Presentasi

AP Checking
PT. Mitra Bahari Logistindo By: Mukhammad Fahmi
Meratus Line Group (20.0206539)
Content Alur
Definisi
Kerja

PIC Penagihan
Vendor
Vendor Ke MBLog

Issue
& Saran
Solusi
Definisi
AP Checking adalah divisi yang bertanggung jawab untuk melakukan
validasi tagihan-tagihan dari vendor hingga proses penginputan data
tagihan ke sistem agar dapat diproses bayar oleh tim finance.
Alur Kerja
Alur kerja AP Checking akan
digambarkan menggunakan
flowchart pada halaman
selanjutnya.
 AP Checking
AP Checking

Process Flow
Menerima soft file excel rekap data
tagihan dan fisik Invoice.

Memeriksa Lengkap Melakukan proses vlook up

Tidak lengkap kelengkapan dan
Vendor/ kombinasi No. Container + Seal
kesesuaian file atau No. Container + Vessel +
PIC
excel rekap dan Voyyage untuk mendapatkan No.
Cabang/
dokumen Booking dan No. Job.
Agen
pendukung
invoice.

Tidak Ya
Dapat Melakukan cek biaya trucking
Melakukan cek ke tim CS dan lain-lain dengan estimasi
nomor
muatan atau bongkaran. yang ada di Jobsheet.
Job?
Melakukan cek ke data muat
bongkar by manual.
 Melakukan cek biaya trucking
Absorb margin Sales dan lain-lain dengan estimasi
yang ada di Jobsheet.

Biaya tidak
Sales admin / CS Dispute
sesuai
tagihan
(non DDS) Biaya belum
terpull
User Vendor Assignment Melakukan permohonan Pull
Vendor/ Sesuai?
Cost ke User Vendor Assignment.
PIC
Dispute
Cabang/ Melakukan konfirmasi ke sales / tagihan
Agen Branch Manager / Sales Area (DDS)

Create BKK
Sesuai

Biaya
Info ke tim ditagihkan Melakukan proses input Cost
Doc untuk ke customer Approval Area
Invoice by manual / upload ke
add line
Absorb margin
sistem GPower 2. Manager
Revenue

Melakukan permohonan Pengajuan pembayaran atau

additional cost ke Sales admin. settlement ke tim Finance
 1. Prima Dwi Tunggal, PT

PIC Vendor
2. Sari Agung Anugrah Sejahtera, PT
3. Hasta Jaya Forwarding, PT
4. Bintang Perkasa, CV
5. Pelayaran Tempuran Emas, PT
6. Salam Pacific Indonesia Lines, PT
7. Mentari Mas Multimoda, PT
8. Alkhair Jaya Abadi, PT
9. JPT Adit Jaya Mandiri, PT
10. Surya Timor Transport, CV
11. Mitra Dharma Laksana, PT
12. Tagihan PFI Demurrage Meratus Line, PT
13. BS Surabaya – MBG SUB
14. BS Semarang – MBG SRG
15. BS Bitung – MBG BIT
16. BS Kupang – MBG KOE
17. BS Gorontalo – MBG GTO
 Tata Cara Penagihan
Vendor Ke MBLog
1. Tagihan dari vendor berupa invoice asli / kuitansi asli ber-materai dan wajib
dilengkapi dengan dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan.
2. Mengirimkan rekap soft file excel dan file pdf atas tagihan yang disampaikan oleh
vendor ke PT. MBLog by email ke tim AP Checking.
3. Tagihan diterima oleh PT. MBLog paling lambat 45 hari dari sejak tanggal
penyelesaian kegiatan pekerjaan/jasa.
4. Due date invoice terhitung sejak invoice diterima oleh MBLog (bukan dari tanggal
invoice). Jika ada revisi invoice, maka due date atas invoice awal tidak berlaku,
dan due date atas revisi invoice akan dihitung dari tanggal invoice revisi diterima
kembali oleh MBLog.
5. Apabila tagihan tidak sesuai, maka pihak vendor WAJIB melakukan revisi invoice.
Revisi invoice paling lambat adalah 3 bulan terhitung sejak tanggal invoice awal
diterima. Jika revisi invoice diterima lebih dari 3 bulan, maka tagihan tersebut
tidak dapat diterima dan akan dikembalikan ke vendor.
6. Jika ada lampiran dokumen pendukung invoice yang hilang, maka pihak vendor
wajib membuatkan surat berita acara kehilangan dari kepolisian dan membuat
surat pernyataan bahwa tidak ada double tagih untuk kegiatan yang sama.
7. PT. MBLog akan mengenakan pemotongan PPh 23 sesuai dengan jenis jasa yang
diberikan oleh vendor sesuai dengan jenis objek pajak yang telah diatur dalam
peraturan perpajakan yang belaku.
8. Apabila vendor memiliki surat pembebasan pemotongan PPh 23, maka setiap
tagihan yang dikirim wajib dilampirkan Surat Keterangan Bebas (SKB) PPh 23 atau
Surat Keterangan Pengenaan PPh Final serta bukti pembayaran PPh Final.
 Dokumen Lampiran Penagihan
No. Jenis Tagihan Dokumen Pendukung Keterangan Tambahan Materai

