Nomor : SOP-AGR-011-R04

Tanggal Berlaku : 01 November 2016

PROSEDUR Halaman : 1 dari 12

Referensi :
1. SOP-AGR-025-Rx Pengadaan Barang dan Jasa
2. SOP-AGR-046-Rxx Penerimaan, Penyimpanan dan Pengeluaran Barang

Perubahan :

- Pengurangan diagram alir no 1.6 Penghapusan Pencatatan Barang

- Pengurangan ketentuan umum no 11, 12, 14 dan 15
- Pengurangan lampiran Form

Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Ditinjau Oleh : Disahkan Oleh :

Marisa Pasla Benny Tohar Agustinus Triwibowo T. Arifin C.

Asset Management Dept. Head Logistic Group Head Management Representative Executive Director SBU Agro

Pencatatan Aset Perusahaan

SBU AGRO
Seluruh informasi yang tercantum dalam dokumen Standard Operating Procedure (SOP) ini hanya diperuntukkan kepada seluruh karyawan DSN Group SBU Agro dan tidak diijinkan untuk
memperbanyak dan mendistribusikan keluar perusahaan.

© DSN GROUP
 Standard Operating Procedure
Pencatatan Asset Perusahaan
Nomor : SOP-AGR-011-R04 Halaman 2 dari 12

DAFTAR ISI

Halaman

1. DIAGRAM ALIR:
1.1. Pencatatan Aset (Head Office) 3
1.2 Pencatatan Aset (Site) 4
1.3. Kerusakan Atau Kehilangan Barang (Fixed aset) 5
1.4. Kerusakan Atau Kehilangan Barang (Non Fixed aset) 6
1.5. Penambahan Atau Pengurangan Asset Karena Mutasi 7

2. LAMPIRAN :
2.1. Penomoran/ Pelabelan Aset
2.2. FM-AM-03-R00 Form Berita Acara Serah Terima Aset
2.3. Format penomoran untuk Berita Acara dan Surat Permohonan Penghapusan Aset Perusahaan

1.1. DIAGRAM ALIR PENCATATAN ASET (HEAD OFFICE)
Procurement Dept. Head
MULAI
- Melakukan pembelian barang
(lihat sop Pengadaan Barang dan Jasa
SOP-AGR-025-Rxx)
Standard Operating Procedure
Pencatatan Asset Perusahaan
Nomor : SOP-AGR-011-R04 Halaman 3 dari 12
Department Head Asset Management Dept. Head
Memeriksa kelengkapan
informasi data
· Proses pengambilan barang
merujuk pada SOP-AGR-046-RXX
· Melengkapi informasi data asset
mis: nomor serial, type dan lain-
lain
· Memberikan informasi kepada Tidak
Asset Management Dept untuk Lengkap
pencetakan label barcode
Ya
Memberikan nomor Aset
dan pencetakan label
Menempelkan label barcode barcode
Melakukan pemeriksaan
fisik barang ( min 1 tahun
sekali)
SELESAI

1.2. DIAGRAM ALIR PENCATATAN ASET (SITE)
Procurement Dept. Head
MULAI
- Melakukan pembelian
barang
(lihat SOP Pengadaan Barang
dan Jasa SOP-AGR-025-Rxx)
- Memberikan informasi
kedatangan barang
kepada pemohon/user
Standard Operating Procedure
Pencatatan Asset Perusahaan
Nomor : SOP-AGR-011-R04 Halaman 4 dari 12
Plantation-/Mill-/Support Dept-Head Asset Management Dept Head
· Proses pengambilan barang
Memeriksa kelengkapan
merujuk pada SOP-AGR-046- informasi data
Rxx
· Melengkapi informasi data
aset mis: nomor serial, type
dan lain-lain
· Memberikan informasi kepada
Asset Management Dept Data Lengkap
untuk dilakukan persetujuan Tidak
atas detail data yang sudah
diinput. Ya
· Melengkapi informasi data
aset mis: nomor serial, type
Penomoran Aset
dan lain-lain
· Memberikan informasi kepada
Asset Management Dept
untuk pencetakan label
barcode
· Melakukan pemeriksaan
fisik minimal 6 bulan
sekali
· Membuat dan
memperbarui daftar aset.
SELESAI
 Standard Operating Procedure
Pencatatan Asset Perusahaan
Nomor : SOP-AGR-011-R04 Halaman 5 dari 12

