End User Training SS Invoice Payment: Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

PERTAMINA
End User Training

SS Invoice Payment
Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

September 2021
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
1 Overview Proses IP Shared Services Finance
2 User Manual iVendor 2.1
3 User Manual MySAP
4 User Manual MySSC
www.pertamina.com
PERTAMINA
CUT OVER 1 Okt

2021
September 2021 Oktober 2021
- Sampai dengan SA/GR tertanggal 30 September 2021 BAST - Terhitung mulai tanggal SA/GR 1 Oktober 2021 BAST dibuat
dibuat secara manual dengan format masing-masing entitas dengan iVendor 2.1
- Sampai dengan invoice 30 September 2021 SP3 dibuat manual - Terhitung mulai tanggal invoice 1 Oktober 2021 SP3 dibuat
dengan MySAP dan diapprove dengan MySSC
- Sampai dengan invoice 30 September 2021 dokumen tagihan - Terhitung mulai tanggal invoice 1 Oktober 2021 dokumen
dikirim ke Finance masing-masing entitas tagihan dikirim via email ke SS invoice payment
- Sampai dengan invoice 30 September 2021 dokumen tagihan - Terhitung mulai tanggal invoice 1 Oktober 2021 dokumen
diverifikasi oleh Finance masing-masing entitas tagihan diverifikasi oleh SS invoice payment
- Sampai dengan tanggal invoice terakhir dengan retensi 30 - Terhitung mulai tanggal invoice terakhir dengan retensi 1
September 2021 pembayaran retensi dengan SP3 manual Oktober 2021 pembayaran retensi otomatis H+10 setelah masa
pemeliharaan
www.pertamina.com
PERTAMINA
BUSINESS PROCESS INVOICE TO PAYMENT
1 2 3 4 5 6
User & Vendor Vendor User Vendor SSC Treasury

Pengiriman Invoice Pemrosesan Pembayaran
BASTP / BASTB Create Invoice Payment Approval
• Membuat dan menyetujui • Menerima Softcopy Invoice
Melakukan serah terima • Menyiapkan invoice, Payment Aprroval/SP3 via Print Payment Approval • Pembayaran Pihak
Barang/Jasa. Membuat faktur pajak system & Print softcopy PA • Pengiriman tagihan Ketiga melalui Host to
BAST via iVendor dan • Mengirimkan softcopy • Mengirimkan softcopy dalam bentuk softcopy Host Bank oleh Treasury
menandatangani BAST. invoice ke Business User payment approval kepada melalui email
Vendor edoc.ssc@pertamina.c
om
START END
01 02 03 04
SSC DMS - Receiving SSC DMS - Indexing SSC Invoice Processing SSC Payment Proposal
www.pertamina.com
KEY CHANGES – PROSES IP TAGIHAN VENDOR (1/2) PERTAMINA
Key Changes
PROSES AS-IS TO-BE
SP3 User • SP3 dibuat secara manual • SP3 digantikan dengan dokumen payment approval
• Proses approval menggunakan tanda tangan yang dibuat melalui SAP : PO Based
basah • SP3 variasi transaksi lainnya menggunakan Layanan
SP3 Manual BMC
• Proses approval menggunakan BMC
• Penalty terkait keterlambatan diinput dalam Payment
Approval (Field Description) atau melalu tcode
ZMM044N
Kelengkapan dokumen 1. Bon 1. Invoice
2. Invoice 2. Payment Approval
3. SP3 dan nota denda (jika ada) 3. Berita Acara Serah Terima
4. Kuitansi 4. Faktur & Dokumen Pajak (jika ada)
5. Rincian Biaya 5. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian
6. Print SA/GR barang
7. BAST
8. Faktur & Dokumen Pajak (jika ada)
9. PO untuk pembelian barang
Invoice Receipt • Tagihan dikirimkan ke AP team oleh User • Tagihan softcopy dikirimkan melalui email
• Selama BCP, tagihan dikirimkan softcopy melalui edoc.ssc@pertamina.com. Pengecualian atas
SMT dan atau hardcopy tagihan yg dibantu oleh user (contoh: Non PO, MMH,
Advance Payment, Retensi, PaDI, dan Pembayaran
ke Kas Negara) dikirimkan ke sofdoc@pertamina.com
• Subject standar, 1 email 1 invoice, format PDF, kualitas
scan 300 dpi, max 18 MB, unlimited invoice
• Invoice disusun sesuai ketentuan kelengkapan &
urutan dokumen dengan menggunakan cover &
separator.
• Hardcopy dikirimkan setelah mendapatkan email
notifikasi (jika kondisi memungkinkan) atau jika kondisi
normal
www.pertamina.com
PERTAMINA
KEY CHANGES – PROSES IP TAGIHAN VENDOR (2/2)
Key Changes
PROSES AS-IS TO-BE
Invoice Processing 1. Verifikasi dilakukan AP team 1. Dilakukan indexing terhadap dokumen softcopy
2. AP team request posting MIRO ke SPC/SS FSS menggunakan teknologi OCR, metadata terintegrasi
ke SAP VIM
2. Verifikasi dilakukan SSC IP team di SAP VIM, setelah
approve akan otomatis terposting ke SAP
3. Verifikasi utang & tax dilakukan SSC IP team
Payment Processing 1. Dilakukan sesuai jadwal pembayaran Treasury 1. Jadwal pembayaran menyesuaikan Treasury
2. Dilakukan oleh treasury team 2. Pembuatan proposal payment dilakukan oleh SSC
Payment
3. Pembayaran tetap dilakukan treasury team
Archiving Document Filing menggunakan kertas kerja manual 1. Dokumen hardcopy yang belum diterima dapat
ditracking dari system BMC
2. Lokasi filing hardcopy dicatat pada system Filenet &
BMC
Vendor Query Tidak ada tim & proses khusus 1. Pertanyaan dari Vendor dimanage oleh Contact
Pertamina melalui telepon 135 menu 4 atau email
cp@pertamina.com
2. Pertanyaan dari internal dimanage di MySSC form
“Finance Helpdesk Query”
www.pertamina.com
PERTAMINA
KEY CHANGES – PROSES IP TAGIHAN VENDOR (2/2)
Key Changes
PROSES AS-IS TO-BE
Tagihan PNBP KSOP dengan 1. User membuat PO, SA/GR dan SP3 bulking per 2 / 3
BNI Direct / Kartu VA hari
2. Mengirimkan SP3 dan kelengkapannya ke Finance
Tagihan PNBP Pelindo 1. User membuat PO, SA/GR dan SP3 per tagihan
dengan Autocollection 2. Mengirimkan SP3 dan kelengkapannya ke Finance
www.pertamina.com
PERTAMINA
EMAIL PENGIRIMAN TAGIHAN & VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY TAGIHAN
ALAMAT EMAIL FORMAT FILE

