STANDARD OPERARING PROCEDURE No.

07
DEPARTEMEN GENEAL AFFAIR (GA) Date
PROSEDUR PENGGANTIAN BBM Approved
KENDARAAN DINAS

TUJUAN
Untuk memastikan bahwa pembelian BBM kendaraan dinas yang dibawa oleh karyawan yang
mendapat fasilitas mobil telah diatur dengan baik.

RUANG LINGKUP
• Semua departemen baik di corporate maupun di unit.
• Prosedur ini meliputi proses mulai dari perhitungan BBM oleh pengendara sampai dengan
penggantiannya.

DEFINISI
• BBM : Bahan Bakar Minyak

REFERENSI
1. Assessment Form Perhitungan BBM
2. Surat Bahan Bakar Minyak
3. Policy Procedure

6. 5. PROSEDUR PENGGANTIAN BBM KENDARAAN DINAS

TANGGUNG
NO. AKTIVITAS DOKUMEN
JAWAB
Karyawan 5.1 HRD mengisi AFP (assessment Form Perhitungan) AFP
BBM
Pres Dir 5.2 Pres Dir menilai AFP sudah OK / diperbaiki
Pres Dir 5.3 JIka Ya sudah dianggap benar maka goto 5.5 namun
bila mana dianggap ada kekurangan maka goto 5.4
Pres Dir 5.4 AFP perlu dikoreksi / diperbaiki
Pres Dir 5.5 Sebagai persetujuan Pres Dir menandatanagni AFP
HRD 5.6 Menginstruksikan ke Karyawan bahwa jatah BBM
dalam sebulan dan sekaligus memberitahukan bahwa
membeli BBM harus di SPBU
Karyawan 5.7 Karyawan menerima keputusan setiap kali melakukan
pembelian BBM harus ada print out dri SPBU, lalu
mengisi surat BBM lalu ditandatangani dan
diserahkan ke HRD untuk di reimbursment
HRD 5.8 HRD menandatangani surat BBM rangkap 2 asli
diserahkan ke karyawan copynya untuk HRD
sekaligus memberitahukan bahwa sudah berapa
banyak terpakai / sisa
Karyawan 5.9 Terima surat BBM asli & lampirkan print out untuk
diuangkan
Corporate 5.10 Menguangkan & diserahkan kepada karyawan
cashier bersangkutan
Karyawan 5.11 Terima uang sebagai ganti pembelian BBM
HRD 5.12 Seminggu sebelum akhir bulan HRD merekap
penggantian BBM dan bandingkan dengan AFP BBM
HRD 5.13 Menginformasikan kekurangan / kelebihan
penggantian BBM pada karyawan
HRD 5.14 Jika Ya terdapat kelebihan penggnaan BBM maka
goto 5.15 dan jika ternyata tidak terdapat kelebihan
penggunaan BBM maka goto 5.16
HRD 5.15 Informasikan ke karyawan bahwa pemakaian BBM
lebih
HRD 5.16 Informasikan ke karyawan bahaa pemakaian BBM
masih ada sisa
Karyawan 5.17 Karyawan bersangkutan membuat penjelasan dan
diajukan ke Pres Dir
Pres Dir 5.18 Pres Dir memutuskan disetujui / tidak
Pres Dir 5.19 Jika Ya President Director setuju maka goto 5.21 dan
bila mana tidak setuju maka goto 5.20
Pres Dir 5.20 Membayar sendiri kelbihannya
Pres Dir 5.21 Menandatangani surat BBM
Karyawan 5.22 Karyawan tsb membayar sendiri kelebihan pemakaian
BBM
Karyawan 5.22 Karyawan tsb membayar sendiri kelebihan pemakaian
BBM
Karyawan 5.23 Dengan disetujuinya penjelasan, maka karyawan
tersebut tidak perlu mengganti kelebihan pemakaian
BBM
Karyawan 5.24 Terima informasi bahwa ada sisa dan bisa
dipergunakan
Karyawan 5.25 Proses selesai

POLICY PROCEDURE
• Setiap karyawan yang mendapatkan kendaraan dinas akan mendapat fasilitas penggantian
BBM sesuai dengan Assessment Perhitungan BBM. Assessment Perhitungan BBM diisi
oleh Div. HRD pada saat pertama kali kendaraan dinas tersebut diberikan pada karyawan
 yang bersangkutan, dan berlaku selama karyawan tersebut masih menggunakan kendaraan
dinas, atau sampai ada perubahan.

• Assessment Perhitungan BBM meliputi total jarak sehari [kantor – rumah (km) ditambah
aktivitas dinas sehari (km)] dibagi standard km/lt kendaraan tersebut, hasilnya dikalikan
harga BBM/liter = penggantian BBM sehari, besarnya Reimbursement/penggantian BBM
kendaraan dinas adalah penggantian BBM sehari dikali total hari kerja karyawan tersebut.

