STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Prepared Approved

PROSEDUR ADMINISTRASI PENGGAJIAN

1. TUJUAN :
Mengatur agar proses pembayaran gaji berjalan dengan baik, akurat dan terkontrol.

2. RUANG LINGKUP :
 Semua department baik di corporate maupun di unit
 Prosedur ini mencakup format laporan gaji, proses persetujuan, proses pembayaran dan
prosedur kenaikan tahunan.
3. DEFINISI :
 LGB : Laporan Gaji Bulanan
 LG : Laporan Gaji
 QAF : Quality Assurance Form

4. REFERENSI :
- Laporan Ringkasan Gaji Per Post
- Laporan Ringkasan Gaji Per Departemen
- Rekonsiliasi Gaji
- Daftar Rincian Gaji
- Kontrol Hari Kerja, Sisa Cuti dan Potongan
- Quality Assurance Form
- Form Change Of Status
- Policy Procedure

5. URAIAN PROSEDUR
PELAKSANA URAIAN PROSEDUR DOKUMEN
HR Unit 5.1 Membuat laporan gaji dimana tanggalnya sudah ditetapkan Laporan Gaji
Sesuai dengan PP dan SK.
Accounting 5.2 Accounting melakukan Check (Double Check)
Unit kemudian di Serahkan ke HRD Corporate.
HR Corporate 5.3 Menerima laporan Gaji dan memeriksa apakah sudah sesuai
HR Corporate 5.4 Kalau laporan gaji sudah cocok / sesuai maka goto 5.6 dan
Bilamana ditemukan ketidak sesuaian maka goto
5.5
HR Corporate 5.5 Meminta HR Unit untuk mengoreksi kembali
HR Corporate 5.6 Menandatangani Laporan Gaji

1
HR Unit 5.7 Melakukan koreksi atas Laporan gaji yang
dikembalikan oleh HR Corporate
HR Corporate 5.8 Mengajukan Laporan Gaji ke Direksi untuk ditandatangani

CEO & COO 5.9 Menerima Laporan Gaji lalu mereview dan memutuskan di approved
atau tidak
CEO & COO 5.10 Bilamana OK di Approved maka goto 5.12 dan
bilamana tidak Disetujui maka goto 5.11
CEO & COO 5.11 CEO tidak menyetujui maka menyerahkan LG ke HR Unit untuk
dikoreksi ulang.
CEO & COO 5.12 CEO menyetujui Laporan Gaji karena sudah sesuai maka
Ditandatangani.
HR Corporate 5.13 Menerima LG yang sudah ditandatangani, lembar pertama LG Di Copy
dan diserahkan ke HR Unit.
HR Unit 5.14 Memproses lebih lanjut Laporan Gaji yang diserahkan
oleh HR Corporate.
HR Unit 5.15 Lihat SOP tentang Administrasi Penggajian (SOP HR no 25)

HR Unit 5.16 Form Laporan Gaji dan Laporan Gaji di File di HR Unit dan HR Corporate LG

HR Corporate 5.17 Form Laporan Gaji di File / disimpan

HR Corporate 5.18 Proses Selesai

2
6. DIAGRAM ALIR (FLOWCHART) ADMINISTRASI PENGGAJIAN
PIMPINAN HR.
HR. UNIT ACCOUNTING PRESDIR CEO
UN IT CORPORATE
Menyiapkan laporan gaji
bulanan ( LGB )
LGB
5.1

Cek ulang dan mengisi

Quality Assurance Form
(QAF)
QAF
5.2 QA
F,
Mereview laporan
Menyerahkan detail laporan tersebut
gaji dan Quality Assurance
Form
5.4
5.3
QA Menginput
F, kedalam system
pembaya- ran
Print Input
5.5

Melakukan pengecekan atas hasil

print input apakah sudah valid
/belum

5.6

Valid ?

