PERTAMINA

G A
Y
A AN IA
R D R
O A T Sosialisasi Vendor
D
N InvoiceP to Payment Process
V E I N A
A M SUBHOLDING C&T

ERT
T P Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

P
30 September 2021

www.pertamina.com
 PERTAMINA
AGENDA

1 Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance

2 User Manual iVendor 2.1 – Proses Penagihan

3 Contact Pertamina G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P

www.pertamina.com
CUT OVER 1 Okt
SH C&T, SH R&P 2021

September 2021 Oktober 2021

Periode Buka Loket Masa September 2021

A
Periode Buka Loket Oktober 2021, dst
G
Y
A AN
1. Invoice dan Faktur Pajak diterbitkan atas nama Subholding I A
1. Invoice dan Faktur Pajak diterbitkan atas nama Subholding

R D
C&T - PT Patra Niaga (2222) atau Subholding R&P - PT KPI
R
C&T - PT Patra Niaga (2222) atau Subholding R&P - PT KPI

O A T
(2186) (2186)
2. Berita Acara Serah Terima:
N D P
2. Berita Acara Serah Terima diterbitkan > 1 Oktober 2021 atas

VE INA
a. BAST diterbitkan < 1 September 2021 atas nama Persero, nama Subholding dan menggunakan iVendor
namun invoice atas nama Subholding

M
b. BAST diterbitkan 1 sd 30 September 2021 atas nama
A
RT
Subholding dan menggunakan file manual word

E
3. Payment Approval: 3. Payment Approval:

T P
a. PA MMNH with PO dengan SA/GR di Persero atau Patra a. PA MMNH with PO dengan SA/GR di Persero atau Patra

P
Niaga (old) dibuat dengan PA manual word Niaga (old) dibuat dengan PA manual word
b. PA MMNH with PO dengan SA/GR di SH C&T atau SH R&P b. PA MMNH with PO dengan SA/GR di SH C&T atau SH R&P
dibuat dengan ZMMVIM_SASLIP atau ZMMVIM_GRSLIP dibuat dengan ZMMVIM_INTSASLIP atau
c. PA MMH / non PO dibuat dengan SP3 Manual Word ZMMVIM_INTGRSLIP
c. PA MMH / non PO dibuat dengan SP3 BMC

3
IDENTITAS SUBHOLDING PER 1 SEPTEMBER 2021

Tujuan Dokumen Invoice dan Faktur Pajak : Tujuan Pengiriman Hardcopy Invoice :
PT Pertamina Patra Niaga SSC - DMS Region masing – masing

SUBHOLDING COMMERCIAL &

A
Jakarta Medan Palembang

G
DMS –SSC PERTAMINA PT. Pertamina (Persero) PT. Pertamina (Persero) –

A
TRADING
Y I
Graha Elnusa Lantai 6 MOR I MOR II

A AN
Jl. TB Simatupang Kav1 B Finance MOR I Medan – Finance MOR II Palembang
(ATAS TRANSAKSI EX MARKETING REGION I – VIII &

D
Jakarta 12560 DMS SSC – DMS SSC
DIREKTORAT PEMASARAN) Jl. Yos Sudarso 8-10 Silalas,

R R
Jl. Ahmad Yani No. 1247

T
Medan Barat, Sumatera Palembang - Sumatera

D O A Utara 20114 Selatan

N P
VE INA
Semarang Surabaya Balikpapan
PT. Pertamina (Persero) - PT. Pertamina (Persero) – PT. Pertamina (Persero) -
DMS SSC

M
MOR IV MOR V

A
Finance MOR IV Semarang Finance MOR V Surabaya – Gedung Diklat Pertamina RU

RT
– DMS SSC DMS SSC V Fungsi Finance Lantai 2
Jl. Pemuda No.114, Sekayu, Jl. Jagir Wonokromo no. 88 Jl. Jend Suprapto No. 1,

