User Manual Proses Invoice Payment 1.0

PERTAMINA
User Manual
Proses Invoice Payment
Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

Januari 2021
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
1 Perubahan Proses Bisnis per 01 Januari 2021
2 End to End Process Menggunakan Email (edoc)
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
6 Mekanisme Approval Change/Reroute
7 Mekanisme Cancel Request
8 Mekanisme Report/Resent Submission PA
9 iVendor 2.0
10 Komunikasi terkait tagihan & iVendor
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
PT Pertamina Persero Kantor Pusat Holding
Jan
2021
1. Penggunaan BAST standard 4. Pembuatan BAST via iVendor 2.0

2. Deaktivasi tcode ZMMVIM_GRSLIP & (Untuk tagihan PO MMNH)
ZMMVIM_SASLIP 5. Penetapan SLA Pembuatan BAST &
3. Pengiriman tagihan ke Payment Approval
edoc.ssc@pertamina.com
www.pertamina.com
PERTAMINA
PT Pertamina Persero Region & Subholding
(SH Commercial & Trading, SH Refinery & Petrochemical, SH Shipping, All Region)
Jan Feb
2021 2021
1. Penggunaan BAST standard 1. Pembuatan BAST via iVendor 2.0

2. Deaktivasi tcode ZMMVIM_GRSLIP & (Untuk tagihan PO MMNH)
ZMMVIM_SASLIP 2. Penetapan SLA Pembuatan BAST &
3. Pengiriman tagihan ke Payment Approval
www.pertamina.com
PERTAMINA
PT Pertamina Patra Niaga
Jan Feb Q2
2021 2021 2021
1. Deaktivasi tcode ZMMVIM_GRSLIP Penggunaan BAST format standard 1. Pembuatan BAST via iVendor 2.0
& ZMMVIM_SASLIP (Untuk tagihan PO MMNH)
2. Pengiriman tagihan ke 2. Penetapan SLA Pembuatan BAST
edoc.ssc@pertamina.com & Payment Approval
www.pertamina.com
PERTAMINA
PT Pertamina Gas & PT Pertamina Drilling Service Indonesia
Jan Feb Q2
2021 2021 2021
Pengiriman tagihan ke Penggunaan BAST format standard 1. Deaktivasi tcode ZMMVIM_GRSLIP

edoc.ssc@pertamina.com & ZMMVIM_SASLIP
2. Pembuatan BAST via iVendor 2.0
(Untuk tagihan PO MMNH)
3. Penetapan SLA Pembuatan BAST
& Payment Approval
www.pertamina.com
PERTAMINA
PT Pertamina International Shipping
Feb
2021
1. Penggunaan BAST format standard

2. Pengiriman tagihan ke
3. Deaktivasi tcode ZMMVIM_GRSLIP &
ZMMVIM_SASLIP
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
Email Penerimaan Tagihan Pihak Ketiga
edoc.ssc@pertamina.com sofdoc@pertamina.com
Dipergunakan untuk seluruh transaksi PO Based pihak Dipergunakan untuk proses BCP atas transaksi yang
ketiga diproses oleh User & Non PO Based
Validasi email dilakukan manual oleh Tim sofdoc dan

Validasi dilakukan otomatis oleh edoc
loket masing-masing DMS Location
Pengecekan kelengkapan dan validasi dokumen oleh

Pengecekan kelengkapan oleh Tim Indexing
tim loket saat T1 Creation
T1 dibuat setelah pengecekan kelengkapan di awal

T1 dibuat setelah selesai indexing oleh Elnusa
saat dokumen diterima oleh masing-masing Region
Dispute ditangani oleh Dispute masing-masing DMS

Dispute ditangani oleh Dispute masing-masing Region
Location
www.pertamina.com
PERTAMINA
EMAIL PENGIRIMAN TAGIHAN & VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY TAGIHAN
FORMAT FILE
ALAMAT EMAIL - 1 (satu) email HANYA terdiri 1 (satu)
Perubahan Pengiriman Tagihan Pihak file invoice dengan format .PDF
Ketiga edoc.ssc@pertamina.com dengan kualitas scan 300 dpi
Kecuali Non PO, MMH, Advance Payment, Retensi, PaDI, - Seluruh halaman pada file yang
Pembayaran ke Kas Negara dengan Kode Billing
dikirimkan ke sofdoc@pertamina.com dilampirkan terdiri dari 1 ukuran
kertas yang sama
FORMAT SUBJECT EMAIL

“Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]”
UKURAN FILE
Contoh: Vendor_PGAS_654321_INV123456-2020
Ukuran file attachment < 20 MB
Perusahaan Kode
Pertamina Persero Kode Plant
Patra Niaga PN
Pertagas PGAS
PDSI PDSI
PIS PIS
COVER PAGE & SEPARATOR
Sudah ditambahkan cover page dan
separator
www.pertamina.com
PERTAMINA
KELENGKAPAN DAN URUTAN DOKUMEN INVOICE
DOKUMEN 1. Cover Sheet Invoice

INVOICE 2. Invoice
3. Separator Payment Approval

DOKUMEN SP3 4. Dokumen Payment Approval SAP
DAN BA 5. BASTP/BASTB (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan/Barang) format SSC
6. Separator Faktur Pajak

DOKUMEN FAKTUR
7. Faktur Pajak
PAJAK (jika ada)
8. Dokumen pendukung perpajakan seperti SKB, PKP/Non PKP, E-Nofa, NPWP, Suket + Bukti Setor dll
DOKUMEN 9. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian barang

PENDUKUNG
Dikarenakan keterbatasan kapasitas e-mail (< 20 MB), untuk dokumen kontrak lengkap disampaikan dalam
bentuk hardcopy
www.pertamina.com
PERTAMINA
COVER SHEET & SEPARATOR
www.pertamina.com
Standarisasi Format BAST PERTAMINA
Informasi General BAST

Informasi BA, kontrak, PO, identifikasi
user dan vendor tagihan
Bagian 1
Informasi jumlah penyerahan item
barang/progress pekerjaan.
Penambahan informasi dokumen
pendukung BAST
Bagian 2
Informasi kesesuaian spesifikasi
barang/pekerjaan.
Bagian 3
Informasi kesesuaian waktu
penyerahan barang/pekerjaan.
Bagian 4
Informasi denda apabila ada
Bagian 5
Pernyataan pemisahan EA dan PA
TTD
www.pertamina.com
Standarisasi Format BAST PERTAMINA
Informasi General BAST

Informasi BA, kontrak, PO, identifikasi
user dan vendor tagihan
Bagian A – Penyerahan Barang

1. Informasi jumlah penyerahan item
barang dan kesesuainnnya
2. Informasi kesesuaian spesifikasi
3. Informasi kesesuaian waktu
penyerahan barang
Bagian B – Penyerahan Jasa

1. Informasi jumlah penyerahan
progress pekerjaan
2. Informasi kesesuaian spesifikasi
3. Informasi kesesuaian waktu Bagian 5
penyerahan pekerjaan Pernyataan pemisahan EA dan PA
Penambahan informasi dokumen
pendukung BAST
TTD
Bagian 4
Informasi denda apabila ada
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
HANDS ON
DIGITAL PAYMENT
APPROVAL SA SLIP
ROLE : REQUESTOR
(PIC)
REQUEST & PRINT
(TRANSAKSI WITH PO NON HYDRO)
17
PERTAMINA
I. REQUEST DIGITAL PAYMENT APPROVAL SA SLIP
1 Buka SAP
2 Masukkan client, user dan password, kemudian Enter
www.pertamina.com
PERTAMINA
Masukkan T-Code Digital Payment Approval SA

3
Slip; ZMMVIM_INTSASLIP, kemudian Enter
4
4 Input data :
• Purchasing document (No. PO)
• Service Entry Sheet (No. SA)
• Invoice No (pastikan kebenaran penulisan)
• Invoice date 5
• PIC (Name): Isikan dengan nama Requestor User Pertamina
• PIC (Mail): Isikan dengan email Requestor User Pertamina
• Retensi
• Description: Isikan dengan metode
pembayaran/keterangan lain yang diperlukan
• Nomor Pekerja: Isikan dengan nopek Requestor (PIC)
• Cost Center Requestor
5 Kemudian klik Submit Approval
www.pertamina.com
PERTAMINA
6 Pop up message status SA ditampilkan pada

layar kemudian klik Enter
7 Pop up message konfirmasi Submit Approval

sesuai dengan nomor pekerja yang diinput.
Klik Submit untuk melanjutkan atau
klik Cancel untuk membatalkan transaksi
Jika di-submit maka akan tergenerate nomor