5.7
No Yes

Transfer BCA Karena belum valid

Detail Report maka dikoreksi
5.8
Melakukan pengecekan
terhadap Print out Transfer Hasil print yang sud
apakah sudah sama / tidak
valid ditandatangan h
5.11 5.9

Sama ? Menginput
kedalam system
5.12 pembaya- ran
a
No Yes Detail Report 5.10 i
Karena tidak sama maka Transfer BCA
dilakukan pengecekan lagi print
yang sudah valid
ditandatangani

5.13

3
 PIMPINAN HR.
HR. UNIT ACCOUNTING PRESDIR CEO
UN IT CORPORATE

A Berdasarkan data-data
pendudkung , maka
Pimp,Unit menandatangani
Print Out Transfer
Meminta Approval ke
Pimpinan Unit Detail

Detail
5.r1e5port,
5.14 print out, LG,
report, print
out, LG,

Print Out Transfer yang sudah

ditandatangani Pimpinan Unit
selanjutnya dserahkan ke HR Berdasarkan data-data Presdir manandatangani
Corporate untuk pendukung maka HR print out transfer dan
ditandatangani corporate menandatangani Disket diambil dan
print out transfer dokumen lain
Detail 5.16 dikembalikan
report, print out, Detail
LG, 5.18
5.r1ep7ort, Detail
Disket print out, LG, report, print out,
LG,
Disket
Disket

Terima dokumen dan file
dan setor ke Bank
Detail
report, print out,
LG,
F
5.20
Terima dokumen untuk
disimpan selanjutnya
diserahkan ke HR Unit

Detail report,
print
Proses selesai 5.o1u9t, LG,

5.21

END
F

4
 POLICY PROCEDURE Prepared Approved
KEBIJAKAN ADMINISTRASI PENGGAJIAN

a. Proses pembayaran gaji dilakukan secara transfer ke rekening masing-masing karyawan.

b. Untuk menjaga adanya proses dual control maka tugas penggajian akan dijalankan oleh bagian
HR dan bagian Accounting.
c. Karena perkecualian yang tidak dapat dihindari harus melakukan pembayaran tunai, maka
proses penyerahan tunai harus dilakukan oleh bagian accounting dengan tetap meminta copy
bukti dokumen pembayaran untuk difile di HR.
d. Agar proses penggajian berjalan dengan akurat, tepat waktu dan terkontrol maka format
pelaporan gaji dibuat dalam bentuk standard, dengan penyesuaian sesuai kebutuhan unit.
e. Laporan gaji dari semua unit sebelum diajukan ke President Director harus diserahkan terlebih
dahulu ke HR Corporate untuk diperiksa.
f. FORMAT LAPORAN GAJI BULANAN
a. Laporan Gaji Bulanan terdiri dari :
1. Laporan Ringkasan Gaji Per Post
2. Laporan Ringkasan Gaji Per Departemen
3. Rekonsiliasi Gaji
4. Daftar Rincian Gaji
5. Kontrol Hari Kerja, Sisa Cuti dan Potongan
6. Lampiran Pendukung :
 Perhitungan Service Charge
 Rekap Kehadiran
 Perhitungan Lembur
 Perhitungan Insentif
 Rincian Karyawan DW / Harian Lepas
 Lampiran Approval: PAS dan lain-lain.
 Lampiran Instruksi Pemotongan

b. Laporan Ringkasan Gaji Per Post memuat nilai rupiah dan jumlah headcount untuk masing-
masing komponen gaji. Semua data dibandingkan dengan data bulan sebelumnya
sehingga bisa dilihat variannya. Varian harus dijelaskan dengan bukti- bukti pendukung.
Varian Gaji pokok dijelaskan dalam Rekonsiliasi Gaji. Varian lainnya bisa dijelaskan dengan
format tersendiri disertai bukti-bukti pendukung.

5
c. Laporan Ringkasan Gaji Per Departemen adalah besarnya komponen gaji per masing-
masing departemen.

d. Laporan Rekonsiliasi, hanya untuk rekonsiliasi gaji pokok. Varian gaji pokok dengan bulan
sebelumnya harus dijelaskan secara detail dalam kolom penambahan dan pengurangan.
Selisih antara total penambahan dengan total pengurangan harus sama dengan varian.

e. Format Rincian Gaji Bulanan berisi :

1. Kolom nomor urut disetiap departemen.
2. Kolom Nama
3. Kolom Agama yang disingkat: H=Hindu, I=Islam, K=Kristen / Katolik, B=Budha.
Kolom ini sangat dibutuhkan untuk menentukan pemberian tunjangan hari raya
(THR)

4. Kolom Status karyawan yang terdiri dari :

 T = karyawan tetap, yaitu karyawan yang sudah ditetapkan sebagai
karyawan tetap dengan Surat Keputusan Manajemen.
 K = adalah karyawan kontrak, yaitu karyawan yang bekerja pada
waktu tertentu sesuai kontrak, dimana gaji diperhitungan secara bulanan.
 S = adalah karyawan kontrak + service
 U = adalah karyawan kontrak + 1/3 service
 D = adalah karyawan harian, yaitu karyawan yang bekerja secara
harian dimana gaji diperhitungkan secara harian.
 D = adalah karyawan harian + 1/3 service
 M = adalah karyawan magang, yang tidak mendapat gaji tetapi bisa
mendapat uang saku sesuai perjanjian.