Perubahan Pengiriman Tagihan Pihak Ketiga - 1 (satu) email HANYA terdiri 1 (satu) file invoice dengan format .PDF dengan kualitas scan
edoc.ssc@pertamina.com 300 dpi
Kecuali Non PO, MMH, Advance Payment, Retensi, PaDI, - Seluruh halaman pada file yang dilampirkan terdiri dari 1 ukuran kertas yang sama
Pembayaran ke Kas Negara dengan Kode Billing dikirimkan
ke sofdoc@pertamina.com
UKURAN FILE
FORMAT SUBJECT EMAIL Ukuran file attachment dan badan email < 18 MB
Subject pengiriman email tagihan:
“Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]”
Contoh: Vendor_PTPL_654321_INV123456-2020
Subject pengiriman email tagihan koreksi: COVER PAGE & SEPARATOR

“Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]KOREKSI” Sudah ditambahkan cover page dan
Contoh: Vendor_PGE_654321_INV123456-2020KOREKSI separator
Perusahaan Kode
Pertamina Lubricants PTPL
PT KPB KPB
PT PRPP PRPP - Pastikan Subject email tidak mengubah kata VENDOR
PT PGE PGE - Untuk Subject Email dilarang ada illegal character berikut
PT PTK PTK \/:*?”<>|
- Subject email mengikuti format, agar tidak ditambahkan
informasi lain
www.pertamina.com
PERTAMINA
PEMBAYARAN RETENSI
September 2021 Oktober 2021
Sampai dengan tanggal invoice terakhir dengan Terhitung mulai tanggal invoice terakhir dengan retensi 1
retensi 30 September 2021 pembayaran retensi Oktober 2021 pembayaran retensi otomatis H+10 setelah masa
dengan SP3 manual pemeliharaan
Pembayaran retensi akan ditahan hingga pengiriman Pembayaran retensi otomatis H+10 Hari Kerja setelah tanggal
SP3 Release Retention Payment akhir masa pemeliharaan (merujuk pada tanggal due date
masa pemeliharan yang dituliskan pada field description di
Payment Approval tagihan terakhir)
Dokumen pembayaran retensi dikirim ke Apabila terdapat wanprestasi maka expenditure authority
sofdoc@pertamina.com wajib mengajukan SP3 klaim retensi max H+5 Hari Kerja setelah
Kelengkapan dokumen: tanggal terakhir masa pemeliharaan agar pembayaran
1. SP3 Release Retention Payment (manual word) ditahan.
2. BAST Masa Pemeliharaan SP3 klaim retensi dikirim ke sofdoc@pertamina.com dengan
kelengkapan dokumen:
1. SP3 Klaim retensi
2. Memo penyataan wanprestasi
3. Dokumen invoice, Faktur Pajak, Payment Approval, dan
BAST tagihan terakhir
www.pertamina.com
PERTAMINA
KELENGKAPAN DAN URUTAN DOKUMEN INVOICE
DOKUMEN 1. Cover Sheet Invoice

