VENDOR MANAGEMENT SYSTEM

(iVENDOR)
SHARED SERVICES PROCUREMENT
 AGENDA
01 OVERVIEW

02 STEP by STEP

03 IMPORTANT NOTES (Update Akun iVendor)

Get a modern PowerPoint Presentation that is beautifully designed

OVERVIEW
DASAR
PELAKSANAAN
Surat No.067/I50500/2021-S7
Perihal Informasi Perubahan Proses Vendor Management
dalam Rangka Implementasi Shared Services
Procurement Wave 2 Fase 4

Go-Live : 30 Juli 2021

SMART GEP iVendor
 B B C
A Vendor Data
BAST & Invoicing

Registrasi Management
Vendor Baru

*Link akses : https://apps.pertamina.com/ivendor

 ALUR PROSES
UPDATE DATA VENDOR
Update Data*** Verifikasi Final
Vendor melakukan update Team Lead Verifikator
data/dokumen yang telah melakukan verifikasi final atas
habis masa berlakunya request yang telah disubmit
oleh tim verifikator

1 2 3 4 5

Login iVendor* Verifikasi Data**** Posted

Vendor melakukan login dengan Verifikator melakukan proses Data akan terupdate ke SAP
mengisi Username (NPWP), verifikasi/validasi data dan dan iVendor (H+1) →
Password, dan Captcha** dokumen atas request yang Status APPROVED
masuk

*Jika muncul pop-up “Allow apps.pertamina.com to access your location?” → Allow

**Jika belum pernah login sebelumnya, silahkan memilih “Create Account for Registered / New Vendor”
***Untuk pengecekan, silahkan memilih menu “Download SKT”, pilih Vendor Number lalu klik “Download SKT”
****Jika terdapat ketidaksesuaian data/dokumen, maka request akan dikembalikan kepada vendor
DESKRIPSI STATUS REQUEST

➢ DRAFT : Request belum terkirim ke Pertamina (belum Submit)

➢ IN PROGRESS : Update data sedang dalam proses verifikasi oleh
Fungsi terkait (Ongoing Verification)
➢ CLARIFICATION : Terdapat kekurangan/ketidaksesuaian
data/dokumen sehingga request dikembalikan ke vendor untuk
disesuaikan dan disubmit kembali
➢ APPROVED : Pengajuan telah selesai diverifikasi, dan data telah
terupdated ke dalam SAP dan iVendor
➢ REJECTED : Pengajuan ditolak, dan untuk melakukan update data
kembali perlu melakukan New Request
 Surat Keterangan Terdaftar (SKT)

Registered in Pertamina Vendor Database (PVD)

1 (Satu) NPWP = 1 Vendor ID

Place Your Picture Here

Dapat digunakan di seluruh lokasi kerja Pertamina

Group yang telah terintegrasi di iVendor*

*Pertamina (Persero), PPN, KPI, PDSI, PGN

 BEFORE
1. Tidak terdapat Fitur Update Pengelolaan
akun iVendor
2. Surel terdiri 1 kolom untuk mengisi alamat
email
3. Surel berfungsi menerima notifikasi
informasi status request
4. Request Update Surel Utama tidak wajib
melampirkan dokumen pendukung
AFTER
1. Terdapat tambahan Fitur Update Pengelolaan akun
iVendor
2. Surel terbagi menjadi 2 kolom:
• Surel Utama
• Surel Lain
3. Surel Utama selain menerima notifikasi status request
akan memiliki fungsi khusus yaitu menerima informasi
OTP saat proses BAST & Invoice
4. Request Update Surel Utama wajib melampirkan
dokumen pendukung berupa surat penanggungjawab
pengelolaan akun iVendor
Step by Step
LOGIN & CREATE ACCOUNT
iVENDOR 1

1. Mengisi Usernamae/NPWP dan Password, Captcha, lalu klik Login

2. Untuk vendor existing yang sudah terdaftar (sudah memiliki
nomor vendor) namun belum memiliki akun iVendor, pilih Create
Account For Registered Vendor
3. Untuk vendor baru dan belum memiliki akun iVendor, pilih Create
Account For New Vendor

3
 Create Account iVendor
For Registered Vendor
1

2
1. Isi NPWP Perusahaan

3
2. Isi Nama Contact Person
3. Isi Nomor Telp Perusahaan
4

4. Centang kolom Kebijakan Privasi dan Syarat & Ketentuan

5. Isi Kode Captcha
5
 FORGOT PASSWORD
1. Klik “Forgot Password” apabila vendor lupa dengan password
yang dimiliki

2. Masukkan UserID/NPWP dan isi kode unik Captcha

3. Klik “Reset Password”

3
 MENU UTAMA iVENDOR
1

2
1. Pilih Vendor Management di Menu Utama
a 2. Pilih Update Data Vendor:
b
a. Update Data DPT
c
b. Update Akun i-vendor
c. Update Data CSMS
a. UPDATE DATA DPT