E
Kec. Semarang Tengah, Surabaya - 60244 PO BOX Marga Sari, Kec. Balikpapan

P Semarang, Jawa Tengah 1064 Indonesia Barat, Balikpapan,

T
50132 Kalimantan Timur 76123

P Makassar
PT. Pertamina (Persero)
Jayapura
PT. Pertamina (Persero)
MOR VII MOR VIII
Finance MOR VII Makassar – Finance MOR VIII Jayapura –
Kode Faktur : 010.xxx-xx.xxxxxxxx DMS SSC
Jl. Garuda No.1 Makassar.
DMS SSC
Jl..Nimboran 2-4 Jayapura

4
 PERTAMINA

EMAIL PENGIRIMAN TAGIHAN & VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY TAGIHAN

ALAMAT EMAIL FORMAT FILE

Perubahan Pengiriman Tagihan Pihak - 1 (satu) email HANYA terdiri 1 (satu) file invoice dengan format .PDF dengan kualitas
Ketiga edoc.ssc@pertamina.com scan 300 dpi

A
Kecuali Non PO, MMH, Advance Payment, Retensi, PaDI, - Seluruh halaman pada file yang dilampirkan terdiri dari 1 ukuran kertas yang sama

G
Pembayaran ke Kas Negara dengan Kode Billing

Y IA
dikirimkan ke sofdoc@pertamina.com

D A FILE
UKURAN
A N
FORMAT SUBJECT EMAIL
O R T R Ukuran file attachment dan badan email < 18 MB
Subject pengiriman email tagihan:

N D P A
VE INA COVER PAGE & SEPARATOR
“Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]”
Contoh: Vendor_PPN_654321_INV123456-2020

Subject pengiriman email tagihan koreksi:

A M
RT
“Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]KOREKSI” Sudah ditambahkan cover page dan

E
Contoh: Vendor_PPN_654321_INV123456-2020KOREKSI

P
separator

T
Perusahaan Kode
Pertamina Persero
Subholding C&T (Pertamina Patra Niaga) P
Subholding R&P (Kilang Pertamina Internasional)
Kode Plant
PPN
KPI

- Pastikan Subject email tidak mengubah kata VENDOR

- Untuk Subject Email dilarang ada illegal character berikut
\/:*?”<>|
- Subject email mengikuti format, agar tidak ditambahkan
informasi lain
www.pertamina.com
KELENGKAPAN DAN URUTAN DOKUMEN INVOICE

DOKUMEN 1. Cover Sheet Invoice

INVOICE 2. Invoice

3. Separator Payment Approval

G A
DOKUMEN SP3
DAN BA
4. Dokumen Payment Approval SAP
Y
A AN IA
D
5. BASTP/BASTB (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan/Barang) format SSC

R
O A T R
N D P
VE INA
6. Separator Faktur Pajak
DOKUMEN FAKTUR
7. Faktur Pajak

M
PAJAK (jika ada)

A
8. Dokumen pendukung perpajakan seperti SKB, PKP/Non PKP, E-Nofa, NPWP, Suket + Bukti Setor dll

E RT
DOKUMEN
T P
9. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian barang

P
PENDUKUNG

Dikarenakan keterbatasan kapasitas e-mail (< 18 MB), untuk dokumen kontrak lengkap disampaikan dalam
bentuk hardcopy

6
 PENYEBAB DOKUMEN TAGIHAN TIDAK DAPAT DIPROSES DI DMS

• Pada lembar payment approval Kode plant dan company code tidak
1 A
sesuai dengan SUBHOLDING C&T ( PT. Pertamina Patra Niaga)
G
Y
A AN IA
D
R TR ke PT. Pertamina (Persero).
• Invoice dan Faktur pajakO A
D
N A
masih ditujukan
P
2
V E I N
A M
R T
P
• Kode FakturEpajak masih menggunakan 030, seharusnya
3 PT
menggunakan 010.

