Tujuan Diskusi

Menyeragamkan pemahaman dari peserta kick-off meeting terkait tujuan, ruang lingkup,
1 pendekatan, dan hasil pekerjaan Management Information System menuju Single Source of Truth

2 Menyampaikan rencana kerja secara keseluruhan dan aktivitas yang akan dilakukan

3 Memperkenalkan Tim Proyek dan pembagian tugas

Mendapatkan dukungan Dewan Komisaris, Direksi, dan komitmen PLN Group agar inisiatif IT
4 lainnya harus sejalan dengan ITMP
Pendahuluan

Kelanjutan dari program Penyempurnaan Management Information System menuju Single

Source of Truth yang dimulai pada kajian Sistem Informasi Keuangan oleh konsultan World
Bank.

Berdasarkan kajian dari konsultan World Bank, salah satu rekomendasi perbaikannya adalah
penyempurnaan Sistem Informasi Keuangan. Seiring dalam perjalanannya inisiatif
berkembang menjadi system yang terintegasi tidak hanya di sisi keuangan, tapi dengan
proses bisnis lainnya secara end-to-end process.

Dalam merealisasikan hal ini, PLN menyusun Roadmap pengembangan Enterprise Resource
Planning, dan saat ini sudah sampai pada tahapan Pelaksanaan Pekerjaan Perencanaan
Management Information System menuju Single Source of Truth
Roadmap 2020 (Okt-Des) 2021 2022 2023 2024

Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Target
Perencanaan, Penyiapan TOR dan Pengadaan Konsultan Perencana
Selesai Q2
Pengadaan dan Penyusunan TOR Sistem Implementer, Hardw are, Softw are serta ITMP 2021-2024 2024

Pasca Pengadaan Strategi Pendanaan, Pengadaan Sistem Im plem entor, Hardw are, Softw are

Kick Off BPR Finance, HR & Talent Management*

Meeting 19
1 2 3 4 5 Completed Consolidation Existing Apps
Februari 2021
BPR : EAM Dist, EAM Trans, EAM Kit
Business Process
BPR : CRM, Billing & CIS
Re-Engineering
BPR : Review & Update BPR, BPR Anak Perusahaan

Pemodelan Integrasi DWH & Big Data

Setup Infrastruktur berdasarkan tahap go-live aplikasi

Fase 1: Setup & Migrasi Finance, HR, dan EAM*

Fase 1: Rollout Talent Management (Setup HR Operations sudah selesai)***

Fase 2: Migrasi EAM Dist ke ERP-EAM**

Implementasi Fase 2: Implementasi CRM

Fase 3: Implementasi CIS & Billing

Fase 3: Implementasi di Anak

Perusahaan
Fase 3: Integrasi &
Migrasi DWH dan Big Data

PM & CM Project Management & Change Management

1: Stop CR Finance, HR, EAM Kit, EAM Trans; 2: Stop CR EAM Dist; 3: Stop CR CRM; 4: Stop CR CIS & Billing; 5: Stop CR Anak Perusahaan
Now
*) PLN Point of View. Roadmap dan strategi masih dapat berubah sesuai dengan situasi dan kondisi tertentu
***) Untuk Timeline Talent Management dapat berubah karena masih harus didiskusikan dengan Divisi terkait
Ruang Lingkup Pekerjaan
Penyusunan pekerjaan perencanaan ini akan dilaksanakan selama 12 Minggu bersama Konsultan Ernst &
Young Indonesia, sesuai dengan Nomor Perjanjian: 0021.PJ/DAN.01.03/C01070500/2021 Tanggal 11 Februari
2021 dengan ruang lingkup sebagai berikut:
1. Melaksanakan Assessment (Memetakan Proses Bisnis di PLN, Identifikasi pain-point di setiap direktorat & unit bisnis di
PLN, Analisis Gap);
2. Merancang Kebutuhan Fungsional dan Teknikal untuk pemuktahiran ERP, Penyusunan Strategi Change Management,
Merancang Business Process Re-Engineering secara high level view, Pembaharuan Risiko dan Mitigasinya secara
detail;
3. Yang seluruh aktivitasnya nya akan dituangkan kedalam ToR Implementor dan Hardware dan ToR License
4. Pemuktahiran IT Master Plan (ITMP) 2021-2024
Cakupan Unit Bisnis
Unit Bisnis yang menjadi
57 ruang lingkup PT. PLN Persero Ruang lingkup pekerjaan akan difokuskan kepada PLN Holding dengan tetap
mempertimbangkan kebutuhan Anak Perusahaan
1 Kantor Pusat

