User Manual IVendor 2.0 To User & Vendor

PERTAMINA
User Manual iVendor 2.0

Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)
Januari 2021
www.pertamina.com
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK BAST & SA/GR 3HK BAST Signed User SLA BAST Signed Vendor
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
input support Dok SA/GR Print BAST Upload BAST
SMART GEP, offline
iVendor e-Warehouse,
iVendor
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor
Dapat ditracking di iVendor
2
Tidak tertracking di iVendor
Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
11 Create PA melalui
tcode
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload Dok. Tagihan ke
Invoice Download PA
edoc.ssc
iVendor iVendor @pertamina.com
offline
Vendor
3
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor 2.0

Role: Vendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Klik belum punya account
3 Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina
4 Isi contact person
3
5 Isi captcha
4
6 Klik proses
5
2
6
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
7 Informasi password akan dikirimkan ke email

yang terdaftar Pastikan bahwa email Anda yang terdaftar di Pertamina
sudah tepat. Apabila email belum terdaftar atau
diperlukan perubahan email, maka lakukan permintaan
perubahan email melalui procurement/user terkait.
Password dapat diubah setelah login dengan menu

profile
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pembuatan BAST
Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor iVendor
e-Warehouse,
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Create BAST
2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
5 Klik Menu BAST 6 Klik Create New
4 5
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
7 Isi nomor PO dengan klik icon
Pilih PO yang akan dibuatkan BAST
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
8 Pilih jenis pengadaan 10 Isi nomer dan tanggal kontrak
9 Isi email PIC Project Pertamina dan klik icon 11 Isi Perihal BAST
Poin 8
Akan ada PO yang telah terdefine jenis pengadaannya.
Sehingga tidak perlu dipilih
8
9 Poin 9
Apabila email tidak terdaftar maka akan muncul notif
10
11
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Barang
12 Isi tanggal dan lokasi pemeriksaan barang, serta tanggal penyerahan barang
13 Isi detail serah/terima barang dengan klik icon

12
14 Pilih barang yang diserahterimakan
pada pop up berikut
15
14 13
16
15 Isi kuantitas barang yang diserahterimakan
16 Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

waktu penyerahan barang
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Jasa
12 Isi tanggal pemeriksaan jasa serta tanggal penyerahan jasa
13 Isi detail serah/terima jasa dengan klik icon
12
14 Pilih jasa yang diserahterimakan
pada pop up berikut
15
14
13
16
15 Isi progress, nilai tagihan dan keterangan jasa pekerjaan yang

diserahterimakan
16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan

waktu penyerahan jasa
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
17 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Tekan icon untuk menambahkan dokumen
18 Apabila terdapat ketidaksesuaian jumlah, spesifikasi, atau waktu maka tuliskan nilai denda dan alasan
17
Kondisi BAST akan otomatis terisi mengikuti

penilaian pada poin 16 sebelumnya
18
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
19 Isi nama penandatangan dari pihak Vendor dan jabatan 19
20 Klik Save Draft

Apabila BAST tidak
berhasil disave, maka
cek apakah terdapat
21 Pastikan kembali bahwa BAST yang dibuat telah benar field yang belum diisi
20 atau salah
Anda dapat mencetak draft

BAST untuk melihat hasil
22 Apabila sudah dipastikan bahwa BAST benar
maka klik edit dan klik
22
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
• BAST yg tercetak belum

tergenerate nomor BAST dan
tanggal BAST
• Masih terdapat watermark draft
23 Proses akan dilanjutkan dengan review BAST oleh user.

Harap hanya melakukan penandatanganan pada hardcopy BAST yang
ditandatangan oleh User (ttd basah)
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
Role: User Analyst/PIC
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor iVendor
e-Warehouse,
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Review BAST 4HK BAST & SA/GR
2 Login sebagai PIC dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Klik Menu BAST 6 Pilih BAST yang akan direview dengan klik ikon
5
6
BAST yang belum direview akan berstatus waiting review
www.pertamina.com
PERTAMINA
8
7 Review BAST 8 Klik apabila sudah sesuai
atau apabila perlu diperbaiki
oleh vendor
BAST untuk melihat BAST
dalam bentuk print out User dapat melakukan revisi pada
BAST dengan memilih opsi edit
Saat melakukan edit oleh User