Request ID dan notifikasi email ke Requestor
dan Approver
www.pertamina.com
PERTAMINA
II. PRINT DOKUMEN PAYMENT APPROVAL SA SLIP
Print Dokumen Payment Approval SA Slip hanya
dapat dilakukan jika Request ID yang sebelumnya
terbentuk pada saat submit approval status telah
Approved melalui MySSC
1 Buka SAP
2 Masukkan User ID dan Password
www.pertamina.com
PERTAMINA
Masukkan transaction code (Tcode) Digital

3 Payment Approval SA Slip; ZMMVIM_INTSASLIP
4 Klik tombol Execute
www.pertamina.com
PERTAMINA
Masukkan nomor Request ID yang sudah

5 didapatkan saat Submit Approval
Klik Enter
Jika request ID sudah di-approve maka bisa dilakukan

6 Preview atau Print SA Slip
Klik tombol Print
6
6
7 Input output device dan klik tombol Print
www.pertamina.com
PERTAMINA
Name & Date

Approval akan
terisi otomatis
setelah status
Approved
www.pertamina.com
PERTAMINA
HANDS ON
DIGITAL PAYMENT
APPROVAL GR SLIP
ROLE : REQUESTOR
(PIC)
REQUEST & PRINT
( TRANSAKSI WITH PO NON HYDRO)
www.pertamina.com 2
5
PERTAMINA
I. REQUEST DIGITAL PAYMENT APPROVAL GR SLIP
1 Buka SAP
www.pertamina.com
PERTAMINA

3
Payment Approval GR Slip; ZMMVIM_INTGRSLIP
4 Input data :
● Purchase order
● Material document
● Material Document Year
● Invoice No (pastikan kebenaran penulisan)
● Invoice date
● PIC (Name): Isikan dengan nama User Pertamina
● PIC (Mail): Isikan dengan email User Pertamina
● Nomor Pekerja: Isikan dengan nopek Requestor (PIC)
● Cost Center
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pop up message status GR

6
ditampilkan pada layar kemudian
klik Enter
Pop up message konfirmasi Submit Approval

7 sesuai dengan nomor pekerja yang diinput.
Klik Submit untuk melanjutkan atau
klik Cancel untuk membatalkan transaksi
Jika di-submit maka akan tergenerate

nomor Request ID dan notifikasi email
ke Requestor dan Approver
www.pertamina.com
PERTAMINA
II. PRINT DOKUMEN PAYMENT APPROVAL GR SLIP
Print Dokumen Payment Approval GR Slip hanya

dapat dilakukan jika Request ID yang sebelumnya
terbentuk pada saat submit approval status telah
Approved melalui MySSC
1 Buka SAP
2 Masukkan User ID dan Password
www.pertamina.com
PERTAMINA

3
Payment Approval SA Slip;
ZMMVIM_INTGRSLIP
4 Klik tombol Execute
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Masukkan nomor Request ID yang sudah

didapatkan saat Submit Approval
Klik Enter
6 Jika request ID sudah di-approve maka bisa dilakukan

Preview atau Print GR Slip
Klik tombol Print
6
6
7 Input output device dan klik tombol Print
www.pertamina.com
PERTAMINA
Name & Date

Approval akan
terisi otomatis
setelah status
Approved
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
SP3 BMC digunakan untuk transaksi pembayaran retensi, non PO, dan advance payment
1 Membuka aplikasi MySSC pada URL :

https://myssc.pertamina.com/
2 Masukkan username dan password, kemudian tekan tombol

Log in
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
3 Klik menu Browse 3

Categories
4 Pilih Finance, kemudian

klik Invoice and Payment 4
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
5 Pilih Form Manual SP3 Creation 6 Klik Request Now
5 6
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
7 Klik hyperlink 8
a. Pilih Jenis SP3 (SP3 Non PO, SP3 DP LC, dan
Retensi)
b. Isi seluruh field, kemudian klik Agree and
Submit
8.a
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
9 Click complete request
www.pertamina.com
PERTAMINA
SP3 BMC
10 Untuk melihat hasil request yang sudah dibuat, pilih 12 Jika telah selesai proses approval, PDF SP3
menu My Activity lalu klik Request akan muncul pada field Comment.
Klik Attachment untuk download file.
11 Approval workflow based on “Fungsi”,

“Company Code”, “E-SP3 Type”, dan “Amount to be paid”
www.pertamina.com
PERTAMINA
CONTOH PRINT SP3
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVAL SA/GR SLIP
Approver akan mendapat email notifikasi untuk melakukan approval request Digital
Approval SA/GR beserta dengan
informasi detail seperti berikut:
Selanjutnya lakukan Approval melaluiMySSC

www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVAL SA/GR SLIP
1 Buka Web Browser, ketik url MySSC berikut:

https://myssc.pertamina.com/
2 Masukkan username dan password email

Pertamina Anda, kemudian tekan tombol
Log In
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVAL SA/GR SLIP
3 Pada Home Page, klik My Activity > Approvals
4 Pada Tombol Search masukan Request

