LAPORAN

AKHIR
"Flowchart Penerimaan Tagihan
Jasa & Penerapan Sistem Baru
Penerimaan Tagihan Jasa"

PROGRAM MAHASISWA
MAGANG BERSERTIFIKAT
BATCH II

DISUSUN OLEH

RIYAN ADINUGROHO
UPN "VETERAN" JATIM
 LATAR BELAKANG
Di dalam sebuah perusahaan terdapat proses bisnis atau usaha, dimanaaktivitas
tersebut merupakan aktivitas untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan manusia,
organisasi dan masyarakat secara luas. Dari proses bisnis tersebut terdapat sebuah
proses suatu kegiatan untuk mencapai sebuah tujuan perusahaan. Proses dari kegiatan
bisnis dapat diproyeksikan melalui bagan alir (Flowchart) dari proses bisnis di dalam
sebuah perusahaan dan sangat penting untuk diproyeksikan, dimana kejelasan dari
proses bisnis perusahaan harus memiliki arah yang jelas dalam tujuannya mengapa
proses bisnis tersebut dilakukan. Kegiatan bisnis yang dilakukan oleh perusahaan harus
bersifat efisien dan efektif dalam kegiatannya agar dapat memaksimalkan kinerja dan
memangkas waktu dari kegiatan yang tidak perlu dilakukan untuk mencapai sebuah
kegiatan bisnis secara tepat waktu.

Kegiatan bisnis dari bagian Penerimaan Tagihan saat ini berada di bawah koordinasi
Departemen Pelaporan Keuangan dan Manajemen PT Petrokimia Gresik, yang memiliki
fungsi dan tugas untuk menerima dan memverifikasi dokumen tagihan, baik itu tagihan
barang maupun jasa dari pihak eksternal, dan Memo Perintah Bayar dari pihak internal.
Penerimaan tagihan barang atau jasa dari pihak eksternal seperti vendor atau rekanan
merupakan bagian dari tugas di bagian penerimaan tagihan, dimana bagian penerimaan
tagihan dituntut untuk cepat dan tepat dalam memproses tagihan-tagihan tersebut.
Tuntutan tersebut harus dilakukan dengan cara tepat dalam penanganannya agar dapat
memproses tagihan dengan tepat waktu.

Perlunya sebuah bagan alir atau flowchart tentang proses kegiatan bisnis tagihan jasa
agar terdapat kejelasan kegiatan bisnis dari bagian penerimaan tagihan dan
menjelaskan mengenai perubahan dari proses kegiatan bisnis tagihan jasa. Melalui
project ini, akan dirangkai sebuah flowchart proses kegiatan bisnis tagihan jasa serta
menjelaskan perbaikan proses dari tagihan jasa agar terciptanya kegiatan bisnis yang
efisien dan efektif dan untuk memenuhi Key Performance Indicator (KPI) dalam 12 hari
kerja.

Tugas akhir yang saya susun merupakan project strategis yang dalam pengerjaannya
dibimbing oleh pembimbing dan karyawan dari unit kerja. Project strategis ini bertujuan
agar dapat memperjelas proses kegiatan bisnis tagihan jasa serta dapat memberikan
dampak efisiensi dan efektivitas dari kegiatan bisnis dalam mencapai tujuannya.
LANDASAN
TEORI

PROSES BISNIS
Proses bisnis (business process) adalah serangkaian aktivitas dan tugas
yang saling terkait, terkoordinasi, dan terstruktur yang dilakukan oleh orang,
computer, atau mesin yang dapat membantu mencapai tujuan tertentu
suatu organisasi.

BAGAN ALIR (FLOWCHART)

Bagan Alir (flowchart) adalah Teknik analitis bergambar yang digunakan
untuk menjelaskan beberapa aspek dari system informasi secara jelas,
ringkas, dan logis. Bagan alir juga digunakan untuk menganalisis cara
meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen.

EFEKTIVITAS
Mengemukakan bahwa efektivitas pada dasarnya berhubungan dengan
pencapaian tujuan atau target kebijakan (hasil guna). Efektivitas merupakan
hubungan antara keluaran dengan tujuan atau sasaran yang harus dicapai.
Kegiatan operasional dikatakan efektif apabila proses kegiatan mencapai
tujuan dan sasaran akhir kebijakan (spending wesely).

