Full Digitalisasi

Layanan Invoice & Payment

For Vendor Pertamina Group
(PT Pertamina Patra Niaga, PT Pertamina Retail, PT Pertamina Lubricants, PT Kilang
Pertamina Balikpapan, PT Pertamina Geothermal Energy, PT Pertamina Trans Kontinental,
dan PT Pertamina International Shipping)
SHARED SERVICES
PT PERTAMINA (PERSERO)

Direktorat Penunjang Bisnis

PT Pertamina (Persero)

Jakarta, 26 Januari 2024

RESTRICTED DISTRIBUTION

This document is a strictly confidential communication to and solely for the use of the recipient and may not be 1
reproduced or circulated without Shared Services PT Pertamina (Persero) prior written consent. If you are not the
intended recipient, you may not disclose or use the information in this documentation in any way.
AGENDA
TITLE PRESENTER

Opening MC

Sambutan
Ibu Esti Fauziah
Manager BPD Procurement

➢ Overview Full Digitalisasi Layanan Invoice Payment

➢ Update Vendor Registration
Pemaparan Materi ➢ Kewajiban Pengumpulan Dokumen Pembayaran
➢ Hands On Full Digitalized

Tanya Jawab Audience & Shared Services

Closing MC

3
SAMBUTAN
MANAGER
BPD Procurement

4
 PERTAMINA
PROGRESS IMPLEMENTASI FULL DIGITALIZED INVOICE PAYMENT
Hearing vendor
JUN ‘22 85% SETUJU Syarat penagihan dengan dokumen softcopy
78% SETUJU Approval BAST menggunakan OTP via email
81% SETUJU Approval BAST dilakukan 1 PIC vendor
DES ‘22 Diskusi & FGD
–
Proses diskusi dan assessment bersama Fungsi Internal terkait (Internal Audit,
FEB ‘23
Keuangan, Compliance) dan External (BPKP, Kominfo)
Penerapan Tata Kelola Digitalisasi 1. Risk Management: Risk Mapping & Retensi
Layanan SS Invoice Payment 2. System Internal Control: Penetration Test

FEB – Sosialisasi & Coaching Clinic

JUL ‘23 Sosialisasi & Coaching kepada user dan vendor secara online & offline
1
Go Live di 3 Entitas
PT Pertamina (Persero), PT KPI, PT PPI
2
TW III –
TW IV
2023
Next Roll Out:
PT Pertamina Patra Niaga
3
Go Live PT Pertamina Retail

1 Mar
2024
PT Pertamina Lubricants
PT Kilang Pertamina Balikpapan
PT Pertamina Geothermal Energy
PT Pertamina Trans Kontinental
4
PT Pertamina International Shipping
www.pertamina.com
OVERVIEW
FULL DIGITALIZED
LAYANAN INVOICE
& PAYMENT

6
FULL DIGITALIZED INVOICE PAYMENT (1/2)
Apakah itu full digitalized?
Proses bisnis penagihan & pembayaran kepada vendor dimana yang menjadi dasar pembayaran yaitu metadata yang
tercreate pada system yang terintegrasi secara end-to-end, sehingga secara governance untuk persetujuan akan
dilakukan melalui digital approval dan tidak dibutuhkan lagi adanya penyampaian hardcopy document

Tagihan Non Hydro Vendor Domestic

Key Changes saat Go Live
Perubahan Existing Full Digitalized

BAST iVendor dan Offline (mixed) iVendor

Persetujuan BAST Digital approval & offline (ttd basah) Digital approval dengan OTP

Payment Approval Create via SAP dan approval via MySSC Create & Approve via iVendor

Penyampaian Document Softcopy Email ke Edoc Otomatis by system (tidak melalui email)**

Penyampaian Document Hardcopy Dibutuhkan penyampaian kepada DMS Tidak dibutuhkan penyampaian kepada DMS

Konfirmasi dokumen dispute Melalui email Melalui iVendor

Notes:
*) Untuk tagihan vendor dengan kriteria spesifik dimana tidak ada NPWP dalam master data vendornya dan
transaksi spesifik lainnya seperti transaksi Hydro, PADI, dll akan menggunakan proses bisnis terpisah

**)Dokumen yang berhasil masuk dalam sistem pada detail tracking akan update menjadi “Document
Received” dan memiliki Doc ID VIM 7
FULL DIGITALIZED INVOICE PAYMENT (2/2)

PERSYARATAN

Vendor Registration
Persyaratan dalam drafting Berita Acara Serah Terima (Deliverables)

Penyelesaian Pending Hardcopy Document

Persyaratan dalam penyampaian Invoice & Faktur Pajak

8
PERSYARATAN FULL DIGITALIZED INVOICE AND PAYMENT
Vendor Registration

Pastikan request Update Akun iVendor anda berstatus APPROVED

Vendor yang belum melakukan update akun iVendor akan berdampak tidak
bisa melakukan create BAST

9
For Internal Use Only – Not For External Distribution
 FLOW SOFTCOPY – IVENDOR FULL DIGITALIZED
5HK BAST dan SA/GR 4HK INVOICE & 6 HK Verifikasi Payment
PAYMENT APPROVAL
12
Verifikasi & 13
Terdapat layering approval pada saat approve BAST dan PA Payment
Posting MIRO Refer to dispute
sesuai dengan SK otorisasi expenditure authority
SS IP & VIM
Treasury A
3 9 11
N
Approver 2 BAST Approver 2 PA
iVendor iVendor
iVendor menyusun &
Y mengirimkan
Y N 9
User 3 N
dokumen secara
Approver11PA
PA
Approver Approver 1 BAST
Approver otomatis untuk
proses verifikasi
iVendor iVendor
berikutnya
5
Y
Input
Y Y SA/GR 8 10
2 SAP&iVendor Review Invoice N Klik View &
Reviewer & Create PA ValidateBAST
Validate PA
BAST 6
Klik View & iVendor
User PIC iVendor Validate BAST

iVendor
N Y N

4 7
: Persetujuan BAST menggunakan OTP
1 yang dikirimkan melalui email/MFA
Approve BAST Input invoice &
BAST Draft Faktur Pajak 10 Layering (1
: Approval BAST & PA bersifat
Vendor iVendor iVendor iVendor Layer/2Layer) berdasarkan SK Otorisasi

CUT OVER
BAST yang di submit sampai dengan tanggal
29 Februari 2024
- BAST flow existing (masih di perlukan tanda tangan basah)
- Payment Approval di buat melalui SAP dan Approve melalui
MySSC
- Pengiriman softcopy dokumen tagihan dilakukan via
edoc.ssc@pertamina.com dan hardcopy dokumen wajib
diserahkan ke DMS terdekat
- Konfirmasi tagihan dispute dikirimkan via email
- Koreksi tagihan atas return to vendor/reject tagihan dikirimkan
via email
- Maksimal pengiriman dokumen melalui edoc dengan BAST
existing pada closing Maret 2024
Entities:
• PTPN, PTPL, PTPR, KPB, PGE, PTK, & PIS
PERTAMINA
1 Mar
2024
BAST yang di submit setelah tanggal 1
Maret 2024
- Pembuatan BAST wajib melalui iVendor dan Approval BAST
melalui OTP
- Payment Approval di buat dan di approve melalui iVendor
- Dokumen tagihan terintegrasi otomatis via iVendor FD dan
tidak perlu dikirimkan via email
- Konfirmasi tagihan dispute dikirimkan melalui iVendor
- Koreksi tagihan atas return to vendor/reject tagihan dikirimkan
dengan re-upload invoice pada menu invoice iVendor FD
• Scope transaction: Tagihan Non Hydro Vendor Domestic ke PTPN, PTPL,
PTPR, KPB, PGE, PTK, & PIS
Exclude: PO MMH, Non PO, Advance payment, Vendor OTV, Vendor LN
VENDOR
REGISTRATION