1. Membuat Request/Pengajuan Baru

2. History Request No.

1
3. Status Request

4. Detail Request

4 2 3
5. New Request > Pilihan Perusahaan

5
a. UPDATE DATA DPT - Info Umum
1. Nama Perusahaan (Sesuai NPWP)

2. Alamat Perusahaan (Sesuai NPWP)

1
a) Alamat Lengkap

2
b) Kode Pos

c) Propinsi

d) Kota/Kabupaten 3

1. Nomor Telepon Perusahaan (Aktif) 4

2. Surel Utama dan Surel Lain 5

3. Contact Person
a. UPDATE DATA DPT - Bank
1. Membuat Request Baru

2. Melakukan pengisian Update Nomor

1
Rekening Perusahaan

3. Klik Save

*Default dipilih apabila rekening tersebut adalah rekening

utama untuk proses pembayaran. Setiap vendor wajib memiliki
1 rekening default yang didaftarkan

3
a. UPDATE DATA DPT - Kepemilikan

1. Membuat Request Baru (Klik New) dan melakukan pengisian pada tab Pemegang Saham, Komisaris, dan Direksi
2. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi, klik Save

1
a. UPDATE DATA DPT – Akta Perusahaan
1. Membuat Request Baru (Klik New) dan melakukan pengisian pada Akta Perusahaan, Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen,
Pakta Integritas, dan Penanggung Jawab Akun iVendor
2. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi, klik Save
a. UPDATE DATA DPT – Administrasi Umum
1. Membuat Request Baru (Klik New) dan melakukan pengisian pada NPWP, Izin Usaha, SKDP/NIB, TDP/NIB
2. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi, klik Save
a. UPDATE DATA DPT – Laporan Keuangan
1. Membuat Request Baru (Klik New) dan melakukan pengisian pada Laporan Keuangan
2. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi, klik Save
a. UPDATE DATA DPT - Pajak
1. Membuat Request Baru (Klik New) dan melakukan pengisian pada SPPKP dan Tax Report (SPT, SKF, BPE, SSP)
2. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi, klik Save
a. UPDATE DATA DPT – Sub Bidang
1. Membuat Request Baru (Klik New) dan melakukan pengisian pengalaman kerja selama 5 tahun terakhir pada Sub Bidang
2. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi, klik Save
a. UPDATE DATA DPT – Dokumen Lain-lain
1. Membuat Request Baru (Klik New) dan melakukan pengisian pada Dokumen Lain-lain
2. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi, klik Save
a. UPDATE Data DPT (Pengajuan)

1. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi, klik tab menu Pengajuan, isi kolom Catatan, lalu klik Submit
2. Untuk membatalkan, klik Delete

1 2
b. UPDATE AKUN VENDOR
1. Membuat Request/Pengajuan Baru

1
b. UPDATE AKUN VENDOR
2. Dalam menu Company Pertamina pilih kolom Perusahaan Pertamina sesuai kebutuhan
3. Klik Process

3
b. UPDATE AKUN VENDOR (Update Data)

Pembaruan Data (Update Data):

1. Akta Perusahaan

2. Surat Pernyataan Kebenaran

Dokumen

3. Pakta Integritas

4. Form Penanggung Jawab

Pengelolaan Akun iVendor

b. UPDATE AKUN VENDOR
(Akta Perusahaan)

1. Klik New

2. Lengkapi data dokumen Akta Perusahaan, lalu klik Save

*Jika tidak memiliki Akta Perusahaan, disampaikan informasi dokumen pendukung kepemilikan organisasi (misal: Koperasi, Yayasan)
b. UPDATE AKUN VENDOR
(Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen)

1. Klik New

2. Lengkapi data dokumen Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen, lalu klik

Save

2
b. UPDATE AKUN VENDOR
(Pakta Integritas)

1. Klik New

2. Lengkapi data dokumen Pakta Integritas, lalu klik Save

2
b. UPDATE AKUN VENDOR
(Form Penanggung Jawab Pengelolaan Akun iVendor)

1. Klik New

2. Lengkapi data dokumen Form Penanggung Jawab Pengelolaan Akun

iVendor, lalu klik Save

2
Dokumen Penanggung Jawab Akun iVendor
Petunjuk Pengisian:
1. Isi nama lengkap Pemberi Kuasa
1

2. Centang jenis identitas yang dipilih

2

3 3. Isi nomor sesuai Identitas yang dipilih di no.2

4 4. Isi nama jabatan Pemberi Kuasa

5
5. Isi nama lengkap Penerima Kuasa
6. Centang jenis Identitas yang dipilih
6

7 7. Isi nomor sesuai Identitas yang dipilih di no.2

8
8. Isi nama jabatan Penerima Kuasa
9 9. Isi nomor telepon Penerima Kuasa
10
10. Isi alamat Penerima Kuasa
12 11. Isi Alamat Email Utama
12. Lokasi dan tanggal penandatanganan
13. Nama & Jabatan Pemberi Kuasa
11 13
Dokumen Data Company
Petunjuk Pengisian:
1. Isi nama Perusahaan
1
2. Centang bentuk Perusahaan
3. Centang jenis Perusahaan yang dipilih 2