INVOICE 2. Invoice
3. Separator Payment Approval

DOKUMEN SP3 4. Dokumen Payment Approval SAP
DAN BA 5. BASTP/BASTB (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan/Barang) format SSC
6. Separator Faktur Pajak

DOKUMEN FAKTUR
7. Faktur Pajak
PAJAK (jika ada)
8. Dokumen pendukung perpajakan seperti SKB, PKP/Non PKP, E-Nofa, NPWP, Suket + Bukti Setor dll
DOKUMEN 9. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian barang

PENDUKUNG
Dikarenakan keterbatasan kapasitas e-mail (< 20 MB), untuk dokumen kontrak lengkap disampaikan dalam
bentuk hardcopy
www.pertamina.com
PERTAMINA
KELENGKAPAN DAN URUTAN DOKUMEN TAGIHAN PNBP
1. Separator Payment Approval

DOKUMEN SP3
2. Print Out SP3 Non PO BMC
DAN BA
3. Invoice / Billing Simponi
Dikirimkan ke email : sofdoc@pertamina.com
www.pertamina.com
PERTAMINA
COVER SHEET & SEPARATOR
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual MySAP
4 User Manual MySSC
www.pertamina.com
iVendor Tracking Improvement
SERVICE LEVEL STANDARISASI EXPENDITURE

AGREEMENT BERITA ACARA TRACKING
SYSTEM
• Komitmen dalam pemenuhan SLA end to • Kepatuhan terhadap SK Otorisasi • Real time Tracking
end process Procure to Pay sesuai arahan • Simplifikasi Proses Verifikasi • SLA compliance
Direksi pada Notulen Rapat tertanggal 2 Nov • Enhancement Aplikasi iVendor
2020 menjadi iVendor
• Penetapan SLA: • Proses tracking oleh User & Vendor
• BAST submit to Approved BAST & • Komponen Perhitungan KPI 2021
released SA/GR = 4 HK
• Released SA/GR to Signed BAST = 3 HK
• Invoice received to PA Released = 4 HK
4 JAN 2021 1 AGS 2021 1 OKT 2021

1 FEB 2021
GO LIVE GO LIVE RENCANA GO LIVE
GO LIVE
KP HOLDING PT PPI & PT PIS SH C&T SH R&P
ALL PERSERO
PT PRPP, PT KPB, PT PTK,
PT PGE, & PT PL
PROCURE TO PAY TRACKING GRAND DESIGN
Quick win
1 2 3 4 5 6 7 8 9
User,
User User & Vendor User Vendor User Vendor SSC Treasury
P2P Process
PEC, Legal
Payment Pengiriman
PR & KAK Kontrak & BAST & Signed BAST Create Verifikasi Pembayaran
Approval Dokumen
Invoice Dok. Tagihan
PO SA/GR Tagihan
(PA)
Ref Pedoman A-5001 BAST submit s.d SA/GR released Invoice diterima
PR + KAK (lengkap & benar) s.d Approved BAST s.d BAST Signed user s.d PA Invoicing s.d Posting s.d
kontrak
SLA
& SA/GR User released posting payment

Barang max 60 hari released 3 HK 4 HK 9 HK 5 HK
Jasa max 90 hari
4 HK
enhancement
iVendor
Data integration with Tracking