12
 PERTAMINA

Key Changes Vendor Registration

BEFORE AFTER

Tidak terdapat Fitur Update Pengelolaan akun Terdapat tambahan Fitur Update Pengelolaan
iVendor 01 01 akun iVendor

Surel terbagi menjadi 2 kolom:

Surel terdiri 1 kolom untuk mengisi alamat email 02 02 • Surel Utama
• Surel Lain

Surel Utama selain menerima notifikasi status

Surel berfungsi menerima notifikasi informasi
status request
03 03 request akan memiliki fungsi khusus yaitu
menerima informasi OTP saat proses BAST & Invoice

Request Update Surel Utama wajib melampirkan

Request Update Surel Utama tidak wajib
melampirkan dokumen pendukung
04 04 dokumen pendukung berupa surat
penanggungjawab pengelolaan akun iVendor
 PERTAMINA

Perubahan Ketentuan Approval dan Meterai

Dokumen/
Before After
Formulir
Approval Meterai Approval Meterai
Pakta integritas Tanda Tangan Meterai tempel Tanda Tangan E-meterai
Basah Elektronik
Sertifikasi
Surat Tanda Tangan Meterai tempel Tanda Tangan E-meterai
pernyataan Basah Elektronik
Sertifikasi
Pengelolaan - - Tanda Tangan E-meterai
akun iVendor Elektronik
Sertifikasi
 PERTAMINA

PAKTA INTEGRITAS

BEFORE AFTER
 PERTAMINA
SURAT PERNYATAAN

BEFORE AFTER
 PERTAMINA

Alur Proses Update Data Pengelolaan Akun iVendor

Ya Isi seluruh syarat Dokumen Registrasi untuk

Vendor SKT termasuk Surat Pernyataan
Penanggung Jawab Pengelolaan Akun
Ya
Punya akun i-Vendor? Login Akun i-Vendor Vendor Baru?

Tidak
Pengajuan
Tidak

Daftar Akun Login i- Update Pengelolaan

Vendor Akun i-Vendor*

Isi syarat dokumen, termasuk Surat Pernyataan

Penanggung Jawab Pengelolaan Akun i-Vendor

* : Update pengelolaan akun i-Vendor diperlukan jika vendor akan melakukan perubahan pada surel utama
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

1
1. Vendor melakukan akses ke aplikasi i-Vendor
https://apps.pertamina.com/ivendor/Security/Login
2. Untuk vendor existing yang sudah terdaftar (Sudah memiliki
nomor vendor) namun belum memiliki akun login pilih Create
Account For Registered Vendor
3. Untuk vendor baru dan belum memiliki akun login pilih Create
Account For New Vendor

2
3
 PERTAMINA

5. Untuk vendor existing yang sudah terdaftar (Sudah memiliki nomor vendor) namun belum memiliki
akun login pilih Create Account For Registered Vendor

Petunjuk Pengisian :

• Isi Nomor NPWP Perusahaan

1
• Isi Nama Contact Person
• Isi Nomor Telp Perusahaan
• Centang kolom Kebijakan
Privasi dan Syarat &
Ketentuan
• Isi Kode Captcha
2

5
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

6. Untuk Vendor yang telah memiliki nomor vendor dan akun login, Masukkan UserID, Password, dan kode
unik Captcha. lalu klik Login
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

7. Klik menu Vendor Management
8. Klik menu Update Data Vendor
9. Lalu klik Update Akun i-Vendor

7
8

9
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

10. Klik menu New Request
 PERTAMINA

11. Dalam menu Company Pertamina pilih kolom Perusahaan Pertamina sesuai kebutuhan, lalu klik Process
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

12. Melengkapi Pembaruan Data (Update Data)

 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

13. Klik New kemudian lengkapi data dokumen Akta Perusahaan* sesuai yang dipersyaratkan lalu klik Save.

*jika tidak memiliki Akta Perusahaan, disampaikan informasi dokumen pendukung kepemilikan organisasi (misal: Koperasi, Yayasan)
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

14. Klik New kemudian lengkapi data dokumen Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen sesuai yang
dipersyaratkan lalu klik Save
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

15. Klik New kemudian lengkapi data dokumen Pakta Integritas sesuai yang dipersyaratkan lalu klik Save
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

16. Klik New kemudian lengkapi data dokumen Form Penanggung Jawab Pengelolaan Akun i-Vendor
sesuai yang dipersyaratkan lalu klik Save

Penggantian surel utama berdampak pada akun email yang digunakan di aplikasi SMART GEP
 PERTAMINA
TATA CARA PENGISIAN DOKUMEN PENGELOLAAN I-VENDOR
Dokumen Penanggung Jawab
Akun iVendor

Petunjuk Pengisian :
1

2 • Isi nama lengkap pemberi

3
kuasa
• Centang jenis identitas yang
4 dipilih
• Isi nomor sesuai identitas
yang dipilih di no.2
5
• Isi nama jabatan pemberi
6 kuasa
7
• Isi nama lengkap penerima
kuasa
8 • Centang jenis identitas yang
dipilih
9
• Isi nomor sesuai identitas
yang dipilih di no.2
10 • Isi nama jabatan penerima
12 kuasa
• Isi nomor telepon penerima
kuasa
• Isi alamat penerima kuasa
• Isi alamat email Utama
11 • Lokasi dan tanggal
13
penandatanganan
• Nama & Jabatan Pemberi
Kuasa
 PERTAMINA
TATA CARA PENGISIAN DOKUMEN PENGELOLAAN I-VENDOR

Dokumen Data Company

3 Petunjuk Pengisian :

1. Isi nama perusahaan

4
2. Centang bentuk perusahaan
5 3. Centang jenis perusahaan
6
yang dipilih
4. Isi nomor Akta Pendirian
5. Isi tanggal Akta Pendirian
7 6. Isi nomor NPWP
7. Isi alamat perusahaan
8 8. Isi Kecamatan
9. Isi Kabupaten/Kota
9
10. Isi Propinsi
10
11. Isi Kode Pos
11 12. Isi nomor Telepon
12
 PERTAMINA
CONTOH HASIL PENGISIAN DOKUMEN PENGELOLAAN I-VENDOR
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

17. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi klik menu Pengajuan, isi kolom Catatan dan klik
submit. Untuk membatalkan klik menu Pengajuan dan klik Delete
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

18. Vendor akan mendapatkan notifikasi informasi nomor tiket atas request yang disubmit
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

Proses ini dilakukan untuk:

1. Pendaftaran bagi yang belum terdaftar sebagai vendor
2. Vendor yang akan melakukan update data vendor

1 Akses link https://apps.pertamina.com/ivendor

2 Masukan User ID (NPWP) dan Password

3 Isi Kode Captcha

2
4 Klik Login

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

5 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

6 Pilih menu Vendor Management

7 Klik Update Data Vendor

8 Klik Update Data DPT

6
7
8

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

9 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

10 Klik New Request

10

11 Pilih perusahaan

12
12 Klik Process

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

13 Maka akan muncul tampilan sebagai berikut

14 Pada tab info umum akan muncul informasi

sebagaimana pada pendaftaran awal saat
request create akun iVendor, silahkan lengkapi
data apabila terdapat data yang belum lengkap.

15 Klik save apabila terdapat perubahan

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

16 Masuk tab bank

17 Klik new 16

17

18 Lakukan pengisian data bank

19 Klik save

Default dipilih apabila rekening

tersebut adalah rekening default untuk
proses pembayaran. Setiap vendor
minimal memiliki 1 rekening default
yang didaftarkan
19
www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

20 Klik Yes

20

21 Data bank yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab bank.
Data tersebut dapat didelete dengan klik logo atau edit dengan klik logo pada line item yang dimaksud.

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

22 Masuk tab kepemilikan

22
23
23 Pilih tab Pemegang Saham

24 Klik new 24

25 Lakukan pengisian data pemegang saham

26 Klik save

26
www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

27 Klik Yes

27

28 Data Pemegang saham yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab Pemegang Saham.
Data tersebut dapat didelete dengan klik logo atau edit dengan klik logo pada line item yang dimaksud.

