PROSEDUR PEREKRUTAN

KARYAWAN BARU

Rev.1 : November 2008

Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Choki Sinaga Bachtiar Tajudin Mr. H.W. Lee Mr. J.S. Yang
Manager Personalia Compliance Direktur Marketing Direktur Utama
 Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

1. TUJUAN
Untuk menetapkan dan memelihara suatu sistem yang memberikan panduan dalam proses
penerimaan karyawan baru supaya teratur sesuai dengan peryaratan kebijakan kode etik (Code of
Conduct) serta memenuhi minimum persyaratan kompetensi yang diharapkan oleh perusahaan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup seluruh aktivitas penerimaan karyawan mulai dari pengajuan, seleksi
penerimaan, pelatihan atau pengarahan, penandatanganan perjanjian kerja sampai pada
penyerahan kepada Supervisor Terkait.

3. DEFINISI

3.1. Manager Terkait adalah manager yang membawahi departemen yang membutuhkan
penambahan karyawan baru.
3.2. Supervisor Terkait adalah Supervisor yang membawahi bagian yang membutuhkan
penambahan karyawan baru.

4. ATURAN UMUM
4.1. Permintaan karyawan dapat disebabkan oleh pengunduran diri, perluasan organisasi
perusahaan, atau pemutusan hubungan kerja.
4.2. Semua permintaan penambahan karyawan harus secara tertulis dengan menggunakan
"Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" dan dikontrol oleh Manager Personalia.

4.3. Proses penerimaan karyawan dilaksanakan hanya oleh Departmen Personalia sebagai wakil
dari pimpinan perusahaan untuk menghindari hal yang tidak sesuai dengan ketentuan.

4.4. Syarat minimum usia yang boleh diterima sebagai karyawan adalah 18 (delapan belas) tahun
terhitung mulai dari penandatangan perjanjian kerja.
4.5. Terhadap permintaan penambahan karyawan staff yang akan diangkat menjadi karyawan
tetap diperlukan persetujuan dari Direktur.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1. Permintaan karyawan baru

Supervisor Terkait
5.1.1. Mengisi "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" dengan mencantumkan
alasan kebutuhan karyawan.
5.1.2. Menyerahkan "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang telah
ditandatangani kepada Manager Terkait untuk mendapat persetujuan.

Rev.1 : November 2008 2(6)

 Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

Manager Terkait
5.1.3. Memeriksa "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang diajukan oleh
Supervisor untuk dilakukan persetujuannya.
5.1.4. Jika hasil peninjauan disetujui Manager Terkait melanjutkan "Formulir Permintaan
Penambahan Karyawan" Kepada Manager Personalia.

Manager Personalia
5.1.5. Menerima "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang diajukan oleh
Manager Terkait.
5.1.6. Melakukan tindak lanjut recruitment terhadap "Formulir Permintaan Penambahan
Karyawan" yang telah disetujui oleh Manager Terkait.

5.2. Penerimaan dan seleksi karyawan baru

Manager Personalia
5.2.1. Mempublikasikan kebutuhan karyawan baru sesuai dengan permintaan dari
Supervisor Terkait.
5.2.2. Mengumpulkan surat lamaran yang masuk
5.2.3. Melakukan seleksi administratif terhadap surat lamaran yang masuk apakah
memenuhi syarat, pelamar harus melengkapi dokumen surat lamaran, Kartu
Tanda Penduduk asli seserta copynya dan copy Kartu Keluarga atau copy Ijazah.

5.2.4. Besama dengan Compliance melakukan verifikasi usia calon karyawan dengan
memberi stampel dan paraf pada copy Kartu Tanda Penduduk berdasarkan 2
(dua) dokumen diantara copy Kartu Tanda Penduduk dan copy Kartu Keluarga
atau Ijazah, usia minimum 18 tahun.
5.2.5. Melakukan wawancara terhadap calon karyawan baru untuk mengetahui kejelasan
berkenaan dokumen lamaran kerja.
5.2.6. Melakukan test mata apakah calon karyawan baru memiliki gangguan penglihatan
yang dapat menghambat pada saat bekerja, dan mencatat hasilnya pada "Laporan
Hasil Seleksi Karyawan".
5.2.7. Jika calon karyawan baru dianggap lulus test mata maka langsung diserahkan
kepada Supervisor Terkait untuk dilakukan seleksi kompetensi bidang pekerjaan,
dan jika tidak lulus dipersilahkan untuk pulang.

Supervisor Terkait
5.2.8. Melakukan pengetesan terhadap bidang pekerjaan yang akan dihadapi, dan
membuat laporan pada "Laporan Hasil Seleksi Karyawan" dan mempersilahkan
pulang terhadap calon karyawan yang dianggap tidak lulus seleksi.
5.2.9. Menyerahkan "Laporan Hasil Seleksi Karyawan" kepada Manager Personalia
untuk dilakukan tindaklanjut.