1.3. DIAGRAM ALIR PENAMBAHAN ATAU PENGURANGAN ASET KARENA MUTASI DI INTERNAL PERUSAHAAN

Plantation- / OS Dept.- Head/ Palm Oil

Mill Head/ Estate Head/ Dept Head Asset Management Dept. Head
Production & Project Management Head

Mulai

TIDAK
Mengajukan permohonan
perpindahan / mutasi aset
Disetujui? · Memperbaharui Daftar Monitoring
Barang Aset
· Menambahkan kode M dan lokasi baru
FM-AM-003-Rxx: Berita Acara Serah Terima
Aset (BAST) sebagai kode mutasi pada bagian
YA belakang nomor aset

· Menerima dan menyetujui

perpindahan asset untuk
diserahkan kepada Asset
Management Dept. Head
· Memberikan copy BAST kepada
Accounting Dept. sebagai
tembusan
FM-AM-003-Rxx: Berita Acara Serah Terima
Aset (BAST)

Membuat Laporan Verifikasi

Selesai
 Standard Operating Procedure
Pencatatan Asset Perusahaan
Nomor : SOP-AGR-011-R04 Halaman 6 dari 12

KETENTUAN UMUM

A. TUJUAN

Prosedur ini digunakan sebagai pedoman/acuan untuk :

1. Memonitor / mengawasi seluruh aset/inventaris perusahaan
2. Sebagai pedoman pencatatan Aset secara sistematis

B. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk kegiatan standarisasi pencatatan aset dan mutasi aset yang dimiliki oleh PT. Dharma Satya Nusantara, Tbk SBU Agro

C. DEFINISI

1. Fixed Asset adalah

No. Kriteria Fixed asset

1. Nilai aset Nominal/ harga pembelian item barang tersebut bernilai minimal Rp 5.000.000,-. Patokan harga pembelian
adalah harga dasar barang ketika barang tersebut dibeli atau diperoleh.

2. Masa Guna Masa pemakaian/ penggunaan item barang diatas satu tahun atau 12 (dua belas) bulan.

3. Fungsi Item barang berfungsi langsung sebagai satu kesatuan tanpa memerlukan pendukung dari item barang lain.

Item barang disebut sebagai fixed asset apabila benda/ barang/ aset tersebut masuk kedalam 3 point kriteria di atas, sebaliknya apabila item barang tidak
memenuhi salah satu dalam 3 point kriteria tersebut maka item barang tersebut merupakan dikategorikan sebagai non fixed asset/ inventaris.

2. Non Fixed Asset / Inventaris adalah

No. Kriteria Inventaris / Non Fix Asset
1. Nilai barang Nominal/ harga pembelian item barang tersebut bernilai dibawah Rp 5.000.000,-. Patokan harga pembelian
adalah harga dasar barang ketika barang tersebut dibeli atau diperoleh.
2. Masa Guna Masa pemakaian/ penggunaan item barang lebih dari satu tahun atau 12 (duabelas) bulan.
3. Fungsi Item barang berfungsi langsung sebagai satu kesatuan tanpa memerlukan pendukung dari item barang lain.
 Standard Operating Procedure
Pencatatan Asset Perusahaan
Nomor : SOP-AGR-011-R04 Halaman 7 dari 12

3. Barang rusak yaitu barang yang dinyatakan sudah tidak dapat diperbaiki lagi dengan melampirkan surat tertulis dari pihak internal atau eksternal, artinya ada
usaha untuk dilakukan perbaikan terlebih dahulu, atau jika penawaran harga perbaikan atas barang yang rusak dinilai tidak sebanding dengan harga baru
(tidak ekonomis lagi untuk dimanfaatkan).

4. Mutasi aset adalah perpindahan aset/ inventaris dalam satu entitas atau PT yang terjadi antar estate/ mill, antara kantor pusat ke kantor cabang atau ke
estate/ mill dan sebaliknya secara administrasi dan fisik.

5. Asset Management Department membuat report aset per PT untuk dilaporkan/ disampaikan kepada pimpinan terkait dan direksi setiap satu tahun sekali.

D PENJELASAN PROSEDUR

1. Aset perusahaan yang dicatat meliputi keseluruhan aset yang dimiliki oleh perusahaan dengan masa manfaat selama 1 tahun atau lebih yang digunakan
sebagai sarana dan prasarana kegiatan perusahaan dan karyawannya baik secara langsung maupun tidak langsung.