29 Lakukan proses yang sama untuk data komisaris pada tab komisaris dan data direksi pada tab direksi, selanjutnya
pada tab UBO dan Kuasa Perusahaan akan dijelaskan di slide selanjutnya.

29

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

30

30 Pilih tab Ultimate Beneficial Owner (UBO)

31

31 Pada kolom Statement Letter Ultimate

Beneficial Owner (UBO), klik New

32 Jenis Dokumen terisi secara otomatis

33 Isi Nomor Dokumen (jika ada)

32

33
Unduh Contoh Dokumen untuk pengisian dokumen
34
Surat Pernyataan UBO* 34

35
35 Unggah Dokumen setelah selesai melakukan
pengisian dokumen Surat Pernyataan UBO

36 Klik Save

* : Tata Cara Pengisian Dokumen Surat Pernyataan UBO,

36
terdapat di urutan A – I (Slide Selanjutnya)
www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

A Isi Nama

B Masukkan Nama Instansi

I

C Isi Jabatan A B

C D

D Isi Nomor NPWP Instansi

F
G

E Isi kolom Nama, NPWP, dan Tipe UBO/ Manfaat yang

dimiliki
H
F Isi Nama Tempat ,tanggal, dan Instansi

G Lakukan pembubuhan e-sign dan e-meterai.

E

H Isi Nama dan Jabatan

I Masukkan logo instansi

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

37
37 Pada kolom List Data Ultimate Beneficial Owner
(UBO), klik New

38 Isi Nama

39 Pilih tipe Ultimate Beneficial Owner (UBO), untuk

pemilihan tipe UBO bisa lebih dari 1(satu) tipe 38

40 Pilih Kewarganegaraan (WNI/ WNA)

39

40

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

Apabila Kewarganegaraan Warga Negara

Indonesia

41 Isi Nomor Kartu Tanda Penduduk (KTP)

42 Isi Berlaku Sejak

41
43 Isi Berlaku Sampai
42

44 Unggah scan atau foto KTP 43

44
45 Isi nomor NPWP

46 Unggah scan atau foto NPWP 45

46
47 Masukkan Nomor Telepon (opsional)

48 Klik Save 47

48

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

Apabila Kewarganegaraan Warga Negara

Asing

49 Isi asal Negara

50 Isi Nomor Paspor

49
51 Isi Berlaku Sejak
50

52 Isi Berlaku Sampai

51

53 Unggah scan atau foto Paspor 52

54 Masukkan Nomor Telepon (opsional)

53

55 Klik Save
54

55

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

56 Pilih tab Kuasa Perusahaan

56
57

57 Klik New pada Kuasa Perusahaan

58 Isi kolom Nama

58
59 Isi kolom Tanggal Mulai Menjabat
59

60
60 Isi kolom Tanggal Selesai Menjabat
61

61 Pilih Kewarganegaraan dan isi kolom yang diperlukan

62 Klik Save

* : Tata Cara Pengisian Dokumen Surat Pernyataan UBO,

62
terdapat di urutan A – I (Slide Selanjutnya)
www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

63 Masuk tab Akta Perusahaan 63

64 Klik new
64

65 Lakukan pengisian data akta perusahaan

66 Klik save

66
www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

67 Klik Yes

67

68 Data Akta Perusahaan yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab Akta Perusahaan.
Data tersebut dapat didelete dengan klik logo atau edit dengan klik logo pada line item yang dimaksud.

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data
69
69 Masuk tab Administrasi Umum
70

70 Pilih tab NPWP

71 Lakukan pengecekan kesesuaian NPWP

Apabila terdapat perubahan maka edit dan
upload kembali dokumen, kemudian klik save 71

72 Lakukan pengisian juga pada tab Izin Usaha,

SKDP/NIB, dan TDP/NIB

72

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

73 Masuk tab Laporan Keuangan

73

74 Pilih penggolongan UMKM

74
75 Klik Save 75

76 Klik New 76

77 Lakukan pengisian data

78 Klik save

www.pertamina.com 78
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

79 Klik Yes

79

80 Data laporan keuangan yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab laporan keuangan.
Data tersebut dapat didelete dengan klik logo atau edit dengan klik logo pada line item yang dimaksud.

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

81
81 Masuk tab Pajak

82 Upload surat Pengukuhan

Perusahaan Kena Pajak
82
83 Klik save 83
85
84 Klik yes pada pop up confirmation

85 Untuk menambahkan info laporan pajak

Klik new

Pada field upload SPT 1771 (step no 85)

mohon untuk menambahkan Surat
Keterangan Fiskal dalam 1 file upload

84

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

86 Lakukan pengisian data

87 Klik save

88 Klik Yes
88
87

89 Data pajak yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab pajak.
Data tersebut dapat didelete dengan klik logo atau edit dengan klik logo pada line item yang dimaksud.

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

90
90 Masuk tab Sub Bidang

91 Klik new
91

92 Lakukan pengisian data

93 Klik save

93
www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

94 Klik Yes

94

95 Data sub bidang yang sudah diinputkan akan muncul pada list tab sub bidang.
Data tersebut dapat didelete dengan klik logo atau edit dengan klik logo pada line item yang dimaksud.

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

96 Upload dokumen pendukung sesuai sub bidang pada tab dokumen lain – lain

97 Klik new untuk menambahkan dokumen lainnya

98 Klik logo edit untuk mengedit data dokumen dan klik logo untuk mendelete data dokumen

96

97

98

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

99 Lakukan pengisian data, klik Save

dan Yes

99
99

100 Tuliskan catatan pengajuan perbaruan data pada tab pengajuan

101 Klik submit dan Yes 100

101
101

www.pertamina.com
 PERTAMINA
User Manual iVendor
Registrasi Vendor for New Vendor / Update Data

Untuk proses update data vendor, input data cukup dilakukan atas menu yang berubah.
Silahkan diinputkan pada tab yang
data/informasinya mengalami perubahan

Kemudian masuk ke tab Pengajuan untuk submit perubahannya.

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Apabila Akun iVendor Lupa Password

1. Klik “Forgot Password” apabila vendor lupa dengan password

yang dimiliki
2. Setelah meng-klik “Forgot Password”, masukkan UserID/NPWP
dan isi kode unik Captcha. Lalu klik “Reset Password”.

1
2
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Apabila Akun iVendor Lupa Password

3. Vendor akan menerima pesan mengenai pemberitahuan pengecekan

email.
4. Klik Link reset password yang dikirimkan melalui email

3 4
 PERTAMINA

Alur Proses Update Data CSMS

Ya Isi seluruh syarat Dokumen Registrasi untuk

Vendor SKT termasuk Surat Pernyataan
Penanggung Jawab Pengelolaan Akun
Ya
Punya akun i-Vendor? Login Akun i-Vendor Vendor Baru?