5. Kolom LEVEL yang terdiri dari :

 EL: Entry Level, yaitu karyawan level paling bawah
 JS: Junior Supervisor, adalah karyawan yang karena performance dan
kemampuannya dipromosikan menjadi junior supervisor dengan
tanggung jawab yang lebih, mulai diberikan tanggung jawab supervisi.
 S: Supervisor, jenjang kelanjutan dari JS.
 SS: Senior Supervisor, jenjang lanjutan dari Supervisor.
 DM/AM: Assistant Manager adalah jenjang kelanjutan Senior
Supervisor, yaitu orang yang diberi tanggung jawab sebagai assistant dari
kepala departemennya.
 M: Manager adalah jenjang kepala departemen, yang sudah
mempunyai kemampuan leadership yang cukup dan diberi tanggung
jawab penuh untuk mengatur kerja departemennya.

6
  EXCO: adalah executive committee, yaitu jenjang dimana seseorang
sudah diberi tanggung jawab mengelola unit usaha / cabang / divisi.
 Unit harus membuat criteria untuk menentukan level
tersebut, dimana konsep level ini harus disetujui oleh
Pimpinan Unit dan Corporate. Apabila hal ini belum bisa
dilaksanakan kolom tersebut bisa dikosongkan dulu.

6. Kolom Nama Jabatan: adalah jabatan yang dipegang saat ini sesuai jobs
descriptionnya.

7. Kolom Kode BCA: adalah Nomor Induk karyawan / Pegawai yang akan
digunakan saat input data ke format BCA. (NIP adalah dibuat sesuai kode
perusahaan, tahun kelahiran dan nomor urut pegawai.

8. Kolom No. BCA adalah nomor rekening BCA yang akan di transfer gajinya.

9. Kolom Kontrol Hari Kerja : yang berisi beberapa kolom sebagai berikut :
 Hari Kerja : adalah jumlah hari karyawan hadir bekerja
 Annual Leave: adalah jumlah hak cuti tahunan yang diambil bulan
tersebut.
 DP (Day Off Payment): adalah jumlah libur (hari raya) yang diambil
karyawan karena hutang perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
 Holiday: adalah karyawan libur karena memang hari libur
 Sick Leave: adalah karyawan yang tidak masuk kerja karena sakit sesuai
ketentuan yang berlaku.
 Lainnya: karyawan tidak masuk karena alasan lainnya.
 Total: sebagai kontrol yang jumlahnya harus sesuai dengan bulan terkait.
 Sisa Cuti: adalah kolom sebagai catatan informasi sisa cuti karyawan
bersangkutan.

10. Kolom GAJI POKOK: adalah gaji yang diterima jumlahnya tetap, tidak
dipengaruhi oleh jumlah hari kerja, jumlah ini juga digunakan sebagai dasar
perhitungan pemberian THR. Seperti tunjangan peralihan yang ada saat ini
dibeberapa unit harus digabung menjadi gaji pokok. Perubahan besarnya gaji
pokok harus mendapat persetujuan tertulis dari President Director & CEO, yang
dituangkan dalam Form Change Of Status.

11. Kolom Tunjangan: adalah upah yang diterima diluar gaji pokok yang besarnya
dikaitkan dengan jenis tunjangan, jumlah ini biasanya tetap tiap bulan tidak
tergantung dari jumlah hari kerja, atau prestasi tertentu. Tunjangan sifatnya
tidaklah permanen apabila kondisi syarat-syarat
tunjangan tidak dipenuhi maka tunjangan tersebut harus dicabut. Jenis tunjangan
terdiri dari :

