STANDARD OPERARING PROCEDURE No.

10
DEPARTEMEN GENEAL AFFAIR (GA) Date
PROSEDUR PENYEDIAAN ALAT TULIS KANTOR Approved
(ATK)

TUJUAN
Memenuhi kebutuhan ATK karyawan atau suatu department agar dapat menjalankan tugas-
tugasnya.

RUANG LINGKUP
 Semua departemen baik di corporate maupun di unit.
 Prosedur ini meliputi proses mulai dari pemesanan ATK sampai dengan pembuatan
laporan bulanan mengenai pembelian ATK.

DEFINISI
ATK : Alat Tulis Kantor

REFERENSI
1. Form Order Pembelian
2. Buku bukti pembelian
3. Tanda terima barang
4. Policy Procedure

5. PROSEDUR PENYEDIAAN ALAT TULIS KANTOR (ATK)

TANGGUNG
NO. AKTIVITAS DOKUMEN
JAWAB
Karyawan. 5.1 Karyawan yang membutuhkan ATK harus mengisi Order
dan menandtangani order pembelian ( FOP ) Pembelian
Dep. Head 5.2 Dep. Head memutuskan setuju atau tidak
Dep. Head 5.3 Jika Ya setuju maka goto 5.5 dan jika ternyata tidak
disetujui maka goto 5.4
Dep. Head 5.4 FOP ditolak dan dikembalikan ke karyawan
Dep. Head 5.5 Menandatangani FOP & diserahkan ke karyawan
Karyawan 5.6 Karyawan menerima penolakan Dept. Head
Purchasing 5.7 Proses pembelian barang lihat SOP pembelian barang
Purchasing 5.8 Terbitkan PO dan serahkan / kirim ke supplier Purchase
Order
Supplier 5.9 Terima PO lalu kirim barang sesuai PO kemudian Invoice
menerbitkan Invoice
Purchasing 5.10 Memeriksa barang yang dikirim supplier
Purchasing 5.11 Jika Ya barang yang duikirim oleh supplier sudah
sesuai PO maka goto 5.14 dan bilaman ternyata tidak
sesuai PO maka goto 5.12
Purchasing 5.12 Mengembalikan barang pada suppliier
 Supplier 5.13 Barang diganti sesuai kriteria yang ada dalam PO
Purchasing 5.14 Mencatat barang dalam buku bukti pembelian
Purchasing 5.15 Mamberikan barang pada karyawan
Karyawan 5.16 Menandatangani tandaterima barang
Purchasing 5.17 Membuat laporan bulanan Laporan
Bulanan
Purchasing 5.18 Proses selesai

POLICY PROCEDURE
 Karyawan/Departemen yang membutuhkan barang/ATK harus mengisi dan
menandatangani formulir Order Pembelian.

 Kemudian formulir tersebut diajukan ke atasan untuk persetujuan, setelah itu diserahkan
ke bagian pembelian (Purchasing Department).

 Berdasarkan formulir permintaan pembelian barang tersebut Purchasing Dept. mencari

supplier yang sesuai dengan kriteria/persyaratan perusahaan untuk barang yang akan
dibeli.

 Purchasing Dept. akan memeriksa/mencocokkan barang yang sudah dibeli/dikirimkan oleh

supplier, apakah sesuai dengan PO atau tidak.

 Setelah barang tersebut sesuai dengan pesanan maka akan dicatat dalam buku bukti
pembelian.

 Setelah dilakukan pencatatan, barang tersebut diberikan langsung pada karyawan/

departemen yang memesan. Jika barang tersebut tidak sesuai dengan pesanan maka
dikembalikan pada Purchasing Departemen.

 Karyawan/department pemesan yang sudah mendapatkan barang pesanannya harus

menandatangani tanda terima barang dari Purchasing Dept.

 Setiap bulan, Purchasing Dept diwajibkan membuat laporan penggunaan tiap-tiap

departemen lengkap dengan jenis barang, jumlah dan nilai rupiahnya.

5. DIAGRAM ALIR PENYEDIAAN ALAT TULIS KANTOR (ATK)

 KARYAWAN DEPT. HEAD PURCHASING SUPPLIER

Karyawan yang membutuhkan ATK Dep. Head memutuskan setuju atau

harus mengisi dan menandtangani tidak
order pembelian ( FOP )

FOP 5.4
5.1 FOP
5.2
Proses pembelian
No barang lihat SOP
Setuju pembelian barang
Yes
PO
Karyawan menerima penolakan Dept.
Head
FOP Terima PO lalu kirim barang
5.3 5.7 sesuai PO dan diterbitkan
invoice
Terbitkan PO dan serahkan /
5.6 FOP ditolak Menandatan kirim ke supplier Invoice
dan gani FOP &
dikembalikan diserahkan
ke karyawan ke karyawan 5.9

5.8
5.4
5.5 Memeriksa barang yang
dikirim supplier

5.10
Yes
No Setuju ? Barang diganti sesuai
kriteria yang ada dalam PO

Invoice

5.11 5.13
Mengembalikan barang
Menandatangani pada suppliier
tandaterima barang

5.12
Mencatat barang dalam buku bukti
5.16 pembelian

5.14
Memberikan barang pada karyawan
 5.15
Membuat laporan bulanan
Laporan bulanan

5.17

Proses selesai

5.18
END

FORM ORDER PEMBELIAN

SURAT BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)