Tidak
Pengajuan
Tidak

Daftar Akun Login i-

Update Data CSMS
Vendor

Isi seluruh syarat dokumen registrasi CSMS

 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

1. Masukkan UserID, Password, dan kode unik Captcha. lalu klik Login
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

2. Klik menu Vendor Management
3. Klik menu Update Data Vendor
4. Lalu klik Update Data CSMS

2
3

4
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

5. Klik New Request
6. Pilih kolom Perusahaan Pertamina dan Dokumen lalu klik Process

5 6
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

7. Berikut merupakan tampilan apabila sudah memiliki CSMS
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

8. Berikut merupakan tampilan apabila memilih untuk mengajukan CSMS
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

9. Setelah seluruh tahapan sudah dilakukan. Klik menu Pengajuan, isi kolom Catatan dan klik submit. Untuk
membatalkan klik menu Pengajuan dan klik Delete
 PERTAMINA

Informasi:
1. Vendor dapat melakukan submit Sub Bidang tanpa CSMS.
2. Vendor akan mendapatkan notifikasi email yang mengingatkan bahwa Vendor tidak akan muncul saat
dilakukan penarikan data bidderlist, jika belum memiliki CSMS atau masa berlaku CSMS habis.
3. Pengajuan CSMS dilakukan dimenu terpisah, tidak bersamaan dengan Update Data Khusus. Untuk yang
proses pengajuan CSMS yang masih berjalan maka masih mengikuti alur proses sebelumnya (submenu
csms di update data).
 PERTAMINA
Daftar Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia
PSrE Instansi
Balai Sertifikasi Elektronik Badan Riset dan Inovasi
Badan Siber dan Sandi Nasional (BRIN)
Negara

Link : Link :
https://bsre.bssn.go.id/ https://govca.id/ &
besign https://rain.brin.go.id/
(iOTENTIK)
Apps Terkait (Mobile) :

Google Play : BeSign

– Tanda Tangan Digital

App Store : BeSign by

BSRE

*Daftar lengkap Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dapat diakses

melalui link berikut: https://tte.kominfo.go.id/listpsrenew
 PERTAMINA
Daftar Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia
PSrE Non-Instansi
Perusahaan Umum
PT Digital Tandatangan
Percetakan Uang Republik PT Privy Identitas Digital
Asli
Indonesia (PERURI)

Link: Link: Link :

https://ca.peruri.co.id/ & https://www.xignature.co. https://privy.id/
https://sign.peruri.co.id// id/

Google Play & App Google Play & App Google Play & App
Store: e-Met Store: Xignature Store: Privy ID

Fitur : Fitur : Fitur :

E-Meterai E-Meterai E-Meterai
E-Sign E-Sign E-Sign

*Daftar lengkap Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dapat diakses

melalui link berikut: https://tte.kominfo.go.id/listpsrenew
 PERTAMINA

Daftar Distributor Resmi Yang Menjual Meterai Elektronik :

1. PT Peruri Digital Security (https://e-meterai.co.id/)

2. PT Finnet Indonesia (https://finnet.e-meterai.co.id/)
3. PT Mitra Pajakku (https://e-meterai.pajakku.com/)
4. PT Mitracomm Ekasarana (https://mitracomm.e-meterai.co.id/)
5. Koperasi Pegawai Swadharma (https://swadharma.e-meterai.co.id/)
 PERTAMINA

CIRI-CIRI E-METERAI ASLI

Gambar lambang negara Garuda Pancasila

Tulisan “Meterai Elektronik”

Angka “10000” dan Tulisan “SEPULUH RIBU RUPIAH”

QR Code sebagai Kode Unik

MENGHINDARI PEMBELIAN E-METERAI PALSU

• Menghindari pembelian melalui e-commerce
• Menghindari penjual yang meminta format pembubuhan e-meterai selain dalam format PDF
• Mengenali ciri khas e-Meterai yang asli (Kode unik, lambang Garuda Indonesia, tulisan
“Meterai Elektronik”, Angka dan tulisan “10000” dan “SEPULUH RIBU RUPIAH"
 PERTAMINA

PENGECEKAN KEASLIAN E-METERAI

Menghindari e-Meterai Tidak Terbaca Dengan Verifikasi Melalui Web Peruri

1 2
Membuka website
verification.peruri.co.id
Klik "Drag and drop a file“.
3
Lalu klik upload a pdf dan Apabila telah berhasil, maka
lakukan verifikasi “I’m not a akan muncul verifikasi
robot” "Signed by Meterai
Elektronik“.
 PERTAMINA

PENGECEKAN KEASLIAN E-SIGN

Menghindari e-Sign Tidak Terbaca Dengan Verifikasi Melalui Web Peruri

1 2
Membuka website
verification.peruri.co.id
Klik "Drag and drop a file“.
3
Lalu klik upload a pdf dan Apabila telah berhasil, maka
lakukan verifikasi “I’m not a akan muncul verifikasi
robot” "Signed by (nama akun
penandatangan)“.

PENGECEKAN KEASLIAN E-SIGN & E-METERAI
Pengecekan dapat dilakukan untuk E-Sign & E-Meterai Secara Bersamaan
1 2
Membuka website
verification.peruri.co.id
Klik "Drag and drop a file“.
PERTAMINA
3
Lalu klik upload a pdf dan Apabila telah berhasil, maka
lakukan verifikasi “I’m not a akan muncul verifikasi
robot” "Signed by (nama akun
penandatangan)“ dan
“Signed by Meterai
Elektronik”.
 PERTAMINA

PENGECEKAN KEASLIAN E-METERAI

Verifikasi Valid & Invalid

VALID INVALID
 PERTAMINA

DO’S DON’TS
 PERTAMINA

Daftar Distributor Resmi Yang Menjual Meterai Elektronik :

1. PT Peruri Digital Security (https://e-meterai.co.id/)

2. PT Finnet Indonesia (https://finnet.e-meterai.co.id/)
3. PT Mitra Pajakku (https://e-meterai.pajakku.com/)
4. PT Mitracomm Ekasarana (https://mitracomm.e-meterai.co.id/)
5. Koperasi Pegawai Swadharma (https://swadharma.e-meterai.co.id/)
 PERTAMINA

Multi-factor authentication (MFA)

Multi-factor authentication (MFA) merupakan proses login akun secara multilangkah yang mewajibkan
penggunanya memasukkan lebih banyak informasi daripada sekadar kata sandi.
Misalnya, beserta kata sandi, pengguna diminta memasukkan kode yang dikirim ke email mereka, menjawab
pertanyaan rahasia, atau bahkan memindai sidik jari. Bentuk autentikasi kedua inilah yang nantinya dapat
membantu mencegah akses akun yang tidak sah jika kata sandi sistem telah disusupi.

Benefits of Multi-factor authentication (MFA)

• Mengurangi risiko keamanan : Autentikasi multi-factor meminimalkan risiko karena kesalahan manusia, kata
sandi yang salah tempat atau perangkat elektronik yang hilang.
• Memungkinkan inisiatif digital : Bisnis yang menggunakan autentikasi multi-factor dapat membantu melindungi
data organisasi dan pengguna dalam melakukan interaksi dan transaksi online dengan lebih aman.
• Meningkatkan respons keamanan : MFA juga membantu perusahaan dan individu untuk merespons lebih
cepat terhadap serang siber, yang meminimalkan potensi kerusakan/kerugian.
 DO’s VENDOR
VENDOR Download dan Mengisi dengan lengkap dan benar form
penanggungjawab pengelolaan akun iVendor

Mematuhi tata cara yang benar untuk mendapatkan dan

membubuhkan tanda tangan elektronik dan e-meterai

Informasi yang telah dikirimkan di sistem akan langsung ditinjau

untuk memenuhi proses persyaratan

Tim akan mengirimkan konfirmasi setelah pendaftaran selesai.

Setiap informasi yang hilang atau tidak lengkap dan tidak
terbaca, proses pendaftaran dapat ditolak/ditunda

Shared Services Project & Enterprise IT

KEWAJIBAN
PENGUMPULAN
DOKUMEN
PEMBAYARAN

83
KEWAJIBAN PENGUMPULAN HARDCOPY DOCUMENT
1. Kaidah dokumen asli dan berkekuatan hukum mengacu pada dokumen kontrak

2. Ketentuan internal Pertamina terkait Kebijakan pada Manajemen Korespondensi tahun 2023
4. 1). U. Metode penandatanganan Surat Dinas yang melibatkan pihak eksternal harus berdasarkan
kesepakatan para pihak dan konsisten dengan tetap mematuhi tata kerja Perusahaan dan peraturan yang
berlaku.
4. 1). Y. Untuk kebutuhan verifikasi dan pembuktian keabsahan Surat Dinas maka Surat Dinas harus
ditandatangani menggunakan satu metode penandatanganan dan satu jenis tanda tangan, tidak
diperkenankan menggunakan tanda tangan basah pada Surat Dinas yang telah ditandatangani
menggunakan TTE dan/atau disirkulerkan dalam bentuk softcopy, begitupun sebaliknya.