50 Unit Bisnis
Unit Penunjang Penyaluran dan Unit Induk
6 Pusat-Pusat
6 (Pusat-pusat) 5 Pusat Pengatur 15 Wilayah

Holding
Beban

~500
Aplikasi
Tersebar di Kantor Pusat dan
1 Kantor Pusat Unit Induk Unit Induk
Unit-unit di seluruh Indonesia
7 Distribusi 5 Pembangkitan 18 Unit Induk
Pembangunan

~12 Proses Bisnis

(as-is)
Implementasi ERP SAP secara bertahap dari tahun 2004 - 2015

1. Engineering & Construction

2. Generation PT Indonesia Pow er PT Pem bangkitan PT PLN Batam
3. System Operation Pembangkitan tenaga Jaw a Bali (PJB) Penyediaan tenaga
Anak Perusahaan

4. Transmission listrik Pembangkitan tenaga listrik P. Batam

listrik
5. Distribution
6. Pelayanan Pelanggan PT PLN Tarakan PT PLN Batubara PT PLN Geotherm al PT ICON+
7. Finance & Accounting Penyediaan tenaga Usaha tambang Penyediaan tenaga Usaha telekomunikasi
8. HR & Performance listrik P. Tarakan Batubara listrik
geothermal
9. Facility & GA
10. SCM Majapahit Holding BV PT Haleyora Pow er PT Pelayaran Bahtera PT PLN Enjiniring
11. Legal Lembaga keuangan di Pengamanan layanan Adiguna Konsultan teknik
Amsterdam Operasi dan Ekspedisi batu bara
12. Manajemen Aset Non-Ketenagalistrikan Pem eliharaan

Yang menjadi cakupan dalam pekerjaanini

Pendekatan Pelaksanaan Pekerjaan Diskusi dengan tim imbangan
Diskusi dengan user bisnis
1 Draf t Deliverables
2 DFinal Deliverables
Progress Meeting
Steering Committee Meeting

Key Milestone

Aktivitas M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12

Discover Diskusi/Konfirm asi atas

dokum en yang
diberikan
a. Pemahaman kondisi saat ini dan arahan strategis PLN kedepannya
Pengum pulan
b. Mempersiapkan Quick Assessment terhadap IT Maturity hasil survey
Persiapan
Prepare & Explore survey

Diskusi hasil
c. Validasi Quick Assessment terhadap IT Maturity level secara sampling validasi
Diskusi hasil Eksekusi
SAP Readiness
d. Eksekusi SAP Readiness 2.0 dan mengkaji hasilnya jika dipilih
FGD 2 : Detail m engacu
e. Pemahaman kegunaan aplikasi dan pain poin pada operasi bisnis ke slide 9-10

Persetujuan Strategic direction

f. Perumusan rekomendasi ideal solution terkait upgrade ERP FGD 1 : Detail m engacu & opsi upgrade ERP
ke slide 9-10
g. Penyusunan Strategi Implementasi untuk target ERP 1
Diskusi atas
Finalize rekom endasi

h. Finalisasi Ideal Solution, rencana BPR dan Strategi Change Management 2

i. Pemutakhiran IT Strategy & Master Plan 2021-2024 Diskusi untuk finalisasi 2

deliverables

j. Penyusunan TOR Implementasi 2

Project Governance
Weekly progress meeting & Steering Committee (SC) meeting
Rencana untuk fase Discover Discover Prepare & Explore Finalize

Bersama dengan STI, rencana kerja sudah didiskusikan dan dirumuskan agar mendapat narasumber yang tepat. Pada 2 minggu pertama,
aktivitas akan difokuskan untuk memahami arahan beserta dokumen-dokumen terkait serta persiapan fase berikutnya untuk penajaman.
Narasumber DIV STI**
No Aktivitas M1 M2 PIC EY
A B C D E F G H I
1 Memahami arahan strategis PLN kedepannya: X • Himawan S
• Dokumen Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) 2021 – 2024 • Alif K Rahman
• Dokumen IT Master Plan 2019 – 2023 • Shintia Dewi
• Diskusi dengan Steering Committee (apabila dibutuhkan)

