Materi Sosialisasi Vendor PT PGE

PERTAMINA
Sosialisasi Vendor
SS Invoice Payment
Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

September 2021
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
1 Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance
2 User Manual iVendor 2.1
3 Contact Pertamina
www.pertamina.com
PERTAMINA
CUT OVER 1 Okt

2021
September 2021 Oktober 2021
- Sampai dengan SA/GR tertanggal 30 September 2021 BAST - Terhitung mulai tanggal SA/GR 1 Oktober 2021 BAST dibuat
dibuat secara manual dengan format masing-masing entitas dengan iVendor 2.1
- Sampai dengan invoice 30 September 2021 dokumen tagihan - Terhitung mulai tanggal invoice 1 Oktober 2021 dokumen
dikirim ke Finance masing-masing entitas tagihan dikirim via email ke SS invoice payment
- Sampai dengan invoice 30 September 2021 dokumen tagihan - Terhitung mulai tanggal invoice 1 Oktober 2021 dokumen
diverifikasi oleh Finance masing-masing entitas tagihan diverifikasi oleh SS invoice payment
- Sampai dengan tanggal invoice terakhir dengan retensi 30 - Terhitung mulai tanggal invoice terakhir dengan retensi 1
September 2021 pembayaran retensi dengan SP3 manual Oktober 2021 pembayaran retensi otomatis H+10 setelah masa
pemeliharaan
www.pertamina.com
PERTAMINA
BUSINESS PROCESS INVOICE TO PAYMENT
1 2 3 4 5 6
User & Vendor Vendor User Vendor SSC Treasury

Pengiriman Invoice Pemrosesan Pembayaran
BASTP / BASTB Create Invoice Payment Approval
• Membuat dan menyetujui • Menerima Softcopy Invoice
Melakukan serah terima • Menyiapkan invoice, Payment Aprroval/SP3 via Print Payment Approval • Pembayaran Pihak
Barang/Jasa. Membuat faktur pajak system & Print softcopy PA • Pengiriman tagihan Ketiga melalui Host to
BAST via iVendor dan • Mengirimkan softcopy • Mengirimkan softcopy dalam bentuk softcopy Host Bank oleh Treasury
menandatangani BAST. invoice ke Business User payment approval kepada melalui email
Vendor edoc.ssc@pertamina.c
om
START END
01 02 03 04
SSC DMS - Receiving SSC DMS - Indexing SSC Invoice Processing SSC Payment Proposal
www.pertamina.com
PERTAMINA
EMAIL PENGIRIMAN TAGIHAN & VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY TAGIHAN
ALAMAT EMAIL FORMAT FILE

Perubahan Pengiriman Tagihan Pihak - 1 (satu) email HANYA terdiri 1 (satu) file invoice dengan format .PDF dengan kualitas
Ketiga edoc.ssc@pertamina.com scan 300 dpi
Kecuali Non PO, MMH, Advance Payment, Retensi, PaDI, - Seluruh halaman pada file yang dilampirkan terdiri dari 1 ukuran kertas yang sama
Pembayaran ke Kas Negara dengan Kode Billing
dikirimkan ke sofdoc@pertamina.com
UKURAN FILE
FORMAT SUBJECT EMAIL Ukuran file attachment dan badan email < 18 MB
Subject pengiriman email tagihan:
“Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]”
Contoh: Vendor_PGE_654321_INV123456-2020
Subject pengiriman email tagihan koreksi: COVER PAGE & SEPARATOR

“Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]KOREKSI” Sudah ditambahkan cover page dan
Contoh: Vendor_PGE_654321_INV123456-2020KOREKSI separator
Perusahaan Kode
Pertamina Lubricants PTPL
PT KPB KPB
PT PRPP PRPP - Pastikan Subject email tidak mengubah kata VENDOR
PT PGE PGE - Untuk Subject Email dilarang ada illegal character berikut
PT PTK PTK \/:*?”<>|
- Subject email mengikuti format, agar tidak ditambahkan
informasi lain
www.pertamina.com
PERTAMINA
KELENGKAPAN DAN URUTAN DOKUMEN INVOICE
DOKUMEN 1. Cover Sheet Invoice

INVOICE 2. Invoice
3. Separator Payment Approval

DOKUMEN SP3 4. Dokumen Payment Approval SAP
DAN BA 5. BASTP/BASTB (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan/Barang) format SSC
6. Separator Faktur Pajak