•BAST standard
Procurement System generated by
Vendor upload Vendor access penerimaan Current Tracking
softcopy invoice PA by iVendor
iVendor
(E-sourcing ++, Order Tracking, softcopy Invoice
iVendor
e-Catalog, Contract Management •SA/GR integration
New SLA
Scope transaction PO MMNH

Exclude: PO MMH, non PO, advance payment
Vendor OTV, Vendor Luar Negeri
18
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK BAST & SA/GR 3HK BAST Signed User SLA BAST Signed Vendor
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
input support Dok SA/GR Print BAST Upload BAST
SMART GEP, offline
iVendor e-Warehouse,
iVendor
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor
Dapat ditracking di iVendor
Tidak tertracking di iVendor

Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
11 Create PA melalui
tcode
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload Dok. Tagihan ke
Invoice Download PA
edoc.ssc
iVendor iVendor @pertamina.com
Vendor offline

PERTAMINA
Review BAST
Role: User Analyst/PIC
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST 4HK BAST & SA/GR
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Login sebagai PIC dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
3
4
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Klik Menu BAST 6 Pilih BAST yang akan direview dengan klik ikon
5
6
BAST yang belum direview akan berstatus waiting review
www.pertamina.com
PERTAMINA
8
7 Review BAST 8 Klik apabila sudah sesuai
atau apabila perlu diperbaiki
oleh vendor
Anda dapat mencetak draft
BAST untuk melihat BAST
dalam bentuk print out User dapat melakukan revisi pada
maemunah
BAST dengan memilih opsi edit
Saat melakukan edit oleh User

pastikan Vendor telah terinfo
dan setuju atas perubahannya
www.pertamina.com
PERTAMINA
9 Masukan email approver sesuai batas otorisasi penandatangan BAST

klik icon
10 Klik konfirmasi apabila pejabat yang dimaksud

sudah sesuai
9
bambang@pertamina.com
bambang
10
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
Role: User Approver
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST 4HK BAST & SA/GR
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Login sebagai approver dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Klik Menu BAST 6 Pilih BAST yang akan diapprove dengan klik ikon
5
6
BAST yang belum direview akan berstatus diperiksa
www.pertamina.com
PERTAMINA
8
7 Review BAST 8 Klik apabila sudah sesuai
atau apabila perlu diperbaiki
oleh vendor
Anda dapat mencetak draft
BAST untuk melihat BAST
dalam bentuk print out
bambang
maemunah
9 Klik
bambang
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
10 Proses akan dilanjutkan dengan proses SA/GR.
• Apabila terjadi kesalahan BAST setelah proses approve oleh

approver maka wajib membuat BAST baru.
• Masih terdapat watermark draft dan hanya akan hilang setelah
proses upload SA/GR
www.pertamina.com
PERTAMINA
Input SA/GR
www.pertamina.com
PERTAMINA
SA/GR 4HK BAST & SA/GR
1 Lakukan create dan release SA/GR melalui MySAP / SMART GEP / e-Warehouse
2 Login sebagai PIC iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
3 Klik Menu BAST 4 Pilih BAST yang sudah di SA/GR dengan klik icon
3
4
BAST yang sudah diapprove akan berstatus approved
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Input SA/GR dengan klik 6 Pilih SA/GR yang sudah dibuat

Lalu klik icon sebelumnya
5 6
Selama SA/GR belum diinput
maka BAST yang tercetak
masih berupa draft
Schedule SA/GR dari MySAP per 4
jam mulai pukul 08.00 WIB
bambang 7 Klik Simpan

maemunah
www.pertamina.com
PERTAMINA
Print & Upload BAST Signed User

www.pertamina.com
PERTAMINA
Print BAST 3HK BAST Signed User
8 Cetak BAST dengan klik 9 Lakukan penandatanganan BAST oleh pejabat sesuai
otorisasi
bambang
maemunah
bambang
www.pertamina.com
PERTAMINA
Print BAST 3HK BAST Signed User
10 Upload BAST yang sudah bertandatangan dengan klik ikon
10
11 Pilih file yang akan diupload dengan klik choose file

12 Klik upload
13 Kirimkan hardcopy BAST signed

approver kepada vendor untuk
bambang ditandatangani
11
12
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review Invoice
www.pertamina.com
Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
11 Create PA melalui
tcode
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload
Download PA Dok. Tagihan
Invoice
ke edoc
iVendor iVendor
offline
Vendor
39
PERTAMINA
Review Invoice dan Payment Approval 4HK Payment Approval (PA)
1 Login sebagai PIC iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Klik Menu Invoice 3 Pilih invoice yang akan direview dengan klik icon
Invoice yang belum direview akan berstatus waiting review
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review Invoice dan Payment Approval 4HK Payment Approval (PA)
4 Review invoice 5 Klik apabila sudah sesuai

