Project Charter

Judul Proyek

: Jasa Penitipan barang berbasis web service (24 jam).

Tanggal Mulai Proyek : 13 Januari 2014

Tanggal Akhir Proyek : 13 April 2014
Nomor Kontrak

: ....

Informasi Anggaran

: Perusahaan Wimbo Group mengizinkan anggaran Rp.

70.000.000 untuk proyek Jasa Penitipan barang berbasis web service (24 jam).
Pengerjaan proyek ini sekitar 8 jam perminggu selama empat bulan.
Manajer Proyek

: Wimbo Adimas

Tujuan Proyek

: Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu

mengelola pelayanan penitipan barang dengan metode baru (melalui web dan dapat
dipantau secara online 24 jam penuh oleh pelanggan) proyek ini membuat
peningkatan pelayanan penitipan barang secara lebih cepat, efisien, dan aman. web ini
memiliki beberapa fitur yang bisa memudahkan user (pelanggan jasa kami) antara
lain: pengecekan barang atau hewan peliharaan secara online, web cam pemantauan
hewan peliharan, memeberi pemberitahuan keadaan barang atau hewan secara
berkala, data hewan peliharaan user, pengambilan hewan peliharaan atau barang
penting lainnya, penambahan catatan khusus untuk barang atau hewan peliharaan
yang dititipkan, jumlah yang harus dibayar user terhadap jasa kami, pengiriman
barang atau hewan peliharaan ke rumah pelanggan, pengumuman info terbaru, info
tentang perusahaan.
Pendekatan:

Melakukan pertemuan langsung dengan klien (calon pelanggan) untuk

meyakinkan jasa yang kami sediakan dapat membuat pelanggan nyaman untuk
menitipkan barang berharga atau hewan peliharaannya.

Menyediakan jaminan keamanan serta asuransi kerugian jika barang yang

pelanggan titipkan terjadi kerusakan.

Mengumpulkan informasi kebutuhan-kebutuhan yang pelanggan inginkan ketika

meninggalkan rumahnya dan ingin menitipkan barang dan hewan peliharaan
berharganya.

Mengembangkan software dan mengumpulkan umpan balik dari user.

Peranan dan Tanggung Jawab

Nama

Peranan

Posisi

Informasi Kontak

Wimbo
Adimas

Project
Manager

Project Manager

Wimbo_13@yahoo.com

Aryandika
Anandias

Anggota tim

Software Analyst

aryandikaanandias@yahoo.com

Iin Septiani Anggota tim

Hadju

Software Developer iinshadju@ymail.com

(progammer)

Jasa Penitipan barang berbasis web service (24 jam).

1. Introduction/Background
Kenyamanan dan keamanan adalah suatu yang diinginkan setiap orang, terlebih lagi
jika hari libur atau hari raya tiba membuat sebagian orang harus keluar kota dan
meninggalkan rumah mereka karena harus bertemu kerabat mereka. Barang berharga
dan hewan peliharaan yang ditinggalkan membuat penghuni rumah merasa tidak
nyaman mungkin karena takut hewan peliharaan sakit atau barang berharga ada yang
hilang.
Kami mengembangkan sebuah software (Jasa Penitipan barang berbasis web service
24 jam) untuk pengecekan barang atau hewan peliharaan secara online dan merupakan
salah satu bentuk pengenalan dibidang teknologi dan informasi pada orang awam yang
terbiasa menitipkan barang berharga mereka secara manual tetapi tidak dapat
memantau keadaanya secara langsung. Dengan ini para pelanggan dapat merasakan
secara langsung keuntungan dan kemudahan menggunakan jasa web service secara 24
jam online.

(contoh gambar user interface web GUDANGKU web service yang kami buat)

Fitur-fitur yang terdapat pada (Gudangku) Jasa penitipan barang 24 jam antara lain:

