Definisi pembelian

Pembelian adalah pemerolehan barang dan perkhidmatan yang teratur bagi pihak entiti
membeli. Aktiviti pembelian diperlukan untuk memastikan barang yang diperlukan
diperoleh tepat pada waktunya dan dengan kos yang berpatutan. Bahagian pembelian sangat
diperlukan dalam perniagaan pembuatan, di mana sejumlah besar bahan mentah dan
komponen mesti diperoleh secara berulang. Matlamat utama bahagian pembelian adalah
seperti berikut:

 Untuk mencari pembekal yang dapat menyediakan barang dan perkhidmatan sesuai
dengan kehendak pembeli.
 Untuk membeli barang yang memenuhi spesifikasi kualiti pembeli.
 Untuk membuat aliran penghantaran ke premis pembeli yang meminimumkan
pelaburan inventori bahan mentah sambil tetap memastikan bahawa barang tersedia
mengikut keperluan.
 Untuk meminimumkan jumlah wang tunai yang dilaburkan dalam inventori.
Kegiatan pembelian biasa adalah seperti berikut:

 Terima dan sahkan permintaan pembelian dari seluruh syarikat.

 Cari pembekal yang berkelayakan yang dapat memenuhi keperluan pembeli.
 Menyiapkan dan mengeluarkan dokumen permintaan (RFP) kepada pembekal yang
berkelayakan
 Nilaikan tindak balas pembekal terhadap RFP, pilih pemenang, dan runding kontrak.
 Mengeluarkan pesanan pembelian kepada pembekal yang membenarkan pembelian.
Perintah pembelian utama dapat dikeluarkan apabila ada sejumlah pengiriman yang
dipertimbangkan berdasarkan pengaturan pembelian.
 Mengendalikan kontrak yang mempunyai jangka masa yang lebih lama.
 Semak pesanan pembelian terbuka untuk melihat apakah ada yang harus ditutup.
Ada kecenderungan fungsi pembelian terhambat dalam dokumen, yang terkait dengan
penggunaan prosedur penawaran yang berlebihan dan penerbitan pesanan pembelian.
Fungsi tersebut dapat diperkemas dengan menggantikan penawaran dengan pengaturan
sumber tunggal untuk kebanyakan pembelian. Selain itu, pembelian dengan harga lebih
rendah kini dibuat dengan kad perolehan, sehingga menghindari penggunaan pesanan
pembelian.

Jabatan pembelian mungkin mengoperasikan pakej perisian pembelian bebas, walaupun

sistem ini lebih efektif jika disatukan ke dalam perangkat lunak fungsi penerima dan
pembayaran.