Universitas Padjadjaran

Oracle for FEB Unpad

Overview

01 Februari 2017 1
Scope

1. Sistem Informasi Pengadaan (Oracle-SCM)

2. Sistem Informasi Akunting dan Keuangan (Oracle-
Finance)
3. Fungsi Budgeting dan Planning (Oracle-Hyperion)
4. Fungsi Human Capital Management (Oracle-HRM)
5. Fungsi Monitoring Program (Oracle-Hyperion)

2
Birds View

3
Universitas Padjadjaran

Perencanaan
Overview

01 Februari 2017 5
Program dan Kegiatan

6
Pengalokasian Dana

7
PR – Purchase Requisition

8
Funds Available
Universitas Padjadjaran

Keuangan
Overview

01 Februari 2017 11
Batches (kontrak)
Invoice Penagihan
Receipt (Pelunasan)
Account Details
Account Balances
Enter Journal
Invoice Pembayaran
Payment
Integrasi Perencanaan, Pengadaan, dan Pembayaran
ORACLE
ORACLE GENERAL
HYPERION LEDGER

Usulan Membahas Penerimaan Data

Penetapan
Kebutuhan Kebutuhan Anggaran
Dokumen RUP
Barang/Jasa Barang/Jasa

ORACLE Demand Source

PURCHASING
& INVENTORY Pengkajian Ulang
Dokumen RPP oleh ULP

Penyusunan Pemilihan Penyedia Supplier Penetapan Penyedia

RPP Barang/Jasa Barang/Jasa

Order Receive Enter Pay

ORACLE
PAYABLES

Penandatanganan Serah Terima Pembuatan Pembayaran

Kontrak Pengadaan Barang/Jasa SPP
Pengeluaran Dana

22
Apa yang berubah? - UMK

23
Apa yang berubah? – Kas Kecil

24
…di FEB dkk
1. Pembayaran Tagihan Operasional
Admin Keuangan Wakil Dekan II PUMK

Menerima
bukti
Melakukan Proses
pengeluaran
Pembayaran
dari pegawai

Melakukan
input transaksi Melakukan validasi
tagihan tagihan Cetak “Kwitansi”
sebagai bukti
pembayaran

Cetak laporan “Surat Penandatangan “Surat

Perintah Bayar” Perintah Bayar”
Melakukan
pembayaran
pegawai

Pengumpulan
laporan SPB dan
Kwitansi
…di FEB dkk
2. Pertanggungjawaban Tagihan Operasional
PUMK Bendahara Unpad

Laporan SPB
dan Kwitansi

Melakukan Cetak Melakukan input

laporan transaksi Bank
“Pengeluaran” Account Transfer

Kliring Transaksi
Cetak laporan
“Pengeluaran”
Apa yang berubah – A/R
“AS IS” “TO BE”
Accounting Method= Cash Basis. Accounting Method= Accrual
Sehingga tidak ada penjurnalan Penjurnalan pada saat pembuatan invoice.
pada saat pembuatan Invoice.
Dr. Piutang
Cr. Pendapatan

Tagihan dan pembayaran seluruh Tagihan dan pembayaran seluruh mahasiswa dari SIAT
Mahasiswa dari SIAT tidak akan diinterface langsung ke modul Oracle Receivable
terintegrasi ke system keuangan
 

Tarif Layanan Non Pendidikan Tarif Layanan Non Pendidikan akan dimaintain di
tidak dimaintain di dalam system system.
Sumber Pendapatan dari Sumber Pendapatan dari penyewaan asset akan
penyewaan asset tidak tercatat terhubung dengan form tarif layanan dan pengakuan
dengan baik pendapatannya akan terintegrasi ke modul Oracle
Receivable

29
Apa yang berubah – A/R
“AS IS” “TO BE”
Print Invoice (Surat tagihan) tidak Invoice (Surat tagihan) akan di print dan di berikan ke
diberikan ke Customer/pihak Customer dan Bendahara Penerimaan.
terkait.

Accounting Method= Cash Basis Accounting Method= Accrual

Penjurnalan terjadi pada saat Penjurnalan yang terjadi pada saat menerima uang.
menerima uang.
Dr. Bank Dr. Bank
Cr. Revenue Cr. A/R

No Virtual Account dibuat setelah No Virtual Account dibuat setelah unit kerja membuat
formulir permintaan no virtual transaksi invoice di oracle AR beserta attachment
account di berikan pada bendahara dokumen kontrak
penerimaan

30
Lesson learned

1. Re-organisasi yang berjalan bersamaan

2. Kesiapan infrastruktur (software platform, modul launching
protocol, etc)
3. SOP dan kebijakan yang tumpang tindih dalam beberapa proses
bisnis (cth: pengadaan).... masih mencari bentuk
4. Perbedaan data item disetiap unit yang berbeda belum semuanya
seragama
5. Change management
Apa yang harus dilakukan

• Embrace
• Perencanaan yang matang dari tiap unit dan subunit kerja
• Membiasakan koordinasi perencanaan, program dan
keuangan

32
33