• Setelah diisi, Assessment Perhitungan BBM tersebut diajukan dan diparaf oleh Dept. Head
HR dan President Director apabila disetujui. Selama masa penggunaan kendaraan dinas,
jika ada perubahan kilometer pemakaian, terutama untuk aktivitas dinas, pengguna
kendaraan harus mengajukan pada Div. HRD yang kemudian akan diajukan kepada
President Director.

• Setiap karyawan yang mendapat fasilitas kendaraan dinas diwajibkan membeli BBM di
SPBU yang memiliki print out computer (SPBU yang telah ditunjuk oleh perusahaan).

• Karyawan yang telah membeli BBM akan mengisi form/Surat Bahan Bakar Minyak
rangkap 2 (dua) yang tersedia di Personalia, yang selanjutnya akan ditandatangani oleh
pemakai dan diketahui oleh divisi HRD.

• Surat BBM yang asli (warna putih) dan sudah ditandatangani oleh pemakai dan divisi HRD
dengan dilampirkan print out pembelian BBM dari SPBU selanjutnya
diuangkan/direimbursement ke Corporate Cashier oleh karyawan bersangkutan.

• Setiap 1 (satu) minggu sebelum akhir bulan, Div. HRD akan menghitung
pemakaian/pembelian BBM untuk setiap kendaraan dinas berdasarkan copy Surat BBM
yang berwarna merah. Hasil perhitungan tersebut dibandingkan dengan total jumlah yang
diperbolehkan untuk diganti seperti yang tercantum pada Assessment Form Perhitungan
BBM.

• Div. HRD akan menginformasikan pengguna kendaraan dinas apakah karyawan tersebut
masih dapat mengajukan penggantian biaya pembelian BBM atau tidak karena sudah
melewati jumlah yang disebutkan dalam Assessment Form Perhitungan BBM.

• Jika ada kelebihan pemakaian/penggantian BBM, maka pengguna kendaraan dinas harus
memberikan penjelasan dan disetujui oleh Presient Director. Jika tidak disetujui, maka
karyawan tersebut tidak mendapat penggantian untuk kelebihan pemakaian BBM tersebut.
6. DIAGRAM ALIR PENGGANTIAN BBM KENDARAAN DINAS
CORPORATE
KARYAWAN HRD PERS DIR
CASHIER
HRD mengisi AFP (assessment Form Pres Dir menilai AFP sudah OK /
Perhitungan) BBM diperbaiki

AFP

5.1 5.2
Yes
Disetujui
No ?

Karyawan menerima keputusan setiap

kali melakukan pembelian BBM harus AFP
ada print out dri SPBU, lalu mengisi AFP perlu dikoreksi
surat BBM lalu ditandatangani dan / diperbaiki
diserahkan ke HRD untuk di Menginstruksikan ke Karyawan bahwa jatah
BBM dlm sebulan & sekaligus beritahukan
5.3
reimbursment
bahwa membeli BBM harus di SPBU
Sebagai
persetujuan Pres
Director
menandatangani
Surat BBM
5.4 AFP

5.7 5.6
Surat BBM Copy
Surat BBM

Terima surat BBM asli dan lampirkan print HRD menandatangani surat BBM rangkap 2 asli
out untuk diuangkan diserahkan ke karyawan copynya untuk HRD
Surat BBM + print out sekaligus memberitahukan bahwa sudah berapa 5.5
banyak terpakai / sisa

Surat BBM Menguangkan dan diserahkan

asli + print out kepada karyawan bersangkutan

5.9 Uang

Terim uang sebagai ganti pembelian BBM

5.10 5.8
Seminggu sebelum akhir bulan HRD merekap
penggantian BBM & bamdingkan dgn AFP BBM

5.
2
5.11 5

5.12
Karyawan bersangkutan membuat Menginformasikan kekurangan / kelebihan
penjelasan dan diajukan ke Pres Dir penggantian BBM pada karyawan

5.17 5.13 Lebih ?

B
Karyawan tersebut membayar sendiri
kelebihan pemakaian BBM
Yes
No
PenjelasanDirector memutuskan disetujui
President
5.
2 / tidak
5
5.22
5.14
Informasikan ke Informasikan ke
Dengan disetujuinya penjelasan, maka karyawan bahwa karyawan bahwa
karyawan tersebut tidak perlu pemakaian BBM lebih
pemakaian BBM
mengganti kelebihan pemakaian BBM masih ada sisa 5.18

5.
5.15 No Approve
5.23 2 A d?
5 Yes
5.16 A

Pres Dir memutuskan disetujui / tidak

Terima informasi bahwa masih ada 5.19
sisa dan bisa dipergunakan
Membayar sendiri kelbihannya

5.24
5.20
Proses selesai
Menandatangani surat BBM

5.25 END
5.21
ASSESSMENT FORM PERHITUNGAN
SURAT BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)