2 Memahami IT organisasi, aplikasi, dan infrastruktur saat ini: X • Himawan S

• Dokumen asesmen konsultan World Bank • Alif K.Rahman
• Dokumen asesmen internal PLN - STI
• Dokumen Transformative Value Assessment dari SAP

3 Memahami proses bisnis, operating model, dan penggunaan aplikasi saat X • Alif K Rahman
ini: • Shintia Dewi
• Dokumen Business Blueprint/Functional Specification Design (FSD)
• Dokumen Policy & procedure

4 Mempersiapkan Quick Assessment terhadap IT Maturity level: X • Himawan S

• Pembuatan Quick Survey terhadap IT Maturity*** • Alif K Rahman
• Pengumpulan data survey terhadap IT Maturity*** X

5 Finalisasi usulan menjalankan SAP Readiness 2.0 dari SAP X • Himawan S

• Alif K Rahman

A. Perencanaan dan Strategi TI F. Data Analytics *Jadwal pasti masih perlu difinalisasi
B. Proyek dan Pembangkitan G. Operasional Sumatera dan Kalimantan **Penentuan narasumber berdasarkan diksusi dengan DIV STI
C. Transmisi, Distribusi, Pelayanan Pelanggan H. Operasional Jawa, Madura, dan Bali
D. Aplikasi Korporat I. Operasional Sulawesi, Maluku, Papua, dan **Self Assessment Survey akan dilakukan terhadap tim STI PLN dan 11
Anak Perusahaan
E. Pengelolaan Infrastruktur Nusa Tenggara
Rencana untuk fase Prepare & Explore Discover Prepare & Explore Finalize

12 proses bisnis PLN dipetakan menjadi 10 skenario end-to-end yang menjadi fokus dalam diskusi untuk memahami kegunaan aplikasi, arus
& pertukaran data, serta menagkap pain points pada operasi bisnis.
Narasumber BPD & BPO ERP dan ERM**
No Aktivitas M3 M4 PIC EY
A B C D E F G H I J K
1 Plan to Construct X • Shintia Dewi
• Indrawan B
2 Acquire to Retire X • Shintia Dewi
• Alif K Rahman
3 Plan to Maintain X X • Indrawan B
• Ayman
4 Meter to Cash X • Alif K Rahman
• Ema Fitriana
5 Issue to Resolve X • Alif K Rahman
• Julian S Putra
6 Source to Pay X X • Indrawan B
• Shintia Dewi
Catatan: Tim Change Management akan mengikuti seluruh proses diskusi untuk dapat memahami stakeholder yang terlibat

A. Konstruksi *Jadwal pasti masih perlu difinalisasi

F. Keuangan
B. Operasi **Penentuan narasumber berdasarkan diksusi dengan DIV STI
G. Treasury J. Anggaran
C. Billing
H. Akuntansi K. Risk & Legal
D. Layanan Pelanggan
I. Sumber Daya Manusia
E. Pengadaan
Rencana untuk fase Prepare & Explore Discover Prepare & Explore Finalize

12 proses bisnis PLN dikonversikan menjadi 10 skenario end-to-end yang menjadi fokus dalam diskusi untuk memahami kegunaan aplikasi,
arus & pertukaran data, serta menagkap pain points pada operasi bisnis.
Narasumber BPD & BPO ERP dan ERM**
No Aktivitas M3 M4 PIC EY
A B C D E F G H I J K
7 Record to Report X • Shintia Dewi
• Alif K Rahman
8 Hire to Retire X X • Achmad
• Prana S
9 Budget Planning, Forecasting & Monitoring X • Jeffry S
• Anggia A
10 GRC X • Himawan S
• Fauzan Fasas
Catatan: Tim Change Management akan mengikuti seluruh proses diskusi untuk dapat memahami stakeholder yang terlibat

A. Konstruksi *Jadwal pasti masih perlu difinalisasi

F. Keuangan
B. Operasi **Penentuan narasumber berdasarkan diksusi dengan DIV STI
G. Treasury J. Anggaran
C. Billing ***Validasi lanjutan akan dilakukan di phase berikutnya secara sampling
H. Akuntansi K. Risk & Legal
D. Layanan Pelanggan terhadap Anak Perusahaan yang disepakati. Disarankan PJB dan/atau IP
I. Sumber Daya Manusia
E. Pengadaan
Rencana untuk fase Finalize Discover Prepare & Explore Finalize

4 minggu terakhir akan difokuskan untuk penajaman, review dan finalisasi deliverables.