4. Isi nomor Akta Pendirian 3

5. Isi tanggal Akta Pendirian

4
6. Isi NPWP
5
7. Isi Alamat perusahaan
6

8. Isi Kecamatan
9. Isi Kabupaten/Kota 7

10. Isi Propinsi

8
11. Isi Kode Pos
9

12. Isi Nomor Telepon 10

11

12
CONTOH HASIL PENGISIAN DOKUMEN PENGELOLAAN iVENDOR
b. UPDATE AKUN VENDOR (Pengajuan)
1. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi, klik tab menu Pengajuan, isi kolom Catatan, lalu klik Submit
2. Untuk membatalkan, klik Delete

1 2
b. UPDATE AKUN VENDOR (Notifikasi No. Tiket)

Vendor akan mendapatkan notifikasi informasi nomor tiket atas request yang telah disubmit.
c. UPDATE CSMS
1. Membuat Request/Pengajuan Baru

1
c. UPDATE CSMS
2. Dalam menu Company Pertamina pilih kolom Perusahaan Pertamina dimana proses verifikasi ingin dilakukan
3. Dalam kolom Dokumen, pilih:
• “Sudah Memiliki CSMS” jika Vendor telah memiliki dokumen Kualifikasi CSMS dari Pertamina Group dengan
masa berlaku aktif dan sesuai dengan kriteria penilaian di iVendor (8 Proses)
• “Mengajukan CSMS” jika dokumen yang dimiliki telah expired atau metode penilaian tidak sama dengan
kriteria penilaian di iVendor (8 Proses)
4. Klik Process

4
c. UPDATE CSMS (Memiliki)

1. Mengisi Kualifikasi sesuai dengan

Dokumen Kualifikasi CSMS yang 1

dimiliki (High/Medium/Low)
2
2. Mengisi Tanggal Berlaku Sejak
(Tanggal Verifikasi Terakhir dilakukan) 3

3. Mengisi Tanggal Berlaku Sampai

4
(2 Tahun terhitung dari Tanggal
Verifikasi Terakhir dilakukan)
4. Unggah Dokumen Kualifikasi CSMS
5
5. Klik Save
c. UPDATE CSMS (Mengajukan)
2. Menjawab sesuai kondisi Perusahaan
3. Mengunggah (Upload) Dokumen dan bukti-bukti
pendukung (jika menjawab “Yes”)
4. Klik Save

1. Klik icon “Answer” pada masing-masing pertanyaan 3

4
c. UPDATE CSMS (Pengajuan)
1. Setelah seluruh tahapan sudah dilakukan, klik tab menu Pengajuan, isi kolom Catatan, lalu klik Submit
2. Untuk membatalkan, klik Delete

1 2
 IMPORTANT NOTES
(Update Akun iVendor)
PERUBAHAN KETENTUAN APPROVAL DAN METERAI

Before After
Dokumen
Approval Meterai Approval Meterai

Tanda Tangan
Pakta Integritas Tanda Tangan Basah Meterai tempel E-meterai
Elektronik Sertifikasi

Tanda Tangan
Surat Pernyataan Tanda Tangan Basah Meterai tempel E-meterai
Elektronik Sertifikasi

Pengelolaan akun - Tanda Tangan

- E-meterai
iVendor Elektronik Sertifikasi
PAKTA INTEGRITAS

BEFORE AFTER
SURAT PERNYATAAN

BEFORE AFTER
Daftar Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE)
(PSrE Instansi)
Balai Sertifikasi Elektronik Badan Riset dan Inovasi
Badan Siber dan Sandi Nasional (BRIN)
Negara

Link : Link :
https://bsre.bssn.go.id/be
sign https://govca.id/
https://rain.brin.go.id/
Apps (Mobile) : (iOTENTIK)
Google Play : BeSign –
Tanda Tangan Digital

App Store : BeSign by

BSRE

*Daftar lengkap Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dapat diakses melalui link berikut: https://tte.kominfo.go.id/listpsrenew
Daftar Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE)
(PSrE non Instansi)
Perusahaan Umum
Percetakan Uang Republik PT Digital Tandatangan Asli PT Privy Identitas Digital
Indonesia (PERURI)

Link: Link: Link :

https://ca.peruri.co.id/ https://www.xignature.co.id https://privy.id/
https://sign.peruri.co.id/