Number sesuai dengan yang tertera pada
email notifikasi
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVAL SA/GR SLIP
5 Kemudian, klik Approve
Email notifikasi akan terkirim ke Requestor apabila proses Approval telah selesai
sampai level terakhir, untuk dapat dilakukan print dokumen Payment Approval
SA/GR Slip melalui SAP
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVAL SA/GR SLIP
Jika memilih Reject, akan muncul field Reject Reason, kemudian masukkan alasan mengapa tiket di Reject.
Kemudian klik Reject.
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVAL CHANGE / REROUTE PAYMENT APPROVAL

• Approval Change, dilakukan apabila pejabat otorisasi dengan status Pjs Cuti Sakit Dinas
Mekanisme Approval Change dilakukan dengan melampirkan SP3S pada tiket MySSC
• Reroute Payment Approval, dilakukan apabila pejabat otorisasi dengan status Vacant
Mekanisme Reroute Payment Approval dilakukan dengan menu Finance Helpdesk Query
1 Log in MySSC di alamat URL:

https://myssc.pertamina.com
2
2 Pada homepage pilih menu Browse Category
a. Klik Finance, kemudian
b. Klik Helpdesk Query
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVAL CHANGE / REROUTE PAYMENT APPROVAL
3 Pilih Menu Finance Helpdesk Query
4 Informasikan nomer request ID MySAP

dan MySSC dalam request, serta
lampirkan SP3S
5 Klik Complete Request
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
CANCEL SP3
Log in MySSC di alamat URL:
1
https://myssc.pertamina.com
Pilih Request pada tab My Activity. Semua request yang telah dibuat oleh requestor akan
2
ditampilkan
www.pertamina.com
PERTAMINA
CANCEL SP3
Preview akan muncul dan menunjukkan detail request, klik pada bagian “Request Details” untuk
3 melihat keterangan rinci tiket
• Klik tombol ” Cancel Request ” untuk melakukan pembatalan Digital Approval SA/GR
• Setelah dilakukan Cancel Request, SA/GR yang diproses pada request sebelumnya dapat diproses
ulang untuk revisi
Tombol “Cancel Request”
dapat digunakan pada tiket
dengan status Waiting Approval
maupun Initiated
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
REPORT & RESENT SUBMISSION
Report Digital Payment Approval SA/GR Slip dapat digunakan untuk melihat status
Approval, Timestamp Approval dan Integration Status (send data to BMC). Jika
Integration Status Error, dapat dilakukan Resend Submission melalui Report ini
1 Buka SAP
www.pertamina.com
PERTAMINA
Masukkan transaction code (Tcode)

3
ZMMVIM_GRSAREP
4 Input data sesuai report yang diinginkan:

● Company Code (Required)
● Purchase Order
● GR/SANumber
● Nomor Pekerja
● Request ID
● Invoice date
● Vendor
● Invoice Number
● Integration Status to BMC
● Status Approval
www.pertamina.com
PERTAMINA
6 Report Digital Payment Approval SA/GR akan ditampilkan seperti berikut:
www.pertamina.com
PERTAMINA
7 Select Request ID, klik 2x untuk menampilkan details
Contoh details jika SUCCESS integrasi Contoh details jika ERROR integrasi dengan BMC:
dengan BMC:
8 Klik Resend Submission untuk submit approval ulang

jika Integration Status ERROR
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
iVendor Tracking Improvement
SERVICE LEVEL STANDARISASI EXPENDITURE

AGREEMENT BERITA ACARA TRACKING
SYSTEM
• Komitmen dalam pemenuhan SLA end to • Kepatuhan terhadap SK Otorisasi • Real time Tracking
end process Procure to Pay sesuai arahan • Simplifikasi Proses Verifikasi • SLA compliance
Direksi pada Notulen Rapat tertanggal 2 Nov • Enhancement Aplikasi iVendor
2020 menjadi iVendor
• Penetapan SLA: • Proses tracking oleh User & Vendor
• BAST submit to Approved BAST & • Komponen Perhitungan KPI 2021
released SA/GR = 4 HK
• Released SA/GR to Signed BAST = 3 HK
• Invoice received to PA Released = 4 HK
We Are Here
NOV 2020 DES 2020 4 JAN 2021 1 FEB 2021