Invoice dapat didownload dengan klik icon atau apabila perlu diperbaiki
oleh vendor
4 5
6 Klik Approve pada pop up
maemunah@pertamina.com
7 Lakukan proses create Payment Approval di

MySAP dan approve Payment Approval di
MySSC
Pastikan invoice yang dikirimkan vendor masih memasuki periode
penerimaan dokumen tagihan bulan berjalan
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Role: Vendor & User
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Tracking proses hingga payment dapat dilakukan di menu Tracking
Pada setiap Tab akan muncul list pending prosesnya
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Klik lihat tracking untuk melihat detail tracking Detail Tracking
Timestamp
01 Vendor dan User dapat melihat timestamp setiap prosesnya
Hyperlink
02 Setiap proses pada detail tracking dapat diklik menuju menu terkait
Notifikasi Email
03 Terdapat notifikasi email untuk menginformasikan update proses
atau step yang harus dilakukan
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual SAP
3.1 T-Code ZM044N/ZM044N2 (Penalty Keterlambatan)
3.2 T-Code ZMMVIM_INTSASLIP (Payment Approval Pengadaan Jasa)
3.3 T-Code ZMMVIM_INTGRSLIP (Payment Approval Pengadaan Barang)
3.4 T-Code ZMMVIM_GRSAREP (Report & Resent Payment Approval)
4 User Manual MySSC
www.pertamina.com
PERTAMINA
T-CODE ZM044N/ZM044N2 (PENALTY KETERLAMBATAN)

Digunakan pada entitas PT Pertamina Lubricants, PT PGE, PT PTK, PT KPB
Khusus untuk PT PRPP denda penalty dituliskan pada Payment Approval field description
1 Buka SAP, kemudian Log On
Masukkan Client, User, dan Password, kemudian Enter

2
www.pertamina.com
PERTAMINA
Sebelum mengakses T-Code ZM044N/ZM044N2, pastikan field terlambat telah diisikan pada saat GR/SA
GR
SA
www.pertamina.com
PERTAMINA

ZM044N: untuk SA & matdoc dengan mvt 105
3 Ketik T-Code ZM044N/ZM044N2, kemudian Enter ZM044N2: untuk matdoc dengan mvt 101
4 a. Pilih GR/SA Penalty

Jika memilih GR
b. Masukkan Nomor GR
c. Masukkan Tahun Posting GR
a d. Masukkan denda per hari
e. Jika ingin melihat result sebelum save, tick Test
b Mode
c
d
e
Jika User tidak mencentang Test Mode, maka
material document yang sama tidak bisa lagi
dihitung penalty costnya.
www.pertamina.com
PERTAMINA
4 a. Pilih GR/SA Penalty

Jika memilih SA
b. Masukkan Nomor SA
c. Masukkan denda per hari
a d. Jika ingin melihat result sebelum save, tick Test

Mode
b
c
Jika User tidak mencentang Test Mode, maka

d material document yang sama tidak bisa lagi
dihitung penalty costnya.
5 Klik tombol Execute
www.pertamina.com
PERTAMINA
T-CODE ZM044N/ZM044N2 (PENALTY KETERLAMBATAN))
6 Sistem akan menampilkan hasil perhitungan denda.
7 Jika hasilnya telah sesuai, kembali ke sebelumnya, Untick Test Mode
9 Jika penalty cost berhasil dihitung , maka akan ada message sebagai berikut
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual SAP
4 User Manual MySSC
www.pertamina.com
PERTAMINA
I. REQUEST DIGITAL PAYMENT APPROVAL SA SLIP
1 Buka SAP
2 Masukkan client, user dan password, kemudian Enter
www.pertamina.com
PERTAMINA
Masukkan T-Code Digital Payment Approval SA
3
Slip; ZMMVIM_INTSASLIP, kemudian Enter
4 Input data : 4
• Purchasing document (No. PO)
• Service Entry Sheet (No. SA) 5
• Invoice No (pastikan kebenaran penulisan)
• Invoice date
• PIC (Name): Isikan dengan nama Requestor User Pertamina
• PIC (Mail): Isikan dengan email Requestor User Pertamina
• Description: Isikan dengan metode keterangan yang diperlukan
• Person ID: Isikan dengan nopek Requestor (PIC)
• Cost Center Requestor
• Payment Method: metode pembayaran
• Invoice due date: tanggal jatuh tempo pembayaran
• Apabila tagihan terdapat retensi maka tick retention dan isi nilai
retensi serta tanggal pembayaran retensi
5 Kemudian klik Submit Approval

