Vendor Day - IVendor Vendor Management

PERTAMINA
G A
Y
A AN I A
R D R
D O
Sosialisasi
A T
Vendor SS Procurement - iVendor
N PVendor Registration & Update Data Vendor,
VE INA HSSE Certification, Download SKT
A M
ERT
T P Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)
P 30 September 2021
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
1 Overview Proses Vendor Registration
2 User Manual iVendor
a. Create Account for New Vendor

G A
b. Create Account for Registered Vendor Y
A AN IA
R D R
c.
O A
Registrasi Vendor for New Vendor / Update
D
Data
T
d. HSSE Certification N
E INA P
V
e. Display Company Profile
A M
R T
f. Download SKT
P E
3 Contact Center PT
www.pertamina.com
PERTAMINA
Proses To-Be Vendor Registration
Vendor DPT Registration – User ID IVendor
Vendor SS Proc (VM) Vendor SS Proc (VM) * Ticket terbentuk saat request di-
submit (BMC running di background)
** Semua dokument soft-copy yang di
upload ke IVendor akan tersimpan di
dalam central repository. Hard-copy
dokumen Pakta Integritas dan Surat
A Pernyataan Kebenaran akan dikirimkan

Execute Upload documents Validate & IVendor User ID Close Ticket
G
& submit oleh Vendor ke SS Procurement
A
registration to get approve Created
Y I
Request*/** Vendor Management di Kantor Pusat.
IVendor user id request Automated Automated
D A AN
IVendor & BMC
R
O A T R
1 2
N D P
3 4 5
VE INA
Vendor membuat request di Vendor melakukan upload SS Team Member akan Apabila informasi yang diinput Tiket akan tertutup automatis
IVendor dengan mengisi kelengkapan dokumen yang melakukan review data dahulu sudah jelas dan dokumen yang saat SS Team Member
M
semua data yang mandatory mandatory dan submit request apakah request dapat dibutuhkan sudah lengkap, menyetujui request dan
(BMC akan berjalan secara
A
dilanjutkan atau perlu dilakukan Vendor akan mendapatkan
RT
maka request akan di-approve
paralel di background) klarifikasi tambahan dan dan user id akan ter-create notifikasi
E
mengupload dokumen ulang (BMC akan tertutup otomatis)
P
(BMC akan berjalan parallel di
T
background)
P
1. Pembukaan registrasi periodik direncanakan 4 kali dalam setahun
2. Vendor asing & lokal akan melakukan registrasi melalui IVendor
3. Vendor yang mendaftar untuk lelang terbuka, akan memberikan keterangan
bahwa akan mengikuti lelang
PERTIMBANGAN DESAIN
Copyright © 2021 Accenture All Rights Reserved.
PERTAMINA
Proses To-Be Vendor Registration
Vendor DPT Registration – Sertifikasi
Vendor SS Proc (VM)*** Reviewer**** SS Proc (VM) * Semua dokument soft-copy yang di upload ke
IVendor akan tersimpan di dalam central
repository (iVendor & Filenet)
** Ticket terbentuk saat request di-submit
(BMC running di background)
*** SS VM Admin akan meng-assign ticket ke
A
Upload docs for Assign tickets Validate***** & Approve Close Ticket admin reviewer masing-masing sesuai fungsi
G
registration confirm dan distrik
A
to reviewers** registration
Y I
(Certification)* supporting docs. request Automated **** Reviewer terdiri dari fungsi Finance, Legal,
A AN
HSSE, dan SS Vendor Management
D
***** Verlap akan dilakukan apabila dibutuhkan
IVendor
R
O A T R
1 2
N D P
3 4 5
VE INA
Vendor akan melakukan Tiket akan di-assign oleh SS Reviewer akan mengkaji Setelah semua reviewer Tiket akan tertutup automatis
registrasi via IVendor dengan Proc Admin kepada reviewer kelengkapan dokumen. Apabila melakukan konfirmasi, SS VM setelah SS VM Team Lead
M
mengupload semua sesuai dengan fungsi dan data dan dokumen sudah benar Team Lead akan melakukan memberikan approval dan
kelengkapan dokumen (BMC distrik masing-masing (BMC
A approval final sebelum request Vendor akan mendapat
RT
dan lengkap, maka reviewer
akan mulai berjalan parallel di akan berjalan parallel di akan melakukan konfirmasi. Jika diteruskan ke MMNH. (BMC notifikasi
E
background) setelah dilakukan background) belum benar dan lengkap maka akan berjalan parallel di (BMC akan tertutup otomatis)
P
submit oleh Vendor akan dikembalikan ke vendor untuk background)
T
Reviewer: assign ke Pooler di melengkapi. (BMC akan berjalan
P
setiap fungsi kemudian akan
diteruskan ke fulfiller di setiap
unit
parallel di background)
1. Pembukaan registrasi periodik direncanakan 4 kali dalam setahun 4. Admin VM bertugas untuk melakukan maintain mapping user ID & akan dilakukan
2. Proses peniliaian kualifikasi CSMS dapat dilakukan terpisah dengan proses routing automatis kepada reviewer fungsi terkait sesuai dengan distrik domisili
registrasi/ tidak wajib dilakukan ketika melakukan proses registrasi vendor
3. Proses sertifikasi akan dilanjutkan dengan pembuatan master data dan
PERTIMBANGAN DESAIN pembuatan SKT
Copyright © 2021 Accenture All Rights Reserved.
PERTAMINA
AGENDA