Pengecekan barang atau hewan peliharaan secara online

Web cam pemantauan hewan peliharan

Data hewan peliharaan user

Pengambilan hewan peliharaan atau barang penting lainnya

Catatan khusus untuk barang atau hewan peliharaan yang dititipkan

Data Pelanggan

Jumlah tagihan untuk user

Pengumuman info terbaru

Info tentang perusahaan

Pengiriman Barang atau hewan peliharaan ke rumah pelanggan

2. Business Objective
Pada zaman ini perusahaan jasa yang tidak menggunakan teknologi dan informasi
mungkin akan sangat kesulitan dalam menjual produknya kepada konsumen. Tidak
hanya diharapkan harus cepat, tepat, memiliki kenyamanan dan keamanan. Sistem
yang sudah terintegrasi membuat infomasi-informasi yang bersifat sangat penting
dapat tersampaikan dengan baik ke konsumen dan ke perusahaan jasa itu sendiri.
Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena
ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya
menciptakan sistem yang efisien dan kompetitif.
3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement
Masih sedikit jasa ini di Indonesia jadi masih sedikit kompetitornya apalagi yang
berbasis ICT. Kalaupun ada pasti perusahaan tersebut masih menggunakan sistem
pencatatan manual sehingga sangat tidak efektif. Dengan tujuan kami mendirikan Jasa
Penitipan barang berbasis web service (24 jam) ini diharapkan pelanggan yang
menggunakan aplikasi dan jasa kami bisa lebih nyaman dengan manajemen yang
sudah terkomputerisasi.
4. Critical Assumption and Constraints
Aplikasi ini tentu harus memberikan manfaat bagi para pelanggan. Baik berupa
peroses perawatan, dan penyimpanan harus selalu terkoneksi dengan sistem sehingga
pelanggan setiap saat bisa memantau barang mereka.
Oleh karena itu, sistem harus mudah diakses oleh pengguna. Sistem selalu bekerja
dengan baik tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun personal (human
error). Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada,
dan dapat meminimasi kebutuhan dukungan teknis.

5. Analysis of Options and Recommendation

Terdapat dua opsi untuk oportuniti tersebut:
1. Membuat seminimal mungkin user interface yang bertujuan agar user/pelanggan
tidak kesulitan saat menggunakanya.
2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi.
6. Preliminary Project Requirements
Fitur utama dari proyek (Gudangku) Jasa penitipan barang 24 jam mencakup:

1. Proses penitipan barang atau hewan peliharaan dilakukan secara manual dengan
pelangan yang datang ke tempat kami, dan menyerahkan barang atau hewan
peliharaan sesuai kategorinya, kemudian pihak kami akan mengisi data input
tentang barang atau hewan yang dititipkan pelanggan.
2. Pelanggan akan mendapatkan ID khusus yang memudahkan pelanggan untuk
memantau barang dan hewan mereka secara 24 jam non-stop.
3. Terdapat fitur yang bernama LOOK in web cam artinya pelanggan bisa mengecek
apakah barang atau hewan peliharaan sudah dirawat dengan semestinya seperti yang
sudah disepakati oleh pelanggan dengan pihak kami.

4. Terdapat Fitur Temukan layanan yang tepat untuk anda fitur ini berguna untuk
pelanggan yang masih bingung terhadap mekanisme jasa kami. Jika pelanggan
bingung, pelanggan cukup membuka web kami atau menghubungi kami melalui
telpon tanpa harus datang ketempat penitipan GUDANGKU.
5. Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun
diperlukan untuk berbagai keperluan, Anda dapat memprosesnya dalam waktu
yang cepat.
6. Terdapat fitur google maps yang memudahkan pelanggan dalam mencari keberadaan
GUDANGKU di daerah-daerah terdekat dengan pelanggan.
7. Terdapat database tentang riwayat penitipan yang dilakukan pelanggan sehingga jika
suatu saat pelanggan menitipkan barang yang sama tidak perlu menanyakan tentang
spesifikasi dan kebutuhan khususnya.

8. Terdapat fitur pengantar barang atau hewan peliharaan ke rumah pelanggan. Yang
memudahkan pelanggan supaya tidak perlu datang mengambil ke tempat kami.
9. Ada fitur menjumlah biaya pengeluaran dan detail biaya perhari, sehingga
pelanggan tidak bingung berapa yang harus mereka bayar.
10. Fitur Pengumuman digunakan untuk membuat pengumuman dan informasi
singkat yang akan disosialisasikan kepada pelanggan.
11. Fitur Testimoni yang bertujuan supaya jasa yang kami berikan memang benar dan
bukan sebagai penipuan.
12. Cadangan data digunakan untuk membuat back up data. Proses back up data
sangat penting dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan pada
data yang ada seperti data terhapus, harddisk rusak dan sebagainya.