DOKUMEN FAKTUR
7. Faktur Pajak
PAJAK (jika ada)
8. Dokumen pendukung perpajakan seperti SKB, PKP/Non PKP, E-Nofa, NPWP, Suket + Bukti Setor dll
DOKUMEN 9. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian barang

PENDUKUNG
Dikarenakan keterbatasan kapasitas e-mail (< 20 MB), untuk dokumen kontrak lengkap disampaikan dalam
bentuk hardcopy
www.pertamina.com
PERTAMINA
COVER SHEET & SEPARATOR
www.pertamina.com
PERTAMINA
CONTOH DOKUMEN PAYMENT APPROVAL
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 Contact Pertamina
www.pertamina.com
iVendor Tracking Improvement
SERVICE LEVEL STANDARISASI EXPENDITURE

AGREEMENT BERITA ACARA TRACKING
SYSTEM
• Komitmen dalam pemenuhan SLA end to • Kepatuhan terhadap SK Otorisasi • Real time Tracking
end process Procure to Pay sesuai arahan • Simplifikasi Proses Verifikasi • SLA compliance
Direksi pada Notulen Rapat tertanggal 2 Nov • Enhancement Aplikasi iVendor
2020 menjadi iVendor
• Penetapan SLA: • Proses tracking oleh User & Vendor
• BAST submit to Approved BAST & • Komponen Perhitungan KPI 2021
released SA/GR = 4 HK
• Released SA/GR to Signed BAST = 3 HK
• Invoice received to PA Released = 4 HK
4 JAN 2021 1 AGS 2021 1 OKT 2021

1 FEB 2021
GO LIVE GO LIVE RENCANA GO LIVE
GO LIVE
KP HOLDING PT PPI & PT PIS SH C&T SH R&P
ALL PERSERO
PT PRPP, PT KPB, PT PTK,
PT PGE, & PT PL
PROCURE TO PAY TRACKING GRAND DESIGN
Quick win
1 2 3 4 5 6 7 8 9
User,
User User & Vendor User Vendor User Vendor SSC Treasury
P2P Process
PEC, Legal
Payment Pengiriman
PR & KAK Kontrak & BAST & Signed BAST Create Verifikasi Pembayaran
Approval Dokumen
Invoice Dok. Tagihan
PO SA/GR Tagihan
(PA)
Ref Pedoman A-5001 BAST submit s.d SA/GR released Invoice diterima
PR + KAK (lengkap & benar) s.d Approved BAST s.d BAST Signed user s.d PA Invoicing s.d Posting s.d
kontrak
SLA
& SA/GR User released posting payment

Barang max 60 hari released 3 HK 4 HK 9 HK 5 HK
Jasa max 90 hari
4 HK
enhancement
iVendor
Data integration with Tracking

•BAST standard
Procurement System generated by
Vendor upload Vendor access penerimaan Current Tracking
softcopy invoice PA by iVendor
iVendor
(E-sourcing ++, Order Tracking, softcopy Invoice
iVendor
e-Catalog, Contract Management •SA/GR integration
New SLA
Scope transaction PO MMNH

Exclude: PO MMH, non PO, advance payment
Vendor OTV, Vendor Luar Negeri
12
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK BAST & SA/GR 3HK BAST Signed User SLA BAST Signed Vendor
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
input support Dok SA/GR Print BAST Upload BAST
SMART GEP, offline
iVendor e-Warehouse,
iVendor
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor
Dapat ditracking di iVendor
13
Tidak tertracking di iVendor
Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
11 Create PA melalui
tcode
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload Dok. Tagihan ke
Invoice Download PA
edoc.ssc
iVendor iVendor @pertamina.com
Vendor offline
14
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor 2.0