1. Trucking Surat Jalan / Consignment Note / Di ttd dan stampel oleh Nominal 250.000 s/d 1.000.000
Dokumen POD / Surat Perintah sender, receiver, driver, materai 3.000,- Nominal IDR >
Kerja yang dibuat oleh PT. Mitra dan MBLog 1.000.000 materai 6.000
Bahari Logistindo
2. Demurrage, Nota Pelindo / Pelayaran Invoice ber-stampel lunas Nominal 250.000 s/d 1.000.000
Detention, atas invoice DDS yang materai 3.000,- Nominal IDR >
Storage diterbitkan Pelindo / 1.000.000 materai 6.000
Pelayaran
3. Stapel Berita Acara Di ttd dan stampel oleh Nominal 250.000 s/d 1.000.000
pihak gudang, pengirim, materai 3.000,- Nominal IDR >
dan MBLog 1.000.000 materai 6.000
No. Jenis Tagihan Dokumen Pendukung Keterangan Tambahan Materai

4. THC Nota Pelindo / Pelayaran Invoice ber-stampel lunas Nominal 250.000 s/d 1.000.000
(barcode) yang materai 3.000,- Nominal IDR >
diterbitkan pelayaran / 1.000.000 materai 6.000
Pelindo
5. Buruh Surat Perintah Kerja untuk Nominal 250.000 s/d 1.000.000
kegiatan buruh dari MBLog, materai 3.000,- Nominal IDR >
kuitansi ber-materai 1.000.000 materai 6.000
pembayaran buruh di lapangan
6. DO Fee, Invoice ber-stampel lunas dari Nominal 250.000 s/d 1.000.000
Cleaning pelayaran materai 3.000,- Nominal IDR >
1.000.000 materai 6.000
 No. Issue Solusi
1. Kesalahan rekap nomor container atau Melakukan filter manual by nomor

Mapping seal dari vendor atau PIC cabang

sehingga ketika proses vlook up tidak
dapat muncul nomor booking-nya.
container atau seal pada data muat
bongkar, kemudian mencocokkan dengan
data tagihan dan informasi penting

Issue
lainnya.
2. Invoice fisik dan dokumen pendukung Memberi edukasi terhadap vendor terkait
yang diterima tidak lengkap. tata cara penagihan ke MBLog.
3. No. Booking dan Job belum dicreate Konfirmasi ke CS atau system support,

& 4.
(case kapal belum berangkat).
Terjadi dispute tagihan (tagihan lebih
besar dari estimasi yang ada di
karena tagihan vendor sudah masuk.
Melakukan konfirmasi ke User Vendor
Assignment (Non DDS), konfirmasi ke

Solusi
Jobsheet). sales / Branch Manager / Sales Area (DDS)
5. Terjadi double tagih atau double Mengomunikasikan dengan pihak yang
invoice dalam satu Job. mengirimkan invoice.
6. Terjadi gangguan aplikasi, baik di v2 Mengomunikasikan ke pihak IT jika
(case sistem down), di sistem D.365 gangguan tersebut semakin berlanjut.
(cost invoice gagal tertransfer),
maupun di sistem Intelligence (tidak
bisa melakukan proses tarik data
estimasi – muat bongkar terbaru).
Berikut adalah beberapa saran untuk pengembangan
kinerja di AP Checking: Saran untuk
1. Mohon untuk case create billing manual bisa
langsung breakdown qty di level billing tanpa
harus breakdown cost ready for billing di Job
Pengembangan
level.
2. Mohon pengembangan di data tarikan muat
bongkar untuk tambahan kolom No. Job yang
cancel atau tidak terpakai dan keterangan Job
Origin / Destination.
3. Mohon perbaikan di sistem Intelligence, karena
proses download atau tarik data estimasi - muat
bongkar yang terlalu lama dan terkadang data
tidak bisa didownload, sehingga menghambat
proses look up data tagihan.
4. Mohon screening faktor failed eror upload
result dalam proses upload vendor invoice.
Terima Kasih
Lampiran Dokumen
Pendukung