STANDARD OPERARING PROCEDURE No.

08
DEPARTEMEN GENEAL AFFAIR (GA) Date
PROSEDUR PERAWATAN / PERBAIKAN MOBIL Approved
KANTOR
TUJUAN
Untuk memastikan bahwa setiap kendaraan kantor telah dirawat dan segera diperbaiki
(apabila rusak) dengan baik untuk menjaga kondisi kendaraan perusahaan selalu dalam
keadaan baik.

RUANG LINGKUP
 Semua departemen baik di corporate maupun di unit.
 Prosedur ini meliputi proses mulai dari permohonan perawatan/perbaikan kendaraan
sampai dengan menyerahkan faktur tagihan kepada Cashier

DEFINISI
Sudah jelas

REFERENSI
1. Form Cash Bon
2. Log Book Kendaraan
3. Surat Bahan Bakar Minyak
4. Policy Procedure

6. 5. PROSEDUR PERAWATAN / PERBAIKAN MOBIL KANTOR

TANGGUNG
NO. AKTIVITAS DOKUMEN
JAWAB
Karyawan 5.1 Karyawan yang mengajukan permohonan perbaikan / Form
perawatan kendaraaan harus mengisi form preventive Preventive /
/ emergency maintenance order dan Emergency
menandatanganinya Maintenance
Order
HRD 5.2 HRD memeriksa apakah bersifat rutin / atau
kerusakan kecil dibawah Rp.50.000
HRD 5.3 Jika ternyata biaya perbaikan kurang dari 50.000
rupiah maka goto 5.5.4 dan jika kerusakan ternyata
membawa biaya lebih dari 50. Rupiah maka goto 5.5
HRD 5.4 HRD menyarankan membawa ke bengkel yang
ditunjuk perusahaan
HRD 5.5 Membuat proposal biaya perbaikan Proposal
Karyawan 5.6 Pemohon membawa kendaraan ke bengkel yang
ditunjuk kantor
Pres Dir & CEO 5.7 Menandatangani proposal tersebut
HRD 5.8 Membawa kendaraan ke bengkel yang ditunjuk untuk
diperbaiki
 HRD 5.9 Memeriksa kendaraan apabila sudah selesai
diperbaiki
HRD 5.10 Jika yu kendaran sudah baik maka goto 5.12 dan jika
ternyata perbaikan belum sempurna maka goto 5.11
HRD 5.11 Minta diperbaiki ulang
HRD 5.12 Menandatangani bukti/rincian tagiham bengkel dan
diserahkan ke General cashier
General 5.13 Terima tagihan dari HRD dan melakukan proses
Cashier
pembayaran 5.14 HRD mencatat jenis perbaikan dalam rekapitulasi Rekapitulasi
maintenance kendaraan kantor Maintenance
HRD 5.15 Proses Selesai

POLICY PROCEDURE
 Karyawan yang mendapatkan fasilitas kendaraan kantor wajib untuk mengisi form
permohonan perbaikan/perawatan kendaraan yaitu form Preventive/Emergency
Maintenance Order dan menandatanganinya.

 Setelah ditandatangani oleh pemohon, form tersebut selanjutnya diserahkan kepada

Divisi HRD untuk diperiksa.

 Jika pemeriksaan tersebut hanya menyangkut penggantian oli yang bersifat rutin atau
hanya kerusakan kecil, maka Div. HRD dapat segera menyarankan kepada pemohon
untuk segera membawa ke bengkel yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
Pengaturan pembayaran akan dilakukan oleh General Cashier.

 Jika hasil pemeriksaan tersebut memerlukan biaya cukup tinggi, yaitu diatas Rp
500,000,- maka Div. HRD akan membuat proposal, yang menjelaskan sebab kerusakan
tersebut, untuk meminta persetujuan President Director & CEO.

 Apabila proposal pada butir 4 disetujui maka Div. HRD yang akan membawa langsung
kendaraan tersebut ke bengkel yang sudah ditentukan perusahaan.

 Apabila kendaraan tersebut sudah selesai diperbaiki dan dikembalikan maka pihak Div.
HRD akan memeriksa kendaraan tersebut dan jika hasil pemeriksaan menyatakan tidak
ada masalah maka pihak Div. HRD akan menandatangani bukti rincian tagihan dari pihak
bengkel.

6. DIAGRAM ALIR PERAWATAN / PERBAIKAN MOBIL KANTOR

 KARYAWAN HRD PRES. DIR & CEO GENERAL CASHIER
FP/EMO

Karyawan yang mengajukan HRD memeriksa apakah bersifat

permohonan perbaikan /perawatan rutin / atau kerusakan kecil
kendaraaan harus mengisi form dibawah Rp.50.000
preventive /emergency maintenance
order dan menandatanganinya

FP/EMO 5.2

Kerusakan
5.1 < 50.000 ?

Yes
No Proposal

5.3 Menandatangani proposal

tersebut
Pemohon membawa kendaraan HRD Membuat
ke bengkel yang ditunjuk kantor menyarankan proposal biaya
membawa ke perbaikan
bengkel yang
ditunjuk
perusahaan
5.7
5.6 Proposal

5.5
5.4

Membawa kendaraan ke
bengkel yang ditunjuk untuk
diperbaiki

5.8
Memeriksa kendaraan apabila
sudah selesai diperbaiki

5.9
Yes
OK ?
No
Tagihan

Terima tagihan daro HRD dan

melakukan proses pembayaran

5.10
Minta Menandatangani
diperbaiki bukti/rincian tagiham
ulang bengkel dan 5.13
diserahkan ke
General cashier

5.11
 HRD mencatat jenis perbaikan dalam
5.12
rekapitulasi maintenance kendaraan kantor

RMKK

5.14
Proses selesai

5.15
END
PREVENTIVE/EMERGENCY MAINTENANCE ORDER