STANDARD OPERARING PROCEDURE No.

09
DEPARTEMEN GENEAL AFFAIR (GA) Date
PROSEDUR PEMINJAMAN KENDARAAN KANTOR Approved

TUJUAN
Untuk Untuk memastikan bahwa peminjaman/penggunaan kendaraan kantor telah diatur
dengan baik, dan karyawan mengerti hak dan kewajibannya pada saat meminjam
kendaraan kantor tersebut.

RUANG LINGKUP
 PT Semua departemen baik di corporate maupun di unit.
 Prosedur ini menceritakan mulai dari proses permintaan penggunaan kendaraan oleh
karyawan sampai dengan pengembalian kendaraan tersebut.

DEFINISI
Sudah Jelas

REFERENSI
1. Form Penggunaan Kendaraan
2. Policy Procedure / Work Instruction

6. 5. PROSEDUR PEMINJAMAN KENDARAAN KANTOR

TANGGUNG
NO. AKTIVITAS DOKUMEN
JAWAB
Karyawan 5.1 Memohon pinjaman kendaraan kantor dan supir ke HR
secara lisan / telepon
HR 5.2 HR menyetujui permintaan karyawan dan meminta Form
supaya mengisi Form penggunaan kendaraan (FPK) penggunaan
kendaraan
(FPK)
Karyawan 5.3 Mengisi dan menandatangani form penggunaan
kendaraan
Atasan 5.4 Memutuskan untuk menyetujui / menolak
Atasan 5.5 JikaYa disetujui untuk menggunakan kendaraan maka
goto 5.6 dan jiak ternyata tidak disetujui maka goto
5.7
Atasan 5.6 Menanda tangani FPK
Atasan 5.7 Memberitahukan bahwa tidak disetujui
Karyawan 5.8 Peminjam bisa memaklumi penolakan dari atasannya
HR 5.9 Terima FPK lalu segera mencari supir karena mobil
sudah ada
HR 5.10 JIka ya Supir tersedia maka goto 5.11 dan jika tidak
ada supir maka goto 5.12
HR 5.11 Menyerahkan mobil dan supir ke karyawan
HR 5.12 Informasikanke karyawan apakah mau pinjam mobil
tanpa supir
HR 5.13 JIka ya peminjam setuju tanpa sopir maka goto 5.15
dan bilamana tidak setuju tanpa supir maka goto 5.14
HR 5.14 Menunggu sampai ada supir
HR 5.15 Memberi kunci dan STNK ke peminjam
Karyawan 5.16 Pemnjam membawa kendaraan kantor untuk tugas
Karyawan 5.17 Ketika keluar area parker peminjam menyerahkan FPK
pada security
Security 5.18 Security mengambil FPK ketika kendaraan keluar area
parkir
Karyawan 5.19 Setelah kembali dari tugas langsung melaporpada
HRD dan kembalikan STNK
Security 5.20 Menerima mobil di area parkir dan berikan FPK ke HR
HR 5.21 Terima FPK dari security dan STNK sert kunci dari
peminjam
HR 5.22 Periksa kondisi kendaraan
HR 5.23 Jika ternyata kendaraan rusak saat dipunjam maka
goto 5.24 dan bilaman kendaraan kembali dalam
kondidi baik mak goto 5.25
HR 5.24 Yang membawa sendiri tanpa supir bertanggung jawab
HR 5.25 Semua OK
Karyawan 5.26 Peminjam yang membawa sendiri untuk pribadi
bertanggung jawab
HR 5.27 Proses Selesai

POLICY PROCEDURE
o Karyawan yang dalam melaksanakan suatu tugas dan tanggung jawabnya
membutuhkan kendaraan operasional beserta sopir, menyampaikan permintaan secara
lisan / via telepon kepada div HRD.

o Karyawan mengisi Form Penggunaan Kendaraan dan menandatanganinya. Karyawan

menyerahkan pada atasan langsungnya untuk approval, setelah disetujui dan
ditandatangani oleh atasan karyawan tersebut, form tersebut diserahkan kepada Div.
HRD untuk dicarikan kendaraan beserta sopir.

o Div. HRD mencarikan kendaraan beserta sopir untuk digunakan peminjam sesuai
dengan jenis tugas yang akan dilaksanakan.

o Jika Div. HRD tidak bisa memberikan sopir, karena tidak tersedianya supir pada saat itu,
maka Div. HRD akan membicarakan hal ini kepada peminjam kendaraan.

o Jika peminjam menyanggupi untuk meminjam kendaraan tanpa sopir dan mengendarai
 sendiri, maka Div. HRD menyerahkan kunci beserta STNK kepada peminjam tersebut.

o Pada saat kendaraan operasional tersebut keluar dari area parkir perusahaan, form
penggunaan kendaraan tersebut diserahkan kepada petugas keamanan. Form tersebut
akan diserahkan kembali ke HRD pada saat mobil kembali.

o Karyawan yang telah selesai menggunakan kendaraan operasional wajib untuk segera
melaporkan (secara lisan / via telepon) kepada Div. HRD.

o Pada saat karyawan mengembalikan kendaraan tsb (terutama jika dipinjam tanpa
supir), HRD wajib memeriksa secara langsung kondisi kendaraan tersebut. Jika diketahui
ternyata ada kerusakan, apabila peminjam menggunakan mobil tersebut untuk
keperluan pribadi, maka perbaikan kerusakan tersebut merupakan tanggung jawab
pribadi.
 6. DIAGRAM ALIR PEMINJAMAN KENDARAAN KANTOR

KARYAWAN SECURITY ATASAN HR

Informasikan
Memberi kunci
ke karyawan
dan STNKbahwa
ke HRD mengisi AFP HR menyetujui permintaan karyawan dan
pemakaian
peminjam
BBM lebih (assessment Form meminta supaya mengisi Form
Memohon pinjaman kendaraan Perhitungan) BBM penggunaan kendaraan (FPK)
kantor dan supir ke HR secara lisan
/ telepon
FPK
5.2

Terima FPK lalu segera mencari supir

5.1 karena mobil sudah ada

Mengisi dan menandatangani form

Memutuskan untuk menyetujui /
penggunaan kendaraan menolak
FPK
5.9
Yes
FPK Ada
5.4 No
5.3 No
Approfed ?
Yes
5.10
Peminjam bisa memaklumi Menyerahkan mobil dan
Memberitahukan bahwa tidak supir ke karyawan
penolakan dari atasannya 5.5 disetujui
5.8
5.11
Informasikanke karyawan apakah
5.8 5. A mau pinjam mobil tanpa supir
27

5.7
A 5.12
Menandatangani FPK

Pemnjam membawa kendaraan Security mengambil FPK FPK No

Pinjam OK
kantor untuk tugas ketika kendaraan keluar Yes
area parkir
5.6
FPK

5.16 5.13

Ketika keluar area parker

5.18 Menunggu sampai ada supir

peminjam menyerahkan FPK

pada security
Menerima mobil di area
parkir dan berikan FPK ke 5.14
HR
Memberi kunci dan STNK ke peminjam
5.17

5. 5.
5.20 5.15
10 16

Setelah kembali dari tugas

langsung melaporpada HRD
dan kembalikan STNK
Terima FPK dari security dan STNK sert
kunci dari peminjam
5.19

Peminjam yang membawa 5.21

sendiri untuk pribadi
bertanggung jawab Periksa kondisi kendaraan

5.26 5.22 Rusak ?

Yes
No

Yang membawa
5.23
sendiri tanpa supir
bertanggung jawab
Semua OK

5.25
5.24
Proses selesai

5.27 END

FORM PENGGUNAAN KENDARAAN