7
 a. Kolom Tunjangan jabatan: adalah tunjangan yang diberikan karena
tanggung jawab, beban kerja yang diberikan berdasarkan jabatan
tertentu. Tunjangan ini terkait langsung dengan jabatan yang dipegang.
Tunjangan ini dicabut apabila seseorang sudah tidak memegang jabatan.
Unit harus membuat standard tunjangan jabatan, standard ini harus
disetujui secara tertulis oleh President Director & CEO.
b. Kolom Tunjangan kehadiran: adalah tunjangan yang diberikan
berdasarkan kehadiran karyawan. President Director & CEO harus
menetapkan besar tunjangan kehadiran per hari berdasarkan level atau
ditetapkan secara individual. Standard pemberian tunjangan tersebut
harus persetujuan tertulis dari President Director & CEO.
c. Kolom Tunjangan Uang Makan: adalah tunjangan uang makan yang
diberikan berdasarkan kehadiran karyawan tugas malam. Unit yang
mendapat tunjangan makan adalah unit yang tidak menyediakan kantin
gratis pada karyawannya. Standard pemberian tunjangan tersebut harus
persetujuan tertulis dari President Director & CEO.
d. Kolom Tunjangan Prestasi: adalah tunjangan yang diberikan
berdasarkan prestasi yang dimiliki oleh seseorang karyawan. Unit harus
menetapkan kriteria untuk penetapan besarnya tunjangan tersebut.
Standard pemberian tunjangan tersebut harus persetujuan tertulis dari
President Director & CEO.
e. Kolom Tunjangan Lembur: adalah tunjangan yang diberikan karena
karyawan bekerja melebihi jam kerja normal. HR Unit akan membuat
peraturan pedoman lembur sesuai standard normatip.
f. Kolom Tunjangan Insentif: adalah tunjangan yang diberikan untuk
merangsang karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Besarnya
insentif akan tergantung dari produktivitas seperti penjualan dan lain-lain.
Unit harus menetapkan kriteria dan aturan main pemberian tunjangan
tersebut. Dimana kriteria tersebut harus persetujuan tertulis dari
President Director & CEO.
g. Kolom Tunjangan Lainnya: adalah kolom yang digunakan apabila di
unit ada jenis tunjangan selain yang telah didefinisikan tersebut di atas
dan sebisa mungkin kolom tidak dipergunakan. Apabila menggunakan
kolom ini harus dibuat kriteria yang jelas sebagai pedoman pemberian
tunjangan ini. Dimana kriteria tersebut harus persetujuan tertulis dari
President Director & CEO.

12. Kolom Sub Total adalah penjumlahan kolom gaji pokok dengan semua kolom
tunjangan.

8
 13. Kolom THR (Tunjangan Hari Raya): adalah tunjangan hari raya yang dikaitkan
dengan agama masing-masing, pemberian ini mengikuti ketentuan yang berlaku

14. Kolom Service Charge: adalah uang service yang besarnya tergantung omset
perusahaan. Uang service hanya berlaku di unit perusahaan seperti hotel dan
restaurant. Teknis pemberian dan pembagian ditetapkan oleh unit masing- masing
dengan persetujuan President Director & CEO.

15. Kolom Grand Total: adalah penjumlahan kolom sub total dengan kolom THR dan
Service Charge.

16. Kolom Potongan: adalah potongan yang dibebankan kepada karyawan seperti:
potongan koperasi, potongan serikat pekerja, suka duka, proporsi iuran jamsostek,
dan lainnya.

17. Gaji Bersih: adalah gaji yang ditransfer ke rekening karyawan. Ini adalah kolom
grand total dikurangi total potongan.

i.

f. Melakukan Penyesuaian Gaji Tahunan dengan tahapan sebagai berikut :

a. Setelah pemerintah mengeluarkan keputusan UMK maka Corporate akan meneruskan
keputusan tersebut disertai penetapan besarnya dasar iuran BPJS.

b. Unit dengan menimbang kemampuan keuangan maka akan melakukan penyesuaian

secara bertahap sebagai berikut :
ii. Tahap Pertama: Bulan Januari adalah penyesuaian UMK, unit harus
mengajukan proposal gaji yang disesuaikan. Gaji yang disesuaikan hanya gaji
yang di bawah UMK menjadi sesuai dengan UMK.
iii. Tahap Kedua: Bulan Februari sampai dengan Maret adalah penyesuaian gaji
supervisor ke atas. Pada prinsipnya besarnya penyesuaian ini harus
menimbang: (1) Performance, (2) Sundulan, dan (3) Budget Perusahaan.
iv. Penyesuaian berdasarkan performance dilakukan dengan cara membuat list
semua karyawan supervisor ke atas, kemudian pimpinan unit bersama HR unit
memberikan penilaian. Kemudian karyawan diklasifikasikan menjadi tiga
kelompok karyawan yang dengan prestasi baik, rata-rata dan dibawah rata-
rata. Salah satu ukuran pemberian kenaikan harus mengacu pada kelompok
tersebut. Bila perlu karyawan dibawah rata-rata tidak diberikan kenaikan gaji.