www.pertamina.com
PERTAMINA
6 Pop up message status SA ditampilkan pada
layar kemudian klik Enter
7 Pop up message konfirmasi Submit Approval

sesuai dengan nomor pekerja yang diinput.
Klik Submit untuk melanjutkan atau
klik Cancel untuk membatalkan transaksi
Jika di-submit maka akan tergenerate nomor

Request ID dan notifikasi email ke Requestor
dan Approver
www.pertamina.com
PERTAMINA
II. PRINT DOKUMEN PAYMENT APPROVAL SA SLIP
Print Dokumen Payment Approval SA Slip hanya
dapat dilakukan jika Request ID yang sebelumnya
terbentuk pada saat submit approval status telah
Approved melalui MySSC
1 Buka SAP
2 Masukkan User ID dan Password
www.pertamina.com
PERTAMINA
Masukkan transaction code (Tcode) Digital
3 Payment Approval SA Slip; ZMMVIM_INTSASLIP
www.pertamina.com
PERTAMINA
Masukkan nomor Request ID yang sudah
5 didapatkan saat Submit Approval
Klik Enter
Jika request ID sudah di-approve maka bisa dilakukan

6 Preview atau Print SA Slip
Klik tombol Print
6
6
7 Input output device dan klik tombol Print
www.pertamina.com
PERTAMINA
8 Slip akan tercetak. Contoh hasil cetak sebagai berikut:
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual SAP
4 User Manual MySSC
www.pertamina.com
PERTAMINA
I. REQUEST DIGITAL PAYMENT APPROVAL GR SLIP
1 Buka SAP
www.pertamina.com
PERTAMINA

3
Payment Approval GR Slip; ZMMVIM_INTGRSLIP
4 Input data :
• Purchasing document (No. PO) 4
• Material Document (No. GR) 5
• Material Doc Year
• Invoice No (pastikan kebenaran penulisan)
• Invoice date
• PIC (Name): Isikan dengan nama Requestor User Pertamina
• PIC (Mail): Isikan dengan email Requestor User Pertamina
• Description: Isikan dengan metode keterangan yang diperlukan
• Person ID: Isikan dengan nopek Requestor (PIC)
• Cost Center Requestor
• Payment Method: metode pembayaran
• Invoice due date: tanggal jatuh tempo pembayaran
• Apabila tagihan terdapat retensi maka tick retention dan isi nilai
retensi serta tanggal pembayaran retensi

www.pertamina.com
PERTAMINA
Pop up message status GR
6
ditampilkan pada layar kemudian
klik Enter
Pop up message konfirmasi Submit Approval

7 sesuai dengan nomor pekerja yang diinput.
Klik Submit untuk melanjutkan atau
klik Cancel untuk membatalkan transaksi
Jika di-submit maka akan tergenerate

nomor Request ID dan notifikasi email
ke Requestor dan Approver
www.pertamina.com
PERTAMINA
II. PRINT DOKUMEN PAYMENT APPROVAL GR SLIP
Print Dokumen Payment Approval GR Slip hanya

dapat dilakukan jika Request ID yang sebelumnya
terbentuk pada saat submit approval status telah
Approved melalui MySSC
1 Buka SAP
2 Masukkan User ID dan Password
www.pertamina.com
PERTAMINA
3
Payment Approval SA Slip;
ZMMVIM_INTGRSLIP
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Masukkan nomor Request ID yang sudah

didapatkan saat Submit Approval
Klik Enter
6 Jika request ID sudah di-approve maka bisa dilakukan

Preview atau Print GR Slip
Klik tombol Print
6
6
7 Input output device dan klik tombol Print
www.pertamina.com
PERTAMINA
8 Slip akan tercetak. Contoh hasil cetak sebagai berikut:
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual SAP
4 User Manual MySSC
www.pertamina.com
PERTAMINA
REPORT & RESENT SUBMISSION
Report Digital Payment Approval SA/GR Slip dapat digunakan untuk melihat status
Approval, Timestamp Approval dan Integration Status (send data to BMC). Jika
Integration Status Error, dapat dilakukan Resend Submission melalui Report ini
1 Buka SAP
www.pertamina.com
PERTAMINA
Masukkan transaction code (Tcode)