N Narasumber DIV STI*

Aktivitas M9 M10 M11 M12 PIC EY
o A B C D E F G H I
1 Finalisasi kajian terhadap Ideal Solution berdasarkan point of view X X • Himawan S
dari PLN • Alif K Rahman
• Shintia Dewi
2 Membuat Dokumen rencana Business Process Re-engineering X X • Shintia Dewi
(BPR) dan Change Management mencakup metodologi yang • Hapsari S
digunakan dalam implementasi ERP
3 Membuat Dokumen KAK kebutuhan license Software ERP X X X • Alif K Rahman

4 Membuat Dokumen KAK Jasa Implementasi Upgrade ERP X X X • Himawan S

mencakup infrastruktur, timeline rencana kerja System • Alif K Rahman
Implementor, dan Change Management • Shintia Dewi
• Hapsari S

5 Membuat Dokumen Roadmap IT Master Plan 2021-2024 X X X X • Himawan S

A. Perencanaan dan Strategi TI F. Data Analytics *Penentuan narasumber berdasarkan diksusi dengan DIV STI
B. Proyek dan Pembangkitan G. Operasional Sumatera dan Kalimantan
C. Transmisi, Distribusi, Pelayanan Pelanggan H. Operasional Jawa, Madura, dan Bali
D. Aplikasi Korporat I. Operasional Sulawesi, Maluku, Papua, dan
E. Pengelolaan Infrastruktur Nusa Tenggara
Mekanisme komunikasi
Selain komunikasi harian yang dilakukan oleh tim kerja, akan dilakukan diskusi secara periodik dan ad-hoc (jika diperlukan) untuk memantau
kemajuan pekerjaan, menyelesaikan isu, maupun mengambil keputusan.

1. Focus Group Discusion/ 3. Steering Committee (SC)

Ad-Hoc Meeting 2. Progress Meeting
Meeting

Sesuai Kebutuhan Mingguan Bulanan

Peserta Diskusi Peserta Diskusi Peserta Diskusi

 Anggota Tim  Project Lead  Steering Committee  Anggota Tim
 Narasumber  Project Manager  Project Lead  Narasumber
 Anggota Tim  Project Manager (Jika diperlukan)

Topik Diskusi Topik Diskusi Topik Diskusi

Masukan atau informasi penting terkait dengan:
 Aplikasi ERP, proses bisnis, dan alignment
dengan stratiegi perusahan
 Kebijakan yang diterapkan
 Perbaikan yang diharapkan dan pain poin
 Pencapaian hasil pekerjaan dan aktivitas
selanjutnya
 Pemantauan status isu dan tindak lanjut
 Isu atau hasil pekerjaan yang perlu eksalasi
keputusan dan/atau persetujuan SC
 Rekomendasi penyelesaian isu kepada SC
 Risiko dan rencana mitigasi
 Pencapaian hasil pekerjaan dan rencana kerja
selanjutnya
 Eskalasi isu yang membutuhkan pengambilan
keputusan/ arahan dari SC
 Hasil pekerjaan yang membutukan
keputusan/persetujuan
dari SC
 Risiko dan tindak lanjut/rencana mitigasi
Daftar Deliverables dan Mekanisme Persetujuan
1. Mekanisme persetujuan dari ke 7 Deliverables akan dipetakan seperti table dibawah. Kemudian Proses review Deliverables akan
dilakukan dengan menggunakan dokumen soft copy dan ditargetkan dapat selesai dalam waktu 3 hari setelah penyampaian draft
2. Serah terima Deliverables dilakukan dengan penandatanganan Deliverables oleh Approver dan paraf oleh Reviewer sesuai dengan
matriks persetujuan yang disepakati
PLN
No Deliverables Nama Dokumen Bahasa
Reviewer Approver
1 Dokumen Kajian terhadap Ideal Solution Kajian Terhadap Ideal Indonesia • Tim Imbangan Perencanaan • Herdi Setiawan
berdasarkan point of view dari PLN Solution dan Strategi TI • Yusuf Wilantara
• Tim Imbangan Bussiness
Development
2 Dokumen rencana Business Process Re- Rencana Business Indonesia • Tim Imbangan Proses Bisnis • Herdi Setiawan
Engineering dan Change Management Process Re-engineering • Tim Imbangan Change • Yusuf Wilantara
(BPR) dan Change Management
3 Methodology Change Management yang Management • BPD & BPO sesuai dengan
digunakan dalam implementasi ERP. proses bisnis
4 Dokumen KAK kebutuhan license Software ERP KAK kebutuhan license Indonesia • Tim Imbangan • Herdi Setiawan
Software ERP • Perencanaan dan Strategi TI • Yusuf Wilantara