g. Melakukan Proses Pelaporan dan Persetujuan sebagai berikut:

1. PEMBUATAN LAPORAN DI BAGIAN HR
i. Menyiapkan laporan sesuai format yang telah ditetapkan.

9
 ii. Untuk meyakinkan laporan tersebut benar sebelum diserahkan ke Chief
Accounting Manager / Book Keeper yang ditunjuk, HR harus melakukan check
ulang dengan mengisi Quality Assurance Form.
iii. Detail Laporan Gaji dan Quality Assurance diserahkan ke Accounting.

2. PROSES INPUT TRANSFER DI BAGIAN ACCOUNTING

i. Input ke sistem BCA.
ii. Reindex
iii. Transfer to disket
iv. Print Out dan cek kebenarannya
v. Cek hasil print-out dengan rekap gaji
vi. Acak data BCA s/d print-out untuk total rekap keluar (sesuai dengan rumusan)
vii. Lakukan proses validasi print hasil input dan tanda tangani
viii. Serahkan ke HR: Detail Report, Print out transfer ke BCA dan Disket yang telah
disegel dan tanda tangan pada segelnya.

3. PROSES SELANJUTNYA DI BAGIAN HR

i. HR mengecek print out transfer ke BCA harus sama dengan Daftar Gaji
ii. Minta Approval ke Pimpinan Unit
iii. Minta Approval ke HR Corporate
iv. Minta Approval ke Director dan President Director
v. Menyerahkan disket ke President Director Office untuk disetor ke BCA.

h. Perhatikan beberapa hal berikut :

1. Proses penghitungan kehadiran: mengingat proses ini sangat menentukan sejumlah
tunjangan yang akan dibayar berdasarkan kehadiran. Kontrol HR sangat tergantung
dari record time card saja. Untuk memaximumkan fungsi pengawasan kepala
Departemen, maka diatur ketentuan sebagai berikut:
a. Karyawan masuk dan keluar harus: (1) Check clock lewat time card atau
sistem sejenis; (2) Mengisi absensi yang disediakan oleh Kepala
Departemen terkait.
b. Secara periodik HR merekap kehadiran karyawan berdasarkan time card.
c. Secara periodik HR menerima schedule dari Kepala Departemen, yang
digunakan untuk mencocokkan rekap yang dibuat berdasarkan time card
d. Laporan rekap kehadiran sebelum diinput ke payroll sistem harus disetujui
oleh Pimpinan Unit.

2. Kontrol karyawan resign: mengikuti ketentuan dalam SOP Administrasi Karyawan

Mengundurkan Diri

10
 3. Semua Pembayaran gaji harus dilakukan lewat transfer rekening dengan format
sistem yang telah ditetapkan. Karyawan yang belum mempunyai rekening sampai hari
yang ditetapkan tidak akan menerima pembayaran.

4. Dengan alasan apapun dilarang menggunakan rekening pribadi dalam proses payroll.
Pimpinan Unit yang harus memberi perhatian khusus terhadap rekening- rekening
staff yang betugas dalam proses payroll, dengan melingkari amount pada print out
transfer bank dan tanda tangan sebagai tanda telah melakukan pengecekan.

i. Proses administrasi dan penyimpanan dokumen:

1. HR Unit harus menyimpan semua dokumen terkait dengan baik sebagai dasar audit
yang akan dilakukan secara periodik.

2. Minimal setiap enam bulan sekali HR Corporate akan melakukan audit dan review
terhadap semua data dan sistem Filing.

11
 SISTEM PENGGAJIAN Prepared Approved
SISTEM PENGGAJIAN, BENEFIT DAN
PAJAK PENGHASILAN

1. GAJI
1. PERUSAHAAN memiliki skala penggajian untuk pegawai tetap, termasuk stafteknis. Gaji
pegawai terdiri dari beberapa komponen, yaitu:
 Gaji pokok
 Tunjangan jabatan
2. Penghitungan gaji pokok awal pegawai, ditentukan berdasarkan jenis tingkatan, pendidikan
dan pengalaman kerja, yang intervalnya adalah sebagai berikut :

Peninjauan skala interval gaji pokok akan dilakukan berdasarkan tingkat inflasi dan kemampuan
keuangan PERUSAHAAN.

