SHARED SERVICES CENTER

TRAINING
INVOICE PROCESSING
SAP VIM PATRA NIAGA
– BUSINESS USER
 PERTAMINA

01 OVERVIEW E2E PROSES INVOICE PROCESSING SAP VIM

02 DIGITAL PAYMENT APPROVAL SA SLIP (Role Requestor)

AGENDA 03 DIGITAL PAYMENT APPROVAL GR SLIP (Role Requestor)

04 CREATE SP3 – BMC (Role Requetor)

05 APPROVAL SA/GR SLIP (Role Approver)

www.pertamina.com
OVERVIEW E2E
PROSES

3
PROCESS VENDOR INVOICES SSC MODEL – BCP WAVE 2

START

OCR VIM
Melakukan serah terima OCR
Barang/Jasa. Membuat BAST BMC SAP
VIM
Business dan menandatangani BAST.
Users & SSC – Invoice SSC – Invoice Treasury
Vendor SSC – Loket/ Processing Processing
Indexing Team Team Team Lead
• Menyiapkan invoice, faktur
pajak
• Mengirimkan softcopy Email 1. Invoice masuk ke VIM 1. Review dan
Vendors invoice ke Business User SC • Create T1 dan akan dilakukan approve Invoice Proses Bayar sesuai END
• Melakukan index pengecekan duplikasi via system jadwal pembayaran
• Membuat Payment dokumen lalu dan business rules oleh 2. Invoice akan
Aprroval/SP3 via system diteruskan ke VIM system otomatis ter-
• Mengirimkan softcopy 2. Jika verifikasi sudah posting
payment approval kepada Vendor akan menerima sesuai, Invoice akan di-
User Vendor email notifikasi, route untuk approval
SAP menandakan telah lolos
BMC verifikasi kelengkapan
• Menyetujui Dokumen Payment dokumen & telah
Pemilik Approval dibuatkan tiket
Otorisasi
Hardcopy submission setelah
• Menerima Softcopy Print keadaan Normal kembali
Payment Approval
• Menyerahkan dokumen Hardcopy dikirimkan ke
invoice ke SSC dalam SSC DMS Masing
Vendors bentuk softcopy melalui Vendor akan menerima email autoreply, Masing (KP/RU/MOR)
email menandakan email telah diterima SSC
sofdoc@pertamina.com
Vendors

Retained SSC 3rd Party 3rd Party & Retained

SIMPLIFIKASI PROSES - WAVE 2

BASTB/BASTP
01 Berita Acara Serah Terima Barang /
Berita Acara Serah Terima Pekerjaan
BASTB/BASTP
02
BAPM Memberikan informasi ketepatan waktu 01
EXISTING
Berita Acara Pengecekan Material penyerahan, kualitas dan kuantitas pekerjaan

TO BE
BA SSC
03 Pernyataan serah terima barang/jasa
untuk Go-Live SSC

Hardcopy GR/SA
04 Pernyataan serah terima barang/jasa Payment Approval
Softcopy GR/SA yang berfungsi sebagai
persetujuan pembayaran
02
Hardcopy SP3
05 Persetujuan Pembayaran
 PERTAMINA
BENEFIT DARI ENHANCEMENT INVOICE & PAYMENT SSC

BENEFITS FOR VENDORS:

1. Invoice dapat masuk ke SSC lebih cepat dengan adanya regionalisasi
2. SLA Proses verifikasi softcopy invoice lebih cepat dengan menggunakan VIM
3. Invoice dapat langsung ter-posting setelah diverifikasi (untuk softcopy, jika hardcopy sudah diterima)

BENEFITS FOR BUSINESS

USERS:
1. Simplifikasi dokumen Berita Acara
2. Simplifikasi Dokumen GR/SA SAP sebagai SP3 (Payment Approval)

BENEFITS FOR FULFILLER:

1. Verifikasi dilakukan pada satu platform VIM. Dimana saat ini, fulfiller menggunakan BMC, SAP, dan OCR Filenet
2. Proses autoposting dilakukan setelah approval dan hardcopy diterima

www.pertamina.com
 PERTAMINA
BASIC CHANGES BCP (BUSINESS CONTINUITY PLAN)

WAVE 1 WAVE 2
Simplifikasi Dokumen 5 Dokumen : 2 Dokumen :
BASTB/ BASTP, BAPM, BA SSC, GR/SA, BASTP/BASTB, Payment Approval
SP3
T Code Print Out SA/GR ML83 ZMMVIM_INTSASLIP  Penyediaan Jasa
ZMMVIM_INTGRSLIP  Pengadaan Barang

