Aktifitas Kaizen pada Beberapa Perusahaan Jepang

Menurut Prof. Yoshinobu Nayatani, dari Universitas Osaka,

Jepang, penerapan kaizen dalammanajemen kualitas akan
memberikan dampak positif,sebagai berikut :
1. Setiap orang akan mampu menemukan masalah lebih cepat
2. Setiap orang akan memberikan perhatian dan penekanan
pada tahap perencanaan
3. Mendukung cara berkonsentrasi pada proses
4. Setiap orang akan berkonsentrasi pada masalah-masalah
yang lebih penting dan mendsak untuk diselesaikan
5. Setiap orang akan berpartisipasi dalam membangun sistem
yang baru
 Segmentasi Kaizen

Menurut konsep kaizen dalam Tazakigroup (2000), kaizen dibagi menjadi tiga
segmen, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan :
1. Kaizen yang berorientasi pada manajemen, memusatkan perhatiannya pada
masalah logistic dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum
untuk mengejar kemajuan dan moral.
2. Kaizen yang berorientasi pada kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu,
kelompok Jinshu Kanshi untuk manajemen sukarela menggunakan alat statistic
untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan menetapkan
standar atau prosedur baru.
3. kaizen yang berorientasi pada individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, di
mana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras.
 Kaizen adalah konsep tunggal dalam manajemen Jepang yang paling penting dan
merupakan kunci sukses Jepang dalam persaingan. Jepang selalu berpikir bahwa
tidak ada satu hari pun berlalu tanpa adanya suatu tindakan penyempurnaan
(Takizakigroup: 2000). Kaizen merupakan alat pemersatu filsafat, system dan alat
untuk memecahkan masalah yang dikembangkan di Jepang selama 30 tahun pada
suatu perusahaan utnuk berbuat baik lagi. Kaizen dapat dimulai dengan menyadari
bahwa setiap perusahaan mempunyai masalah. Kaizen memecahkan masalah
dengan membentuk kebudayaan perusahaan di mana setiap orang dapat
mengajukan masalahnya dengan bebas
konsep kaizen meliputi beberapa hal, yakni:
Konsep 3 M (Muda, Mura, dan Muri)
Konsep ini dibentuk untuk mengurangi banyaknya proses kerja, meningkatkan mutu,
mempersingkat waktu dan mengurangi atau efisiensi.
a. Muda diartikan sebagai pengurangan pemborosan atau kesia-siaan.
b. Mura diartikan sebagai pengurangan perbedaan.
c. Muri diartikan sebagai pengurangan ketegangan.
 Gerakan 5 S (seiri, seiton, seiso,
seiketsu dan shitsuke)
Konsep 5 S pada dasarnya merupakan proses perubahan
sikap dengan menerapkan penataan, kebersihan, dan
kedisiplinan di tempat kerja. Konsep 5 S merupakan
budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan
tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata
rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan
dapat diciptakan. Dengan kemudahan bekerja ini, empat
bidang sasaran pokok industri yang meliputi:
Efisiensi Kerja
Produktifitas Kerja
Kualitas Kerja, dan
Keselamatan Kerja dapat lebih mudah dipenuhi.
 Berikut ini adalah penjelasan yang lebih detil mengenai
bagian-bagian dari 5 S.
1. Konsep Seiri
Seiri adalah memisahkan benda yang diperlukan dengan
yang tidak diperlukan, kemudian menyingkirkan yang tidak
diperlukan (ringkas). Sesungguhnya, terdapat banyak barang
yang tidak diperlukan di dalam setiap pabrik. Barang yang
tidak diperlukan artinya barang tersebut tidak dibutuhkan
untuk kegiatan produksi saat ini (Hirano, 2005: 13).Untuk
mengetahui barang-barang yang perlu dibuang, barang
harus dipisahkan menjadi yang diperlukan dan yang tidak
diperlukan. Hal ini disebut dengan Seiri visual, kemudian
dilaksanakan menggunakan label merah seperti di
perusahaan Toyota.
Contoh daftar periksa untuk menerapkan strategi label merah dapat dilihat pada gambar 1.2 seperti di bawah ini.
1. TAHAP PERMULAAN

Peserta : Pabrik, Bahan, Manajemen

Jangka Waktu : 1-2 bulan
Hal : Pastikan para pekerja tidak menyembunyikan
barang yang tidak diperlukan.

2. MEMBEDAKAN BARANG DENGAN LABEL MERAH

Persediaan : Bahan mentah, komponen, produk

Sarana : mesin, peralatan, jig dan alat, cetakan, kereta, pengangkut, meja
Ruang : Lantai, rak, tempat penyimpanan.

3. MENENTUKAN STANDAR LABEL MERAH

Memperjelas standar untuk barang yang tidak diperlukan: contohnya TANPA LABEL untuk barang yang akan
digunakan untuk bulan berikutnya; DENGAN LABEL untuk barang yang tidak akan digunakan pada bulan berikutnya

4. PEMBUATAN LABEL MERAH

Penting bahwa setiap orang cepat melihatnya.