84
KENDALA PENGIRIMAN HARDCOPY DOCUMENT TAGIHAN

11. Kendala pengiriman oleh Vendor 22. Kendala pengiriman oleh Kurir/ Ekspedisi
a. Vendor tidak dapat mengirimkan hardcopy document kepada SS a. Resi pengiriman ke SS tidak dapat ditunjukkan oleh Vendor,
Vendor dapat membuat Surat Kehilangan dari pimpinan tertinggi maka menggunakan solusi 1.a.
dan melampirkannya pada pengiriman fisik printout dokumen b. Resi pengiriman ke SS dapat ditunjukkan oleh Vendor
softcopy dengan menginformasikan detail invoice yang dikirimkan,
b. Hardcopy document telah disampaikan ke user Pertamina dan Shared Services membuat Berita Acara yang disetujui oleh
ada resi pengiriman ke user yang ditunjukkan oleh vendor namun Manajemen dan dilampirkan pada fisik printout dokumen
user tidak dapat menyampaikan hardcopy document kepada SS softcopy
Pernyataan melalui Memo dari user (cc vendor) selaku
expenditure authority kepada SS untuk justifikasi bahwa hardcopy
document tersebut telah diterima oleh user dan tidak dapat
disampaikan ke SS dan vendor melampirkannya pada pengiriman
33. Transaksi dengan Organisasi sebelum Pendirian
fisik printout dokumen softcopy Subholding, menggunakan printout dokumen
softcopy
c. Ketika hardcopy document tidak dapat disampaikan karena
pejabat yang berwenang telah pensiun/mutasi/sudah tidak aktif
bekerja di Pertamina sehingga tidak dapat menandatangani
basah hardcopy document
Pernyataan melalui Memo/Email dari user selaku expenditure
authority ke SS terkait hal tersebut dan vendor melampirkannya
pada pengiriman fisik printout dokumen softcopy

85
JALUR KOMUNIKASI &PENYAMPAIAN HARDCOPY DOCUMENT
Jakarta - Balongan
DMS – SSC PERTAMINA
Graha Elnusa Lantai 6
Jl. TB Simatupang Kav 1 B
Jakarta 12560
Medan
PT. Pertamina (Persero) MOR I
Finance MOR I Medan – DMS SSC
Jl. Yos Sudarso 8-10 Silalas, Medan Barat,
Sumatera Utara 20114
Cilacap
PT. Pertamina (Persero) - RU IV
Finance RU IV Cilacap – DMS SS
Jl. Mt Haryono No.77, Rawakeong,
Lomanis, Kec. Cilacap Tengah, Kab. Cilacap,
Jawa Tengah 53221
Dumai
PT. Pertamina (Persero) - RU II
Finance RU II Dumai – DMS SSC
Jl. Raya Kilang Putri Tujuh, Tanjung Palas,
Dumai Timur,Kota Dumai, Riau 28815
Makassar & RU VII Kasim
PT. Pertamina (Persero) MOR VII
Finance MOR VII Makassar – DMS SSC
Jl. Garuda No.1 Makassar.
Jayapura
PT. Pertamina (Persero) MOR VIII
Finance MOR VIII Jayapura – DMS SSC
Jl. Nimboran 2-4 Jayapura
Palembang
PT. Pertamina (Persero) – MOR II
Dokumen tagihan hardcopy dapat disampaikan melalui:
Finance MOR II Palembang – DMS SSC • secara langsung pada hari dan jam kerja
Jl. Ahmad Yani No. 1247 • pengiriman melalui ekspedisi ke lokasi Fungsi Invoice &
Palembang - Sumatera Selatan
Payment Employee Related & DMS dengan alamat terlampir*
PT.Kilang Pertamina International RU III
Finance RU III - DMS SSC Penentuan lokasi diserahkan kepada para rekanan dengan
Jl. Beringin No.1 Gedung Avigas - Plaju
Palembang - Sumatera Selatan
memperhitungkan kemudahan akses dan lokasi yang terdekat
Semarang
PT. Pertamina (Persero) MOR IV *) Untuk pengiriman ekspedisi agar para rekanan dapat
Finance MOR IV Semarang – DMS SSC menyimpan resi dan list dokumen.
Jl. Pemuda No.114, Sekayu, Kec. Semarang
Tengah,Semarang, Jawa Tengah 50132
Surabaya
PT. Pertamina (Persero) - MOR V
Finance MOR V Surabaya – DMS SSC
Jl. Jagir Wonokromo no. 88
Surabaya - 60244 PO BOX 1064
Indonesia
pending pengiriman hardcopy document
Balikpapan
PT. Pertamina (Persero) - DMS SSC hanya dapat dinyatakan selesai yaitu
Gedung Diklat Pertamina RU V
Fungsi Finance Lantai 1
Jl. Jend Suprapto No. 1, Marga Sari, Kec.
oleh Fungsi DMS SS Finance
Balikpapan Baru,Balikpapan, Kalimantan Timur
76123
86
WHAT TO DO:
VENDOR
• Bagi penerima Surat pemberitahuan untuk Pengiriman Hardcopy
Document agar dapat disampaikan ke DMS terdekat (info pending
document juga dapat diperoleh di DMS Location dan PCC)
• Berkoordinasi aktif dengan user untuk proses persetujuan hardcopy
document, dokumen yang disampaikan kepada SS adalah hardcopy
dokumen ASLI dengan BAST bertanda tangan basah kedua belah
pihak
• Berkoordinasi aktif dengan DMS & mengikuti proses rekonsiliasi
dokumen bersama SS DMS
• Memastikan dokumen hardcopy seluruh tagihan sudah disampaikan
ke SS tanpa ada pending konfirmasi
• Sebelum Full Digitalized IP berjalan, maka setelah menerima notifikasi
agar dapat mengirimkan hardcopy document ASLI maksimal 30 hari
kalender (diharapkan 1 invoice 1 resi untuk menghindari dispute
pengiriman),

87
KELENGKAPAN DAN
URUTAN DOKUMEN Cover letter (dari notifikasi email pertamina)

INVOICE Separator Cover Sheet Invoice

Invoice ASLI bertandatangan basah atau validasi sistem

Separator Payment Approval (PA)

Dokumen PA berupa GR/ SA yang telah disetujui oleh pihak Pertamina

Atau Print Out SP3 MySSC

BAST/ BASTB (Berita Serah Terima Pekerjaan/ Barang) yang ditangdatangani
basah oleh kedua belah pihak

Separator Faktur Pajak

Faktur Pajak

Dokumen Pendukung Perpajakan seperti SKB, PKP/ Non PKP, Surat Keterangan
+ Bukti setor, dll

Kontrak Bagian awal yang menunjukan nomor kontrak & bagian klausa Term
Of Payment (TOP)

Dokumen pendukung lainnya sesuai yang disyaratkan dalam kontrak SS

Finance 88
HANDS ON

89
 PERTAMINA

Login iVendor
Role: Vendor

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Login iVendor (bagi Vendor)

1 Buka iVendor melalui link Apabila saat login mendapatkan popup

https://apps.pertamina.com/ivendor berikut:
2

2 Masukkan Username/NPWP
Perusahaan yang terdaftar di
Pertamina, masukkan Password,
dan Captcha
Pastikan telah dilakukan allow location
access pada alamat web:
3
3 Klik Login

www.pertamina.com
 FLOW SOFTCOPY – IVENDOR FULL DIGITALIZED
5HK BAST dan SA/GR 4HK INVOICE & 6 HK Verifikasi Payment
PAYMENT APPROVAL
12
Terdapat layering approval pada saat approve BAST dan PA Verifikasi & 13
Payment
sesuai dengan SK otorisasi expenditure authority Posting MIRO Refer to dispute

