07
DEPARTEMEN GENEAL AFFAIR (GA) Date
PROSEDUR PENGGANTIAN BBM KENDARAAN Approved
DINAS
TUJUAN
Untuk memastikan bahwa pembelian BBM kendaraan dinas yang dibawa oleh karyawan yang
mendapat fasilitas mobil telah diatur dengan baik.
RUANG LINGKUP
Semua departemen baik di corporate maupun di unit.
Prosedur ini meliputi proses mulai dari perhitungan BBM oleh pengendara sampai dengan
penggantiannya.
DEFINISI
BBM : Bahan Bakar Minyak
REFERENSI
1. Assessment Form Perhitungan BBM
2. Surat Bahan Bakar Minyak
3. Policy Procedure
POLICY PROCEDURE
Setiap karyawan yang mendapatkan kendaraan dinas akan mendapat fasilitas penggantian
BBM sesuai dengan Assessment Perhitungan BBM. Assessment Perhitungan BBM diisi oleh
Div. HRD pada saat pertama kali kendaraan dinas tersebut diberikan pada karyawan yang
bersangkutan, dan berlaku selama karyawan tersebut masih menggunakan kendaraan
dinas, atau sampai ada perubahan.
Assessment Perhitungan BBM meliputi total jarak sehari [kantor – rumah (km) ditambah
aktivitas dinas sehari (km)] dibagi standard km/lt kendaraan tersebut, hasilnya dikalikan
harga BBM/liter = penggantian BBM sehari, besarnya Reimbursement/penggantian BBM
kendaraan dinas adalah penggantian BBM sehari dikali total hari kerja karyawan tersebut.
Setelah diisi, Assessment Perhitungan BBM tersebut diajukan dan diparaf oleh Dept. Head
HR dan President Director apabila disetujui. Selama masa penggunaan kendaraan dinas,
jika ada perubahan kilometer pemakaian, terutama untuk aktivitas dinas, pengguna
kendaraan harus mengajukan pada Div. HRD yang kemudian akan diajukan kepada
President Director.
Setiap karyawan yang mendapat fasilitas kendaraan dinas diwajibkan membeli BBM di
SPBU yang memiliki print out computer (SPBU yang telah ditunjuk oleh perusahaan).
Karyawan yang telah membeli BBM akan mengisi form/Surat Bahan Bakar Minyak rangkap
2 (dua) yang tersedia di Personalia, yang selanjutnya akan ditandatangani oleh pemakai
dan diketahui oleh divisi HRD.
Surat BBM yang asli (warna putih) dan sudah ditandatangani oleh pemakai dan divisi HRD
dengan dilampirkan print out pembelian BBM dari SPBU selanjutnya
diuangkan/direimbursement ke Corporate Cashier oleh karyawan bersangkutan.
Setiap 1 (satu) minggu sebelum akhir bulan, Div. HRD akan menghitung
pemakaian/pembelian BBM untuk setiap kendaraan dinas berdasarkan copy Surat BBM
yang berwarna merah. Hasil perhitungan tersebut dibandingkan dengan total jumlah yang
diperbolehkan untuk diganti seperti yang tercantum pada Assessment Form Perhitungan
BBM.
Div. HRD akan menginformasikan pengguna kendaraan dinas apakah karyawan tersebut
masih dapat mengajukan penggantian biaya pembelian BBM atau tidak karena sudah
melewati jumlah yang disebutkan dalam Assessment Form Perhitungan BBM.
Jika ada kelebihan pemakaian/penggantian BBM, maka pengguna kendaraan dinas harus
memberikan penjelasan dan disetujui oleh Presient Director. Jika tidak disetujui, maka
karyawan tersebut tidak mendapat penggantian untuk kelebihan pemakaian BBM
tersebut.
6. DIAGRAM ALIR PENGGANTIAN BBM KENDARAAN DINAS
KARYAWAN CORPORATE CASHIER HRD PERS DIR
Informasikan ke karyawan bahwa HRD mengisi AFP (assessment Form Pres Dir menilai AFP sudah OK /
pemakaian BBM lebih Perhitungan) BBM diperbaiki
AFP
5.1 5.2
Yes
Disetujui
No
Karyawan menerima keputusan setiap
kali melakukan pembelian BBM harus AFP
ada print out dri SPBU, lalu mengisi AFP perlu
surat BBM lalu ditandatangani dan dikoreksi /
diserahkan ke HRD untuk di
reimbursment
Menginstruksikan ke Karyawan bahwa jatah
BBM dlm sebulan & sekaligus beritahukan
5.3 diperbaiki
Terima surat BBM asli dan lampirkan print HRD menandatangani surat BBM rangkap 2 asli
out untuk diuangkan diserahkan ke karyawan copynya untuk HRD
Surat BBM + print out sekaligus memberitahukan bahwa sudah berapa
banyak terpakai / sisa
5.5
Surat BBM Menguangkan dan diserahkan
asli + print out kepada karyawan bersangkutan
5.9 Uang
5.
25
5.11
5.12
Karyawan bersangkutan membuat Menginformasikan kekurangan / kelebihan
penjelasan dan diajukan ke Pres Dir penggantian BBM pada karyawan
B
5.13 Lebih ?
5.17 B
5.22
25 5.14
Informasikan ke Informasikan ke
karyawan bahwa karyawan bahwa
pemakaian BBM lebih
pemakaian BBM
Dengan disetujuinya penjelasan, maka
karyawan tersebut tidak perlu
masih ada sisa
5.18
mengganti kelebihan pemakaian BBM
5.15 No Approved
5. Yes
A
5.23 25 A 5.16
5.19
Pres Dir memutuskan disetujui / tidak
Terima informasi bahwa masih ada
sisa dan bisa dipergunakan Membayar sendiri kelbihannya
5.24 5.20
Proses selesai Menandatangani surat BBM
5.21
5.25 END
ASSESSMENT FORM PERHITUNGAN
SURAT BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)