Process Design and Training, Communication RENCANA RENCANA
Technology Forum, Business Operation GO LIVE GO LIVE
Development Simulation KP HOLDING ALL PERSERO
PROCURE TO PAY TRACKING GRAND DESIGN
Quick win
1 2 3 4 5 6 7 8 9
User,
User User & Vendor User Vendor User Vendor SSC Treasury
P2P Process
PEC, Legal
Payment Pengiriman
PR & KAK Kontrak & BAST & Signed BAST Create Verifikasi Pembayaran
Approval Dokumen
Invoice Dok. Tagihan
PO SA/GR Tagihan
(PA)
Ref Pedoman A-5001 BAST submit s.d SA/GR released Invoice diterima
PR + KAK (lengkap & benar) s.d Approved BAST s.d BAST Signed user s.d PA Invoicing s.d Posting s.d
kontrak
SLA
& SA/GR User released posting payment

Barang max 60 hari released 3 HK 4 HK 9 HK 5 HK
Jasa max 90 hari
4 HK
enhancement
iVendor
Data integration with Tracking

•BAST standard
Procurement System generated by
Vendor upload Vendor access penerimaan Current Tracking
softcopy invoice PA by iVendor
iVendor
(E-sourcing ++, Order Tracking, softcopy Invoice
iVendor
e-Catalog, Contract Management •SA/GR integration
New SLA
Scope transaction PO MMNH

Exclude: PO MMH, non PO, advance payment
61
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK BAST & SA/GR 3HK BAST Signed User SLA BAST Signed Vendor
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
input support Dok SA/GR Print BAST Upload BAST
SMART GEP, offline
iVendor e-Warehouse,
iVendor
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor
Dapat ditracking di iVendor
62
Tidak tertracking di iVendor
Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
11 Create PA melalui
tcode
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload Dok. Tagihan ke
Invoice Download PA
edoc.ssc
iVendor iVendor @pertamina.com
offline
Vendor
63
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor 2.0

Role: Vendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Klik belum punya account
3 Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina
4 Isi contact person
3
5 Isi captcha
4
6 Klik proses
5
2
6
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
7 Informasi password akan dikirimkan ke email

yang terdaftar Pastikan bahwa email Anda yang terdaftar di Pertamina
sudah tepat. Apabila email belum terdaftar atau
diperlukan perubahan email, maka lakukan permintaan
perubahan email melalui procurement/user terkait.
Password dapat diubah setelah login dengan menu

profile
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pembuatan BAST
Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor iVendor
e-Warehouse,
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Create BAST
2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
5 Klik Menu BAST 6 Klik Create New
4 5
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
7 Isi nomor PO dengan klik icon
Pilih PO yang akan dibuatkan BAST
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
8 Pilih jenis pengadaan 10 Isi nomer dan tanggal kontrak
9 Isi email PIC Project Pertamina dan klik icon 11 Isi Perihal BAST
Poin 8
Akan ada PO yang telah terdefine jenis pengadaannya.
Sehingga tidak perlu dipilih
8
9 Poin 9
Apabila email tidak terdaftar maka akan muncul notif
10
11
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Barang
12 Isi tanggal dan lokasi pemeriksaan barang, serta tanggal penyerahan barang
13 Isi detail serah/terima barang dengan klik icon

12
14 Pilih barang yang diserahterimakan
pada pop up berikut
15
14 13
16
15 Isi kuantitas barang yang diserahterimakan
16 Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

waktu penyerahan barang
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Jasa
12 Isi tanggal pemeriksaan jasa serta tanggal penyerahan jasa
13 Isi detail serah/terima jasa dengan klik icon
12
14 Pilih jasa yang diserahterimakan
pada pop up berikut
15
14
13
16
15 Isi progress, nilai tagihan dan keterangan jasa pekerjaan yang

diserahterimakan
16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan

waktu penyerahan jasa
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
17 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Tekan icon untuk menambahkan dokumen
18 Apabila terdapat ketidaksesuaian jumlah, spesifikasi, atau waktu maka tuliskan nilai denda dan alasan
17
Kondisi BAST akan otomatis terisi mengikuti

penilaian pada poin 16 sebelumnya
18
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
19 Isi nama penandatangan dari pihak Vendor dan jabatan 19
20 Klik Save Draft

Apabila BAST tidak
berhasil disave, maka
cek apakah terdapat
21 Pastikan kembali bahwa BAST yang dibuat telah benar field yang belum diisi
20 atau salah
Anda dapat mencetak draft

BAST untuk melihat hasil
22 Apabila sudah dipastikan bahwa BAST benar
maka klik edit dan klik
22
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
• BAST yg tercetak belum

tergenerate nomor BAST dan
tanggal BAST
• Masih terdapat watermark draft
23 Proses akan dilanjutkan dengan review BAST oleh user.