Tingkatan Pendidikan Pengalaman Interval

Kerja
Gaji Pokok (Rp)

1. Senior 1 Minimum Sl Minimum 6 tahun 3.750.000 – 5.000.000

2. Senior 2 D1-D3 Minimum 8 tahun 2.500.000 – 3.500.000
3. Yunior 1 Minimum Sl Minimum 3 tahun 1.750.000 – 2.500.000
4. Yunior 2 Minimum Sl 0-3 tahun 1.500.000 – 1.750.000

PENUNJANG D1-D3 0-3 tahun 1.000.000 – 1.500.000

• Penunjang 1 SLTA ke bawah 0-3 tahun 750.000 – 1.000.000

• Penunjang 2 (atau sesuai UMR)

3. Penetapan gaji pokok seorang pegawai akan dilakukan melalui proses negosiasi dalam skala
interval.

4. Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai karena jabatannya,
dengan memperhitungkan beban tanggung-jawab dan tingkat resiko yang

12
 diemban oleh seseorang, karena jabatan tersebut. Tunjangan jabatan untuk beberapa
tingkatan pegawai pada saat awal bekerja ditentukan sebagai faktor pengali terhadap gaji
pokok, dengan tingkatan sebagai berikut:

No Tingkatan Jabatan Besar Faktor

Pengali

1. Direktur/wakil direktur 3 kali gaji pokok

2. Manajer Program atau Manajer 2 kali gaji pokok

3. Asisten Koordinator/Asisten Manajer 1 kali gaji pokok

4. StafPendukung/Stafteknis 4 kali gaji pokok

5. Tunjangan keluarga adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai karena pegawai yang
bersangkutan menanggung keluarga (ketentuan di atur dalam "Peraturan Umum
Kepegawaian PERUSAHAAN").

Tunjangan keluarga hanya bisa diberikan kepada pegawai apabila pegawai yang
bersangkutan dapat menunjukkan surat resmi tanggungan keluarga yang ditandatangani
oleh pihak Kelurahan dimana pegawai yang bersangkutan tinggal.

Adapun besarnya tunjangan keluarga untuk suami/istri, anak dibawah umur 20 tahun, orang
tua, dan adik/kakak, masing-masing adalah sebesar Rp 50,000.

6. Waktu pembayaran gaji pegawai dilakukan tiap bulan, yakni tiap tanggal 25. Dalam hal
tanggal 25 jatuh hari libur, maka pembayaran gaji dilakykan pada hari kerja terakhir
sebelum tanggal 25.

7. Pembayaran gaji dilakukan oleh Staf Keuangan dengan pengawasan Manajer Keuangan dan
Administrasi, setelah disetujui oleh Direktur Eksekutif atau oleh Ketua
Pengurus, khusus dalam kasus pembayaran gaji kepada Direktur Eksekutif

2. BENEFIT
1. Benefit hanya berhak diterima oleh pegawai tetap PERUSAHAAN
2. Benefit terdiri dari:
 2.1 Gaji ke 13 (tiga belas) yang dibayarkan pada Hari Raya Idul Fitri
 2.2 Jaminan Sosial Tenaga Kerja
 Asuransi Kesehatan
 Tabungan Jangka Panjang sebesar 8,4 dari gaji total sebelum dipotong PPh
3. Kecuali gaji ke 13, benefit yang lain akan dibayarkan bersama-sama dengan

13
 pembayaran gaji bulanan dan dicatat dalam slip gaji bulanan.
4. Gaji ke 13 akan dipotong pajak, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pembayarannya
dilakukan dua minggu sebelum Hari Raya Idul Fitri, sesuai dengan permohonan pegawai
yang dilakukan secara tertulis kepada Direktur Eksekutif (untuk Direktur Eksekutif,
permohonan disampaikan kepada Pengurus). Apabila pegawai belum bekerja penuh
selama satu tahun, akan dihitung berdasarkan bulan kerja.