pastikan Vendor telah terinfo
dan setuju atas perubahannya
www.pertamina.com
PERTAMINA
9 Masukan email approver sesuai batas otorisasi penandatangan BAST

klik icon
10 Klik konfirmasi apabila pejabat yang dimaksud

sudah sesuai
10
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
Role: User Approver
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST 4HK BAST & SA/GR
2 Login sebagai approver dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Klik Menu BAST 6 Pilih BAST yang akan diapprove dengan klik ikon
5
6
BAST yang belum direview akan berstatus diperiksa
www.pertamina.com
PERTAMINA
8
7 Review BAST 8 Klik apabila sudah sesuai
atau apabila perlu diperbaiki
oleh vendor
BAST untuk melihat BAST
dalam bentuk print out
9 Klik
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
• BAST yg tercetak belum

tergenerate nomor BAST dan
tanggal BAST
• Masih terdapat watermark draft
10 Proses akan dilanjutkan dengan proses SA/GR.
www.pertamina.com
PERTAMINA
Input SA/GR
www.pertamina.com
PERTAMINA
SA/GR 4HK BAST & SA/GR
1 Lakukan create dan release SA/GR melalui MySAP / SMART GEP / e-Warehouse
2 Login sebagai PIC iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
3 Klik Menu BAST 4 Pilih BAST yang sudah di SA/GR dengan klik icon
3
4
BAST yang sudah diapprove akan berstatus approved
www.pertamina.com
PERTAMINA
5 Input SA/GR dengan klik 6 Pilih SA/GR yang sudah dibuat

Lalu klik icon sebelumnya
5 6
Selama SA/GR belum diinput
maka BAST yang tercetak
masih berupa draft
Schedule SA/GR dari MySAP
per 4 jam
7 Klik Simpan
www.pertamina.com
PERTAMINA
Print & Upload BAST Signed User

www.pertamina.com
PERTAMINA
Print BAST 3HK BAST Signed User
8 Cetak BAST dengan klik 9 Lakukan penandatanganan BAST oleh pejabat sesuai
otorisasi
www.pertamina.com
PERTAMINA
Print BAST 3HK BAST Signed User
10 Upload BAST yang sudah bertandatangan dengan klik ikon
10
11 Pilih file yang akan diupload dengan klik choose file

12 Klik upload
13 Kirimkan hardcopy BAST signed

approver kepada vendor untuk
ditandatangani
11
12
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Signed Vendor

Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor iVendor
e-Warehouse,
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Upload BAST Vendor


Tuliskan Captcha dan klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Vendor
3 Klik Menu BAST 4 Pilih BAST yang sudah di SA/GR dengan klik icon
BAST yang sudah ditandatangani User akan berstatus BAST uploaded by User
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Vendor
5 Upload BAST yang sudah ditandatangani vendor dan bukti

penerimaan dokumen dengan klik choose file
6 Klik upload
5
7 Lanjutkan dengan proses upload
invoice
5
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload
Download PA Dok. Tagihan
Invoice
ke edoc
iVendor iVendor
offline
Vendor
42
PERTAMINA
Upload Invoice
1 Klik Menu Invoice 2 Klik create new
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
3 Isi nomer PO dengan klik icon 4 Pilih PO pada pop up yang muncul
3 4
5 Pilih BAST dengan klik icon
6 Pilih BAST pada pop up yang muncul
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
7 Isi Nomer Invoice sesuai fisik invoice 9 Upload invoice dengan klik choose file
8 Isi Tanggal Invoice sesuai fisik invoice 10 Klik
11 Pastikan kembali bahwa invoice telah benar
7 9
12
10 12 Apabila sudah dipastikan bahwa invoice benar

maka klik edit dan klik
13 Proses akan dilanjutkan dengan review invoice

dan pembuatan Payment Approval oleh user
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review Invoice
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload
Download PA Dok. Tagihan
Invoice
ke edoc
iVendor iVendor
offline
Vendor
47
PERTAMINA
Review Invoice dan Payment Approval 4HK Payment Approval (PA)
1 Login sebagai PIC iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Klik Menu Invoice 3 Pilih invoice yang akan direview dengan klik icon
Invoice yang belum direview akan berstatus waiting review
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review Invoice dan Payment Approval 4HK Payment Approval (PA)
4 Review invoice 5 Klik apabila sudah sesuai