Harap hanya melakukan penandatanganan pada hardcopy BAST yang
ditandatangan oleh User (ttd basah)
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
Role: User Analyst/PIC
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor iVendor
e-Warehouse,
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Review BAST 4HK BAST & SA/GR
2 Login sebagai PIC dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Klik Menu BAST 6 Pilih BAST yang akan direview dengan klik ikon
5
6
BAST yang belum direview akan berstatus waiting review
www.pertamina.com
PERTAMINA
8
7 Review BAST 8 Klik apabila sudah sesuai
atau apabila perlu diperbaiki
oleh vendor
BAST untuk melihat BAST
dalam bentuk print out User dapat melakukan revisi pada
BAST dengan memilih opsi edit
Saat melakukan edit oleh User

pastikan Vendor telah terinfo
dan setuju atas perubahannya
www.pertamina.com
PERTAMINA
9 Masukan email approver sesuai batas otorisasi penandatangan BAST

klik icon
10 Klik konfirmasi apabila pejabat yang dimaksud

sudah sesuai
10
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
Role: User Approver
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST 4HK BAST & SA/GR
2 Login sebagai approver dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Klik Menu BAST 6 Pilih BAST yang akan diapprove dengan klik ikon
5
6
BAST yang belum direview akan berstatus diperiksa
www.pertamina.com
PERTAMINA
8
7 Review BAST 8 Klik apabila sudah sesuai
atau apabila perlu diperbaiki
oleh vendor
BAST untuk melihat BAST
dalam bentuk print out
9 Klik
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
• BAST yg tercetak belum

tergenerate nomor BAST dan
tanggal BAST
• Masih terdapat watermark draft
10 Proses akan dilanjutkan dengan proses SA/GR.
www.pertamina.com
PERTAMINA
Input SA/GR
www.pertamina.com
PERTAMINA
SA/GR 4HK BAST & SA/GR
1 Lakukan create dan release SA/GR melalui MySAP / SMART GEP / e-Warehouse
2 Login sebagai PIC iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
3 Klik Menu BAST 4 Pilih BAST yang sudah di SA/GR dengan klik icon
3
4
BAST yang sudah diapprove akan berstatus approved
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Input SA/GR dengan klik 6 Pilih SA/GR yang sudah dibuat

Lalu klik icon sebelumnya
5 6
Selama SA/GR belum diinput
maka BAST yang tercetak
masih berupa draft
Schedule SA/GR dari MySAP
per 4 jam
7 Klik Simpan
www.pertamina.com
PERTAMINA
Print & Upload BAST Signed User

www.pertamina.com
PERTAMINA
Print BAST 3HK BAST Signed User
8 Cetak BAST dengan klik 9 Lakukan penandatanganan BAST oleh pejabat sesuai
otorisasi
www.pertamina.com
PERTAMINA
Print BAST 3HK BAST Signed User
10 Upload BAST yang sudah bertandatangan dengan klik ikon
10
11 Pilih file yang akan diupload dengan klik choose file

12 Klik upload
13 Kirimkan hardcopy BAST signed

approver kepada vendor untuk
ditandatangani
11
12
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Signed Vendor

Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor iVendor
e-Warehouse,
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Upload BAST Vendor


Tuliskan Captcha dan klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Vendor
3 Klik Menu BAST 4 Pilih BAST yang sudah di SA/GR dengan klik icon
BAST yang sudah ditandatangani User akan berstatus BAST uploaded by User
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Vendor
5 Upload BAST yang sudah ditandatangani vendor dan bukti

penerimaan dokumen dengan klik choose file
6 Klik upload
5
7 Lanjutkan dengan proses upload
invoice
5
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload
Download PA Dok. Tagihan
Invoice
ke edoc
iVendor iVendor
offline
Vendor
102
PERTAMINA
Upload Invoice
1 Klik Menu Invoice 2 Klik create new
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
3 Isi nomer PO dengan klik icon 4 Pilih PO pada pop up yang muncul
3 4
5 Pilih BAST dengan klik icon
6 Pilih BAST pada pop up yang muncul
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
7 Isi Nomer Invoice sesuai fisik invoice 9 Upload invoice dengan klik choose file
8 Isi Tanggal Invoice sesuai fisik invoice 10 Klik
11 Pastikan kembali bahwa invoice telah benar
7 9
12
10 12 Apabila sudah dipastikan bahwa invoice benar