EFISIENSI
Bahwa efisiensi merupakan perbandingan yang terbaik antara input
(masukan) dan output (luaran), efisiensi merupakan sesuatu yang kita
kerjakan berkaitan dengan menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak
membuang banyak waktu dalam proses pengerjaannya.
RANCANGAN SISTEM

Sistem Pengadaan Jasa Flowchart Alur Pembelian

Gambar 1. Proses bisnis pengadaan barang dan jasa

Di dalam gambar 1 dapat dijelaskan mengenai asal mula adanya sebuah tagihan
muncul, dimana terdapat pengadaan barang dan jasa untuk melakukan suatu
penggunaan jasa vendor. Pengadaan barang dan jasa tersebut berhubungan dengan
bagian Penerimaan Tagihan untuk melalui proses verifikasi dokumen tagihan, input
tagihan ke dalam SAP, mencetak Memo Verifikasi Pembayaran (MVP), dan dilakukannya
approval atas tagihan dengan dilakukannya tanda tangan oleh pelaksana, supervisor,
kepala bagian dan manajer. Tanda tangan yang dilakukan saat approval tersebut
terdapat ketentuan batas transaksi siapa saja yang harus menandatangani. Berikut
ketentuannya:

1. Transaksi 0-100jt PIC nya adalah foreman dan supervisor

2. 100jt-500jt PIC nya adalah foreman, supervisor dan kepala bagian
3. >500jt PIC nya adalah supervisor, kepala bagian, dan manajer

Jika dokumen tagihan tidak di approve maka dokumen tersebut dikembalikan lagi ke
vendor untuk di revisi atas kelengkapan dokumennya. Jika telah melalui proses approval,
maka akan dilakukannya rekap tagihan dan mencocokkan antara rekap MVP dengan
rekap MVP. Hal tersebut bertujuan untuk memastikan dokumen tagihan yang telah
dilampiri MVP sudah terekap dengan lengkap.
RANCANGAN SISTEM

Gambar 2. Proses Bisnis Verifikasi Tagihan Jasa

Di dalam gambar 2 tersebut merupakan alur bisnis verifikasi tagihan jasa untuk
mengecek tagihan jasa atau barang dalam kelengkapan dokumen tagihan. Berikut
adalah kelengkapan dokumen tagihan dan ketentuan apa saja yang harus diverifikasi :
Kelengkapan Dokumen Tagihan Jasa :
1. E-Nofa
2. SKF
3. Faktur Pajak (Rangkap 2)
4. Kwitansi asli & copy (dilampirkan materai khusus transaksi diatas 5 juta)
5. Invoice asli & copy
6. OK asli
7. Memo Persetujuan OK
8. Berita Acara Hasil Pemeriksaan Bersama
9. Berita Acara Penerimaan Pekerjaan (BAPP)
10. Memo persetujuan BAPP
11. Stock Transfer Order
RANCANGAN SISTEM

Bagian yang diperhatikan saat verifikasi dokumen tagihan jasa :

Bagian SKF :
1. Mengecek tanggal pada Surat Keterangan Fiskal (SKF)

Bagian Faktur Pajak :

1. Mengecek kode faktur pajak
2. Nama perusahaan
3. Nominal biaya
4. Tanggal faktur pajak

Bagian Kwitansi dan Invoice :

1. Cek nominal biaya
2. Cek tanda tangan
3. Cek materai

Bagian Berita Acara Hasil Pemeriksaan Bersama :

1. Cek No. Purchase Order
2. Cek kuantum
3. Cek nominal biaya
4. Cek tanda tangan

Bagian Stock Transfer Order :