Rev.1 : November 2008 3(6)

 Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

5.3. Pelatihan/pengarahan karyawan baru

Supervisor Terkait
5.3.1. Mengadakan pelatihan/pengarahan kompetensi kerja terhadap karyawan baru
yang materinya sebagai berikut :
a. Pelatihan tatacara dan kedisiplinan kerja.
b. Prosedur pengoperasian mesin.
c. Prosedur perawatan mesin
d. Penggunaan pengaman mesin
e. Pelatihan jika terjadi keadaan darurat.
f. Pelatihan penanganan bahan kimia berbahaya.
Untuk pelatihan yang tidak dapat diberikan oleh Supervisor Terkait, maka pelatihan
bisa diberikan oleh Manager Produksi atau pihak lain yang berkompeten.

Manager Personalia
5.3.3. Mengadakan pelatihan mengenai aturan dan tata tertib perusahaan terhadap
karyawan baru yang materinya sebagai berikut :
a. Status Karyawan
b. Peraturan Perusahaan
c. Tata Tertib : Jam kerja, Jam istirahat, Kedisiplinan dll.

5.3.4. Memelihara dokumen hasil pelatihan baik yang dilakukan oleh Bagian Produksi
atau Bagian Personalia.

5.4. Penetapan dan penempatan karyawan baru

Manager Personalia
5.4.1. Menetapkan karyawan baru dengan status karyawan percobaan dengan membuat
Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) atau karyawan kontrak dengan
membuat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).
5.4.2. Melakukan penandatanganan perjanjian kerja yang sudah dipersiapkan bersama
dengan karyawan sebagai bukti persetujuan atas isi perjanjian kerja.

5.4.3. Memberikan salinan perjanjian kerja kepada karyawan yang bersangkutan, dan
karyawan harus menandatangani dibelakang perjanjian kerja sebagai bukti telah
menerima salinan perjanjian kerja.
5.4.4. Menginstruksikan kepada payroll untuk memasukkan data karyawan baru pada
sistem payroll

Payroll/Staff Personalia
5.4.5. Memasukkan data keryawan baru dalam sistem payroll
5.4.6. Mendokumentasikan data karyawan dalam odner Personal File berdasarkan
bagian masing-masing.

Rev.1 : November 2008 4(6)

 Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

6. Lampiran

6.1. Formulir Permintaan Penambahan Karyawan

6.2. Laporan Hasil Seleksi Karyawan
6.3. Daftar Hadir Peserta Rapat/ Training

7. Flow Chart
Spv. Terkait Manager Terkait Mgr. Personalia Direktur Compliance Payroll
Mulai

Mengisi "Formulir
Permintaan Pe-
nambahan Selesai
Karyawan"(FPPK)

FPPK Tidak

Menyerahkan Ya
persetu- Menerima Selesai
"FPPK" ke Manager
juan "FPPK"
Terkait
Tidak

FPPK
perlu Ya
persetu-
Approval
juan
Direktur

Tidak
Ya
Publikasi kebutuhan
karyawan

Mengumpulkan
surat lamaran yang
masuk

Seleksi
Tidak
admi-
nistratif
Lamaran
Selesai KTP
Ya KK
Ijazah

Tidak Verifi- Verifi-

kasi usia kasi usia

KTP
Selesai KK
Ya
Ijazah

Rev.1 : November 2008 5(6)

 Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

Spv. Terkait Manager Terkait Mgr. Personalia Direktur Compliance Payroll

Selesai

Tidak

Test Ya Melaku-
Tidak
kompete kan test
nsi mata
LHSK LHSK Selesai
Ya

Pelatihan:
- Tata cara kerja
- Kedisiplinan
Pelatihan:
- Pengop. Mesin
- Status Karyawn DHPR/T
- Peraw. Mesin
- Per. Perusahaa
- Pengam. Mesin -
- Tata tertib
Penang. Bahan
kimia berbahaya
- Keadaan darurat

DHPR/T Penandatanganan
perjanjian kerja
bersama karyawan
baru
Lamaran
KTP
KK
Ijazah
PKWT/
Memberikan salinan PKWTTT
perjanjian kerja
kepada karyawan

Copy
PKWT/
PKWTTT

Menginstruksikan
kepada payroll Memasukkan data
untuk memasukkan karyawan baru
data karyawan baru
Lamaran
KTP
KK
Ijazah
PKWT/
PKWTTT

Mendokumentasika
n data karyawan
pada odner
Personal File

Selesai

Rev.1 : November 2008 6(6)