Nama SOP : Pemeliharaan dan Penyimpanan Dokumen

Arsip

Tujuan  Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua

dokumen arsip perusahaan tersimpan dan terawat
dengan baik, sehingga saat dibutuhkan mudah dicari dan
selalu dalam kondisi baik, serta tidak ada yang rusak atau
hilang.

Panduan Kebijakan  Proses pemeliharaan dan penyimpan dokumen arsip

perusahaan dilakukan secara profesional dan mengacu
pada prinsip 5R (Ringkas, Resik, Rapik, Rawat, dan Rajin).

Prosedur 1. Pihak GA menyiapkan ruangan dan brankas khusus untuk

menyimpan berbagai dokumen arsip perusahaan yang
penting.

2. Pihak GA menyusun kode penyimpanan untuk setiap

jenis dokumen, sehingga memudahkan pencariannya jika
diperlukan.

3. Pihak GA melakukan penyimpanan arsip dokumen sesuai

dengan tempat dan kode yang telah disediakan.

4. Secara periodik (yakni setiap bulan sekali), pihak GA

meminta kepada team cleaning service untuk
memberishkan ruangan arsip dan dokumen agar tidak
kotor dan berdebu.

5. Secara bertahap, pihak GA melakukan proses digitalisasi

asrip, sehingga semua dokumen arsip dapat disimpan
dalam format digital yang mudah diakses dan tidak
banyak memakan tempat ruangan.

Form yang  Form Kode Arsip

Diperlukan
Dokumen A

Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang

Dibutuhkan

Mulai

Staf GA menyiapkkan brankas atau lemari untuk

tempat penyimpanan arsip penting perusahaan

Staf GA memberikan kode penyimpanan arsip

sesuai dengan jenisnya Form Kode
Penyimpanan Arsip

Staf GA melakukan penyimpanan arsip penting

pada tempat yang telah disiapkan dan sesuai
dengan kode penyimpanannya.

Secara periodik, staf GA melakukan inspeksi

untuk memastikan semua arsip tersimpan
dengan baik dan sesuai kodenya.

Selesai

Form Kode Penyimpanan Arsip

No. Jenis Dokumen Kode Arsip Lokasi Penempatan

1 Dokumen Izin-Izin Usaha IUSA - 0001 Binder 1

2 Dokumen Surat Perjanjian SPER - 0001 Binder 2

3 Dokumen Akte Perusahaan Akte - 0001 Binder 3