3. UPAH LEMBUR
1. Upah lembur hanya diberikan kepada Staf Pendukung atau Staf Teknis, baik pegawai tetap
maupun pegawai kontrak, yang tidak ditugaskan untuk menjaga kantor.
2. Besarnya upah lembur ditetapkan sebesar 10.000/jam maksimal 75.000,-/hari.
3. Upah lembur hanya diberikan kepada pegawai yang bersangkutan, dengan penugasan
secara tertulis dari atasannya langsung (Manajer Kantor).
4. Pegawai yang sedang dalam perjalanan dinas, atau diminta untuk mengikuti satu
pelatihan/workshop tertentu di luar kantor tidak berhak mendapatkan upah lembur.
5. Pembayaran upah lembur dilakukan bersama-sama dengan pembayaran gaji bulanan dan
dicatat dalam slip gaji bulanan.
6. Ketentuan mengenai lembur untuk pegawai dengan tingkatan lebih tinggi dari Staf
Pendukung/Staf Teknis ini adalah: dengan penugasan dari atasannya langsung.

4. SUBSIDI UANG MAKAN DAN TRANSPORT

1. Subsidi uang makan siang diberikan kepada semua pegawai, baik pegawai tetap, pegawai
dalam masa percobaan, maupun pegawai tidak tetap (pegawai sementara,' pegawai harian,
pegawai proyek dan pegawai magang).
2. Subsidi uang makan siang diberikan kepada pegawai dalam jumlah yang sama, sebesar Rp
20.000,- (dua puluh ribu rupiah) per hari, dan hanya diterimakan bila tidak ada acara kantor
dimana kantor telah menyediakan makan siang secara bersama- sama.
3. Subsidi uang transport hanya diberikan kepada pegawai yang tidak bertempat-tinggal di
kantor. Subsidi uang transport diberikan dalam jumlah yang sama untuk semua pegawai,
sebesar Rp 20.000,- (dua puluh ribu rupiah) per hari.
4. Subsidi uang makan diluar jam kantor dan subsidi uang makan pada hari libur kantor
diberikan kepada pegawai yang karena tugasnya bertempat tinggal di kantor. Besarnya
subsidi uang makan diluar jam kantor adalah sebesar Rp 20.000,-, (dua puluh ribu rupiah)
dan besarnya subsidi uang makan pada hari libur kantor adalah sebesar Rp 10.000,-(sepuluh
ribu rupiah).
5. Subsidi uang makan dan transport dibayarkan setiap minggu sekali, yaitu pada hari terakhir
dari setiap minggu kerja.
6. Subsidi uang makan dan transport juga diberikan kepada pegawai dengan tingkatan lebih
tinggi dari Staf Pendukung/Staf Teknis yang melakukan kerja lembur pada hari hari libur
kantor.

14
5. MASA PERCOBAAN
1. Masa percobaan bagi pegawai baru yang akan diangkat menjadi pegawai tetap adalah 3
(tiga) – 6 (enam) bulan.
2. Selama masa percobaan, pegawai yang bersangkutan akan menerima 100% dari gaji, yang
terdiri dari: gaji pokok dan tunjangan-tunjangan, namun tidak menerima benefit.

6. PAJAK PENGHASILAN
1 Pajak penghasilan akan dikurangi dari penghasilan yang diterima oleh pegawai ('take home
pay'), sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada PPh 21.
2 Penghasilan kena pajak termasuk:
2.1 Gajipokok
2.2 Tunjangan-tunjangan
2.3 Benefit
2.4 Subsidi Uang Makan dan Transport
2.5 Upah Lembur
3 Untuk pegawai tidak tetap, pemotongan pajak penghasilan akan ditentukan berdasarkan
musyawarah, yang tertuang dalam Perjanjian Kerja Sama antara PERUSAHAAN dengan
pegawai yang bersangkutan.

7. UANG MUKA GAJI (ADVANCES ON SALARIES)

1. Uang muka gaji (atau pinjaman pegawai) hanya dapat diberikan kepada pegawai tetap.
2. Besarnya uang muka gaji dalam satu tahun adalah maksimum 3 (tiga) kali dari gaji total
pegawai yang bersangkutan per bulan. Dan jangka waktu angsuran maksimum adalah
sebanyak 10 kali dalam jangka waktu 10 (sepuluh) bulan, dilakukan dengan cara memotong
gaji pada bulan berikutnya.
3. Uang muka gaji dapat diperoleh dengan cara membuat permohonan tertulis kepada atasan
langsungnya, dan dengan syarat bahwa pegawai yang bersangkutan tidak memiliki pinjaman
yang belum dilunasi.