Google Play & App Store: Google Play & App Store: Google Play & App Store:
e-Met Xignature Privy ID

Fitur : Fitur : Fitur :

E-Meterai E-Meterai E-Meterai
E-Sign E-Sign E-Sign

*Daftar lengkap Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dapat diakses melalui link berikut: https://tte.kominfo.go.id/listpsrenew
Distributor Resmi Yang Menjual Meterai Elektronik
1. PT Peruri Digital Security (https://e-meterai.co.id/)
2. PT Finnet Indonesia (https://finnet.e-meterai.co.id/)
3. PT Mitra Pajakku (https://e-meterai.pajakku.com/)
4. PT Mitracomm Ekasarana (https://mitracomm.e-meterai.co.id/)
5. Koperasi Pegawai Swadharma (https://swadharma.e-meterai.co.id/) CIRI E-METERAI ASLI

Gambar lambang negara Garuda Pancasila

Tulisan “Meterai Elektronik”

Angka “10000” dan Tulisan “SEPULUH RIBU RUPIAH”

QR Code sebagai Kode Unik

MENGHINDARI PEMBELIAN E-METERAI PALSU

1. Menghindari pembelian melalui e-commerce
2. Menghindari penjual yang meminta format pembubuhan e-meterai selain dalam format PDF
3. Mengenali ciri khas e-Meterai yang asli (Kode unik, lambang Garuda Indonesia, tulisan “Meterai Elektronik”, Angka dan tulisan “10000”
dan “SEPULUH RIBU RUPIAH“)
PENGECEKAN KEASLIAN E-METERAI
Menghindari e-Meterai Tidak Terbaca Dengan Verifikasi melalui:
❖ Web Peruri (https://verification.peruri.co.id), atau
❖ Web Kominfo (https://tte.kominfo.go.id/verifyPDF)

1 2
Membuka website
verification.peruri.co.id
Klik "Drag and drop a file“.
3
Lalu klik upload a pdf dan lakukan Apabila telah berhasil, maka akan
verifikasi “I’m not a robot” muncul verifikasi "Signed by
Meterai Elektronik“.
PENGECEKAN KEASLIAN E-SIGN
Menghindari e-Sign Tidak Terbaca Dengan Verifikasi melalui:
❖ Web Peruri (https://verification.peruri.co.id), atau
❖ Web Kominfo (https://tte.kominfo.go.id/verifyPDF)

1 2
Membuka website
verification.peruri.co.id
Klik "Drag and drop a file“.
3
Lalu klik upload a pdf dan lakukan Apabila telah berhasil, maka akan
verifikasi “I’m not a robot” muncul verifikasi "Signed by
(nama akun penandatangan)“.
PENGECEKAN KEASLIAN E-SIGN & E-METERAI
Pengecekan dapat dilakukan untuk E-Sign & E-Meterai Secara Bersamaan, baik di web Peruri ataupun di web Kominfo

1 2
Membuka website
verification.peruri.co.id
Klik "Drag and drop a file“.
3
Lalu klik upload a pdf dan lakukan
verifikasi “I’m not a robot”
Apabila telah berhasil, maka
akan muncul verifikasi "Signed
by (nama akun penandatangan)“
dan “Signed by Meterai
Elektronik”.
PENGECEKAN KEASLIAN E-METERAI
Verifikasi Valid & Invalid

VALID INVALID
POSISI E-METERAI dan E-SIGN

DO DON’T
 Multi Factor
Authentication (MFA)
Proses login akun secara multilangkah yang mewajibkan pengguna memasukkan lebih banyak informasi
daripada sekadar kata sandi. Misalnya, beserta kata sandi, pengguna diminta memasukkan kode yang dikirim
ke email, menjawab pertanyaan rahasia, atau bahkan memindai sidik jari. Bentuk autentikasi kedua inilah yang
nantinya dapat membantu mencegah akses akun yang tidak sah jika kata sandi sistem telah disusupi.

BENEFIT:
• Mengurangi risiko keamanan : Autentikasi multi-factor meminimalkan risiko karena kesalahan manusia, kata
sandi yang salah tempat atau perangkat elektronik yang hilang.
• Memungkinkan inisiatif digital : Bisnis yang menggunakan autentikasi multi-factor dapat membantu melindungi
data organisasi dan pengguna dalam melakukan interaksi dan transaksi online dengan lebih aman.
• Meningkatkan respons keamanan : MFA juga membantu perusahaan dan individu untuk merespons lebih cepat
terhadap serang siber, yang meminimalkan potensi kerusakan/kerugian.
ANY QUESTION?
Call Center Pertamina
135 Menu Utama 2 opsi 4
Layanan Shared Services

Email
cp@pertamina.com
THANK YOU!