G A
A AN IA
R D R
c.
O A
D
Data
T
E INA P
V
A M
R T
f. Download SKT
P E
3 Contact Center PT
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
Create Account iVendor for New Vendor
Proses ini dilakukan untuk membuat akun iVendor bagi vendor yang belum terdaftar sebagai vendor di
PT Pertamina (Persero) maupun PT PDSI
A
1 Akses link https://apps.pertamina.com/ivendor
Y IA G
A AN
2 Klik Create Account For New Vendor
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P
2
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
3 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

Lakukan pengisian data sesuai form.
Additional info akan tertampil disaat kursor diletakkan
pada ikon
G A
A
Download pakta integritas dan lakukan upload dokumen
Y I
4
A AN
yang sudah bertandatangan dan bermaterai
R D R
5 Download surat pernyataan dan lakukan upload
D O A T
P
dokumen yang sudah bertandatangan 4
N
6 Isikan captcha
VE INA
A M
Klik submit
RT
PE
7
5
PT 7
www.pertamina.com
7
PERTAMINA
User Manual iVendor
8 Klik Yes pada pop up konfirmasi 9 Klik OK
G A
Y
A AN IA
R D R
8
D O A T
N P
VE INA
9
A M
ERT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
9 Informasi user ID dan password akan dikirimkan ke email yang tercantum setelah proses verifikasi dilakukan oleh tim Shared
Services – Vendor Management
G A
Y
A AN IA
xxxxxx
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA

G A
A AN IA
R D R
c.
O A
D
Data
T
E INA P
V
A M
R T
f. Download SKT
P E
3 Contact Center PT
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
Create Account iVendor for Registered Vendor
Proses ini dilakukan untuk membuat akun iVendor bagi vendor yang sudah terdaftar sebagai vendor di
PT Pertamina (Persero) maupun PT PDSI, namun belum memiliki akun iVendor
A
Y IA G
A AN
2 Klik Create Account For Registered Vendor
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P
2
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
Create Account iVendor for Registered Vendor
3 Inputkan NPWP
4 Inputkan Nama Contact Person
G A
A
3
5 Inputkan Captcha Y
A AN I
R D R
4
6 Klik Proses
D O A T
N P
VE INA
5
M
6
A
E RT
7
T P
Informasi user ID dan password akan dikirimkan ke email yang terdaftar di PT Pertamina dan PT PDSI
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA

G A
A AN IA
R D R
c.
O A
D
Data
T
E INA P
V
A M
R T
f. Download SKT
P E
3 Contact Center PT
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data
Proses ini dilakukan untuk:

1. Pendaftaran vendor bagi vendor yang belum terdaftar sebagai vendor di PT Pertamina (Persero)
maupun PT PDSI
2. Vendor yang akan melakukan update data vendor
G A
A
Y
A AN I
2 Masukan User ID (NPWP) dan password
R D R
D O A T
N P
VE INA
3 Tulisan Captcha
4 Klik log in
A M
RT
2
P E
P T 4
3
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
5 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut
6 Pilih menu Vendor Management
G A
7 Klik Update Data
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
M
6
A
RT
7
P E
P T
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
9 Klik New Request

9
G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
10 Pilih perusahaan
A M
11 Klik Process
E RT
T P
P
10
11
Perusahaan yang muncul pada step no 10 akan sesuai dengan

perusahaan saat pendaftaran awal saat request create akun iVendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
13
A
13 Pada tab info umum akan muncul informasi
G
sebagaimana pada pendaftaran awal saat request
create akun iVendor, silahkan lengkapi data apabila
terdapat data yang belum lengkap. Y
A AN IA
R D R
14 Klik save apabila terdapat perubahan
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P
14
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
15 Masuk tab bank

15
16 Klik new
G A
Y
A AN IA
D
16
R
O A T R
N D P
VE INA
17 Lakukan pengisian data bank
A M
RT
18 Klik save
P E
PT
Default dipilih apabila rekening
tersebut adalah rekening default untuk
proses pembayaran. Setiap vendor
minimal memiliki 1 rekening default
yang didaftarkan
18
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
19 Klik Yes
G A
Y
A AN IA
19
R D R
D O A T
P
Data bank yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab bank.
N
20
VE INA
Data tersebut dapat didelete dengan klik logo atau edit dengan klik logo pada line item yang dimaksud.
A M
E RT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
21 Masuk tab kepemilikan

21
22
22 Pilih tab Pemegang Saham
23
G A
23 Klik new Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
24 Lakukan pengisian data pemegang saham
A M
RT
25 Klik save
P E
P T
25
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
26 Klik Yes
G A
26
Y
A AN IA
R D R
Data Pemegang saham yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab Pemegang Saham.
T
27
Data tersebut dapat didelete dengan klik logo
O A
atau edit dengan klik logo
D
pada line item yang dimaksud.
N P
VE INA
28 Lakukan proses yang sama untuk data komisaris pada tab komisaris dan data direksi pada tab direksi
A M
E RT
T P 28
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
29 Masuk tab Akta Perusahaan

29
A
30 Klik new 30
Y IAG
D A AN
R
O A T R
N D P
VE INA
31 Lakukan pengisian data akta perusahaan
A M
RT
32 Klik save
P E
P T
32
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
33 Klik Yes
G A
34
Y
A AN IA
R D R
Data Akta Perusahaan yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab Akta Perusahaan.
T
34
Data tersebut dapat didelete dengan klik logo
D O A
atau edit dengan klik logo pada line item yang dimaksud.
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
35 Masuk tab Administrasi Umum
35
36 Pilih tab NPWP
A
36
Y IA G
37 Lakukan pengecekan kesesuaian NPWP
Apabila terdapat perubahan maka edit dan
D A AN
upload kembali dokumen, kemudian klik save
R
O A T R
N D P
VE INA
38 Lakukan pengisian juga pada tab Izin Usaha,
M
SKDP/NIB, dan TDP/NIB
A
E RT 38
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
39 Masuk tab Laporan Keuangan 39
40
40 Pilih penggolongan UMKM
G A
A
41
41 Klik Save
Y
A AN I
R D R
42 Klik New 42
D O A T
N P
43 Lakukan pengisian data
VE INA
A M
RT
44 Klik save
P E
P T
44
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
45 Klik Yes
G A
Y
A AN IA
41
R D R
D O A T
P
Data laporan keuangan yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab laporan keuangan.
N
46
VE INA
A M
E RT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
47 Masuk tab Pajak
47
48 Upload surat Pengukuhan
Perusahaan Kena Pajak
48
G A
49 Klik save
Y
A AN IA
R D R
49
50 Klik yes pada pop up confirmation
D O A T
N P
VE INA
51 Untuk menambahkan info laporan pajak 51
M
Klik new
A
Pada field upload SPT 1771 (step no 51)
E RT
P
mohon untuk menambahkan Surat
T
Keterangan Fiskal dalam 1 file upload
P
50
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
53 Klik save
G A
54 Klik Yes
Y
A AN IA
R D R
54
O A T
53
N D P
55
VE INA
Data pajak yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab pajak.
M
A
E RT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
56 Masuk tab Sub Bidang
56
57 Klik new
57
G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
59 Klik save
A M
E RT
T P
P
59
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
60 Klik Yes
G A
Y
A AN IA
60
R D R
D O A T
P
Data sub bidang yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab sub bidang.
N
61
VE INA
A M
E RT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
62 Upload dokumen pendukung sesuai sub bidang pada tab dokumen lain – lain
63 Klik logo edit untuk mengupload dokumen sesuai sub bidang
G A
64 Klik new untuk menambahkan dokumen lainnya Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
62
64
A M
E RT
63
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
66 Klik save
G A
67 Klik Yes
Y
A AN IA
R D R
67
D O A T 66
N P
68
VE INA
Tuliskan catatan pengajuan perbaruan data pada tab pengajuan
A M
RT
69 Klik submit
68
P E
T
70 Klik Yes
P 69
70 70
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
Untuk proses update data vendor, input data cukup dilakukan atas menu yang berubah.
Silahkan diinputkan pada tab yang