1. Cek No. Purchase Order
2. Cek kuantum
3. Cek nominal biaya
4. Cek tanda tangan
HASIL & PEMBAHASAN

Flowchart system yang lama belum terdapat pengisian link google formulir, dimana
belum adanya rekap tagihan yang masuk oleh vendor. Sistem yang lama tersebut
memiliki kekurangan berupa tidak adanya rekap tagihan vendor yang berguna untuk
Riwayat penagihan vendor agar terdapat kejelasan siapa saja yang telah menagihkan
tagihan. Kendala yang sering dialami saat menggunakan system lama adalah saat
vendor/rekanan menanyakan tagihan apakah sudah tertagih atau belum. Bagian
penerimaan tagihan kesulitan dalam menjawab pertanyaan tersebut karena belum
adanya database tagihan vendor. Alternatif untuk menjawab hal tersebut adalah dengan
mengecek dengan SAP, namun cara tersebut terlalu lama dalam prosesnya dan belum
tentu menemukan tagihan tersebut. Hal tersebut dikarenakan SAP hanya bisa tracing
tagihan yang sudah terinput ke dalam SAP saja, sedangkan dokumen tagihan yang
masih proses verifikasi tidak dapat di tracing oleh SAP.

Terkait pengembalian dokumen tagihan vendor pada system lama belum terdapat
rekap jika tagihan vendor tersebut Kembali. Hal ini juga berdampak pada sulitnya
pencarian dokumen tagihan yang Kembali atau revisi yang dikarenakan kelengkapan
dokumen tagihan tersebut kurang lengkap atau tidak memenuhi syarat. Jika vendor
menanyakan tagihan yang revisi atau Kembali, seringkali bagian penerimaan tagihan
kesulitan dalam menjawabnya karena tidak adanya rekap tagihan Kembali yang dibuat.
Hal tersebut juga akan menimbulkan ketidakcocokan antara dokumen yang diterima
dengan yang Kembali atau revisi.
HASIL & PEMBAHASAN

Pada flowchart system yang baru, terdapat perbedaan mengenai proses input
tagihan rekanan melalui google form, sortir tagihan, proses input tagihan, approval dan
proses akhir yaitu rekap memo verifikasi pembayararan ke departemen keuangan. Dari
proses tersebut terdapat perbedaan dengan system lama yaitu pengisian dokumen
tagihan rekanan ke dalam google formulir dan sortir tagihan jasa. Perubahan yang
dilakukan dalam proses kegiatan bisnis dari bagian penerimaan tagihan adalah
bertujuan menciptakan kinerja yang efisien dan efektif. Dengan adanya perubahan
tersebut karyawan akan terbantu karena dokumen tagihan di klasifikasikan menurut
jenis tagihannya, dimana jenis tagihan jasa terdapat 6 jenis yang sebelumnya terdapat
11 jenis tagihan jasa.
HASIL & PEMBAHASAN

Jenis tagihan jasa sebelum penerapan system yang baru :

1. Kode PPN 010 Anper
2. Kode PPN 010 Non Anper
3. Kode PPN 030 Anper
4. Kode PPN 030 Non Anper
5. 010 Klaim Anper
6. 010 Klaim Non Anper
7. 030 Klaim Anper
8. 030 Klaim Non Anper
9. Freight Forwarding
10. Jasa Sewa Gudang & Konstruksi
11. No Tax (Non PPN)
Jenis tagihan jasa sesudah penerapan system yang baru :
1. 010
2. 030
3. Denda & PIKPG
4. Konstruksi & Sewa Gudang
5. Freight Forwarding
6. No Tax
Terdapat 2 alur baru pada proses bisnis tagihan jasa, yaitu :
1. Pengisian link Google formulir oleh vendor
2. Sortir tagihan jasa
HASIL & PEMBAHASAN