maka klik edit dan klik
13 Proses akan dilanjutkan dengan review invoice

dan pembuatan Payment Approval oleh user
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review Invoice
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload
Download PA Dok. Tagihan
Invoice
ke edoc
iVendor iVendor
offline
Vendor
107
PERTAMINA
Review Invoice dan Payment Approval 4HK Payment Approval (PA)
1 Login sebagai PIC iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Klik Menu Invoice 3 Pilih invoice yang akan direview dengan klik icon
Invoice yang belum direview akan berstatus waiting review
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review Invoice dan Payment Approval 4HK Payment Approval (PA)
4 Review invoice 5 Klik apabila sudah sesuai

Invoice dapat didownload dengan klik icon atau apabila perlu diperbaiki
oleh vendor
4 5
6 Klik Approve pada pop up
7 Lakukan proses create Payment Approval di

MySAP dan approve Payment Approval di
MySSC
Pastikan invoice yang dikirimkan vendor masih memasuki periode
penerimaan dokumen tagihan bulan berjalan
www.pertamina.com
PERTAMINA
Download Payment Approval

Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Download PA
Invoice edoc.ssc
offline
Vendor
111
PERTAMINA


Tuliskan Captcha dan klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
3 Klik Menu Payment Approval 4 Pilih Payment Approval yang akan didownload dengan klik icon
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Download PA
Invoice edoc.ssc
offline
Vendor
114
PERTAMINA
Tracking
Role: Vendor & User
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Tracking proses hingga payment dapat dilakukan di menu Tracking
Pada setiap Tab akan muncul list pending prosesnya
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Klik lihat tracking untuk melihat detail tracking Detail Tracking
Timestamp
01 Vendor dan User dapat melihat timestamp setiap prosesnya
Hyperlink
02 Setiap proses pada detail tracking dapat diklik menuju menu terkait
Notifikasi Email
03 Terdapat notifikasi email untuk menginformasikan update proses
atau step yang harus dilakukan
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
KOMUNIKASI TAGIHAN & KENDALA iVENDOR
Konfirmasi dari Business User Konfirmasi dari Vendor
Cara Akses Menu Finance Helpdesk Query

Pada homepage pilih menu Browse Category
a. Klik Finance, kemudian
b. Klik Helpdesk Query
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
3 Hands on PA
4 Hands on SP3 BMC
5 Hands on Approval
9 iVendor 2.0
11 FAQ
www.pertamina.com
PERTAMINA
FREQUENTLY ASK QUESTIONS
Q: Kenapa PO tidak muncul saat pembuatan BAST? Bagaimana solusinya? Q: Apakah email untuk mengirimkan edoc bisa berbeda
A: PO yang tidak muncul kebanyakan atas PO yang sudah di SA/GR di MySAP. dengan email terdaftar di iVendor 2.0?
Secara flow agar dilakukan input BAST di iVendor sebelum proses SA/GR. A: Bisa. Namun kami sarankan agar menggunakan email yang
Apabila memang diperlukan untuk memunculkan PO tersebut, silahkan request sama agar historis notifikasinya masuk ke 1 email yang sama.
melalui Finance Helpdesk Query (report by user) atau pcc@pertamina.com
(report by vendor) dengan menginfokan nomor PO.
Q: Apakah pengiriman ke edoc.ssc@pertamina.com

mendapatkan autoreply?
Q: BAST yang sudah diterima oleh vendor, apakah BAST tersebut harus dicetak
A: Pengiriman ke edoc.ssc@pertamina.com mendapatkan
dan ditanda tangan basah kemudian diupload kembali ke vendor dan dikirim
beberapa kali autoreply. Autoreply saat masuk inbox, autoreply
lewat I-Vendor 2.0?
saat memasuki proses indexing, dan autoreply saat proses
A: Sehubungan dengan governance di Pertamina, saat ini ttd BAST wajib verifikasi.
dilakukan secara basah oleh vendor dan user. Sehingga vendor melakukan ttd
pada fisik hardcopy yang ditandatangani user (ttd user dan vendor ttd basah).
Q: Mengapa tagihan saya yang dikirimkan ke