Role: Vendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Klik create account for registered vendor
3 Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina
4 Isi contact person
3
5 Isi captcha
4
6 Klik proses
2 5
6
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
7 Informasi password akan dikirimkan ke email Pastikan bahwa email Anda yang terdaftar di Pertamina
yang terdaftar sudah tepat. Apabila email belum terdaftar atau
diperlukan perubahan email, maka lakukan permintaan
perubahan email melalui procurement/user terkait.
Password dapat diubah setelah login dengan menu profile
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
Sudah tidak aktif
Apabila ada keperluan update master data vendor

dapat menghubungi user/procurement setempat
untuk proses update datanya.
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pembuatan BAST
Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Create BAST
2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
5 Klik Menu BAST 6 Klik Create New
4 5
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
7 Isi nomor PO dengan klik icon
Pilih PO yang akan dibuatkan BAST • Intetgrasi PO antara MySAP dengan

iVendor adalah pukul 01.00 pagi
• Pastikan kesesuaian PO dan
perusahaan lawan transaksi
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
8 Pilih jenis pengadaan 10 Isi nomer dan tanggal kontrak
9 Isi email PIC Project Pertamina dan klik icon 11 Isi Perihal BAST
Poin 8
Akan ada PO yang telah terdefine jenis
8 pengadaannya.
Sehingga tidak perlu dipilih
9 Poin 9
Apabila email tidak terdaftar maka akan
muncul notif
10
11
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Barang
12 Isi tanggal dan lokasi pemeriksaan barang, serta tanggal penyerahan barang
13 Isi detail serah/terima barang dengan klik icon

12
14 Pilih barang yang diserahterimakan
pada pop up berikut
15
14 13
16
15 Isi kuantitas barang yang diserahterimakan
16 Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

waktu penyerahan barang
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Jasa
Nilai pada iVendor mengikuti nilai pada PO,
12 Isi tanggal pemeriksaan jasa serta tanggal penyerahan jasa nilai ini dapat diubah apabila memang
penyerahan belum 100% atau tidak sesuai
dengan PO.
13 Isi detail serah/terima jasa dengan klik icon
12
14 Pilih jasa yang diserahterimakan
pada pop up berikut
15
14
13
16
15 Isi progress, nilai tagihan dan keterangan jasa pekerjaan yang

diserahterimakan
16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan

waktu penyerahan jasa
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
17 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Tekan icon untuk menambahkan dokumen
18 Apabila terdapat ketidaksesuaian jumlah, spesifikasi, atau waktu maka tuliskan nilai denda dan alasan
17
Dokumen yang diupload mengikuti
kesepakatan user & vendor sesuai
kontrak (expenditure authority)
Kondisi BAST akan otomatis terisi

mengikuti penilaian pada poin
16 sebelumnya 18
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
19 Isi nama penandatangan dari pihak Vendor dan jabatan 19
20 Klik Save Draft Apabila BAST

tidak berhasil
disave, maka
21 Pastikan kembali bahwa BAST yang dibuat telah benar cek apakah
20 terdapat field
yang belum diisi
atau salah
Anda dapat mencetak

draft BAST untuk melihat
hasil 22 Apabila sudah dipastikan bahwa BAST benar
maka klik edit dan klik
22
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
23 Proses akan dilanjutkan dengan review BAST oleh user.

Harap hanya melakukan penandatanganan pada hardcopy
BAST yang ditandatangan oleh User (ttd basah)
• BAST yg tercetak belum

tergenerate nomor BAST dan
tanggal BAST
• Masih terdapat watermark draft
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Signed Vendor

Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Upload BAST Vendor


Tuliskan Captcha dan klik Login
2
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Vendor
3 Klik Menu BAST 4 Pilih BAST yang sudah di SA/GR dengan klik icon
BAST yang sudah ditandatangani User akan berstatus BAST uploaded by User
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Vendor
5 Upload BAST yang sudah ditandatangani vendor dan bukti

penerimaan dokumen dengan klik choose file
bambang 6 Klik upload
5
7 Lanjutkan dengan proses upload
invoice
5
Tidak ada format standard untuk bukti penerimaan dokumen
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload
Download PA Dok. Tagihan
Invoice
ke edoc
iVendor iVendor
offline
Vendor
36
PERTAMINA
Upload Invoice
1 Klik Menu Invoice 2 Klik create new
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
3 Pilih perusahaan lawan transaksi 5 Pilih PO pada pop up yang muncul
4 Isi nomer PO dengan klik icon