1. Kertas merah ukuran A4
2. Meliputi nama barang, kuantitas, alasan, dan sebagainya.

1.
Penting bahwa setiap orang cepat melihatnya.
1. Kertas merah ukuran A4
2. Meliputi nama barang, kuantitas, alasan, dan sebagainya.

5. MENEMPELKAN LABEL

1.Jangan menyuruh orang yang langsung terkait untuk menempelkannya. (supervisor

yang melakukan, agar tidak mengganggu pekerjaan para pekerja).
2. Jangan dengarkan alasan-alasan.
3. Harus tegas.
4. Tempelkan label pada setiap barang yang dipertanyakan.
5. JumlaH label menunjukan efisiensi pemeriksaan bukan Kegagalan pemeriksaan.

6. MENANGANI BARANG DENGAN LABEL MERAH & EVALUASI

Persediaan : Daftar persediaan yang tidak diperlukan memisahkan barang

persediaan yang hanya digunakan sewaktu-waktu.
Peralatan : Pindahkan atau keluarkan setiap barang yang dapat menghalangi penerapan
kegiatan 5 S
 2. Konsep Seiton
Konsep ini menyusun dengan rapi dan mengenali benda untuk mempermudah
penggunaan. Kata Jepang seiton secara harfiah berarti menyusun benda dengan cara
yang menarik (rapi). Dalam konteks 5 S. ini berarti mengatur barang-barang sehingga
setiap orang dapat menemukannya dengan cepat. Untuk mencapai langkah ini, pelat
penunjuk digunakan untuk menetapkan nama tiap barang dan tempat
penyimpanannya (Yasuhiro,1995: 249). Seiton memungkinkan pekerja dengan mudah
mengenali dan mengambil kembali perkakas dan bahan, dan dengan mudah
mengembalikannya ke lokasi di dekat tempat penggunaan. Pelat penunjuk digunakan
untuk memudahkan penempatan dan pengambilan kembali bahan yang diperlukan.

3. Konsep Seiso
Konsep ini selalu mengutamakan kebersihan dengan menjaga kerapihan dan
kebersihan (resik). lni adalah proses pembersihan dasar dimana suatu daerah disapu
dan kemudian dipel dengan kain pel. Karena lantai, jendela, maupun dinding harus
dibersihkan, seiso setara dengan aktifitas pembersihan berskala besar yang dilakukan
setiap akhir tahun di rumah tangga Jepang. Meskipun pembersihan besar-besaran di
seluruh perusahaan dilakukan beberapa kali dalam setahun, tiap tempat kerja perlu
dibersihkan setiap hari. Aktifitas itu cenderung mengurangi kerusakan mesin akibat
tumpahan minyak, abu, dan sampah. Contohnya, kalau ada pekerja yang mengeluh
ada mesin yang rusak ini tidak berarti mesin itu perlu penyetelan. Sebenarnya, yang
diperlukan mungkin hanya program pembersihan di tempat kerja
(Yasuhiro,1995:249).
 4. Konsep Seiketsu
Seiketsu yaitu usaha yang terus menerus untuk mempertahankan
3S tersebut diatas, yakni Seiri, Seiton), dan Seiso. Pada prinsipnya
mengusahakan agar tempat kerja yang sudah menjadi baik dapat
selalu terpelihara. Di tempat kerja yang rawat, kerawanan dan
penyimpangan dapat segera dikenali, sehingga berbagai masalah
dapat dicegah sedini mungkin (Kristianto, 1995: 47). Memelihara
tempat kerja tetap bersih tanpa sampah atau tetesan minyak
adalah aktivitas Seiketsu. Antara seiso dengan seiketsu sangat
berkaitan erat.

5. Konsep Shitsuke
Shitsuke adalah metode yang digunakan untuk memotivasi pekerja
agar terus menerus melakukan dan ikut serta dalam kegiatan
perawatan dan aktivitas perbaikan serta membuat pekerja terbiasa
mentaati aturan (rajin). Hal ini dianggap sebagai komponen yang
paling sukar dari 5 S. Untuk aktivitas ini, pekerja Jepang diharapkan
melatih pengandalian diri sendiri, bukan dikendalikan manajemen
(Yasuhiro, 1995:266).
 Contoh Penerapan Kaizen

