SOP Proses SAP UPJB

Modul MM
BOGOR, 25 – 26 JULI 2016
Alur Proses Input Tagihan di SAP
Jenis dan PIC untuk tiap proses di SAP :

PURCHASE REQUISITION, dibuat/ diinput oleh

PR REQUESTOR berdasarkan DOKUMEN
PERMINTAAN PENGADAAN.

PURCHASE ORDER, dibuat/ diinput oleh ADMIN

PO PENGADAAN berdasarkan dokumen KONTRAK/
TAGIHAN

OUTLINE AGREEMENT, dibuat/ diinput oleh

OA ADMIN PENGADAAN berdasarkan data di
dokumen KONTRAK (KHS)

SERVICE ENTRY, dibuat/ diinput oleh ADMIN

SE PENGADAAN berdasarkan data di dokumen
BAST
Alur Proses Input Tagihan di SAP

START

Create PR Berdasarkan dengan Surat/ NODIN

Create PR Permohonan Pengadaan yang kemudian
dilakukan RELEASE Oleh Manajer terkait
RFQ (Request for Quotation) diinput oleh ADMIN
Create RFQ PENGADAAN berdasarkan dengan Surat
Permintaan Penawaran ke Vendor
QUOTATION diinput oleh ADMIN PENGADAAN
Create QUO berdasarkan dengan Surat Penawaran dari
Vendor.

ADMIN PENGADAAN
Alur Proses Input Tagihan di SAP

Create OA Berdasarkan dengan KONTRAK yang

Create OA berisi Nama Vendor, Nama Pekerjaan Nilai
Kontrak (Termin) dan lain – lain, RELEASE Oleh
Manajer terkait

Create PO Create PO Berdasarkan dengan Tagihan yang

ada, RELEASE Oleh Manajer terkait

Create SE berdasarkan data – data BAST yang

Create SE ada dalam tagihan

NB : Output dari User MM di SAP adalah SERVICE ENTRY

END (yang sudah diRelease) yang akan menjadi Hutang di Bagian
Akuntansi
Alur Proses Verifikasi Tagihan di SAP

1. Dokumen tagihan diverifikasi oleh USER terkait dengan

kelengkapan dokumen sampai dengan dokumen siap untuk
diinput dan dilakukan pembayaran.
2. Dokumen direview oleh AKUNTANSI untuk melengkapi data
Sumber Dana yang digunakan (Cost Center, Internal Order,
WBS dan GL Account).
3. Input PO oleh User MM dan RELEASE oleh Manajer terkait.
4. Imput SE oleh User MM dan RELEASE oleh Manajer terkait.
Alur Proses Input Tagihan di SAP

PR OA PO SE

Alur Proses ini digunakan untuk :

1. Tagihan nilainya tidak dapat ditentukan (belum pasti) sehingga input PO
dapat dilakukan saat Admin menerima tagihan.
2. Pekerjaan bersifat KHS (Kontrak Harga Satuan) atau kontrak yang dilakukan
skema termin atau rutin. Sehingga ketika ada tagihan dan akan create PO
tinggal adopt dari OA yang sudah ada.
3. Contoh tagihan Jasa Kompresi, Jasa OM dll
Alur Proses Input Tagihan di SAP

PR PO SE

Alur Proses ini digunakan untuk :

1. Tagihan nilainya dapat ditentukan (sudah pasti) sehingga tinggal dilakukan
input SE saat Admin menerima tagihan.
2. Pekerjaan bersifat sekali tagih dan bukan pekerjaan rutin Sehingga
mempersingkat proses input di SAP.
3. Contoh tagihan Jasa Pengelolaan Limbah, Jasa Konsultansi dll
Contoh Outline Agreement
Detail Kontrak Sumber Dana Detail Pekerjaan

• Daftar pekerjaan untuk beberapa unit

• Nilai Pekerjaan
 Contoh Outline Agreement (Detail Kontrak)

Data Kontrak Masa Berlaku

Kontrak

Vendor
 Contoh Outline Agreement (Data Kontrak)

Nama
Pekerjaan

Nomor
Kontrak
Contoh Outline Agreement (Detail Pekerjaan)

Nilai
Termin Pekerjaan
Pekerjaan
Contoh Outline Agreement
Detail Kontrak Sumber Dana Detail Pekerjaan

• Daftar pekerjaan untuk beberapa unit

• Nilai Pekerjaan
Click icon to add picture