SS IP & VIM
Treasury A
3 9 11
N iVendor
Approver 2 BAST Approver 2 PA
iVendor menyusun
iVendor dokumen
Y
Y N 9 sesuai
User 3 N requirement
Approver11PA
PA
Approver Approver 1 BAST
Approver (merge dok)
iVendor iVendor
5
Y
Input
Y Y SA/GR 8 10
2 SAP&iVendor Review Invoice N Klik View &
Reviewer & Create PA ValidateBAST
Validate PA
BAST 6
Klik View & iVendor
User PIC iVendor Validate BAST

iVendor
N Y N

4 7
: Persetujuan BAST menggunakan OTP
1 yang dikirimkan melalui email/MFA
Approve BAST Input invoice &
BAST Draft Faktur Pajak 92 Layering (1
: Approval BAST & PA bersifat
Vendor iVendor iVendor iVendor Layer/2Layer) berdasarkan SK Otorisasi
 PERTAMINA

Pembuatan BAST
Role: Vendor

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST

1 Klik Menu 3rd Party Transaction , lalu pilih BAST

2 Klik Create New

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST
6
3 4
5

Poin 5
Untuk PO Non Ada (ZNDA) silahkan pilih
jenis pengadaan yang sesuai

Poin 6
Apabila saat pilih CoCd muncul error
berikut, silahkan update data pengelolaan
akun iVendor terlebih dahulu pada menu
Vendor Management
Apabila nomor PO belum muncul,
silahkan isi nomor PO yang dimaksud lalu
klik

3 Pilih Company Code Buyer yang sesuai dengan perusahaan lawan transaksi

4 Isi Nomor PO dengan klik icon lalu Pilih PO yang akan dibuat BAST

www.pertamina.com
 PERTAMINA
Create BAST
BAST Jasa

7 Isi Email Reviewer BAST dan klik icon

7
8 Isi Nomor telepon Vendor
8
Isi Nomor Kontrak Anda dan pastikan
9 sudah sesuai dengan nomor kontrak Anda untuk
9 menghindari dispute
10 Isi Jangka Waktu Kontrak
10 (Tanggal Awal & Akhir Kontrak)

11 11 Isi Perihal Berita Acara

Isi Tanggal Penyerahan Jasa dan

12 Tanggal Pemeriksaan Jasa
12
Poin 7 Poin 10
Apabila email tidak terdaftar maka akan muncul notif Pastikan tanggal Akhir kontrak tidak mendahului tanggal
awal kontrak

Poin 12, pastikan:

• Tanggal penyerahan Jasa tidak mendahului tanggal
awal kontrak
• Tanggal pemeriksaan Jasa tida mendahului tanggal
www.pertamina.com
penyerahan jasa
 PERTAMINA
Create BAST
BAST Jasa

15

13
13 Isi Detail Serah/Terima Jasa dengan klik icon
14
14 Pilih Jasa Yang Diserahterimakan pada pop up
16 Isi Progress, Nilai Tagihan dan Keterangan jasa pekerjaan
15
yang diserah terimakan

Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan waktu

16 penyerahan jasa
Poin 15
Nilai pada iVendor mengikuti nilai pada PO, nilai ini
dapat diubah apabila memang penyerahan belum
100% atau tidak sesuai dengan PO.

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST

17
17 Upload dokumen mandatory dan dokumen pendukung
dengan klik tombol Tekan icon untuk menambahkan
dokumen
Dokumen Copy Kontrak
17 (Kontrak Bagian awal yang menunjukan
nomor kontrak, bagian klausa Term Of
Payment (TOP), dan jangka waktu

17
Dokumen pendukung yang diupload
17 mengikuti kesepakatan user & vendor
sesuai kontrak (expenditure authority)
maks 3 File, per File 3MB

8
18 Apabila terdapat ketidaksesuaian jumlah, spesifikasi, atau waktu maka tuliskan nilai denda dan alasan
18
18

Kondisi BAST akan otomatis terisi mengikuti

penilaian pada poin 16 sebelumnya
 PERTAMINA
Create BAST
19
Nama Penandatangan BAST sudah terisi otomatis sesuai Nama
17
19 Perwakilan, Jabatan, dan Email Vendor yang didaftarkan pada form
pengelolaan akun iVendor

17
20 Klik Save Draft

20 Apabila BAST tidak berhasil disave, maka cek apakah

terdapat field yang belum diisi atau salah

www.pertamina.com
Create BAST PERTAMINA

21

22

17
21 Pastikan kembali bahwa BAST yang dibuat telah benar

17
22 Apabila sudah dipastikan bahwa BAST benar, klik

17
23 Tampilan akan muncul ke draft BAST yang sudah dibuat
sebelumnya, lalu klik

Jika berhasil terkirim ke PIC Reviewer BAST

akan muncul pop up sbb :
www.pertamina.com
Create BAST PERTAMINA

• Apabila vendor klik view and validate BAST,

print out BAST yg belum tergenerate nomor
BAST dan tanggal BAST
• Masih terdapat watermark draft

www.pertamina.com
 PERTAMINA
Create BAST
BAST Barang
24 24 Pilih Jenis Pengadaan

25 Isi Email Reviewer BAST dan klik icon

26
25

27 26 Isi Nomor telepon Vendor

28
27 Isi Nomor Kontrak Anda dan pastikan
29 sudah sesuai dengan nomor kontrak Anda untuk
menghindari dispute
30
28 Isi Jangka Waktu Kontrak
(Tanggal Awal & Akhir Kontrak)

10
29 Isi Perihal Berita Acara

Isi Tanggal Penyerahan Barang dan 12 Poin 24

30 Tanggal Pemeriksaan Barang
Selain PO Non Ada (ZNDA) akan terisi
otomatis sesuai type PO

www.pertamina.com
 PERTAMINA
Create BAST
BAST Barang

31

31 Isi Detail Serah/Terima Barang dengan klik icon

Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan waktu

32
penyerahan jasa

32

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Create BAST

17
33 Upload dokumen mandatory dan dokumen pendukung
dengan klik tombol Tekan icon untuk menambahkan
dokumen
Dokumen Copy Kontrak
33 (Kontrak Bagian awal yang menunjukan
nomor kontrak, bagian klausa Term Of
Payment (TOP), dan jangka waktu

17
Dokumen pendukung yang diupload
33 mengikuti kesepakatan user & vendor
sesuai kontrak (expenditure authority)
maks 3 File, per File 3MB

8
34 Apabila terdapat ketidaksesuaian jumlah, spesifikasi, atau waktu maka tuliskan nilai denda dan alasan
18
34

Kondisi BAST akan otomatis terisi mengikuti

penilaian pada poin 32 sebelumnya
Create BAST PERTAMINA

35

36

17
35 Pastikan kembali bahwa BAST yang dibuat telah benar

17
36 Apabila sudah dipastikan bahwa BAST benar, klik

17
37 Tampilan akan muncul ke draft BAST yang sudah dibuat
sebelumnya, lalu klik

Jika berhasil terkirim ke PIC Reviewer BAST

akan muncul pop up sbb :
www.pertamina.com
 PERTAMINA
Create BAST
38
Nama Penandatangan BAST sudah terisi otomatis sesuai Nama
17
38 Perwakilan, Jabatan, dan Email Vendor yang didaftarkan pada form
pengelolaan akun iVendor

17
39 Klik Save Draft

39 Apabila BAST tidak berhasil disave, maka cek apakah

terdapat field yang belum diisi atau salah

www.pertamina.com
 FLOW SOFTCOPY – IVENDOR FULL DIGITALIZED
5HK BAST dan SA/GR 4HK INVOICE & 6 HK Verifikasi Payment
PAYMENT APPROVAL
12
Terdapat layering approval pada saat approve BAST dan PA Verifikasi & 13
Payment
sesuai dengan SK otorisasi expenditure authority Posting MIRO Refer to dispute