7
www.pertamina.com
 PERTAMINA
AGENDA

1 Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance

2 User Manual iVendor 2.1 – Proses Penagihan

3 Contact Pertamina G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P

www.pertamina.com
iVendor Tracking Improvement

SERVICE LEVEL STANDARISASI EXPENDITURE

TRACKING
AGREEMENT BERITA ACARA
G A
SYSTEM

Y
A AN IA
• Komitmen dalam pemenuhan SLA end to

R D
• Kepatuhan terhadap SK Otorisasi

R
• Real time Tracking

T
end process Procure to Pay sesuai arahan

O A
• Simplifikasi Proses Verifikasi • SLA compliance

D
Direksi pada Notulen Rapat tertanggal 2 Nov • Enhancement Aplikasi iVendor
2020
N P menjadi iVendor

VE INA
• Penetapan SLA: • Proses tracking oleh User & Vendor
• BAST submit to Approved BAST &

M
• Komponen Perhitungan KPI 2021
released SA/GR = 4 HK

A
RT
• Released SA/GR to Signed BAST = 3 HK

E
• Invoice received to PA Released = 4 HK

T P
P
4 JAN 2021 1 AGS 2021 1 OKT 2021
1 FEB 2021
GO LIVE GO LIVE RENCANA GO LIVE
GO LIVE
KP HOLDING PT PPI & PT PIS SH C&T SH R&P
ALL PERSERO
PT PRPP, PT KPB, PT PTK,
PT PGE, & PT PL
 PROCURE TO PAY TRACKING GRAND DESIGN
Quick win
1 2 3 4 5 6 7 8 9
User,
User User & Vendor User Vendor User Vendor SSC Treasury
P2P Process

PEC, Legal

Payment Pengiriman
A
PR & KAK Kontrak & BAST & Signed BAST Create Verifikasi Pembayaran

G
Approval Dokumen
Dok. Tagihan
A
Invoice
Y I
PO SA/GR Tagihan
(PA)

D A AN
R
O A T R
D
Ref Pedoman A-5001 SA/GR released

P
BAST submit s.d Invoice diterima

N
PR + KAK (lengkap & benar) s.d Approved BAST s.d BAST Signed user s.d PA Invoicing s.d Posting s.d

VE INA
kontrak
SLA

& SA/GR User released posting payment

Barang max 60 hari released 3 HK 4 HK 9 HK 5 HK
Jasa max 90 hari

M
4 HK

A
RT
enhancement
iVendor

Data integration with Tracking

•BAST standard
Vendor upload Vendor access penerimaan Current Tracking
E
Procurement System generated by
softcopy invoice PA by iVendor

P iVendor
(E-sourcing ++, Order Tracking, softcopy Invoice
iVendor

T
e-Catalog, Contract Management •SA/GR integration

New SLA P
Scope transaction PO MMNH
Exclude: PO MMH, non PO, advance payment
Vendor OTV, Vendor Luar Negeri
10
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK BAST & SA/GR 3HK BAST Signed User SLA BAST Signed Vendor

Approve
3 6
Reject
TTD BAST

A
Review BAST

G
iVendor offline

A
User
Approver
Y
A AN I
R D R
O A T
Submit

2 Reject 4
N D P 5 7

VE INA
Review BAST &
input support Dok SA/GR Print BAST Upload BAST

M
SMART GEP, offline

A
iVendor e-Warehouse,
iVendor

RT
User PIC MySAP

P E
1 P T 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor
Dapat ditracking di iVendor
11
Tidak tertracking di iVendor
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment

16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR

G A VIM

13 Y
A AN IA
Approve PA

R D R
User MySSC

D O A T
Approver
N P
VE INA
12
11

M
Create PA melalui

A
tcode

RT
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&

E
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP

User PIC

T P MySAP

10 P 14 15
Mengirimkan
A
Upload Dok. Tagihan ke
Invoice Download PA
edoc.ssc
iVendor iVendor @pertamina.com
Vendor offline
Dapat ditracking di iVendor
12
Tidak tertracking di iVendor
 PERTAMINA

G A
A Y N IA
Pendaftaran iVendor 2.0
R D R A
Role: Vendor O
D P A T
N
VE INA
A M
R T
P E
PT

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Pendaftaran iVendor
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

2 Klik create account for registered vendor

G A
3
A Y N IA
Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina

4
R D R A
Isi contact person

D O A T
N P 3

VE INA
5 Isi captcha

M
4

A
RT
6 Klik proses

P
2 E 5

P T 6

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Pendaftaran iVendor

7 Informasi password akan dikirimkan ke email Pastikan bahwa email Anda yang terdaftar di Pertamina
yang terdaftar sudah tepat. Apabila email belum terdaftar atau
diperlukan perubahan email, maka lakukan permintaan

G A
perubahan email melalui procurement/user terkait.