5
3 4
6 Pilih BAST dengan klik icon

6
7 Pilih BAST pada pop up yang muncul
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
8 Isi Nomer Invoice sesuai fisik invoice 10 Upload invoice dengan klik choose file
9 Isi Tanggal Invoice sesuai fisik invoice 11 Klik
12 Pastikan kembali bahwa invoice telah benar
10
8
13
11 13 Apabila sudah dipastikan bahwa invoice benar

maka klik edit dan klik
14 Proses akan dilanjutkan dengan review invoice

dan pembuatan Payment Approval oleh user
www.pertamina.com
PERTAMINA
Download Payment Approval

Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Download PA
Invoice edoc.ssc
offline
Vendor
41
PERTAMINA


Tuliskan Captcha dan klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
3 Klik Menu Payment Approval 4 Pilih Payment Approval yang akan didownload dengan klik icon
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Download PA
Invoice edoc.ssc
offline
Vendor
44
PERTAMINA
Tracking
Role: Vendor & User
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Tracking proses hingga payment dapat dilakukan di menu Tracking
Pada setiap Tab akan muncul list pending prosesnya
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Klik lihat tracking untuk melihat detail tracking Detail Tracking
Timestamp
01 Vendor dan User dapat melihat timestamp setiap prosesnya
Hyperlink
02 Setiap proses pada detail tracking dapat diklik menuju menu terkait
Notifikasi Email
03 Terdapat notifikasi email untuk menginformasikan update proses
atau step yang harus dilakukan
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
3 Contact Pertamina
www.pertamina.com
PERTAMINA
CONTACT PERTAMINA
135 menu 4
cp@pertamina.com
www.pertamina.com
PERTAMINA
TERIMA KASIH
“Shared Services untuk Pertamina Lebih Kompetitif”
www.pertamina.com

Materi Sosialisasi Vendor PT PGE

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Materi Sosialisasi Vendor PT PGE

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERTAMINA

Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

1 Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance

2 User Manual iVendor 2.1

CUT OVER 1 Okt

September 2021 Oktober 2021

User & Vendor Vendor User Vendor SSC Treasury

EMAIL PENGIRIMAN TAGIHAN & VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY TAGIHAN

ALAMAT EMAIL FORMAT FILE

Subject pengiriman email tagihan koreksi: COVER PAGE & SEPARATOR

DOKUMEN 1. Cover Sheet Invoice

3. Separator Payment Approval

6. Separator Faktur Pajak

DOKUMEN 9. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian barang

1 Proses Tagihan Vendor Shared Services Finance

2 User Manual iVendor 2.1

SERVICE LEVEL STANDARISASI EXPENDITURE

4 JAN 2021 1 AGS 2021 1 OKT 2021

& SA/GR User released posting payment

Data integration with Tracking

Scope transaction PO MMNH

User PIC MySAP

Pendaftaran iVendor 2.0

2 Klik create account for registered vendor

3 Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina

4 Isi contact person

Password dapat diubah setelah login dengan menu profile

Sudah tidak aktif

Apabila ada keperluan update master data vendor

Tidak tertracking di iVendor

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

5 Klik Menu BAST 6 Klik Create New

7 Isi nomor PO dengan klik icon

Pilih PO yang akan dibuatkan BAST • Intetgrasi PO antara MySAP dengan

8 Pilih jenis pengadaan 10 Isi nomer dan tanggal kontrak

13 Isi detail serah/terima barang dengan klik icon

15 Isi kuantitas barang yang diserahterimakan

16 Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

15 Isi progress, nilai tagihan dan keterangan jasa pekerjaan yang

16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan

17 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Kondisi BAST akan otomatis terisi

19 Isi nama penandatangan dari pihak Vendor dan jabatan 19

20 Klik Save Draft Apabila BAST

Anda dapat mencetak

23 Proses akan dilanjutkan dengan review BAST oleh user.

• BAST yg tercetak belum

Upload BAST Signed Vendor

Tidak tertracking di iVendor

Upload BAST Vendor

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

Upload BAST Vendor

Upload BAST Vendor

5 Upload BAST yang sudah ditandatangani vendor dan bukti

bambang 6 Klik upload

Tidak ada format standard untuk bukti penerimaan dokumen

User PIC MySAP

1 Klik Menu Invoice 2 Klik create new

3 Pilih perusahaan lawan transaksi 5 Pilih PO pada pop up yang muncul

4 Isi nomer PO dengan klik icon

6 Pilih BAST dengan klik icon

7 Pilih BAST pada pop up yang muncul