data/informasinya mengalami perubahan
G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
R Tperubahannya.
Kemudian masuk ke tab Pengajuan untuk submit
P E
PT
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA

G A
A AN IA
R D R
c.
O A
D
Data
T
E INA P
V
A M
R T
f. Download SKT
P E
3 Contact Center PT
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
HSSE Certification
Proses ini dilakukan apabila vendor belum memiliki atau ingin melakukan perpanjangan sertifikat
HSSE/CSMS
G A
Y
A AN IA
R D R
3 Tulisan Captcha
D O A T
N P
4 Klik log in
VE INA 2
A M
E RT 3
T P 4
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
HSSE Certification
G A
7 Klik Update Data
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
M
6
A
RT
7
P E
P T
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
HSSE Certification
9 Klik New Request

9
G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
10 Pilih perusahaan
A M
11 Klik Process
E RT
T P
P
10
11
Perusahaan yang muncul pada step no 10 akan sesuai dengan

perusahaan saat pendaftaran awal saat request create akun iVendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
HSSE Certification
12 Klik tab Dokumen Lain-Lain
13 Pilih extend pada drop down dokumen
G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P 13
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
HSSE Certification
14 Klik tab HSSE Certification
A
15 Jawab semua pertanyan dengan klik
Y IA G
D A AN14
R
O A T R
N D P
VE INA
A M
ERT
T P
P
15
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
HSSE Certification
16 Klik tab pengajuan
17 Tuliskan catatan pengajuan perbaruan data
G A
18 Klik submit
Y
A AN IA
R D R
19 Klik Yes
D O A T
N P
VE INA
A M 16
E RT
T P
P
17
18 19
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA

G A
A AN IA
R D R
c.
O A
D
Data
T
E INA P
V
A M
R T
f. Download SKT
P E
3 Contact Center PT
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
Display Company Profile

G A
Y
A AN IA
3 Tulisan Captcha
R D R
D O A T
4 Klik log in
N P 2
VE INA
A M
RT
3
E
4
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
G A
7 Klik Company Profile
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
M
6
A
E RT
T P
7
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
8 Pilih nomer vendor
9 Klik view profile 9
A
8
Y IAG
A AN
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA

G A
A AN IA
R D R
c.
O A
D
Data
T
E INA P
V
A M
R T
f. Download SKT
P E
3 Contact Center PT
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
Download SKT