Y
A AN IA
R D R
D OPassword
A Tdapat diubah setelah login dengan menu profile

E N A P
V I N
A M
E RT
T P
P

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Pendaftaran iVendor

Sudah tidak aktif

G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
ERT
T P Apabila ada keperluan update master data vendor
P dapat menghubungi user/procurement setempat
untuk proses update datanya.

www.pertamina.com
 PERTAMINA

G A
Y
A AN IA
Pembuatan BAST
R D R
Role: Vendor
D O A T
N P
VE INA
A M
ERT
T P
P

www.pertamina.com
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK BAST & SA/GR 3HK BAST Signed User SLA BAST Signed Vendor

Approve
3 6
Reject
TTD BAST

A
Review BAST

G
iVendor offline

A
User
Approver
Y
A AN I
R D R
O A T
Submit

2 Reject 4
N D P 5 7

VE INA
Review BAST &
input support Dok SA/GR Print BAST Upload BAST

M
SMART GEP, offline

A
iVendor e-Warehouse,
iVendor

RT
User PIC MySAP

P E
1 P T 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor
Dapat ditracking di iVendor

Tidak tertracking di iVendor

 PERTAMINA

Create BAST
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

G A
3 Tuliskan Captcha
Y
A AN IA 2

4 R D R
T
Klik Login

D O A
N P
VE INA 3

A M
RT
4

P E
P T

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST

5 Klik Menu BAST 6 Klik Create New

G A
4
Y
A AN IA 5

R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
ERT
T P
P

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST

7 Isi nomor PO dengan klik icon

Pilih PO yang akan dibuatkan BAST • Intetgrasi PO antara MySAP dengan

iVendor adalah pukul 01.00 pagi

A
• Pastikan kesesuaian PO dan
G
A
perusahaan lawan transaksi
Y
A AN I
D
7

R
O A T R
N D P
VE INA
7M
A
E RT
T P
P

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST

8 Pilih jenis pengadaan 10 Isi nomer dan tanggal kontrak

9 Isi email PIC Project Pertamina dan klik icon 11 Isi Perihal BAST

G A
Y
A AN IA
Poin 8

8D
Akan ada PO yang telah terdefine jenis

R R
pengadaannya.

D O A T Sehingga tidak perlu dipilih

N 9P
VE INA
Poin 9
Apabila email tidak terdaftar maka akan

A M muncul notif

RT
10

P E
P T
11

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST
BAST Barang

12 Isi tanggal dan lokasi pemeriksaan barang, serta tanggal penyerahan barang

13
A
Isi detail serah/terima barang dengan klik icon

Y IA G 12
14 Pilih barang yang diserahterimakan
pada pop up berikut
D A AN
R
O A T R
N D P
15

VE INA
14 13

A M 16

E RT
T P
P 15 Isi kuantitas barang yang diserahterimakan

16 Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

waktu penyerahan barang
www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST
BAST Jasa
Nilai pada iVendor mengikuti nilai pada PO,
12 Isi tanggal pemeriksaan jasa serta tanggal penyerahan jasa nilai ini dapat diubah apabila memang
penyerahan belum 100% atau tidak sesuai
dengan PO.
13
A
Isi detail serah/terima jasa dengan klik icon

Y IA G 12
14 Pilih jasa yang diserahterimakan
pada pop up berikut
D A AN
R
O A T R
N D P 15

VE INA
14
13

A M
RT
16

P E
P T
15 Isi progress, nilai tagihan dan keterangan jasa pekerjaan yang
diserahterimakan