SS IP & VIM
Treasury A
3 9 11
N iVendor
Approver 2 BAST Approver 2 PA
iVendor menyusun
iVendor dokumen
Y
Y N 9 sesuai
User 3 N requirement
Approver11PA
PA
Approver Approver 1 BAST
Approver (merge dok)
iVendor iVendor
5
Y
Input
Y Y SA/GR 8 10
2 SAP&iVendor Review Invoice N Klik View &
Reviewer & Create PA ValidateBAST
Validate PA
BAST 6
Klik View & iVendor
User PIC iVendor Validate BAST

iVendor
N Y N

4 7
: Persetujuan BAST menggunakan OTP
1 yang dikirimkan melalui email/MFA
Approve Input invoice
BAST Draft BAST & Faktur Pajak 107 Layering (1
: Approval BAST & PA bersifat
Vendor iVendor iVendor iVendor Layer/2Layer) berdasarkan SK Otorisasi
 PERTAMINA

Approve BAST
Role : Vendor

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Approve BAST 4HK BAST & SA/GR

5 Klik Menu BAST

1 2 Pilih BAST yang akan diapprove dengan klik ikon

BAST yang perlu di approve oleh vendor akan berstatus approved dan Next Actionnya
adalah Nama Vendor

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Approve BAST

3 Klik Approve BAST, kemudian akan muncul

Konfirmasi Approval BAST

4 Pilih Jenis OTP yang akan dikirim, maka kode OTP

akan masuk sesuai dengan pilihan yang dipilih
(melalui Email/Authenticator)
www.pertamina.com
 PERTAMINA
Approve BAST 5HK BAST & SA/GR

5
Melalui Email:
1. Pilih jenis OTP email
2. Klik Kirim OTP
3. OTP akan terkirim pada email sesuai email pejabat approval
4. Masukan OTP sesuai yang diterima oleh email di field Kirim OTP lalu klik Konfirmasi

• Waktu expired OTP approver: 8 jam

Jika email belum diterima, anda dapat resend
dengan klik kirim OTP kembali • Jika <8 jam dan klik resend: dikirimkan ulang kode OTP yang awal
• Jika >8 jam dan klik resend: dikirimkan kode OTP yang baru
www.pertamina.com
 PERTAMINA

Approve BAST 5HK BAST & SA/GR

6 Melalui MFA:
1. Pilih jenis OTP: Google/Microsoft Authenticator
2. Masukan kode unik yang muncul pada aplikasi authenticator anda ke
field ”kode OTP”
3. Klik Konfirmasi
4. Hasil jika BAST Berhasil di approve (a)
5. Hasil jika BAST tidak berhasil di approve (OTP/Kode unik salah) (b)

6
b

www.pertamina.com
Tampilan BAST yang telah di Approve PERTAMINA

Approved by Approved by Nama Penandatangan BAST sudah terisi otomatis

xxxxx@pertamina.com iniakunsaya@gmail.com sesuai Nama, Jabatan, dan main email Penerima Kuasa
yang didaftarkan pada form pengelolaan akun iVendor

Apabila ada denda, pastikan telah terinput pada BAST

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Cara mendaftarkan MFA

www.pertamina.com
Cara Mendaftarkan MFA (Multi-Factor Authentication) PERTAMINA

MFA digunakan untuk mendapatkan verifikasi key saat Approver atau Vendor menyetujui dokumen BAST secara digital (MFA dapat
digunakan sebagai alternatif untuk mengirim One Time Password (OTP) melalui email.
MFA yang dapat digunakan pada iVendor adalah menggunakan aplikasi Google Autheticator atau Microsoft Authenticator.

Cara mendaftarkan MFA: 2

1 Download aplikasi atau

2 Klik Profile pada kanan atas

3 Pilih menu Two-Factor Authentication 3

4 Pada akun vendor: akan muncul main email vendor

5 Klik Set up Autheticator App

4
5

www.pertamina.com
Cara Mendaftarkan MFA (Multi-Factor Authentication) – Microsoft PERTAMINA

Authenticator
6
6 Akan muncul Tampilan ”Configure Authenticator App” dan step-step
penggunaan aplikasi authenticator pada iVendor

7 Klik Tombol ”+” pada kanan atas di aplikasi Microsoft Authenticator

untuk add account
7 8 9 10
8 Pilih Other Account (Google,Facebook,etc.)

9 Scan QR Code yang muncul pada layar iVendor

10 Ketika sudah discan, masukan kode unik yang muncul pada aplikasi
authenticator anda ke field ”verification key”

11 Klik Verify

12 Akun MFA sudah terdaftar dan dapat digunakan untuk approve BAST
via MFA
11

12
www.pertamina.com
Cara Mendaftarkan MFA (Multi-Factor Authentication) – Google PERTAMINA

Authenticator
6

6 Akan muncul Tampilan ”Configure Authenticator App” dan step-step

penggunaan aplikasi authenticator pada iVendor

7 Klik Tombol ”+” pada aplikasi Google Authenticator untuk add acount 7 8 9

8 Scan QR Code yang muncul pada iVendor

9
Ketika sudah discan, masukan kode unik yang muncul pada aplikasi
authenticator anda ke field ”verification key”

10 Klik Verify

11
Akun MFA sudah terdaftar dan dapat digunakan untuk approve BAST
via MFA

10

11
www.pertamina.com
 FLOW SOFTCOPY – IVENDOR FULL DIGITALIZED
5HK BAST dan SA/GR 4HK INVOICE & 6 HK Verifikasi Payment
PAYMENT APPROVAL
12
Terdapat layering approval pada saat approve BAST dan PA Verifikasi & 13
Payment
sesuai dengan SK otorisasi expenditure authority Posting MIRO Refer to dispute

SS IP & VIM
Treasury A
3 9 11
N iVendor
Approver 2 BAST Approver 2 PA
iVendor menyusun
iVendor dokumen
Y
Y N 9 sesuai
User 3 N requirement
Approver11PA
PA
Approver Approver 1 BAST
Approver (merge dok)
iVendor iVendor
5
Y
Input
Y Y SA/GR 8 10
2 SAP&iVendor Review Invoice N Klik View &
Reviewer & Create PA ValidateBAST
Validate PA
BAST 6
Klik View & iVendor
User PIC iVendor Validate BAST

iVendor
N Y N

4 7
: Persetujuan BAST menggunakan OTP
1 yang dikirimkan melalui email/MFA
Approve BAST Input invoice &
BAST Draft Faktur Pajak 118 Layering (1
: Approval BAST & PA bersifat
Vendor iVendor iVendor iVendor Layer/2Layer) berdasarkan SK Otorisasi
 PERTAMINA

Input Invoice
Role: Vendor

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Input Invoice dan Faktur Pajak

1 Klik Menu Invoice 2 Klik Create New

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Upload Invoice

3 Pilih perusahaan lawan transaksi 4 Pilih PO pada pop up yang muncul

4 Isi nomer PO dengan klik icon

3 4

5 Pilih BAST dengan klik icon

5

6 Pilih BAST pada pop up yang muncul

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Input Invoice dan Faktur Pajak

7 Jika muncul pop up berikut, silahkan dapat input invoice pada periode berikutnya dikarenakan
sudah memasuki masa closing

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Input Invoice dan Faktur Pajak

Jika muncul pop up berikut dikarenakan masih terdapat outstanding hardcopy yang belum di sampaikan kepada DMS
8
Silahkan menyampaikan hardcopy ke DMS Location terdekat

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Input Invoice dan Faktur Pajak

9 Isi Nomor Invoice dan Tanggal Invoice sesuai fisik invoice

10 Upload dokumen Invoice dengan klik Choose File 9 10

11 Isi Nomor Faktur Pajak kemudian klik tombol Search
Apabila muncul pop up:
11
a Maka Faktur Pajak ditemukan dalam data Get 12
PM.
Field DPP, Tanggal FP, FP Validation, dan Status FP
akan terisi otomatis sesuai data get PM.

b
Maka Faktur Pajak tidak ditemukan dalam data Get
PM.
Silahkan isi field DPP, Tanggal FP, dan Status FP
secara manual sesuai dengan data di Faktur Pajak

Upload dokumen faktur pajak dan dokumen perpajakan lainnya dengan klik Choose File

