PROSEDUR PELATIHAN KARYAWAN

Tanggal berlaku :
Kode Dokumen :
1. Tujuan : Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan setiap personil dan memastikan
bahwa semua personil mengikuti pelatihan yang tepat untuk melakukan tugas
yang mempengaruhi mutu pekerjaan serta mengevaluasi efek hasil pelatihan
terhadap kinerja personil
2. Ruang Lingkup
: Semua kegiatan pelatihan bagi personil yang bekerja di
Institusi.
3. Definisi
: Pelatihan Pengembangan Karier adalah pelatihan yang
ditujukan untuk pengembangan diri personil sesuai dengan tuntutanmutu
pekerjaan/ pelayanan dan pengembangan kariernya. Pelatihan Administrasi
adalah pelatihan yang bertujuan untuk memberikan dasar-dasar pengetahuan/
keterampilan yang bersifat administratif sesuai dengan tuntutan mutu
pekerjaan/ pelayanannya. Pelatihan Induksi merupakan pelatihan yang harus
diikuti oleh seluruh karyawan baru/ yang dimutasi tentang bagaimana yang
bersangkutan harus bekerja ditempat yang baru.
4. Referensi
:5. Prosedur
:
5.1.
Umum
5.1.1. Pelatihan untuk personil Institusi meliputi :
Pelatihan Induksi
Pelatihan Administrasi
Pelatihan Pengembangan Karir
5.1.2. Pelatihan Induksi mencakup pengenalan mengenai :
Organisasi Institusi
Asas dan Peraturan Perusahaan
Uraian pekerjaan dan tanggung jawab
5.2. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
5.2.1. Atasan langsung bertanggung jawab untuk mengidentifikasi pelatihan induksi bagi
karyawan baru di unit kerjanya.
5.2.2. QAC bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang
berkaitan dengan Sistem Mutu bagi semua personil Institusi.
5.2.3. Kepala Biro/UPT/Program Studi bertanggung jawab untuk mengidentifikasi
kebutuhan pelatihan yan mencakup pelatihan Pengembangan Karir dan Pelatihan
Administrasi bagi semua personil yang ada dalam bagian yang dipimpinnya, sesuai
dengan kualifikasi jabatan masing-masing.
5.3. Pelatihan Induksi
5.3.1. Atasan langsung personil baru atau personil yang baru dimutasikan bertanggung
jawab atas pelaksanaan Pelatihan Induksi. Pelatihan Induksi dicatat dalam Formulir
Kegiatan Pelatihan Induksi (FR-02.2-01.).
5.3.2. Pelatihan Induksi harus dilakukan selambat-lambatnya 1 (satu) minggu dari tanggal
hari pertama masuk kerja personil yang bersangkutan. Pelatihan Induksi diberikan
kepada semua pegawai baru walaupun pegawai tersebut masih dalam masa
percobaan.
5.3.3. Prosedur evaluasi untuk pelatihan induksi dilaksanakan sesuai dengan Sub Bab 5.5.
(evaluasi Pelaihan).
5.4. Pelatihan Administrasi dan Pengembangan Karir
5.4.1. Paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum awal tahun anggaran dimulai, masing-masing
Kepala Biro/ UPT/ Program Studi bertanggung jawab untuk mengidentifikasi
kebutuhan pelatihan yang mencakup pelatihan Pengembangan Karir dan Pelatihan
Administrasi bagi semua personil yang ada dalam bagian yang dipimpinnya, sesuai
dengan kualifikasi jabatan masing-masing.
5.4.2. Kebutuhan elayihan tersebut diisi dalam formulir Matriks Kebutuhan Pelatihan (FR02.2-02) dan harus mendapat persetujuan dari Ketua sebelum diserahkan kepada
Bagian Kepegawaian. Satu salinan dari Matriks Kebutuhan Pelatihan (FR-02.2-02)
diarsipkan o;eh masing-masing Kepala Biro/ UPT/ Program Studi.

5.4.3. Kepala Bagian Kepegawaian berkoordinasi dengan QAC menentukan Jadwal

Pelatihan Tahunan. Kemudian didistribusikan oleh Bagian Kepegawaian kepada
masing-masing Kepala unit terkait. Jadwal pelatihan tersebut harus juga mencakup
pelatihan system penjaminan mutu. Jadwal pelatihan tahunan yang disusun harus
juga memperhatikan anggaran periode tersebut yang telah disetujui oleh Ketua.
5.4.4. Pelatihan dapat dilakukan di dalam ataupun diluar Institusi.
5.4.5. Untuk kebutuhan pelatihan, seminar, lokakarya, di luar rencana yang pernah diajukan
oleh personil terkait dengan mengisi formulir Pengajuan Pelatihan di luar Rencana
dengan persetujuan dari atasan langsung, Ketua, dan Kepala Bagian Kepegawaian.
5.4.6. Formulir Pengajuan Pelatihan di Luar Rencana yang telah disetujui oleh Ketua dan
Kepala Bagian Kepegawaian tersebut diserahkan bersamaan dengan Formulir
Evaluasi Pelatihan (FR-02.2-03) setelah yang bersangkutan menyelesaikan pelatihan
tersebut kepada Bagian Kepegawaian untuk didatakan dan ditindak lanjuti.
5.4.7. Prosedur Evaluasi untuk Pelatihan Administrasi dan Pengembangan Karir
dilaksanakan sesuai dengan Sub. Bab 5.5. (Evaluasi Pelatihan).
5.5. Evaluasi Pelatihan
5.5.1. Semua personil yang telah mengikuti pelatihan (internal dan eksternal) yang
dibiayai oleh Institusi, haru smembuat evaluasi pelatihan yang telah diikuti
dengan mengisi formulir Evaluasi Pelatihan (FR-02.2-03). Formulir harus
diserahkan oleh yang bersangkutan kepada Bagian Kepegawaian.
5.5.2. Untuk semua personil yang mengikuti pelatihan eksternal wajib memberikan
laporan hasil pelatihan kepada Atasan Langsung terkait dan Ketua secara tertulis
dalam waktu 6 (enam) hari kerja. Jika dipandang perlu hasil pelatihan harus
dipresentasikan ke personil yang ditunjuk oleh Ketua.
5.5.3. Laporan pelaksanaan pelatihan rutin yang sifatnya briefing, disusun oleh
Ka.Biro/UPT/Program Studi masing masing setiap tiga bulan dan diserahkan
kepada Ketua paling lambat 10 (sepuluh) hari setelah periode laporan.
5.5.4. Berdasarkan hasil evaluasi pelatihan tersebut, QAC dan Kepala Bagian
Kepegawaian melaporkan efektivitas pelatihan dalam Rapat Tinjauan
Manajemen yang terdekat waktu pelaksanaanya. Kesinambungan program
pelatihan ditentukan dari evaluasi pelatihan dalam Rapat Tinjauan Manajemen
tersebut.

Disiapkan oleh,

Diperiksa oleh,

(Personil yang ditunjuk)

(Atasan langsung)

Disahkan oleh,

(Ketua)