STANDARD OPERARING PROCEDURE No.

02
DEPARTEMEN GENEAL AFFAIR (GA) Date
PROSEDUR PENGGUNAAN TELEPON KANTOR Approved
DAN PEMBUATAN PIN

TUJUAN
Mengatur fasilitas penggunaan telepon perusahaan agar digunakan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan serta dapat dipertanggungjawabkan penggunaannya.

RUANG LINGKUP
 Semua departemen, baik di corporate maupun di unit.
 Prosedur ini mencakup proses mulai dari pengajuan PIN telepon, pembuatan sampai
pengontrolan penggunaan telepon kantor.

DEFINISI
 Sudah jelas

REFERENSI
1. Tanda terima PIN Telepon
2. Surat permohonan PIN telepon
3. Policy Procedure

5.1 PROSEDUR PEMBUATAN PIN

TANGGUNG
NO. AKTIVITAS DOKUMEN
JAWAB
Dep Head 5.1 Mengajukan surat permohonan PIN untuk telepon Surat
karyawan Permohonan
HRD Corporate 5.2 Menyerahkan permohonan ke EDP
EDP 5.3 Membuat PIN telepon
EDP 5.4 Mengisi dan menandatangani form tanda terima Form Tanda
Terima
EDP 5.5 Menginformasikan ke HRD Corporate PIN telah
tersedia
HRD Corporate 5.6 Menginformasikan ke karyawan bahwa PIN dapat
diambil
Karyawan 5.7 Mengambil PIN telepon di EDP
Karyawan 5.8 Memberitahukan yang dipakai pribadi harus bayar
sendiri
EDP 5.9 Pemakaian untuk urusan kantor dibayar oleh
perusahaan
EDP 5.10 Proses Selesai
5.2.PROSEDUR PENGGUNAAN TELPON
EDP 5.1 Mencetak print out total penggunaan telepon Print-Out
bulanan Telepon
General 5.2 Mereview penggunaan telepon tersebut
Cashier
General 5.3 Jika Penggunaan telepon dirasa wajar maka goto 5.5
Cashier dan jika tidak wajar naka goto 5.4
General 5.4 Meninta penjelasan pada karyawan pengguna
Cashier telepon
General 5.5 Meninta penjelasan pada karyawan pengguna
Cashier telepon
Karyawan 5.6 Membaca print-out telepon dan merinci pengunaan
pribadi dan penggunaan untuk kantor
Karyawan 5.7 Jika ternyata dirtemukan adanya penggunaan untuk
kepentingan pribadi maka goto 5.8 dan jika tidak di-
temukan maka goto 5.9

Karyawan 5.8 Memberitahukan yang dipakai pribadi harus bayar

sendiri
Karyawan 5.9 Pemakaian untuk urusan kantor dibayar oleh
perusahaan
General 5.10 Proses selesai
Cashier

POLICY PROCEDURE
 Setiap karyawan yang mendapatkan fasilitas pin telepon, hanya memakainya untuk
keperluan kantor / bisnis perusahaan. Dan harus dapat mempertanggungjawabkan
penggunaan telepon kantor.

 Perusahaan akan membuat standard maksimal penggunaan telepon kantor untuk setiap
karyawan /departemen/unit.

1. PEMBUATAN PIN
 Setiap departemen/unit yang berada di areal Ramayana & Co yang membutuhkan pin
telepon untuk karyawan di departemen/ unitnya, mengajukan surat permohonan ke
divisi HRD PT yang telah disetujui oleh Dept Head/pimpinan unit bersangkutan.

 Divisi HRD PT akan menyerahkan permohonan tersebut ke bagian IT / EDP yang

menangani PABX telepon (pin telepon) untuk dibuatkan pin telepon.
 IT / EDP tersebut akan membuatkan pin telepon di PABX program telepon dan mengisi
form tanda terima yang ditandatangani oleh IT / EDP dan karyawan yang bersangkutan.
Selanjutnya IT / EDP menginformasikan kepada divisi HRD PT jika pin telepon telah
tersedia.
  Divisi HRD PT akan memberitahukan kepada HRD unit pemohon bahwa pin telepon
sudah dapat diambil dengan catatan hanya karyawan yang bersangkutan yang boleh
mengambil pin telepon.

 Karyawan tersebut akan mengambil pin telepon langsung ke IT / EDP dan

menandatangani form tanda terima pin telepon.

 Form tanda terima yang sudah ditandatangani IT / EDP dan karyawan bersangkutan akan
di file oleh IT / EDP.

2. KONTROL PENGGUNAAN PIN TELEPON

 Setiap pemegang pin telepon harus bisa mempertanggungjawabkan penggunaannya jika

sewaktu-waktu diminta penjelasannya.

 Setiap akhir bulan General Cashier Corporate akan meminta print out total penggunaan
telepon seluruh unit ke IT / EDP. Jika ditemukan ada penggunaan yang melebihi standar
atau kelihatan tidak wajar, maka General Cashier Corporate akan meminta penjelasan
melalui karyawan tersebut berdasarkan print out tersebut.

 Hal-hal yang tidak bisa dijelaskan dari hasil print out harus menjadi beban pribadi.

6.1 DIAGRAM ALIR PEMBUATAN PIN

DEP HEAD HRD CORPORATE EDP KARYAWAN

Mengajukan surat permohonan PIN Menyerahkan permohonan ke Membuat PIN telepon

untuk telepon karyawan EDP
5.3
Permohonan 5.2
Permohonan 5.1
Mengisi dan menandatangani
form tanda terima
FIT

5.4
Menginformasikan ke karyawan Menginformasikan ke HRD
bahwa PIN dapat diambil Corporate PIN telah tersedia

5.5
5.6 Mengambil PIN telepon di EDP

5.7
File form tanda terima Menandatangani form tanda
terima
FIT 5.9
5.8
Proses selesai

F 5.10

END
6.2 DIAGRAM ALIR PENGGUNAAN TELEPON
EDP DEPT. HEAD KARYAWAN
Print using telepon

Mencetak print out total penggunaan telepon Membaca print out telepon dan merinci
bulanan Mereview penggunaan telepon tersebut
pengunaan pribadi dan penggunaan untuk
Print using
kantor
telepon 5.1 5.2
5.6
Wajar ?
Yes 5.3 No
Yes Penggunaan No
Meninta penjelasan pada Meninta penjelasan pada pribadi ?
karyawan pengguna karyawan pengguna 5.7
telepon telepon

5.5 5.4 Memberitahukan yang Pemakaian untuk urusan

dipakai pribadi harus kantor dibayar oleh
bayar sendiri perusahaan
5.8 5.9

Proses selesai

5.10

END

TANDA TERIMA PIN TELEPON

SURAT PERMOHONAN PIN TELEPON