edoc.ssc@pertamina.com direject?
Q: Bagaimana penggunaan iVendor untuk OTV & vendor Luar Negeri?
A: Pastikan subject telah sesuai (Vendor_no vendor_kode
A: Untuk OTV dan vendor luar negeri belum menggunakan iVendor 2.0. perusahaan/plant_no invoice), kata VENDOR agar tetap
Silahkan menggunakan BAST manual standard, proses komunikasi user & dituliskan VENDOR. Pastikan susunan dokumen sudah tepat,
vendor as is sekarang, dan kelengkapan dokumennya dikirimkan ke lampiran hanya 1 file PDF max 20 MB, serta barcode & cover
edoc.ssc@pertamina.com separator terlihat jelas (tidak blur, miring, terpotong)
Q: Bagaimana cara input SA/GR lebih dari 1 di iVendor 2.0?

??
A: Apabila 1 BAST lebih dari 1 SA/GR, maka diinputkan 1 nomor SA/GR sebagai
perwakilan. Pastikan seluruh SA/GR disubmit menjadi 1 Payment Approval.
www.pertamina.com
PERTAMINA
TERIMA KASIH
“Shared Services untuk Pertamina Lebih Kompetitif”
www.pertamina.com

User Manual Proses Invoice Payment 1.0

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

User Manual Proses Invoice Payment 1.0

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERTAMINA

Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

1 Perubahan Proses Bisnis per 01 Januari 2021

2 End to End Process Menggunakan Email (edoc)

4 Hands on SP3 BMC

6 Mekanisme Approval Change/Reroute

7 Mekanisme Cancel Request

8 Mekanisme Report/Resent Submission PA

10 Komunikasi terkait tagihan & iVendor

1 Perubahan Proses Bisnis per 01 Januari 2021

2 End to End Process Menggunakan Email (edoc)

4 Hands on SP3 BMC

6 Mekanisme Approval Change/Reroute

7 Mekanisme Cancel Request

8 Mekanisme Report/Resent Submission PA

10 Komunikasi terkait tagihan & iVendor

PT Pertamina Persero Kantor Pusat Holding

1. Penggunaan BAST standard 4. Pembuatan BAST via iVendor 2.0

1. Penggunaan BAST standard 1. Pembuatan BAST via iVendor 2.0

PT Pertamina Patra Niaga

PT Pertamina Gas & PT Pertamina Drilling Service Indonesia

Pengiriman tagihan ke Penggunaan BAST format standard 1. Deaktivasi tcode ZMMVIM_GRSLIP

PT Pertamina International Shipping

1. Penggunaan BAST format standard

1 Perubahan Proses Bisnis per 01 Januari 2021

2 End to End Process Menggunakan Email (edoc)

4 Hands on SP3 BMC

6 Mekanisme Approval Change/Reroute

7 Mekanisme Cancel Request

8 Mekanisme Report/Resent Submission PA

10 Komunikasi terkait tagihan & iVendor

Validasi email dilakukan manual oleh Tim sofdoc dan

Pengecekan kelengkapan dan validasi dokumen oleh

T1 dibuat setelah pengecekan kelengkapan di awal

Dispute ditangani oleh Dispute masing-masing DMS

EMAIL PENGIRIMAN TAGIHAN & VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY TAGIHAN

FORMAT SUBJECT EMAIL

DOKUMEN 1. Cover Sheet Invoice

3. Separator Payment Approval

6. Separator Faktur Pajak

DOKUMEN 9. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian barang

Informasi General BAST

Informasi General BAST

Bagian A – Penyerahan Barang

Bagian B – Penyerahan Jasa

1 Perubahan Proses Bisnis per 01 Januari 2021

2 End to End Process Menggunakan Email (edoc)

4 Hands on SP3 BMC

6 Mekanisme Approval Change/Reroute

7 Mekanisme Cancel Request

8 Mekanisme Report/Resent Submission PA

10 Komunikasi terkait tagihan & iVendor

2 Masukkan client, user dan password, kemudian Enter

Masukkan T-Code Digital Payment Approval SA

5 Kemudian klik Submit Approval

6 Pop up message status SA ditampilkan pada

7 Pop up message konfirmasi Submit Approval

Jika di-submit maka akan tergenerate nomor

2 Masukkan User ID dan Password

Masukkan transaction code (Tcode) Digital

4 Klik tombol Execute

Masukkan nomor Request ID yang sudah

Jika request ID sudah di-approve maka bisa dilakukan

7 Input output device dan klik tombol Print