Pengiriman Softcopy sofdoc@pertamina.com sofdoc@pertamina.com

dokumen

Pengiriman Hardcopy SSC DMS Graha Elnusa SSC DMS Graha Elnusa
dokumen setelah
kondisi Normal (Filing
Hardcopy)
SLA Pemrosesan Hardcopy : 11 hari kerja Softcopy: 9 hari kerja
Invoice Hardcopy: 11 hari kerja
Posting Park & Post Autoposting

www.pertamina.com
 PERTAMINA
VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY INVOICE

FORMAT SUBJECT EMAIL

“Vendor_Kode Region_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]”
Contoh: Vendor_B101_654321_INV123456-2019
COVER PAGE & SEPARATOR
Sudah ditambahkan cover page dan
separator

FORMAT FILE
1 (satu) email HANYA terdiri 1 (satu) file
invoice dengan format .PDF
ALAMAT EMAIL
Dikirimkan ke alamat email
sofdoc@pertamina.com

UKURAN FILE
Ukuran file attachment < 20 MB

www.pertamina.com
 PERTAMINA
KELENGKAPAN DAN URUTAN DOKUMEN INVOICE

AS-IS TO-BE

DOKUMEN 1. Cover Sheet Invoice 1. Cover Sheet Invoice

INVOICE 2. Invoice 2. Invoice

3. Separator Berita Acara 3. Separator SA/GR

4. Berita Acara SSC 4. Dokumen Payment Approval berupa
DOKUMEN SP3
DAN BA 5. Berita Acara Lapangan dokumen SA/GR SAP yang sudah disetujui
6. Print Screen Nomor T2 BMC oleh pihak Pertamina atau Print Out SP3
MySSC
5. Berita Acara Lapangan
7. Separator Faktur Pajak 6. Separator Faktur Pajak
DOKUMEN 8. Faktur Pajak 7. Faktur Pajak
FAKTUR PAJAK
(jika ada) 9. Dokumen pendukung perpajakan seperti 8. Dokumen pendukung perpajakan seperti
SKB, PKP/Non PKP, E-Nofa, NPWP, dll SKB, PKP/Non PKP, E-Nofa, NPWP, dll

10. Kontrak 9. Kontrak bagian Term of Payment (TOP)

DOKUMEN
11. Dokumen pendukung lainnya sesuai yang 10. Dokumen pendukung lainnya sesuai yang
PENDUKUNG
disyaratkan dalam kontrak disyaratkan dalam kontrak
Dikarenakan keterbatasan kapasitas e-mail (< 20 MB), untuk dokumen
kontrak lengkap dan dokumen pendukung disampaikan dalam bentuk
hardcopy

www.pertamina.com
 PERTAMINA
DOKUMEN PAYMENT APPROVAL SESUAI VARIASI TRANSAKSI

WITH PO NON PO DOWN PAYMENT

Print Out SP3 MySSC, Print Out SP3 MySSC,

Dokumen SA / GR SAP
jenis transaksi: jenis transaksi:
- Without PO Non Hydro - Non Hydro - Down Payment / LC

www.pertamina.com
 PERTAMINA
DOKUMEN PAYMENT APPROVAL
Service Acceptance (SA) SAP – untuk Pengadaan Jasa

T-Code yang digunakan

ZMMVIM_INTSASLIP
SA yang dapat di-print adalah SA
dengan status sudah di-release

www.pertamina.com
 PERTAMINA
DOKUMEN PAYMENT APPROVAL
Good Receipt (GR) SAP – untuk Pengadaan Barang

T-Code yang digunakan

ZMMVIM_INTGRSLIP
GR yang dapat di-print adalah GR
dengan status movement type 101
atau 105 dan tidak ada reversal

www.pertamina.com
 PERTAMINA
DOKUMEN PAYMENT APPROVAL
Print Out SP3 MySSC

Print out format PDF di MySSC hanya akan ter-generate setelah status tiket
“Initiated” atau sudah selesai proses approval oleh pejabat berwenang

www.pertamina.com
 PERTAMINA
DOKUMEN TIDAK DIGUNAKAN LAGI

✗
✗

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CUT OFF MEKANISME PENERIMAAN BARANG DAN JASA

Payment Menggunakan proses Wave 2 :

1. Proses Payment Approval
Approval 2. Approval melalui BMC
Invoice Date - Transaksi PO Non
Hydro 3. Dikirimkan ke sofdoc@pertamina.com
1 September - Transaksi LC
2020

Menggunakan proses Wave 2 :

SP3 BMC 1. SP3 BMC
2. Dokumen hardcopy dikirimkan ke
- Non PO
- Transaksi dengan Graha Elnusa
Down Payment