3
ZMMVIM_GRSAREP
4 Input data sesuai report yang diinginkan:

● Company Code (Required)
● Purchase Order
● GR/SANumber
● Nomor Pekerja
● Request ID
● Invoice date
● Vendor
● Invoice Number
● Integration Status to BMC
● Status Approval
www.pertamina.com
PERTAMINA
6 Report Digital Payment Approval SA/GR akan ditampilkan seperti berikut:
www.pertamina.com
PERTAMINA
7 Select Request ID, klik 2x untuk menampilkan details
Contoh details jika SUCCESS integrasi Contoh details jika ERROR integrasi dengan BMC:
dengan BMC:
8 Klik Resend Submission untuk submit approval ulang

jika Integration Status ERROR
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual SAP
4 User Manual MySSC
4.1 Request SP3 BMC
4.2 Approved Request
4.3 Cancel SP3
4.4 Approval Change / Reroute Payment Approval
4.5 Finance Helpdesk Query & Incident
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
SP3 BMC digunakan untuk transaksi hydro (MMH), non PO, advance payment,
pembayaran PNBP, dan pembayaran sertifikat kapal
1 Membuka aplikasi MySSC pada URL :

https://myssc.pertamina.com/
2 Masukkan username dan password, kemudian tekan tombol

Log in
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
3 Klik menu Browse 3

Categories
4 Pilih Finance, kemudian

klik Invoice and Payment 4
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
5 Pilih Form Manual SP3 Creation 6 Klik Request Now
5 6
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
7 Klik hyperlink 8 Pilih Jenis SP3, isi seluruh field, kemudian klik
Agree and Submit
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
9 Click complete request
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
10 Untuk melihat hasil request yang sudah dibuat, pilih 12 Jika telah selesai proses approval, PDF SP3
menu My Activity lalu klik Request akan muncul pada field Comment.
Klik Attachment untuk download file.
11 Approval workflow based on “Fungsi”,

“Company Code”, “E-SP3 Type”, dan “Amount to be paid”
www.pertamina.com
PERTAMINA
CONTOH PRINT SP3
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual SAP
4 User Manual MySSC
4.1 Request SP3 BMC
4.3 Cancel SP3
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVED REQUEST SP3

Membuka aplikasi MySSC di alamat URL:
1
https://myssc.pertamina.com
Masukkan E-mail dan Password,

2
kemudian tekan tombol Log In
www.pertamina.com
PERTAMINA

3 Untuk melihat request yang membutuhkan approval Bapak/Ibu, pilih menu My Activity lalu klik Approval
akan muncul request yang membutuhkan approval. Klik pada request yang dipilih.
www.pertamina.com
PERTAMINA

4 Untuk melihat detail Request yang ingin disetujui, klik 5 Pilih Approve / Reject sesuai decision
Details pada tiket yang ingin disetujui
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual SAP
4 User Manual MySSC
4.1 Request SP3 BMC
4.3 Cancel SP3
www.pertamina.com
PERTAMINA
CANCEL SP3
Log in MySSC di alamat URL:
1
Pilih Request pada tab My Activity. Semua request yang telah dibuat oleh requestor akan
2
ditampilkan
www.pertamina.com
PERTAMINA
CANCEL SP3
Preview akan muncul dan menunjukkan detail request, klik pada bagian “Request Details” untuk
3 melihat keterangan rinci tiket
• Klik tombol ” Cancel Request ” untuk melakukan pembatalan Digital Approval SA/GR
• Setelah dilakukan Cancel Request, SA/GR yang diproses pada request sebelumnya dapat diproses
ulang untuk revisi
Tombol “Cancel Request”
dapat digunakan pada tiket
dengan status Waiting Approval
maupun Initiated
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual SAP
4 User Manual MySSC
4.1 Request SP3 BMC
4.3 Cancel SP3
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVAL CHANGE / REROUTE PAYMENT APPROVAL

• Approval Change, dilakukan apabila pejabat otorisasi dengan status Pjs Cuti Sakit Dinas
Mekanisme Approval Change dilakukan dengan melampirkan SP3S pada tiket MySSC
• Reroute Payment Approval, dilakukan apabila pejabat otorisasi dengan status Vacant
Mekanisme Reroute Payment Approval dilakukan dengan menu Finance Helpdesk Query
1 Log in MySSC di alamat URL:

2
2 Pada homepage pilih menu Browse Category
a. Klik Finance, kemudian
b. Klik Helpdesk Query
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVAL CHANGE / REROUTE PAYMENT APPROVAL
3 Pilih Menu Finance Helpdesk Query
4 Informasikan nomer request ID MySAP

dan MySSC dalam request, serta
lampirkan SP3S
5 Klik Complete Request
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 User Manual SAP
4 User Manual MySSC
4.1 Request SP3 BMC
4.3 Cancel SP3
www.pertamina.com
PERTAMINA
FINANCE HELPDESK QUERY & INCIDENT
Apabila ditemukan error dalam MySSC (contoh: diperlukan reject atas Payment Approval
yang sudah completed) maka dapat dilakukan pelaporan kendala pada menu Finance
Helpdesk Query atau Incident
Menu Finance Helpdesk Query Menu Incident

Pada homepage pilih menu Browse Category Pada homepage pilih menu Incident
www.pertamina.com
PERTAMINA
KOMUNIKASI TAGIHAN & KENDALA iVENDOR
Konfirmasi dari Business User Konfirmasi dari Vendor
135 menu 4
cp@pertamina.com
Cara Akses Menu Finance Helpdesk Query

Pada homepage pilih menu Browse Category
www.pertamina.com
PERTAMINA
TERIMA KASIH
“Shared Services untuk Pertamina Lebih Kompetitif”
www.pertamina.com

End User Training SS Invoice Payment: Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

End User Training SS Invoice Payment: Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERTAMINA

End User Training

Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

2 User Manual iVendor 2.1

3 User Manual MySAP

4 User Manual MySSC

CUT OVER 1 Okt

September 2021 Oktober 2021

User & Vendor Vendor User Vendor SSC Treasury

EMAIL PENGIRIMAN TAGIHAN & VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY TAGIHAN

ALAMAT EMAIL FORMAT FILE

Subject pengiriman email tagihan koreksi: COVER PAGE & SEPARATOR

September 2021 Oktober 2021

DOKUMEN 1. Cover Sheet Invoice

3. Separator Payment Approval

6. Separator Faktur Pajak

DOKUMEN 9. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian barang

1. Separator Payment Approval

Dikirimkan ke email : sofdoc@pertamina.com

2 User Manual iVendor 2.1

3 User Manual MySAP

4 User Manual MySSC

SERVICE LEVEL STANDARISASI EXPENDITURE

4 JAN 2021 1 AGS 2021 1 OKT 2021

& SA/GR User released posting payment

Data integration with Tracking

Scope transaction PO MMNH

Tidak tertracking di iVendor

User PIC MySAP

Tidak tertracking di iVendor

Review BAST 4HK BAST & SA/GR

1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

Review BAST 4HK BAST & SA/GR

BAST yang belum direview akan berstatus waiting review

Review BAST 4HK BAST & SA/GR

Saat melakukan edit oleh User

Review BAST 4HK BAST & SA/GR

9 Masukan email approver sesuai batas otorisasi penandatangan BAST

10 Klik konfirmasi apabila pejabat yang dimaksud

Approve BAST 4HK BAST & SA/GR

1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

Approve BAST 4HK BAST & SA/GR

BAST yang belum direview akan berstatus diperiksa

Approve BAST 4HK BAST & SA/GR

10 Proses akan dilanjutkan dengan proses SA/GR.

• Apabila terjadi kesalahan BAST setelah proses approve oleh

SA/GR 4HK BAST & SA/GR

2 Login sebagai PIC iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

SA/GR 4HK BAST & SA/GR

BAST yang sudah diapprove akan berstatus approved

SA/GR 4HK BAST & SA/GR

5 Input SA/GR dengan klik 6 Pilih SA/GR yang sudah dibuat

bambang 7 Klik Simpan

Print & Upload BAST Signed User

Print BAST 3HK BAST Signed User

Print BAST 3HK BAST Signed User

10 Upload BAST yang sudah bertandatangan dengan klik ikon

11 Pilih file yang akan diupload dengan klik choose file

13 Kirimkan hardcopy BAST signed

User PIC MySAP

Review Invoice dan Payment Approval 4HK Payment Approval (PA)

1 Login sebagai PIC iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

Invoice yang belum direview akan berstatus waiting review