CARTA ALIR PROSES

PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN

1. Perancangan dan Permohonan Bekalan / Perkhidmatan

TANGGUNGJAWAB PROSES RUJUKAN

MULA

Kenalpasti keperluan perolehan

selepas perbincangan bersama Borang
Ketua Jab / Unit / PET pensyarah/pegawai di jab/ unit Anggaran Kos

Sedia & serah senarai keperluan Borang

Pegawai Perolehan
berserta anggaran kos kpd Anggaran Kos
Jab / Unit
Ketua Jab/Unit/PET

Meneliti & menyerahkan senarai Borang

Ketua Jab / Unit / PET keperluan di atas kepada Anggaran Kos
Pengarah

Borang
Mempertimbang dan meluluskan
Pengarah Anggaran Kos
permohonan keperluan

TIDAK
LULUS

YA

Meminda senarai keperluan Borang

Ketua Jab / Unit perolehan dengan jumlah Anggaran Kos
sebenar yang diluluskan

Menyerahkan senarai keperluan

Ketua Jab / Unit
yang diluluskan kepada PET

TAMAT

U n i t K e w a n g a n | perolehan@pmj2015
 CARTA ALIR PROSES
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN

2. Proses Perolehan Bekalan / Perkhidmatan

TANGGUNGJAWAB PROSES RUJUKAN

MULA

Peg. Perolehan Membuat semakan Borang Permohonan LO

Jab / Unit dan pengesahan kedudukan (Pra LO)
Peg. Pemohon stok di Stor Pusat

Semak bekalan dalam buku stok KEW PS 3

Peg. Stor KEW PS 4

YA
Keluarkan
Bekalan Mencukupi

TIDAK

Kenalpasti dan cadang kaedah Pekeliling

Peg. Perolehan perolehan samada : Perbendaharaan
Jab / Unit 1. Kontrak Pusat/Panel yang sedang
Peg. Pemohon 2. Sebutharga berkuatkuasa
3. Pembelian Terus

Peg. Perolehan Mengisi Borang Permohonan LO Borang Permohonan LO

Jab / Unit (Pra LO) (Pra LO)
Peg. Pemohon

Menyemak dan Menyokong Borang Permohonan LO

Ketua Jab / Unit permohonan (Pra LO)
TPA / TPSA

Serah Borang Permohonan LO

Borang Permohonan LO
Peg. Perolehan kpd Unit Kewangan dan rekod
(Pra LO)
Jab / Unit penghantaran di dalam Buku
Peg. Pemohon Daftar Pra LO

U n i t K e w a n g a n | perolehan@pmj2015
 sambungan.....

TANGGUNGJAWAB PROSES RUJUKAN

Semak dan catat baki

Pem. Akauntan peruntukan pada borang, Borang Pesanan
tandatangan & majukan Pembelian dan Buku Vot
kepada pengarah

Pengarah dan
Pegawai Lain Yang Borang Permohonan LO
Meneliti permohonan
Diberi Kuasa (Pra LO)

TIDAK
Maklum dan
kembalikan kpd LULUS
pegawai
berkenaan
YA

Sedia LPO dan catat Pesanan Kerajaan

Pem. Akauntan tanggungan (LPO) dan Buku Vot

Pengarah dan Tandatangan LPO LPO

Pegawai Lain Yang
Diberi Kuasa

Hantar LPO
Pem. Akauntan kepada pembekal LPO

TAMAT

U n i t K e w a n g a n | perolehan@pmj2015
 CARTA ALIR PROSES
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN

3. Proses Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan

TANGGUNGJAWAB PROSES RUJUKAN

MULA

Memastikan bekalan dihantar

Peg. Perolehan / menepati masa, memenuhi
Peg. Stor spesifikasi, kuantiti dan kualiti

TIDAK
Kembalikan
Memenuhi KEW PS 2
kepada
Spefikasi
pembekal
YA

Terima bekalan dan cop tarikh

Peg. Stor terima pada dokumen serahan DO / Invois/ LPO
berkaitan

KEW PS 1
Peg. Stor Rekod terimaan bekalan KEW PS 3
KEW PS 4
Peg. Perolehan
Daftar mySpa KEW PA 2
Jab / Unit
KEW PA 3

Peg. Perolehan Borang Soal

Lengkapkan borang soal selidik dan
Jab / Unit / Peg. Stor Selidik prestasi
serah kepada PA
pembekal

Lengkapkan Borang Analisa dan Borang Analisa

Pem. Akauntan
senarai hitamkan pembekal yang Prestasi Pembekal
memperolehi markah kurang 70%
sebanyak 3 kali berturut-turut

Sedia laporan analisa prestasi Laporan Analisa

Pem. Akauntan pembekal dan bentangkan dalam Prestasi Pembekal
mesyuarat KSP

TAMAT

U n i t K e w a n g a n | perolehan@pmj2015
 CARTA ALIR PROSES
PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN

4. Proses Pembayaran Bekalan / Perkhidmatan

TANGGUNGJAWAB PROSES RUJUKAN

MULA
Invois
LPO
Peg. Perolehan Kemukakan dokumen SSM/KKM
Jab / Unit lengkap untuk proses No. Akaun dan
Peg. Pemohon pembayaran Maklumat Bank
Pembekal

Urusan Pembayaran;
Pastikan nama dan
no.akaun bank pada Invois/LPO
Pem. Akauntan invois serta LPO
dilengkapkan

TIDAK
Maklumkan
kepada pegawai LENGKAP
berkenaan
YA

Pem. Akauntan Daftar Bil Daftar Bil

Sedia baucar bayaran Baucar Bayaran

Pem. Tadbir (KEW)

Pengarah dan Semak dan tandatangan

Pegawai Lain Yang Baucar Bayaran
baucar bayaran
Diberi Kuasa

Pem. Akauntan Rekod Perbelanjaan Buku Vot

PET Memantau Daftar Bil Daftar bil

TAMAT

U n i t K e w a n g a n | perolehan@pmj2015

PA
 BORANG PERMOHONAN PESANAN TEMPATAN (LO)
(BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA-KERJA)

version 01.11.15

SUMBER PERUNTUKAN KOD OBJEK (OS)

Pemohon perlu mengenalpasti sumber
kewangan yang digunakan samada
dibawah belanja mengurus atau dari
waran khas di bawah peruntukan
pembangunan.
Kenalpasti kod objek setiap item/aktiviti
perolehan yang dibuat. Contoh :
i. Perkhidmatan makan/minum aktiviti
gotong-royong pelajar : OS42332
ii. Perkhidmatan makan/minum peserta
bengkel KIK : OS29401
iii. Membekal & menghantar alatganti
bahan luak utk Polyskill : OS26126
iv. Membekal first aid kit : OS27499
v. Kerja-kerja pembaikan di asrama
Unit Kew
lelaki dan perempuan : OS28101
* PENGESAHAN STOR PUSAT
Semua pembelian barang-barang yang
terdapat di Stor Pusat perlu mendapatkan
pengesahan drpd Pegawai Stor terlebih
dahulu. Ini bagi mengelak berlaku
pembelian berlebihan sesetengah item.
Pengesahan ini dikecualikan bagi
perolehan yang melbatkan perkhidmatan
(makan/minum, aktiviti pelajar, kursus dll)
a dan
n g kerja-kerja.
a n | perolehan@pmj2015