Di dalam tabel gambar 3 merupakan system lama yang belum memiliki pembagian
tugas bagi petugas input tagihan dan sortir tagihan masih digolongkan terlalu banyak
menurut jenisnya. System lama tidak efisien dan tidak efektif karena petugas input
kebingungan dalam memilah-milah jenis tagihan dalam proses input sehingga memakan
waktu lebih. Di dalam system yang lama juga belum adanya sortir tagihan menurut
tanggal tagihan verifikasi yang digunakan untuk input tanggal tagihan di ERP-SAP. Hal
tersebut yang menyebabkan bagian penerimaan tagihan tidak dapat memenuhi KPI (Key
Performance Indicator) selama 12 hari kerja. Oleh karena itu, system baru yang
dijalankan mulai dari akhir November berguna untuk menanggulangi masalah KPI 12
hari kerja pada bagian penerimaan tagihan. Hal tersebut dikarenakan system yang baru
memiliki pembagian kerja yang jelas dan terfokus menjadi 6 jenis tagihan jasa. Hal ini
akan memudahkan petugas input untuk menginput tagihan karena sudah tidak ada lagi
banyaknya diferensiasi jenis tagihan yang awal nya 11 jenis tagihan menjadi 6 jenis
tagihan. System yang baru juga berguna untuk menghindari tumpukan tagihan yang lalai
dari petugas input karena terdiferensiasi terlalu banyak. Serta sortir tahap kedua sudah
menggunakan sortir menurut tanggal verifikasi.
HASIL & PEMBAHASAN

Dari diagram batang tersebut dapat kita lihat mengenai fluktuasinya lama dokumen
tagihan yang di input, hal ini berdasarkan pengamatan dan tracing dokumen tagihan. Di
gambar X masih menggunakan system yang lama terdapat dokumen tagihan yang di
input lebih dari 3 hari kerja yang disebabkan oleh tidak adanya sortir menurut tanggal
verifikasi dan tidak adanya sortir tagihan yang ringkas. Sedangkan system yang baru
sudah menggunakan sortir menurut tanggal verifikasi dan sudah diterapkannya tagihan
yang ringkas. Hal ini membantu tercapainya KPI 12 hari kerja karena pemangkasan jenis
tagihan dan tercantumnya tanggal verifikasi yang berguna sebagai petugas input
mengetahui tanggal yang awal masuk dan yang terakhir masuk. Tanggal yang awal
masuk akan diproses terlebih dahulu daripada tagihan yang memiliki tanggal yang akhir.

Berikut adalah aturan dari bagian penerimaan tagihan :

1. Tagihan senin dan kamis diverifikasi hari H.

2. Tagihan STO diverifikasi maksimal H+1.
3. Input tagihan maksimal 3 hari setelah sortir selesai.
4. Approval tagihan maksimal 7 hari setelah input tagihan.
HASIL & PEMBAHASAN

Gambar 3. Alur proses bisnis pengisian G-Form

Deskripsi vendor melakukan pengisian link google form :

1. Alur pertama yaitu vendor datang dengan membawa tagihannya

2. Alur ke-dua yaitu vendor diwajibkan untuk mengisi link G-Form untuk rekapan
tagihan sekaligus menjadi daftar hadir vendor (vendor boleh mengisi link tersebut di
kantor masing-masing pada hari yang sama saat menagihkan, jadi vendor dapat
langsung menyerahkan tagihannya ke loket dan tidak perlu mengisi link tersebut lagi)
3. Alur ke-tiga yaitu data yang telah di isi oleh vendor akan terotomatisasi upload
ke dalam google spreadsheet
4. Alur ke-empat yaitu data yang ada dalam spreadsheet akan direkap dan
menjadi database rekapan tagihan vendor
5. Alur ke-lima yaitu petugas loket akan melakukan pengecekan dokumen tagihan
fisik dengan data yang sudah terupload di spreadsheet
6. Alur ke-enam yaitu petugas melakukan tahap verifikasi dokumen tagihan, jika
terdapat dokumen tagihan yang tidak lengkap akan dikembalikan lagi ke vendor dan
tagihan yang sudah lengkap dan benar akan di tampung
7. Alur ke-tujuh yaitu petugas akan menyortir tagihan tahap 1 sesuai dengan jenis
kode faktur pajak, jenis pekerjaan dan jenis tagihan.
HASIL & PEMBAHASAN

Gambar 4. Sortir tahap 1 Gambar 5. Sortir tahap 2

Deskripsi sortir tagihan jasa :