Invoice dapat didownload dengan klik icon atau apabila perlu diperbaiki
oleh vendor
4 5
6 Klik Approve pada pop up
7 Lakukan proses create Payment Approval di

MySAP dan approve Payment Approval di
MySSC
Pastikan invoice yang dikirimkan vendor masih memasuki periode
penerimaan dokumen tagihan bulan berjalan
www.pertamina.com
PERTAMINA
Download Payment Approval

Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Download PA
Invoice edoc.ssc
offline
Vendor
51
PERTAMINA


Tuliskan Captcha dan klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
3 Klik Menu Payment Approval 4 Pilih Payment Approval yang akan didownload dengan klik icon
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Download PA
Invoice edoc.ssc
offline
Vendor
54
PERTAMINA
Tracking
Role: Vendor & User
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Tracking proses hingga payment dapat dilakukan di menu Tracking
Pada setiap Tab akan muncul list pending prosesnya
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Klik lihat tracking untuk melihat detail tracking Detail Tracking
Timestamp
01 Vendor dan User dapat melihat timestamp setiap prosesnya
Hyperlink
02 Setiap proses pada detail tracking dapat diklik menuju menu terkait
Notifikasi Email
03 Terdapat notifikasi email untuk menginformasikan update proses
atau step yang harus dilakukan
www.pertamina.com
PERTAMINA
CONTACT PERTAMINA
pcc@pertamina.com
www.pertamina.com
PERTAMINA
TERIMA KASIH
“Shared Services untuk Pertamina Lebih Kompetitif”
www.pertamina.com

User Manual IVendor 2.0 To User & Vendor

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

User Manual IVendor 2.0 To User & Vendor

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERTAMINA

User Manual iVendor 2.0

User PIC MySAP

Pendaftaran iVendor 2.0

2 Klik belum punya account

3 Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina

4 Isi contact person

7 Informasi password akan dikirimkan ke email

Password dapat diubah setelah login dengan menu

Tidak tertracking di iVendor

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

5 Klik Menu BAST 6 Klik Create New

7 Isi nomor PO dengan klik icon

Pilih PO yang akan dibuatkan BAST

8 Pilih jenis pengadaan 10 Isi nomer dan tanggal kontrak

13 Isi detail serah/terima barang dengan klik icon

15 Isi kuantitas barang yang diserahterimakan

16 Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

12 Isi tanggal pemeriksaan jasa serta tanggal penyerahan jasa

13 Isi detail serah/terima jasa dengan klik icon

15 Isi progress, nilai tagihan dan keterangan jasa pekerjaan yang

16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan

17 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Kondisi BAST akan otomatis terisi mengikuti

19 Isi nama penandatangan dari pihak Vendor dan jabatan 19

20 Klik Save Draft

Anda dapat mencetak draft

• BAST yg tercetak belum

23 Proses akan dilanjutkan dengan review BAST oleh user.

Tidak tertracking di iVendor

Review BAST 4HK BAST & SA/GR

1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

Review BAST 4HK BAST & SA/GR

BAST yang belum direview akan berstatus waiting review

Review BAST 4HK BAST & SA/GR

Saat melakukan edit oleh User

Review BAST 4HK BAST & SA/GR

9 Masukan email approver sesuai batas otorisasi penandatangan BAST

10 Klik konfirmasi apabila pejabat yang dimaksud

Approve BAST 4HK BAST & SA/GR

1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

Approve BAST 4HK BAST & SA/GR

BAST yang belum direview akan berstatus diperiksa

Approve BAST 4HK BAST & SA/GR

• BAST yg tercetak belum

10 Proses akan dilanjutkan dengan proses SA/GR.

SA/GR 4HK BAST & SA/GR

2 Login sebagai PIC iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

SA/GR 4HK BAST & SA/GR

BAST yang sudah diapprove akan berstatus approved

SA/GR 4HK BAST & SA/GR

5 Input SA/GR dengan klik 6 Pilih SA/GR yang sudah dibuat

Print & Upload BAST Signed User

Print BAST 3HK BAST Signed User

Print BAST 3HK BAST Signed User

10 Upload BAST yang sudah bertandatangan dengan klik ikon

11 Pilih file yang akan diupload dengan klik choose file

13 Kirimkan hardcopy BAST signed

Upload BAST Signed Vendor

Tidak tertracking di iVendor

Upload BAST Vendor

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

Upload BAST Vendor