2. Aset perusahaan dapat diperoleh dengan cara membeli secara tunai, membeli secara angsuran (leasing), membeli dengan cara tukar tambah dan sifat
kepemilikannya adalah permanen yang dimiliki perusahaan dan bukan bersifat sewa maupun jasa kerja.

3. Item barang dengan nilai perolehan di atas Rp 5.000.000,- yang merupakan barang habis pakai/ consumable items (di luar kategori barang non fixed asset)
dan menjadi bagian/ pelengkap (spare part) tidak akan diberi label tetapi masuk dalam kategori pencatatan inventory barang yang merupakan tanggung jawab
dari masing-masing estate/ mill/ operating support. Item barang tersebut seperti: spare part/ consumable items atau barang lainnya yang merupakan bagian dari
unit bergerak (Alat Berat,Traktor) maupun tidak bergerak (Mesin pabrik, Genset).

4. Alat tulis kantor dengan nilai perolehan di bawah Rp 5.000.000 seperti staples, gunting, kalkulator dianggap sebagai fasilitas kantor sehingga pada saat staf
tersebut mengundurkan diri wajib dikembalikan ke General Services Department/ Asisten PGS dari masing-masing departemen/ estate.

5. Pada setiap kedatangan/ penambahan aset baru juga dalam hal pengurangan dikarenakan mutasi/ hilang/ rusak pada aset harus dicatat, dimonitoring serta
diberikan label barcode dengan menggunakan aplikasi asset management.

6. User bertanggung jawab melengkapi spesifikasi data barang yang sudah terinput pada aplikasi, dan minimal setiap satu tahun sekali Asset Management Dept
melakukan pengecekan data yang sudah terinput pada aplikasi dan akan memberikan informasi kepada user.
 Standard Operating Procedure
Pencatatan Asset Perusahaan
Nomor : SOP-AGR-011-R04 Halaman 8 dari 12

7. Pencatatan aset dilakukan oleh :

No. Lokasi Item Barang PIC
1 Head Office Jakarta Yang ditunjuk oleh atasan masing-masing Dept
2 Kantor Besar Bersama (KBB), Kantor Cabang (KC), Balai Asisten yang dikoordinasi oleh Operational Support/
Pengobatan/ Poliklinik/ Workshop Alat Berat yang ditunjuk oleh atasan yang bersangkutan
3 Estate/ Mill (site) Asisten PGS masing-masing estate/ mill

8. Setiap pemindahan atau mutasi aset dari satu lokasi ke lokasi lain dalam satu entitas atau PT, harus diikuti dengan pemutakhiran data dalam Program
Aplikasi Asset Management .
9. Dalam melakukan mutasi aset, maka Plantation-/Mill-/Dept.-Head harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Mutasi aset hanya dapat dilaksanakan antar wilayah (estate/mill/unit kerja) di dalam entitas/ PT yang sama.
b. Nilai aset manggunakan nilai buku atau nilai perolehan asset.

10. Plantation Head/ Mill Head (Site) dan Dept. Head (kantor pusat atau kantor cabang) bertanggung jawab terhadap pengelolaan aset yang berada di
wilayahnya mulai dari penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, keamanan dan pemutakhiran status asset tersebut.

11. Metode penomoran/ pelabelan barang dapat dilihat pada lampiran 2.1 Dokumen Penomoran/ Pelabelan Aset , sedangkan Daftar item group dan kode barang
yang akan dilakukan pelabelan dapat dilihat pada Dokumen Kerja Pencatatan Aset Perusahaan no DK-ASM-01-Rxx yang dapat diperbarui jika terdapat barang
baru yang belum tercantum dalam Daftar item barang.
LAMPIRAN 2.1. PENOMORAN/ PELABELAN ASET

Pengaturan mengenai penomoran:

1. Penomoran aset bersifat unik, dimana aset tersebut dapat bekerja sebagai unit yang berdiri sendiri atau sebagai unit yang
terdiri dari beberapa komponen aset sehingga dapat bekerja sebagai satu kesatuan.
2. Sistem penomoran/ pelabelan asset diatur sebagai berikut