G A
Y
A AN IA
3 Tulisan Captcha
R D R
D O A T
4 Klik log in
N P 2
VE INA
A M
RT
3
E
4
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
Download SKT
G A
7 Klik Download SKT
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
M
6
A
7
E RT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
User Manual iVendor
Download SKT
8 Pilih nomer vendor
9 Klik Download SKT 9
A
8
Y IAG
A AN
10 Maka file pdf SKT akan muncul pada new tab.
Pastikan pop up blocker sudah dinonaktifkan.
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
E RT
T P
P
www.pertamina.com
PERTAMINA
Resume Proses iVendor 2.0
Lakukan proses Update Data, Download SKT, atau Display Company
Profile sesuai kebutuhan.
ya
Sudah memiliki UID

iVendor 2.0
G A
tidak Y
A AN IA
ya
R DRequest registrasi iVendor
R
(Create Account for
Lakukan proses Update Data,
Download SKT, atau Display
D O A T
Registered Vendor) Company Profile sesuai kebutuhan.
N P
VE INA
Vendor Terdaftar
di Pertamina/PDSI
A M
tidak
E RT
T P
P
Create UID iVendor
(Create Account for
Request registrasi vendor
(Registrasi Vendor for New
Lakukan proses Update Data,
Download SKT, atau Display
New Vendor) Vendor) Company Profile sesuai kebutuhan.
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA

G A
A AN IA
R D R
c.
O A
D
Data
T
E INA P
V
A M
R T
f. Download SKT
P E
3 Contact Center PT
www.pertamina.com
PERTAMINA
CONTACT CENTER
G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
A M
ERT
T P 135 menu 4
P cp@pertamina.com
www.pertamina.com
PERTAMINA
G A
Y
A AN IA
R D R
D O A T
N P
VE INA
RT
A M TERIMA KASIH
P E “Shared Services untuk Pertamina Lebih Kompetitif”
PT
www.pertamina.com

Vendor Day - IVendor Vendor Management

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Vendor Day - IVendor Vendor Management

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERTAMINA

1 Overview Proses Vendor Registration

2 User Manual iVendor

a. Create Account for New Vendor

A Pernyataan Kebenaran akan dikirimkan

1 Overview Proses Vendor Registration

2 User Manual iVendor

a. Create Account for New Vendor

3 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

8 Klik Yes pada pop up konfirmasi 9 Klik OK

1 Overview Proses Vendor Registration

2 User Manual iVendor

a. Create Account for New Vendor

4 Inputkan Nama Contact Person

1 Overview Proses Vendor Registration

2 User Manual iVendor

a. Create Account for New Vendor

Proses ini dilakukan untuk:

5 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

6 Pilih menu Vendor Management

8 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

9 Klik New Request

Perusahaan yang muncul pada step no 10 akan sesuai dengan

12 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

15 Masuk tab bank

21 Masuk tab kepemilikan

29 Masuk tab Akta Perusahaan

35 Masuk tab Administrasi Umum

39 Masuk tab Laporan Keuangan 39

47 Masuk tab Pajak

50 Klik yes pada pop up confirmation

52 Lakukan pengisian data

56 Masuk tab Sub Bidang

63 Klik logo edit untuk mengupload dokumen sesuai sub bidang

65 Lakukan pengisian data

Silahkan diinputkan pada tab yang

1 Overview Proses Vendor Registration

2 User Manual iVendor

a. Create Account for New Vendor

1 Akses link https://apps.pertamina.com/ivendor

5 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

6 Pilih menu Vendor Management

8 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

9 Klik New Request

Perusahaan yang muncul pada step no 10 akan sesuai dengan

12 Klik tab Dokumen Lain-Lain

13 Pilih extend pada drop down dokumen

14 Klik tab HSSE Certification

16 Klik tab pengajuan

17 Tuliskan catatan pengajuan perbaruan data

1 Overview Proses Vendor Registration

2 User Manual iVendor

a. Create Account for New Vendor

1 Akses link https://apps.pertamina.com/ivendor

2 Masukan User ID (NPWP) dan password

5 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

6 Pilih menu Vendor Management

8 Pilih nomer vendor

9 Klik view profile 9

1 Overview Proses Vendor Registration

2 User Manual iVendor

a. Create Account for New Vendor

1 Akses link https://apps.pertamina.com/ivendor

2 Masukan User ID (NPWP) dan password