5 Dokumen Timeline rencana kerja System KAK Jasa Implementasi Indonesia • Tim Imbangan Perencanaan • Herdi Setiawan
Implementor Upgrade ERP dan Strategi TI • Yusuf Wilantara
• Tim Imbangan Change
6 Dokumen KAK Jasa Implementasi Upgrade ERP
Management
berserta Infrastrukturnya dan Change
Management
7 Dokumen Roadmap IT Master Plan 2021-2024 Roadmap IT Master Plan Indonesia • Tim Imbangan Perencanaan • Herdi Setiawan
2021-2024 dan Strategi TI • Yusuf Wilantara
• Tim Imbangan Bussiness
Development
Struktur Tim Pekerjaan (1/2)
PROJECT
LEADERSHIP
Client Service Partner
Bangkit Kuncoro
Power & Utilities
Consultative Board
• Eric Jost
• David Townshend
• David Fernandez
PROJECT
MANAGEMENT
PROJECT
DELIVERY
ITMP/Enterprise
TEAM
Architecture
• Himawan Sidharta (GRC)
• Adhiatma N
• Narendri M
Technical Writer
• M Fauzan C.F
• Kizana Milarowell
• Anggia Astridita
Direktur Proyek Project Sponsor
Steering Commitee
Awang Arinda
EVP Keuangan Sinthya Roesly
EVP Akuntansi
Subject Matter Expert EVP Perencanaan
Korporat Direktur Proyek Subject Matter Expert
• Daniel Khoo (SAP) EVP HCMS
• Phuah Ewe Cheng PH EVP STI Wiyono
(SAP)
• Monika Prasodjo (ITMP)
Project Liaison
Project Manager Co - Project Manager
Project Manager Leader
Manajer Strategi dan • VP Aplikasi Korporat
PH VP REN TI
Ambara Rizky Arsitektur TI • VP Anggaran
• VP Akuntansi Korporat
Project • VP Perencanaan
Liaison Officer Strategi Korporat
Assistant Analyst
Strategi dan
Arsitektur TI
Business Process Change Management
Information Technology Business Process Change Management
• Alif Rahman (Integrasi)
• Jeffry Sutrisman (Planning • Tessa Gracia Master Plan (ITMP)
• Prana Sidhi Budipriatna BPD CM Lead
& Budgeting)
• Hapsari Sulistianingrum IT Subject Matter
• Indrawan Budianto (S2P) VP/MSB VP CMO
• Ema Fitriana (Billing)
Resource (SMR)
• Achmad Aidid (HCM)
VP STI BPO CM Member
• Tjung S Dewi (FIFM)
• Ayman Jamal (EAM) • VP/MSB
• Julian S Putra (ERP) MSB CMO
• Pengguna Aplikasi
Key Success Factors
Keseragaman Pemahaman
Pemahaman yang seragam dari
anggota tim kerja dan pemangku
kepentingan yang relevan mengenai
tujuan, ruang lingkup, hasil
pekerjaan, dan batasan pekerjaan.
1 2
Pengambilan Keputusan
oleh Pihak Akuntable
3 4
secara Tepat Waktu
Pengambilan keputusan dilakukan oleh
pihak yang ditunjuk akuntable.
Kesepakatan yang disetujui dengan
mempertimbangkan resiko dan manfaatnya
Keputusan didokumentasikan dan
dikomunikasikan kepada
pihak-pihak yang terkait.
Komitmen dan Partisipasi Aktif
Komitmen dan partisipasi aktif dari
pemangku kepentingan (manajemen
puncak) dan seluruh anggota
tim kerja dalam pelaksanaan
pekerjaan serta pembuatan
keputusan dan pemantauan
pencapaian pekerjaan.
Narasumber yang tepat
sesuai keahlian
Penetapan narasumber yang
terlibat dalam setiap diskusi secara
secara tepat sesuai dengan
keahlian yang dimiliki sehingga
dapat memberikan gambaran
mengenai kondisi PLN dan masukan
yang bermanfaat.
 Sekian dan
Terima Kasih