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CUT OFF MEKANISME PENERIMAAN BARANG DAN JASA

Negative Scenario Action

Invoice PO Non Hydro tmt 1 September 2020 - Entitlement SP3 akan di take out dari User
menggunakan SP3 BMC Wave 1 All Patra Niaga

Invoice PO Non Hydro tmt 1 September 2020 - Diperkenankan selama dokumen

menggunakan SP3 BMC melampirkan GR/SA mandatory ada pada lampiran
lama

Invoice Non PO menggunakan SP3 BMC - Entitlement SP3 akan di take out dari User
Wave 1 All Patra Niaga tanggal 31 Agustus 2020

Invoice Down Payment menggunakan SP3 - Entitlement SP3 akan di take out dari User
BMC Wave 1 All Patra Niaga tanggal 31 Agustus 2020

www.pertamina.com
 PERTAMINA
PERTAMINA

DMS REGION LOCATION

Roles & Notes:
Region Location Coverage
Responsibilities
• Penugasan untuk tim VIM - Wave 1
• MOR III
• Persero* • Infrastruktur yang dipersiapkan:
• RU VII Kasim 1. Loket penerimaan dokumen
Elnusa • PATRA 2. Scanner dokumen + PC/notebook
Location 3 DKI 3. Scanner VDE
NIAGA
Jakarta 4. Gudang arsip dan perlengkapan filing
• KP & All
Region
RU VI • RU VI
SSC - PGSM Location 4 West and MOR IV • MOR IV
Central part of Java RU IV • RU IV
* Patra Niaga Go Live per 1 September 2020
Location 5 East of
Java, Bali, and Nusa MOR V • MOR V*
* Go Live per 1 Agustus 2020
Tenggara
Location 6 • RU V*
MOR VI * Go Live per 1 Juli 2020
Kalimantan • MOR VI*
Location 7 Sulawesi MOR VII • MOR VII
www.pertamina.com and East Indonesia MOR VIII • MOR VIII
DIGITAL PAYMENT
APPROVAL SA SLIP
ROLE : REQUESTOR
(PIC)
REQUEST & PRINT
( TRANSAKSI WITH PO NON HYDRO)
( TRANSAKSI LC )
18
 PERTAMINA
I. REQUEST DIGITAL PAYMENT APPROVAL SA SLIP

1 Buka SAP

2 Masukkan client, user dan password, kemudian Enter

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Masukkan T-Code Digital

3 Payment Approval SA
Slip;ZMMVIM_INTSASLIP
, kemudian Enter

4 Input data :
• Purchasing document
• Service Entry Sheet
• Invoice No (pastikan kebenaran penulisan)
• Invoice date
• PIC (Name): Isikan dengan nama User Pertamina
• PIC (Mail): Isikan dengan email User Pertamina
• Retensi
• Description: Isikan denganmetode
pembayaran/denda/keterangan lain yang diperlukan
• Nomor Pekerja: Isikan dengan nopek Requestor (PIC)
• Cost Center Requestor
5 Kemudian klik Submit Approval

www.pertamina.com
 PERTAMINA

6 Pop up message status SA ditampilkan pada

layar kemudian klik Enter

7 Pop up message konfirmasi Submit Approval

sesuai dengan nomor pekerja yang diinput.
Klik Submit untuk melanjutkan atau
klik Cancel untuk membatalkan transaksi

Jika di-submit maka akan tergenerate nomor

Request ID dan notifikasi email ke Requestor
dan Approver

www.pertamina.com
 PERTAMINA
II. PRINT DOKUMEN PAYMENT APPROVAL SA SLIP
Print Dokumen Payment Approval SA Slip hanya
dapat dilakukan jika Request ID yang sebelumnya
terbentuk pada saat submit approval status telah
Approved melaluiMySSC

1 Buka SAP

2 Masukkan User ID dan Password

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Masukkan transaction code (Tcode) Digital

3 Payment Approval SA Slip; ZMMVIM_INTSASLIP

4 Klik tombol Execute

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Masukkan nomor Request ID yang sudah

5 didapatkan saat Submit Approval
Klik Enter

Jika request ID sudah di-approve maka bisa dilakukan

6 Preview atau Print SA Slip
Klik tombol Print
6
6

7 Input output 7 device dan klik tombol Print

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Name & Date

Approval akan
terisi otomatis
setelah status
Approved
www.pertamina.com
 PERTAMINA

DIGITAL PAYMENT
APPROVAL GR SLIP
ROLE : REQUESTOR
(PIC)
REQUEST & PRINT
( TRANSAKSI WITH PO NON HYDRO)

2
www.pertamina.com
6
 PERTAMINA
I. REQUEST DIGITAL PAYMENT APPROVAL GR SLIP

1 Buka SAP

2 Masukkan client, user dan password, kemudian Enter

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Masukkan transaction code (Tcode) Digital