12
www.pertamina.com
 PERTAMINA

13 Pilih Nomor Rekening yang terdaftar pada 13

master data vendor 14
Apabila nomor rekening berbeda dengan kontrak,
14 tick “Yes” dan silahkan upload Lampiran
Dokumen Justifikasi nomor rekening berbeda
dengan kontrak

15 Pilih Simpan Draft untuk save draft invoice 15

16
16 Atau apabila sudah sesuai pilih Kirim Invoice
untuk mengirimkan invoice kepada user

Akan muncul pop up jika invoice berhasil di

17 save/dikirimkan

17

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Tracking

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Tracking
1 Tracking proses hingga payment dapat dilakukan di menu Tracking
Pada setiap Tab akan muncul list pending prosesnya

www.pertamina.com
 PERTAMINA
Tracking
6
2
3
4

2 Isi Company Code buyer lawan transaksi Anda

3 Pilih “PO No/ BAST No/ Invoice No/PA No/ Perihal/Doc ID VIM” di kolom Search
By dan input nomor PO/BAST/dst tersebut sesuai tagihan yang akan dicek

4 Klik untuk memulai pencarian

6 Klik Sync Tracking untuk memastikan tracking sudah terupdate
5 Klik untuk melihat details dan tracking tagihan
Akan tampil details tracking yang dimaksud
7

Dokumen yang berhasil masuk dalam sistem untuk proses verifikasi, pada detail
www.pertamina.com tracking akan update menjadi “Document Received” dan sudah memiliki Doc ID VIM
 PERTAMINA

On Confirmation

www.pertamina.com
DETAILED FLOW PROCESS ON CONFIRMATION DAN VIM RTV
10 11
iVendor
Approver 2 PA menyusun
dokumen ulang

Buyer Approver
Approver
Approver 1 PA
1 PA

3
Receive Email 9
/ cek tracking
Review Invoice
iVendor & & Create PA
Buyer / User
Email

3
Receive Email 8 8
RTV - Revisi RTV- Force
/ cek tracking
Invoice Closed
Seller iVendor & iVendor BAST tidak dapat digunakan
(3rd Party Vendor) Email lagi.

2 4 5 7
Melakukan Submit komen Menerima No
konfirmasi ke dan attach konfirmasi & Reject
user/vendor dokumen dokumen*
IP Dispute VIM iVendor iVendor

Ya

1 6
Menerima

A IP Refer to
dispute
konfirmasi dan
lanjut verifikasi
SSC IP VIM
ON CONFIRMATION
Apabila tagihan yang disubmit kemudian terdapat konfirmasi/revisi kekurangan dokumen, User dan
1 Vendor akan mendapatkan email sebagai berikut:

Silahkan dapat melakukan konfirmasi melalui iVendor

131
 PERTAMINA
ON CONFIRMATION
User (User PIC & Approver) dan Vendor dapat melakukan konfirmasi yang dikirim dari dispute dengan cara
2 Klik menu Tracking → Tab Verification → pilih status Confirmation

www.pertamina.com
 PERTAMINA
ON CONFIRMATION
3 Klik On Confirmation Start >> lalu akan muncul chat dari dispute yang menginformasikan
dokumen yang perlu dikonfirmasi

4 User/Vendor dapat melakukan konfirmasi baik chat ataupun upload dokumen dengan cara klik choose file lalu
klik send (masing-masing user dan vendor hanya dapat melampirkan 1 dokumen. Apabila ada 2 dokumen atau
lebih silahkan dapat di merge terlebih dahulu. Max files 3 MB)

4
www.pertamina.com
 PERTAMINA
ON CONFIRMATION

5 Files yang berhasil terkonfirmasi dan diterima oleh dispute (disubmit oleh dispute) pada status
tracking terupdate menjadi On Confirmation End

6 Dokumen tagihan akan dilanjutkan proses verifikasi lagi oleh SS IP

User ataupun vendor tidak dapat melakukan konfirmasi lagi

www.pertamina.com setelah status tracking berubah menjadi “On Confirmation End”
 PERTAMINA

Return to Vendor (RTV)

www.pertamina.com
 PERTAMINA
RETURN TO VENDOR (RTV – Re Invoice)

1 Status RTV atau Return to Invoice muncul ketika:

1. User atau Vendor sudah melewati batas waktu On Confirmation
2. Terdapat kesalahan di invoice/faktur pajak sehingga perlu merubah payment approval

Berikut email yang diterima oleh user dan vendor ketika

dokumen tagihan di RTV – Invoice

www.pertamina.com
 PERTAMINA
RETURN TO VENDOR (RTV – Re Invoice)

2 Invoice yang disubmit oleh vendor statusnya berubah menjadi Draft kembali

3 Klik untuk lihat detail tracking

4 Klik RTV – Reopen invoice, untuk merevisi

dokumen invoice dan faktur pajak

www.pertamina.com
 PERTAMINA
RETURN TO VENDOR (RTV – Force Close)

1 Status RTV - Force Close muncul ketika:

User atau Vendor sudah melewati batas waktu On Confirmation/pada waktu On Confirmation terdapat kesalahan di BAST
sehingga perlu merubah isi BAST yang telah disetujui kedua belah pihak

Berikut email yang diterima oleh user dan

vendor ketika dokumen tagihan di RTV –
Force Close

www.pertamina.com
 PERTAMINA
RETURN TO VENDOR (RTV – Force Close)

2 BAST yang disubmit akan pindah ke Tab Force Close dengan status Force Close

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Bukti Potong PPH

www.pertamina.com
 PERTAMINA
Bukti Potong PPh

2 3 4

4 Klik untuk memulai pencarian

1 Klik Menu Report → Pilih Bukti Potong PPh

5 Muncul item sesuai nomor PO berikut dengan statusnya.
Klik untuk mendownload bukti Potong
2 Pilih Company Code Pertamina Group sesuai entitas
lawan transaksi Anda
Syarat dan ketentuan download:
3 Input Nomor PO atau Nomor SAGR yang akan di
download bukti potongnya
1. Hanya dapat dilakukan satu kali download melalui
storage dan aplikasi I-vendor pada tanggal 20 hari M+1
(M = Masa Pajak)
2. Konfirmasi kebenaran tarif pemotongan PPh yang
mengakibatkan koreksi e-Bupot PPh Unifikasi hanya dapat
dilakukan dalam jangka waktu 30 hari setelah e-Bupot
tersebut tersedia di aplikasi I-vendor untuk didownload

www.pertamina.com
 PERTAMINA
Bukti Potong PPh

Poin 6
Apabila bupot sudah pernah di download, maka
apabila di klik download akan muncul notif sbb:

www.pertamina.com
JALUR
KOMUNIKASI
VENDOR

143
Jalur Komunikasi
VENDOR
VENDOR
Call Center Pertamina
Telp ke 135 menu Utama 2 opsi 4 Layanan
Shared Service Center
Email
cp@pertamina.com

Coaching Clinic Online

https://ptm.id/CoachingClinicNov2023

Shared Services Project & Enterprise IT

Jalur Komunikasi Persiapan Menuju Implementasi
Full Digitalized Invoice & Payment
Coaching Clinic Vendor Online
Selama bulan Januari s.d Februari 2024
Senin s.d Rabu, Jam 13.00 – 16.00 WIB
https://ptm.id/CoachingClinicNov2023

JADWAL SOSIALISASI DAN COACHING CLINIC OFFLINE

SIERA

Materi dapat diakses melalui:

https://sharedservices.pertamina.com/ss/
Login dengan NPWP & Password iVendor

Shared Services Project & Enterprise IT

TANYA
JAWAB

147
 TERIMA KASIH
“Shared Services untuk Pertamina Lebih Kompetitif”

RESTRICTED DISTRIBUTION

148
This document is a strictly confidential communication to and solely for the use of the recipient and may not be
reproduced or circulated without Shared Services PT Pertamina (Persero) prior written consent. If you are not the
intended recipient, you may not disclose or use the information in this documentation in any way.