Salah satu contoh penerapan Kaizen yang sukses adalah penerapan Kaizen
di perusahaan Canon. Pada saat itu, di setiap pabrik Canon diperkenalkan
proyek yang bernama proyek Kaizen 100 yang mewajibkan setiap manajer
untuk berfikir tentang lebih dari 100 jenis tugas sehari-hari yang dapat
diperbaiki. Target untuk tingkat supervisor juga ditetapkan sebanyak 100
jenis perbaikan. Untuk itu, setiap kali seorang manajer atau supervisor
mendapat ide-ide perbaikan maka harus menuliskan ide-ide tersebut dalam
formulir. Para supervisor wajib menyisihkan waktu selama setengah jam
setiap hari yaitu dari jam 11.30-12.00 siang waktu setempat dan disebut
sebagai waktu Kaizen yaitu waktu dimana setiap orang tidak boleh
melakukan aktivitas apa-apa kecuali berfikir tentang perbaikan untuk unit
kerja masing masing. Pada dasarnya formulir proyek Kaizen tersebut
memuat kolom-kolom identifikasi masalah, identifikasi penyebab masalah,
usulan tindakan perbaikan, penanggung jawab, dan proyeksi dampak.
Formulir proyek kaizen tersebut dapat disusun atas dasar formulir saran
dari para karyawan atau hasil brain storming.
Karakteristik lain yang turut mensukseskan (FAE Volume 17 No. 1 Juli 1999 52).
Proyek Kaizen di perusahaan Canon adalah adanya sistem insentif untuk setiap
saran menurut tingkat bobotnya. Sistem saran telah banyak digunakan oleh
perusahaan-perusahan Jepang lainnya. Mekanisme strategi kaizen di perusahaan
perusahaan.
Penerapan konsep perbaikan kualitas dimana dirancang penaggulangan terhadap
halangan yang akan ditimbulkan dimana halangan tersebut mengharuskan
pengidentifikasian ukuran tujuan untuk pelayanan profesional bagaimana kita
mengukur dan menganalisis proses administrasi. Perpindahan perbaikan kualitas
dari manajemen kualitas ke manajemen proses membuka jalan untuk
memperluas perbaikan di segala bidang yang ada pada unit kerja pada
perusahaan.
Metode tradisional memfokuskan pada produk atau output. Perbaikan kualitas
membutuhkan pengawasan yang ketat, dengan cara ini kualitas yang lebih baik
dicapai dengan meningkatkan pengeluaran dan biaya yang tinggi. Hal ini
berkebalikan dengan pendekatan modern, proses perbaikan kualitas, dimana
kualitas yang lebih baik tanpa harus menambah biaya. Model ini di bangun dalam
tiga prinsip dasar kualitas total, secara internal dan eksternal difokuskan pada
pembeli, output yang dapat diterima, dan memfokuskan pada penggunaan bakat
kerja.
Kualitas berdasarkan konsep bahwa tiap orang memiliki pelanggan dan kemauan,
kebutuhan dan harapan dari pelanggan yang harus setiap saat dipenuhi jika
perusahaan secara keseluruhan ingin memenuhi kebutuhan eksternal. Konsep ini
membutuhkan sebuah analisis dan kumpulan dari kemauan para pembeli, dan
akan terpenuhi saat kemauan tersebut dipahami dan diterima oleh produsen.
Proses perbaikan berkelanjutan dibangun dengan alasan kalau kerja adalah hasil dari satu
seri dari kegiatan yang menghasilkan output. Tujuan pertama dari perbaikan
berkelanjutan adalah proses yang reliabel dalam artian mereka memproduksi output
yang diinginkan setiap waktu untuk memproduksi output yang lebih baik tanpa adanya
variasi. Jika variabilitas telah diminimalis namun belum memperoleh hasil maka dilakukan
rancangan kembali untuk memproduksi output yang lebih baik yang mampu memenuhi
kemauan pembeli.

Pada pendekatan keterlibatan total dimulai dengan kepemimpinan aktif dari para
manajer dimana menggunakan bakat para pekerja perusahaan untuk memperoleh
keuntungan kompetitif dalam pasar. Keputusan penting dalam penerapan strategi kaizen
dalam operasional adalah menentukan desain produk seperti apa yang akan dihasilkan
perusahaan. Hal ini dikarenakan kegiatan dari operasional adalah melakukan transformasi
input menjadi output, sehingga apa saja tindakan transformasi yang akan dilakukan
mencacu pada output yang seperti apa atau bagaimana yang akan dihasilkan perusahaan.
Berkaitan dengan keputusan desain adalah keputusan dalam menentukan kualitas seperti
apa yang akan diwujudkan oleh perusahaan. Hal ini merupakan konsekuensi logis bagi
perusahaan yang ada, Jawabannya cukup sederhana yaitu pada kenyataan dalam dunia
bisnis terjadi persaingan artinya setiap perusahaan yang menghasilkan produk baik
berupa barang maupun jasa hampir selalu menghadapi persaingan dari perusahaan lain.
Sehingga agar dapat mempertahankan diri dalm dunia persaingan secara jangka panjang
maka kualitas merupakan konsep penting yang harus dipahami oleh manajer operasional
dalam menjalankan aktifitasnya . Perusahaan menghasilkan output untuk memenuhi
kebutuhan dan keinginan konsumen akan kepuasan, sehingga output yang dihasilkan
seharusnya dapat memuaskan konsumen.
 Oleh karena itu produk bisa diartikan sebagai kepuasan yang ditawarkan
produsen (perusahaan) kepada konsumen. Untuk dapat mencapai maksud
tersebut maka sudah selayaknya perusahaan memfokuskan diri pada
pengembangan keunggulan bersaing melalui strategi bisnis, diantaranya
pembedaan (diferensiasi), biaya rendah (kepemimpinan biaya) , respon
cepat (rapid respon) atau kombinasi diantaranya ketiga strategi tersebut.