8. PEGAWAI TIDAK TETAP

1. Yang dimaksud dengan pegawai tidak tetap adalah:
a. Pegawai sementara,
b. Pegawai hari an,
c. Pegawai proyek (melalui sistem kontrak untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu)
d. Pegawai magang
2. Pegawai tidak tetap tidak berhak menerima benefit reguler seperti yang diterima oleh
pegawai tetap, kecuali untuk penggantian ongkos pengobatan bila terjadi kecelakaan

15
 kerja pada saat menjalankan pekerjaannya.
3. Pemotongan Pajak Penghasilan dari pegawai tidak tetap akan menganut ketentuan
perpajakan yang berlaku.
4. Pegawai tidak tetap akan mendapat honorarium sesuai dengan kategori pekerjaannya. Pada
beberapa kasus, perjanjian khusus dapat dibuat antara pegawai tidak tetap dengan Direktur
Eksekutif (misalnya dalam kasus: ada pegawai magang yang berdasarkan kesepakatan, tidak
menerima honorarium; atau ada pegawai co- operant/volunteer). Skala honorarium dibuat
berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, dan tidak berdasarkan pada kualifikasi pekerja. Skala
honorarium pegawai tetap berdasarkan kategori pekerjaannya adalah sebagai berikut :

Kategori Pekerjaan Honorarium Harian Honorarium Per Bulan

1. Teknis 7.500 - 15.000 150.000 - 300.000
2. Klerikal 15.000 - 30.000 300.000 - 600.000

3. Manajerial 30.000 - 70.000 600.000 - 1.400.000

3. Spesialis 70.000 - 150.000 1.400.0 - 3.000.000

5. Untuk pegawai tidak tetap harian, penghitungan honorarium akan dilakukan berdasarkan
jumlah hari dimana pegawai yang bersangkutan masuk kerja

9. KENAIKAN GAJI
1. Kenaikan gaji berkala didasarkan pada prinsip dimana presentasi kenaikan tertinggi diberikan
kepada pegawai tingkat terendah dan presentasi kenaikan yang terendah diberikan kepada
pegawai dengan tingkatan paling tinggi, dengan urutan secara proporsional sebagai berikut:

TINGKATAN PROPORSI
KENAIKAN
Direktur 7
Manajer Program atau Manajer 9
Asisten Manajer atau Asisten Koordinator 11
Staf Pendukung atau StafTeknis 13

2. Kenaikan gaji berkala tersebut terdiri dari kenaikan gaji pokok dan tunjangan jabatan, dan
hanya diberikan kepada pegawai yang telah bekerja 1 (satu) tahun di PERUSAHAAN, dan
selanjutnya diberikan setiap satu tahun.
3. Tunjangan keluarga bernilai tetap (Rp 50.000,- per orang), dan bisa bertambah sesuai
dengan pertambahan jumlah keluarga yang ditanggung, selama masih sesuai dengan

16
 ketentuan yang berlaku dalam Peraturan Umum Kepagawaian.
4. Kenaikan gaji sebagai akibat dari kenaikan tunjangan prestasi dapat diberikan kepada
pegawai setelah dilakukan evaluasi terhadap pegawai yang bersangkutan, dan kepadanya
layak diberikan tunjangan prestasi. Aturan-aturan mengenai pemberian tunjangan prestasi
dan kenaikan tunjangan prestasi akan diatur dalam peraturan tersendiri
5. Kenaikan gaji maksimum adalah sebesar 20 dari gaji sebelumnya, yang terdiri dari gaji
pokok dan tunjangan-tunjangan. Kenaikari gaji dilakukan berdasarkan kemampuan
keuangan Yayasan, dan dilaksanakan oleh Direktur Eksekutif, setelah disetujui oleh Pengurus

LAMPIRAN – LAMPIRAN FORMULIR

LAPORAN RINGKASAN GAJI PER POST LAPORAN

RINGKASAN GAJI PER DEPARTEMEN REKONSILIASI
GAJI
DAFTAR RINCIAN GAJI
KONTROL HARI KERJA, SISA CUTI dan POTONGAN QUALITY
ASSURANCE FORM
CHANGE OF STATUS

17
18
19
20
21
22