X XX XXX XXX XXX XX

1 2 3 4 5
Group Kode No Nama Lokasi &
Barang Barang Urut PT Tahun Perolehan

Keterangan :
a. Kode Group Barang diisi dengan 1 digit huruf kapital, lihat pada Dokumen kerja Pencatatan Aset Perusahaan No. DK-
ASM-01-Rxx
b. Kode Kategori Barang diisi dengan 2 digit huruf kapital, lihat pada Dokumen kerja Pencatatan Aset Perusahaan No.
DK-ASM-01-Rxx
c. No Urut diisi dengan 3 digit angka, misalnya 001
d. Kode PT diisi dengan 3 digit huruf kapital, lihat SOP Pengendalian Dokumen No. SOP-AGR-036-Rxx
e. Kode Lokasi diisi dengan huruf kapital atau kombinasi huruf kapital dan angka maksimal 5 digit yang dapat dilihat pada
SOP Pengendalian Dokumen No. SOP-AGR-036-Rxx.
Pengecualian:
1) Untuk lokasi PKS dengan 1 huruf kapital dan 2 angka misalnya PKS1 menjadi P01
2) Untuk lokasi Kemitraan dengan dengan huruf, angka dan huruf
f. Tahun perolehan diisi dengan 2 digit terakhir dari tahun pembelian barang.
Contoh: barang dibeli tahun 2013 maka tahun perolehan diisi dengan 13

KeteranganTambahan:
1. Penomoran dan pelabelan aset tanpa di-spasi atau garis miring.

Contoh penomoran/ pelabelan kode group non alat berat: FBR001SWAJB213

· Contoh penomoran tersebut menjelaskan: Group Furniture, dengan nama barang Brankas, nomor urut 001,
dibeli untuk PT Swakarsa, estate JB2 pada tahun 2013

Contoh penomoran/ pelabelan kode group alat berat: AEX0001SWAJB213

· Contoh penomoran tersebut menjelaskan: Group Alat Berat, dengan nama barang Excavator, nomor urut 001,
dibeli untuk PT Swakarsa, estate JB2 pada tahun 2013.

3. Lokasi penempatan label harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :

3.1. Keseragaman lokasi penempatan untuk jenis barang yang sejenis.
3.2. Dapat dilihat/ dibaca dengan mudah.
3.3. Tidak mengganggu estetika penampilan aset.
3.4. Ditempel/ ditempatkan di tempat/ bagian yang aman dari gangguan luar atau tidak mudah terhapus..
Contoh Label untuk Alat Berat (Label Barcode 2 Dimensi)

4. Setiap ada item barang baru Asset Management Department berkewajiban untuk membuat kode barang baru
FM-AM-03-R00 : Berita Acara Serah Terima Aset

BERITA ACARA SERAH TERIMA ASET

No: ………………………

Pada hari ini ......... tanggal ........ tahun dua ribu ................ diadakan serah terima aset antara

Nama :
Jabatan :
Pihak : yang menyerahkan

Dengan

Nama :
Jabatan :
Pihak : Penerima

Untuk barang-barang sebagai berikut:

1. …………………
2. …………………
3. ………………...
(disebutkan nama dan nomor asset)

Demikian Berita Acara Serah Terima ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Pihak yang menyerahkan:

Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disetujui oleh,

Asisten PGS * Estate/Mill Head * Plantation/ Palm Oil Mill Head *

Staff ** Dept. Head **

Pihak yang menerima:

Diterima oleh, Diketahui oleh,

Asisten PGS * Estate/ Mill Head *

Staff ** Dept. Head **

CC : - Accounting Dept. Head

- Asset Management Dept. Head
- Arsip

Keterangan:
* : untuk operational site
** : untuk fungsional site/KC/HO
Lampiran 2.2. Format penomoran untuk Berita Acara dan Surat Permohonan Penghapusan Aset Perusahaan

Keterangan:
1. No Urut diisi dengan 3 digit angka, contoh: 001
2. Jenis Surat diatur sebagai berikut:
a) Berita Acara Kehilangan / Kerusakan : BAKL / BAKR
b) Surat Permohonan Penghapusan Aset Perusahaan : SPPAP
c) Berita Acara Serah Terima Aset : BAST
d) Surat Permohonan Penghapusan Inventaris Perusahaan : SPPIP
3. Kode Lokasi diisi dengan 3 digit huruf dan angka, contoh: JB1, JB2.
Untuk kode lokasi PKS dengan 4 digit huruf dan angka, contoh; PKS1, PKS2, dst
Untuk kode lokasi Kemitraan dengan 4 digit huruf dan angka, contoh: KM10
4. Nama bulan diisi dengan 3 digit huruf capital, contoh: JAN, FEB, NOV.
5. Tahun diisi dengan 2 digit terakhir, contoh: tahun 2013 maka dituliskan 13