STANDARD OPERARING PROCEDURE No.

06
DEPARTEMEN GENEAL AFFAIR (GA) Date
PROSEDUR PEMBELIAN Approved
BBM KENDARAAN KANTOR

TUJUAN
Untuk memastikan pembelian BBM kendaraan milik kantor telah diatur dengan baik.

RUANG LINGKUP
 Semua departemen baik di corporate maupun di unit.
 Prosedur ini meliputi proses mulai dari pengecekan kendaraan sampai dengan pelaporan
pembelian BBM

DEFINISI
 BBM : Bahan Bakar Minyak

REFERENSI
1. Form Cash Bon
2. Log Book Kendaraan
3. Surat Bahan Bakar Minyak
4. Policy Procedure

TANGGUNG
NO. AKTIVITAS DOKUMEN
JAWAB
Driver 5.1 Meminta cash Bon ke operate cashier untuk pengisian BB
Corporate 5.2 Memberikan Csh Bon pada driver dan menyerahkan form
cashier
Driver 5.3 Menandatangani form Cash Bon dan terima uang untuk beli Form Cash
BBM Bon
Driver 5.4 Membeli BBM di SPBU yang ditunjuk perusahaan dan Print Out
Driver 5.5 Driver selalu mencatan km akhir dan pembelian BBM Log Book
Driver 5.6 Mengisi form BBM 2 rangkap dengan print out
Pemakai 5.7 Menandatangani surat dan FBBM tersebut
HRD 5.8 Menandatangani surat / Form BBM
HRD 5.9 Menyerahkan FBBM asli dengan Print out dan serahkan ke
corporate
Corporate 5.10 Terima FBBM asli dan print out dari HRD
cashier
HRD 5.11 Menghitung pemakaian BBM bulanan
HRD 5.12 Proses Selesai
POLICY PROCEDURE
 Driver wajib mengecek BBM kendaraan setiap hari dan mengisi BBM apabila dirasa sudah perlu.
Setiap driver yang akan mengisi BBM kendaraan kantor melakukan cash bon terlebih dahulu ke
Corporate Cashier. Jumlah cash bon yang diminta disesuaikan dengan perkiraan BBM yang akan
dibeli, berdasarkan sisa bahan bakar di dalam kendaraan. Setelah menerima cash bon, driver
menandatangani Form Cash Bon di Corporate Cashier.

 Driver diwajibkan membeli BBM di SPBU yang memiliki print out komputer (SPBU yang telah ditunjuk
oleh perusahaan) dan pembelian BBM sesuai dengan nilai cash bon yang diberikan.

 Driver yang telah membeli BBM akan mencatat pada Log Book Kendaraan dan mengisi form/surat
Bahan Bakar Minyak rangkap 2 (dua) yang tersedia di Personalia, yang selanjutnya akan
ditandatangani oleh pemakai dan diketahui oleh Divisi HRD.

 Form/surat Bahan Bakar Minyak yang asli (warna putih) dan sudah ditandatangani oleh driver dan
divisi HRD selanjutnya diserahkan ke Corporate Cashier dengan dilampirkan oleh print out pembelian
BBM dari SPBU.

 Copy Surat BBM yang berwarna merah di file oleh Div. HRD dan setiap bulan dipakai sebagai bahan
perhitungan pemakaian BBM selama bulan tersebut.
6. DIAGRAM ALIR PEMBELIAN BBM KENDARAAN KANTOR
HRD KARYAWAN PERS DIR CASHIER

Meminta cash Bon ke operate

Memberikan Csh Bon pada
cashier untuk pengisian BBM driver dan menyerahkan form
cash bon untuk ditandatangani
5.1 Form 5.2
Cash Uang
Form Cash Bon
Bon
Uang

Menandatangani form Cash Bon

dan terima uang untuk beli BBM

5.3

Membeli BBM di SPBU yang

ditunjuk perusahaan dan
meminta print out di SPBU
tersebut
5.4

Driver selalu mencatan km akhir

dan pembelian BBM pada buku
log book
FBBM
dan Print
5.5 Out
Menandatangani surat /
Mengisi form BBM 2 rangkap Menandatangani surat dan Form BBM
5.16
dengan print out FBBM tersebut

5.7 FBBM 5.8

FBBM 5.6 dan Print
dan Print Out
Out

Menyerahkan FBBM asli

Terima FBBM asli dan print out dengan Print out dan
dari HRD serahkan ke corporate
cashier
5.10 5.9
FBBM
dan Print Menghitung pemakaian
Out
BBM bulanan

5.11

Proses selesai
5.12

END
FORM CASH BON
SURAT BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)