7. Budget Estimate and Financial Analysis

Estimasi biaya proyek sebesar Rp 70.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada
waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan
proyek 8 jam per minggu selama 4 bulan dengan bayaran Rp 150.000,-/jam (untuk
project manager) dan Rp 100.000,-/jam untuk 2 staf lainnya. total 8 jam x 4
minggu x 4 bulan x (Rp 150.000,- + 2 x @Rp 100.000,-) = Rp 44.800.000,Selain itu kita memerlukan biaya seperti hosting di rumahweb.com Rp 720.000,ditambah dengan pengadaan alat tambahan seperti komputer, barcode printer, barcode
scanner, dan mesin kasir seharga Rp 13.600.000,-. Setelah proyek selesai, diperlukan
adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap tahun sebesar Rp
3.000.000,-. Selain itu karena adanya fitur tambahan pada aplikasi ini seperti barcode
scanner, computer, barcode printer dan lain lain, maka diperlukan adanya biaya
maintenance sebesar Rp 2.000.000,- tiap tahunan. Total biaya tahunannya sebesar Rp
5.000.000,-.
Benefit yang diperoleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini yaitu,
perusahaan dapat memberikan service yang terbaik dengan pelanggan karena adanya
system yang terintegrasi ini, dan pelanggan dapat dengan mudah memperoleh
informasi tentang perusahaan tanpa harus datang ke toko langsung. Kedua,
perusahaan dapat menjalin hubungan baik dengan pelanggan karena semua komentar
dan pertanyaan pelanggan dapat dijawab melalui web dengan system live chat.
Ketiga, perusahaan sedikitnya memerlukan 1 orang yang mengontrol system ini yaitu
system administrator. Dengan adanya system administrator ini, perusahaan dapat
menghemat biaya yaitu tenaga kerja sebanyak 3 orang. Total penghematan tersebut
(dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah 3 orang @12 bulan x
Rp 1.000.000,-/ bulan = Rp 36.000.000,Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan
estimasi Net Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya
payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial
awal ini.. Estimasi payback adalah dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 38.900.000,-.
8. Schedule Estimate
Kami menargetkan proyek ini selesai dalam waktu 4 bulan dan langsung menjalankan
ke tahapan implementasi.
9. Potential Risks
Setiap apa yang kita lakukan selalu memiliki resiko. Terdapat beberapa resiko pada
proyek ini. Resiko terbesar adalah hilang atau rusaknya barang berharga pelanggan
dan matinya hewan peliharaan pelanggan yang dititipkan. Terdapat juga resiko salah
input yang dilakukan karyawan jasa ini, tidak memberikan informasi penting ke
pelanggan, bahkan bisa terjadi miss understanding yang mengakibatkan kerusakan

pada barang dan kematian pada hewan peliharaan yang pelanggan titipkan kepada
kita.
10. Exhibits
Tingkat Diskon

5%

Asumsi : Proyek diselesaikan dalam 4

bulan

Tahun
0

Cost

44.800.000

5.000.000

5.000.000

5.000.000

Discount factor

0.95

0.90

0.85

Discounted cost

44.800.000

4.750.000

4.500.000

4.250.000

Benefit

36.000.000

36.000.000

36.000.000

Discount factor

0.95

0.90

0.85

Discounted benefit

34.200.000

32.400.000

30.600.000

Discounted benefit-cost

- 44.800.000

29.450.000

27.900.000

26.350.000

Accumulated benefit-cost

- 44.800.000

-15.350.000

12.550.000

38.900.000

58.300.000

97.200.000

NPV

payback tiap tahun

Asumsi-asumsi :
Cost tahun pertama :
Project manager :
128 jam x Rp 150.000,-/jam

19.200.000

Staf lain 2@128 jam x Rp 100.000,-

12.800.000

Biaya hosting

720.000

Biaya equipment

13.600.000

Cost tahunan setelah proyek selesai :

Maintenance & biaya koneksi jaringan

3.000.000

Biaya maintenance alat (Barcode &

Finger Print)

2.000.000

Total cost tahunan

5.000.000

Benefit :
Penghematan pegawai

Gaji 1 pegawai tiap bulan

1.000.000

Total penghematan pegawai tiap tahun

12 x 3 x Rp 1.000.000,-

36.000.000

11. Schedule
Jadwal tabel kerja proyek pada tabel 1.
Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kerja Proyek
No.

Kegiatan Kerja Proyek

Bulan
I

1.

Persiapan tahap awal

2.

Pembuatan database

3.

Pembuatan web service

4.

Penyusunan laporan

II

III

IV