16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan

waktu penyerahan jasa
www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST

17 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Tekan icon untuk menambahkan dokumen

18
A
Apabila terdapat ketidaksesuaian jumlah, spesifikasi, atau waktu maka tuliskan nilai denda dan alasan
G
Y
A AN IA
R D R
D O A T 17
Dokumen yang diupload mengikuti
N P
VE INA
kesepakatan user & vendor sesuai
kontrak (expenditure authority)

A M
E RT
Kondisi BAST akan otomatis terisi
T P
mengikuti penilaian pada poin
16 sebelumnya
P 18

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST

19 Isi nama penandatangan dari pihak Vendor dan jabatan 19

20 Klik Save Draft Apabila BAST

G A tidak berhasil

A
disave, maka
21 Pastikan kembali bahwa BAST yang dibuat telah benar
Y
A AN I cek apakah

D 20 terdapat field

R R
yang belum diisi

D O A T atau salah

N P
VE INA 22 Apabila
Anda dapat mencetak
draft BAST untuk melihat
sudah dipastikan bahwa BAST benar
hasil
A M maka klik edit dan klik

R T
P E
P T

22

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST

Proses akan dilanjutkan dengan review BAST oleh user.

23
G A
Harap hanya melakukan penandatanganan pada hardcopy
Y IA
BAST yang ditandatangan oleh User (ttd basah)
A AN
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M • BAST yg tercetak belum

RT
tergenerate nomor BAST dan
tanggal BAST

PE
• Masih terdapat watermark draft

PT

www.pertamina.com
 PERTAMINA

G A
A Y N IA
Upload BAST Signed Vendor
R D R A
Role: Vendor O
D P A T
N
VE INA
A M
R T
P E
PT

www.pertamina.com
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK BAST & SA/GR 3HK BAST Signed User SLA BAST Signed Vendor

Approve
3 6
Reject
TTD BAST

A
Review BAST

G
iVendor offline

A
User
Approver
Y
A AN I
R D R
O A T
Submit

2 Reject 4
N D P 5 7

VE INA
Review BAST &
input support Dok SA/GR Print BAST Upload BAST

M
SMART GEP, offline

A
iVendor e-Warehouse,
iVendor

RT
User PIC MySAP

P E
1 P T 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor
Dapat ditracking di iVendor

Tidak tertracking di iVendor

 PERTAMINA

Upload BAST Vendor

1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

Tuliskan Captcha dan klik Login
G A
Y
A AN IA 2

R D R
D O A T
N P
VE INA
2

A M 2

E RT
T P
P

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Upload BAST Vendor

3 Klik Menu BAST 4 Pilih BAST yang sudah di SA/GR dengan klik icon

G A
3
Y
A AN IA
R D R
D O A T 4

N P
VE INA
A M
ERT
T P
P
BAST yang sudah ditandatangani User akan berstatus BAST uploaded by User

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Upload BAST Vendor

5 Upload BAST yang sudah ditandatangani vendor dan bukti

penerimaan dokumen dengan klik choose file

G A
Y
A AN IA
R D R
D
bambang
O A T 6 Klik upload

E N A P
V N
5

M I 7 Lanjutkan dengan proses upload

T A invoice

R
5

P E
6
P T
Tidak ada format standard untuk bukti penerimaan dokumen

www.pertamina.com
 PERTAMINA

G A
Y
A AN IA
Upload Invoice
R D R
Role: Vendor
D O A T
N P
VE INA
A M
ERT
T P
P

www.pertamina.com
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment

16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR

G A VIM

13 Y
A AN IA
Approve PA

R D R
User MySSC

D O A T
Approver
N P
VE INA
12
11

M
Create PA melalui

A
tcode

RT
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&

E
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP

User PIC

T P MySAP

10 P 14 15
Mengirimkan
A
Upload
Download PA Dok. Tagihan
Invoice
ke edoc
iVendor iVendor
offline
Vendor
Dapat ditracking di iVendor
34
Tidak tertracking di iVendor
 PERTAMINA