3
Payment Approval GR Slip;
ZMMVIM_INTGRSLIP

Input data :
4 ● Purchase order
● Material document
● Material Document Year
● Invoice No (pastikan kebenaran penulisan)
● Invoice date
● PIC (Name): Isikan dengan nama User Pertamina
● PIC (Mail): Isikan dengan email User Pertamina
● Nomor Pekerja: Isikan dengan nopek Requestor (PIC)
● Cost Center

5 Kemudian klik Submit Approval

www.pertamina.com
 PERTAMINA

6 Pop up message status GR

ditampilkan pada layar
kemudian klik Enter

7 Pop up message konfirmasi Submit Approval

sesuai dengan nomor pekerja yang diinput.
Klik Submit untuk melanjutkan atau
klik Cancel untuk membatalkan transaksi

Jika di-submit maka akan tergenerate

nomor Request ID dan notifikasi email
ke Requestor dan Approver

www.pertamina.com
 PERTAMINA
II. PRINT DOKUMEN PAYMENT APPROVAL GR SLIP
Print Dokumen Payment Approval GR Slip hanya
dapat dilakukan jika Request ID yang sebelumnya
terbentuk pada saat submit approval status telah
Approved melaluiMySSC

1 Buka SAP

2 Masukkan User ID dan Password

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Masukkan transaction code (Tcode)

3 Digital Payment Approval SA Slip;
ZMMVIM_INTGRSLIP

4 Klik tombol Execute

www.pertamina.com
 PERTAMINA

5 Masukkan nomor Request ID yang sudah

didapatkan saat Submit Approval
Klik Enter

6 Jika request ID sudah di-approve maka bisa dilakukan

Preview atau Print GR Slip
Klik tombol Print
6
6
7 Input output device dan klik tombol Print

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Name & Date

Approval akan
terisi otomatis
setelah status
Approved

www.pertamina.com
 PERTAMINA

CREATE SP3
ROLE : REQUESTOR (PIC)
( TRANSAKSI WITHOUT PO NON HYDRO )
( TRANSAKSI DOWN PAYMENT / DP NON HYDRO)

3
www.pertamina.com
4
 PERTAMINA
CREATE SP3

1 Membuka aplikasi MySSC pada URL :

https://mysscqa.pertamina.com/dwp/app/

2 Masukkan username dan password, kemudian tekan tombol

Log in
1

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CREATE SP3

3 Klik menu Browse 3

Categories

4 Pilih Finance, kemudian

klik Invoice and Payment 4

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CREATE SP3

5 Open service Manual SP3 Creation 6 Click Request Now

5 6

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CREATE SP3

7 Click on this hyperlink, it will open another page 8 Select the E-SP3 Type according to the transaction,
if all necessary fields already filled, click Agree and
Submit

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CREATE SP3

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CREATE SP3

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CREATE SP3

9 Click complete request

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CREATE SP3

10 REQ ticket created 12 PDF will be updated on the Comment.

Clik Attachment to download

There will be approval process based on “Fungsi”,

11
“Company Code”, “E-SP3 Type”, and “Amount to be paid”

www.pertamina.com
 PERTAMINA
CREATE SP3
13 Ticket will automatically complete once PDF updated on the
comment section

www.pertamina.com
 PERTAMINA

APPROVAL SA/GR SLIP

ROLE: APPROVAL

4
www.pertamina.com
4
 PERTAMINA
APPROVAL SA/GR SLIP

Approver akan mendapat email notifikasi untuk melakukan approval request Digital
Approval SA/GR beserta dengan
informasi detail seperti berikut:

Selanjutnya lakukan Approval melaluiMySSC

www.pertamina.com
 PERTAMINA

1 Buka Web Browser, ketik url MySSC berikut:

myssc.pertamina.com

2 Masukkan username dan password email

Pertamina Anda, kemudian tekan tombol
Log In

www.pertamina.com
 PERTAMINA

3 Pada Home Page, klik My Activity > Approvals

4 Pada Tombol Search masukan Request

Number sesuai dengan yang tertera pada
email notifikasi

www.pertamina.com
 PERTAMINA

5 Kemudian, klik Approve

Email notifikasi akan terkirim ke Requestor apabila proses Approval telah selesai
sampai level terakhir, untuk dapat dilakukan print dokumen Payment Approval
SA/GR Slip melalui SAP
www.pertamina.com
 PERTAMINA

Jika memilih Reject, akan muncul field Reject Reason, kemudian masukkan alasan mengapa tiket di Reject.
Kemudian klik Reject.

www.pertamina.com