transaksi.

Gambar 2. Arsitektur ERP 3 tier Gambar 4. Master Data

IMPLEMENTASI ERP DENGAN 3. Transaksi
MENGGUNAKAN SOFTWARE SWIFECT ERP Berfungsi untuk mecatat bukti
1. User Login kegiatan transaksi antara supplier
Sebelum memasuki halaman awal, dan customer . Transaksi pada
Anda diharuskan melakukan login sistem memiliki cara navigasi yang
terlebih dahulu. Untuk sama dan konsisten sehingga
melakukannya, ikuti langkah hanya fungsi saja yang
berikut: membedakan.
 Buka aplikasi SWIFECT ERP
& BEA CUKAI
 Setelah di buka akan
muncul tampilan seperti
gambar di bawah
 Lalu isi dengan mengklik
kolom untuk memasukan
username & password

Gambar 5. Transaksi
Gambar 3. Login 4. Persediaan
Menghitung semua persediaan
2. Master Data stok di Gudang sebelum dijual,
Master Data pada system berfungsi biasanya dilakukan pada akhir
sebagai tempat untuk menyimpan bulan, dan cukup menita waktu
data utama yang digunakan oleh yang lebih lama, karena selakin
perusahaan untuk melakukan menghitung persediaan, barang
kegiatan transaksi. Master data di sekaligus dicek satu per satu, ada
system memiliki cara navigasi yang kerusakan atau tidak, dan juga
sama dan konsisten sehingga pengecekan tanggal kadaluarsa.
hanya fungsi saja yang
membedakan master data
tersebut.

Gambar 6. Stock Opname
5. Invoice
Dokumen yang di input pada
system setelah supplier mengirim
dokumen penagihan kepada
perusahaan. Sistem akan
menghasilkan Journal Transaksi
otomatis pada saat Post : Dr.
Inventory/Persediaan, Dr. PPn
Masukkan, Cr. Hutang/AP.
KESIMPULAN
Sistem ERP merupakan satu sistem
yang dapat mengkordinir dan mengatur
data, proses bisnis, dan sumber daya pada
perusahaan. Sistem ini dapat
mengintegrasi penggunaan data dari tiap
aspek yang terdapat di perusahaan
sehingga manajemen mempunyai
pandangan yang terintegrasi dengan
perusahaannya, karna pada dasarnya tiap
bisnis dalam perusahaan akan terikat satu
sama lain. Komponen dasar pada system
ERP terdiri dari user, processing, hardware,
software, dan juga database.
Sistem ini mempunyai kelebihan
seperti menyajikan sisi pandang data dan
situasi finansial pada perusahaan yang
terintegrasi, merata, dan enterprise-wide,
selain itu saat input data hanya di lakukan
sekali, tidak seperti menggunakan banyak
system yang berbeda dimana memasukan
data tersebut harus berkali-kali.
Faktor utama untuk menentukan
keberhasilan mengimplementasikan
system ERP dengan proses membuat
keputusan yang jelas, ruang lingkup pada
proyek implementasi ERP, kerjasama tim,
manajemen perubahan, tim implementasi
dan eksekutif. Lalu faktor kegagalan pada
implementasi ERP dapat di sebabkan karna
lemahnya efektifitas konsultan, kualitas
Business Process Reengineering, dan
efektifitas proyek manajemen.
DAFTAR PUSTAKA
1. Hossain, Liaquat, dkk, 2002,
“Enterprise Resource Planning:
Global Opportunities & Challenges”,
Idea Group Publishing
2. Ikatan Akuntan Indonesia. (2015).
Modul Chartered Accountant : Sistem
Informasi danPengendalian Internal.
Ikatan Akuntan Indonesia: Jakarta
3. Indrajit E., Implementasi ERP Berakibat
PHK, http://www.ebizzasia.com/0215-
2004/q&a,0215.html
4. Kegagalan Dalam Implementasi System
ERP
http://www.portalhr.com/majalah/edi
sisebel umnya/teknologi/1id535.html
5. Kurniawan S.A., 2005, Meningkatkan
Efisiensi & Efektifitas Proses Bisnis
dengan ERP, SDA Asia Magazine
6. Wallace, Thomas F. dan Kremzar,
Michael H., 2001, “ERP Making It
Happen : The Implementor's Guide
toSuccess with Enterprise Resource
Planning”, John Wiley and Sons Inc
7. Wicaksono, Mulyo, & Riantono. (2015).
Analisis Dampak Penerapan Sistem ERP
TerhadapKinerja Pengguna. Binus
Business Review Vol. 6 No. 1