Upload Invoice

1 Klik Menu Invoice 2 Klik create new

A
2

Y IAG
D A AN
R R
1

D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Upload Invoice

3 Pilih perusahaan lawan transaksi 5 Pilih PO pada pop up yang muncul

4 Isi nomer PO dengan klik icon

G A 5

Y
A AN IA
3
R D
4
R
D O A T
N P 6
VE INA
Pilih BAST dengan klik icon
6

A M
RT
7 Pilih BAST pada pop up yang muncul

P E
P T 7

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Upload Invoice

8 Isi Nomer Invoice sesuai fisik invoice 10 Upload invoice dengan klik choose file

9 Isi Tanggal Invoice sesuai fisik invoice 11 Klik

12 A
Pastikan kembali bahwa invoice telah benar
G
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
10
8

A M
RT
9

PE
13

11 PT 13 Apabila sudah dipastikan bahwa invoice benar

maka klik edit dan klik

14 Proses akan dilanjutkan dengan review invoice

dan pembuatan Payment Approval oleh user
www.pertamina.com
 PERTAMINA

G A
A Y N IA
Download Payment Approval
R D R A
Role: Vendor O
D P A T
N
VE INA
A M
R T
P E
PT

www.pertamina.com
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment

16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR

G A VIM

13 Y
A AN IA
Approve PA

R D R
User MySSC

D O A T
Approver
N P
VE INA
12
11

M
Create PA melalui

A
tcode

RT
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&

E
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP

User PIC

T P MySAP

10 P 14 15
Mengirimkan
A
Upload Dok. Tagihan ke
Download PA
Invoice edoc.ssc
iVendor iVendor @pertamina.com
offline
Vendor
Dapat ditracking di iVendor
39
Tidak tertracking di iVendor
 PERTAMINA

Download Payment Approval

1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

Tuliskan Captcha dan klik Login
G A
Y
A AN IA 2

R D R
D O A T
N P
VE INA 2

A M
RT
2

P E
P T

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Download Payment Approval

3 Klik Menu Payment Approval 4 Pilih Payment Approval yang akan didownload dengan klik icon

G A
Y
A AN IA
R D R
4

3
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P

www.pertamina.com
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment

16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR

G A VIM

13 Y
A AN IA
Approve PA

R D R
User MySSC

D O A T
Approver
N P
VE INA
12
11

M
Create PA melalui

A
tcode

RT
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&

E
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP

User PIC

T P MySAP

10 P 14 15
Mengirimkan
A
Upload Dok. Tagihan ke
Download PA
Invoice edoc.ssc
iVendor iVendor @pertamina.com
offline
Vendor
Dapat ditracking di iVendor
42
Tidak tertracking di iVendor
 PERTAMINA

G A
Y
A AN IA
Tracking
R D R
Role: Vendor & User
D O A T
N P
VE INA
A M
ERT
T P
P

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Tracking
Tracking proses hingga payment dapat dilakukan di menu Tracking
Pada setiap Tab akan muncul list pending prosesnya

G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Tracking
Klik lihat tracking untuk melihat detail tracking Detail Tracking

G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
Timestamp
N P
VE INA
01 Vendor dan User dapat melihat timestamp setiap prosesnya

A M
Hyperlink

E RT
02
P
Setiap proses pada detail tracking dapat diklik menuju menu terkait

P T
Notifikasi Email
03 Terdapat notifikasi email untuk menginformasikan update proses
atau step yang harus dilakukan

www.pertamina.com
 PERTAMINA
AGENDA

1 Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance

2 User Manual iVendor 2.1 – Proses Penagihan

3 Contact Pertamina G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P

www.pertamina.com
 PERTAMINA

CONTACT PERTAMINA

135 menu 4
G A
cp@pertamina.com Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P

www.pertamina.com
 PERTAMINA

G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
RT
A M TERIMA KASIH
P E “Shared Services untuk Pertamina Lebih Kompetitif”

PT

www.pertamina.com