Setiap tagihan yang telah diverifikasi oleh verifikator ditampung ke dalam box pada
gambar 5 yang bertuliskan 6 jenis tagihan, dimana box tersebut merupakan proses
sortir menurut jenis tagihan nya mencakup kode ppn, jenis pekerjaan dan jenis
tagihan. Setelah itu disortir menurut tanggal verifikasi dan di letakkannya pada
etalase dokumen tagihan yang telah disortir seperti pada gambar 6. Hal tersebut
dilakukan agar tanggal yang lebih muda di input terlebih dahulu daripada tanggal
yang lebih tua. Konsep tersebut diadaptasi oleh system persediaan barang yang
menggunakan First In First Out, dimana suatu dokumen yang paling awal masuk
maka akan di proses input dan jika dokumen tagihan yang akhir masuknya akan di
input paling akhir. Hal ini bertujuan untuk memenuhi key performance indicator dari
bagian penerimaan tagihan yang mensyaratkan dokumen tagihan harus
terselesaikan 12 hari kerja.
MANFAAT

Bagi Karyawan Penerimaan Tagihan

Proyeksi dari bagan alir (flowchart) dari proses bisnis bagian penerimaan tagihan
dapat memberikan manfaat bagi karyawan berupa kejelasan arus proses bisnis,
peningkatan kinerja karyawan agar lebih efisien dan efektif dalam pencapaian target
kinerja. Karyawan juga mempunyai proyeksi bagan alir dari proses bisnis tagihan jasa
sebagai bukti kejelasan proses bisnis yang dilakukan.

Bagi Peserta Magang

Bagi peserta magang di bagian penerimaan tagihan akan menerima kejelasan

tentang proses bisnis tagihan jasa. Hal tersebut akan membantu pemahaman
peserta magang dalam proses bisnis tagihan jasa, sehingga peserta magang dapat
bekerja sesuai arah dari bagan alir.

Bagi bagian penerimaan tagihan

Bagi unit kerja project ini membawa manfaat yaitu berguna untuk meningkatkan
system pengendalian internal dari sebuah bagian karena dari sebuah flowchart
dapat dijadikan evaluasi system dari proses bisnis dari penerimaan tagihan jasa oleh
bagian penerimaan tagihan jasa dan terpenuhinya KPI (Key Performance Indicator)
selama 12 hari kerja. Evaluasi tersebut berkaitan dengan penilaian efektif atau
tidaknya dari system kerja proses bisnis tagihan jasa.
KESIMPULAN & SARAN

Kesimpulan

Flowchart dari penerimaan tagihan jasa dibuat agar untuk memperjelas alur
proses bisnis dari penerimaan tagihan jasa di bagian penerimaan tagihan. Flowchart
tersebut juga berguna untuk menjelaskan bagaimana alur penerimaan tagihan jasa
yang ditagihkan oleh vendor. Suatu proses bisnis dari perusahaan sangat diperlukan
keberadaannya karena flowchart sendiri berperan untuk memberikan proyeksi atau
gambaran bagaimana tagihan jasa berlangsung di bagian penerimaan tagihan.
Dengan adanya flowchart, karyawan dapat menjelaskan dengan mudah mengenai
proses bisnis penerimaan tagihan jasa kepada rekan kerja yang berada dilain
departemen, rekan kerja yang beum mengetahui, dan mahasiswa magang. Selain itu,
flowchart juga berguna untuk meningkatkan system pengendalian internal dari
sebuah bagian karena dari sebuah flowchart dapat dijadikan evaluasi system dari
proses bisnis dari penerimaan tagihan jasa. Evaluasi tersebut menilai efektif atau
tidak dari system kerja proses bisnis tagihan jasa.

Saran

Dalam flowchart ini harus dilakukannya evaluasi agar system dari proses tagihan
jasa dapat berjalan secara efektif dan efisien. Hal tersebut dikarenakan
bersangkutan dengan kinerja dari bagian penerimaan tagihan jasa. Jika dilihat dari
kemajuan teknologi saat ini, pasti akan terdapat perbaikan di dalam system tersebut
agar menciptakan performa kinerja yang maksimal. Namun, hal ini membutuhkan
waktu yang lebih untuk mengkaji sebuah system proses bisnis yang efektif dan
efisien.